montefeltro Quick Scan EuroMobility Eneco Rivium Toelichting uitkomsten Aan: Eneco Paul Broos, Bram Poeth Van: D. van Egeraat Dd.: 18 februari 2009 File: 09 02 17 Eneco INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Samenvatting Scan... 2 1. Achtergrond en relevantie... 3 2. Ontwikkeling bereikbaarheid... 3 3. Kostenniveaus nu... 3 4. Bijdrage aan duurzaamheid op korte en middellange termijn... 4 5. Kansen op korte termijn... 4 6. Kansen op middellange termijn... 5 7. Andere scenario s... 6 8. Hoe verder na de Quick Scan?... 6 9. De verstrekte gegevens... 7 Potentie flexibele vertrekking werkplekken, mobiliteit, parkeren: SAMENVATTING SCAN Montefeltro heeft bij Eneco-Rivium een scan gedaan. De scan toont de potentie van de koppeling van facilitair beleid en HRM cq. een andere verstrekkingspraktijk door de werkgever voor werkplekken, mobiliteit en parkeren. a. Kosten Structurele kostenbesparing voor de werkgever 7,5 mln. b. Arbeidsvoorw. Betere arbeidsvoorwaarden voor de medewerker gemiddeld 6% en met leaseauto 27%. c. Bereikbaarheid Betere bereikbaarheid: reductie reistijd 20%, reductie Modal Split (auto afhankelijkheid) 12%, verbetering parkeertevredenheid: 70%.
3 Aanleiding Ontwikkeling van brede duurzaamheid Footprint in kader CASE-project 1. ACHTERGROND EN RELEVANTIE Montefeltro heeft voor Eneco een Quick Scan gemaakt van het kantoor Rivium. Bij de scan zijn de kantoren van Eneco gelegen buiten Rivium buiten beschouwing gelaten. Dit in het kader van de oriëntatie op mobiliteitsmanagement, en in het kader van de voorgenomen samenwerking met Montefeltro in rond het aanbieden van breed georiënteerde duurzaamheidscans voor de zakelijke relaties van Eneco. Deze samenwerking krijgt gestalte in het CASE-project. De bereikbaarheid van Rivium gaat tot 2020 achteruit en de locatie is niet optimaal voor openbaar vervoer 2. ONTWIKKELING BEREIKBAARHEID Eerste deel van de scan is een analyse van de ontwikkeling van de bereikbaarheid van Rivium. Analyse van deze locatie met behulp van de Bereikbaarheidskaar van Nederland tot 2020 toont, dat de omvang van de vijver van de arbeidsmarkt tot 2020 aanzienlijk zal slinken: Slechter bereikbaar in spits (inw.*1000) Minuten Inw. nu Inw. 2020 % 10 32 24-25,0 30 1.762 1.429-18,9 60 5.060 4.539-10,3 Analyse toont verder, dat de locatie met de auto tot de Top-200 best bereikbare locaties in Nederland hoort. Dit geldt zowel voor de huidige situatie als in 2020, buiten en binnen de ochtendspits. Voor de bereikbaarheid per openbaar vervoer valt de huidige locatie niet bij de beste 200, maar in de Top 200-400. Totale kosten irt. die voor mobiliteit en werkplekken Relatie tot NFCbenchmark 3. KOSTENNIVEAUS NU De kosten voor mobiliteit, werkplekken en salarissen (incl. sociale lasten) belopen nu 21,5 mln./jaar. De kosten voor mobiliteit belopen 1,1 mln./jaar. De kosten voor werkplekken belopen 2,5 mln./jaar.. Samen belopen de kosten voor mobiliteit en werkplekken 17% van genoemde totale kosten. De facilitaire kosten zijn ca. 20% lager dan de NFC-index. NFC is een index voor de kosten van werkplekken. Dit geldt op werkplekniveau. Op m²-niveau zijn de kosten van Eneco echter meer dan de helft hoger dan de NFC-index. Dit heeft te maken met een zeer lage vloercoëfficiënt (n m² per werkplek) voor vaste werkplekken van 8,4 m², vergeleken met de NFC-benchmark van 18,6 m². Daar staat weer tegenover de ongunstige verhouding BVO / VVO (Bruto Vloer Oppervlak resp. Verhuurbaar Vloer Oppervlak): 1,7:1.
Zo zijn 3 van 10 etages zijn niet voor kantoren in gebruik, maar voor kantine, hal en archief. 4. BIJDRAGE AAN DUURZAAMHEID OP KORTE EN MIDDELLANGE TERMIJN Rendement vs. opbrengst: Anders afwikkelen van bestaande mobiliteit vs. beperking van de vraag naar mobiliteit 2 Nieuwe kernelementen: a. Demand management b. Brug tussen Fac.Mgnt en HRM De Quick Scan levert zicht op kosteneffectiviteit en rendement van maatregelen. Die zijn verdeeld in 5 categorieën: werkplekken, mobiliteit, parkeren, E-werk (=telewerk), en relocatie (=verhuizen). Het rendement op de maatregelen rond mobiliteit is het hoogst. Maar de opbrengst bij de categorieën werkplekken en E-werk is veel hoger. De bedragen zijn ramingen van de contante waarde van besparingen, verminderd met alle introductiekosten. Korte termijn maatregelen (laaghangend fruit ) kunnen binnen een jaar worden ingevoerd. Dit geldt voor maatregelen rond mobiliteit. Het gaat hier om het anders afwikkelen van de bestaande vraag naar mobiliteit. Dit is een eerste stap naar een duurzamer bedrijfsvoering. Middellange termijn maatregelen kunnen binnen een jaar tot 3 jaar worden ingevoerd. Deze stap naar kostenreductie en duurzaamheid is veel groter en uitdagender. Het gaat hier om het beperken van de vraag naar mobiliteit door een andere omgang met werkplekken en parkeerplaatsen. De sleutel is het belonen van gewenst gedrag van medewerkers: zij ontvangen financiële prikkels wanneer zij minder gebruik maken van kostbare faciliteiten als parkeerplaatsen en werkplekken. Dit vergt herinrichting van regelingen, registraties en geldstromen. Dit zg. Demand Management is nieuw bij de aanpak van bereikbaarheid. Er zijn inmiddels veelbelovende ervaringen opgedaan. Het tweede kernelement is de brug tussen facilitair beleid en arbeidsvoorwaarden. Facilitair Management en HRM kunnen elkaar grote diensten bewijzen (strategische reductie vaste kosten, resp. concurrentiepositie arbeidsmarkt). Mobiliteit ruim 135k: Mobiliteitsbudget ruim 120k Uitbesteden van de 5. KANSEN OP KORTE TERMIJN De tekst hieronder belicht de kansen op korte en middellange termijn. Op korte termijn gaat het om slim gebruik van het aanbod aan mobiliteitsdiensten om de bestaande vraag naar mobiliteit efficiënter af te wikkelen. Een mobiliteitsbudget blijkt voor Eneco kansrijk. Het kan worden gecombineerd met inzet van poolauto s, die nu bij Eneco niet beschikbaar zijn. Dit vergroot de keuzemogelijkheid voor de medewerker, in combinatie met een beloningsmodel. Een mobiliteitsbudget omvat de NS Businesscard die hoeft bij dan ook niet afzonderlijk te worden aangeschaft. Eneco geeft aan, het daadwerkelijk fietsgebruik al financieel te
5 fietsregeling 13k Collectief vervoer 6k Informatie op website over OV en PenR 2k stimuleren. Eneco biedt medewerkers nog geen toegang tot de fiscale faciliteiten voor fietsverstrekking. De uitvoering vergt inzet van PO&O. Uitbesteding van de regeling kan de regeling effectiever maken én kosten sparen. Gezien de relatief slechte bereikbaarheid per openbaar vervoer lijkt de optie van aanvullend collectief vervoer opportuun. Ook is opportuun het aanbieden van de geïndividualiseerde openbaar vervoer informatie voor bezoekers en medewerkers op de site van Eneco. Het gaat om actuele reisinformatie van deur tot deur voor openbaar. vervoer incl. PenR, aangeboden door OV Reisinformatiegroep. De kosten zijn te verwaarlozen. Vraagbeperking: Situatie tav. Benutting en de kosten daarvan Werkplekbudget of Rek.Crt. - 3,9 mln. 6. KANSEN OP MIDDELLANGE TERMIJN Op middellange termijn gaat het vooral om het beperken van de vraag naar mobiliteit. De uitgangspositie daarvoor is gunstig. Op 356 werkplekken zijn er bij Eneco 0 flexibel, en er is geen geformaliseerd E-werkbeleid. Voor 245 medewerkers en 72 inleen-/externe krachten nu 356 werkplekken beschikbaar. De werkplekcoëfficiënt is met 1:1,45 (1,45 werkplek per medewerker) zeer ruim. Benuttinggegevens zijn niet beschikbaar. Wél zijn er veel werkplekken niet bezet. In de becijfering is uitgegaan van een optimistische 80% bezetting bij werkplekcoëfficiënt van 1:1. Dit leidt tot een raming van de huidige bezettingsgraad van 55%. De werkplekcoëfficiënt per aanwezige medewerker is dan ook nog hoger: 1:1,82. Dit is inclusief externen / consultants. De integrale kosten voor een werkplek bij Eneco zijn geraamd op 7.500,-/jr. In de huidige situatie zijn gemiddeld 160 werkplekken niet bezet, dat kost Out-of-Pocket 1,1 mln./jaar. Een werkplekbudget of rekening courant brengt hierin verandering. De medewerker krijgt belang bij keuze voor een flexplek, of satellietwerkplekken elders (bv. dichterbij de woonplaats). Vermindering van ww- en zakelijk verkeer gaat dan samen met reductie werkplekken en een hogere bezettingsgraad. De werkgever betaalt de premie uit de besparing op werkplekken. Vrijwilligheid is uitgangspunt. Een premie van 15% van de netto besparing, levert de gemiddelde medewerker 800,- bruto op. De integrale kosten voor flexibilisering van arbeidsvoorwaarden zijn hierin meegenomen. Maar een menukaartsysteem is niet essentieel. Binnen dit scenario wordt de helft van flexplekken afgenomen bij Regus. Dit leidt tot verdere afname van eigen werkplekken. E-werk - 2,4 mln. Toevoegen van E-werk betekent additioneel faciliteren van de werkplek thuis. 1 Dag telewerk door 80% van de medewerkers leidt
Verhuizen - 0,7 mln. tot een verdere afname van 44 werkplekken, en een extra inkomensvoordeel voor de medewerker van ruim 500,-. Gegeven de grote onderbenutting van de werkplekken, en gegeven het grote potentieel, efficiënter met de werkplekken om te gaan, levert zelfs relocatie geld op. Daarbij is gerekend met een vloercoëfficiënt van 15 m², bijna het dubbele van de huidige. Het huidige huurcontract voorziet in expiratie over 2,5 jaar. Variabelen Voorbeeld 7. ANDERE SCENARIO S De bovenstaande cijfers zijn gebaseerd op één scenario. Ook andere scenario s zijn mogelijk. Variabelen zijn onder meer: Aantal dagen E-werk, % deelnemende medewerkers Aantal medewerkers dat voor een flexplek kiest in samenhang met de omvang van de premie die de werkgever ter beschikking stelt Bij de nieuwe locatie: vloercoëfficiënt, m²-prijs, hoogte van de facilitaire kosten, n werkplekken per medewerker. Een voorbeeld is uitgewerkt. Daarbij is zwaarder ingezet op telewerk (80% 2 dagen/wk), is de nieuwe vloercoëfficiënt lager (13 m² ipv 15 m², kiest 80% van de medewerkers voor een flexplek, en is de beloning niet 15% maar 30%. Nu beloopt de besparing voor de werkgever ruim 13,3 mln., en is de werkplekpremie voor de medewerker ruim 1.200,-. 8. HOE VERDER NA DE QUICK SCAN? Nadere inventarisatie betrekken stakeholders en opstellen Implementatieplan Afstemming met dienstverlening Footprint Eneco De Quick Scan levert een eerste inzicht in de kansen en mogelijkheden. Die lijken groot genoeg om over te gaan tot een nadere inventarisatie. Het gaat om opties, scenario s en draagvlak. Dit zou moeten gebeuren samen met stakeholders bij directie, PenO, Facilitaire zaken, Bedrijfsvoeren en personeelsvertegenwoordiging OR/DC. Dit kan leiden tot een besluitrijp Implementatieplan, inclusief prioritering en fasering, financiering, etc. Daarbij is aandacht voor welke onderdelen wanneer en onder welke voorwaarden kunnen worden aangepakt. Montefeltro heeft hiermee ervaring (zie www.montefeltro.nl). Het traject kan ook worden ingebracht in het CASE-project. In het CASE-project kan ook de afstemming gebeuren met de scan die Eneco zelf verricht in het kader van de duurzaamheid Foorprint voor zakelijke relaties.
7 9. DE VERSTREKTE GEGEVENS De input De basisgegevens voor input in het model zijn door Eneco op 19 januari jl. aangeleverd overeenkomstig de verstrekte vragenlijst. Op 18 februari heeft nog overleg paatsgevonden over een aantal details. Rivium De cijfers hebben alleen betrekking op de locatie Rivium van Eneco. OV-informatie op website Eneco vermeldt de OV-bereikbaarheid op de website, maar niet de interactieve bereikbaarheidsinformatie van OV9292.