Satellietversie Versie 2.5 Januari 2003
Inhoudsopgave Algemeen... 3 Omschrijving... 3 Licentie... 3 Transfer methode... 4 Beveiliging... 5 Dagboeken bestemd voor de ingaven op afstand... 5 Tabellen Derden en Algemene rekeningen... 5 Centralisatie... 5 Afpuntingen... 5 Praktisch Dossier... 6 Installatie en configuratie van de dossiers... 6 Bij de fiduciaire... 6 Bij de klant... 6 Eerste transfer... 7 Van de fiduciaire naar de klant... 7 Recuperatie van een dossier door de klant...7 Doorsturen van de gegevens van de klant naar de fiduciaire...8 Herinnering aan de licentie... 8 Tijdelijke dagboeken... 9 Export instellingen... 9 Aanmaken van ZIP bestand... 10 Einde export... 11 Recuperatie van de gegevens van de klant door de fiduciaire... 12 Selecteren van directory... 12 Decomprimeren van ZIP bestanden... 13 Einde recuperatie... 14 Doorsturen van de gegevens van de fiduciaire naar de klant... 15 Herinnering aan licentie... 15 Selecteren van de door te sturen informatie... 16 Tijdelijke dagboeken... 16 Export instellingen... 17 Aanmaken van ZIP bestand... 17 Einde export... 18 Recuperatie van de gegevens van de fiduciaire door de klant... 19 Selecteren van directory... 19 Decomprimeren van ZIP bestanden... 20 Einde recuperatie... 21 Satellietversie 2
ALGEMEEN OMSCHRIJVING Dankzij de satellietmodule kan een fiduciaire bepaalde ingaven laten uitvoeren door de klant. Het gaat hier niet over de module commercieel beheer : met opzet hebben wij ons beperkt tot het ingeven van facturen (Aankopen Verkopen), financiële dagboeken en diverse verrichtingen. De klant heeft echter de mogelijkheid om zijn ingaven weer te geven en af te drukken. De klant stuurt zijn tijdelijke bestanden door naar zijn fiduciaire die deze controleert, kan aanpassen, en centraliseren. De klant kan zijn verrichtingen niet centraliseren. Wanneer de fiduciaire het dossier in zijn bezit heeft, kan de klant blijven ingeven, zonder te moeten vrezen voor een vernietiging wanneer de fiduciaire het dossier terugstuurt. Licentie De fiduciaire koopt de licenties per pakket van 3. De licentie wordt toegekend voor een klant, maar blijft eigendom van de fiduciaire. Indien de klant het commercieel beheer wenst te integreren (klantenaanmaningen bv.), dan moet hij een licentie kopen die toegang geeft tot de afdrukken (BTW, commissiefiches, klantenaanmaningen ) en de facturatie. Hij kan niet centraliseren en exporteert zijn tijdelijke bestanden. Satellietversie 3
TRANSFER METHODE De transfer en de recuperatie van de bestanden tussen de klant en de fiduciaire kan op verschillende manieren gebeuren : Overdracht per E-mail Overdracht via een transferdirectory Overdracht via een verplaatsbaar medium Tijdens de transfer maakt BOB een bestand TRFINFO.INI aan, met informatie over het dossier (klant, valuta, BOB versie, licentie.) die de klant die het bestand aangemaakt heeft identificeert. Satellietversie 4
BEVEILIGING Om de boekingen die de klant ingegeven heeft niet te vernietigen, werden meerdere beveiligingen in de module geïntegreerd. Dagboeken bestemd voor de ingaven op afstand De dagboeken aangeduid als Ingaven op afstand in het menu Extra Configuratie Dagboekenlijst kunnen niet gebruikt worden door de fiduciaire om documenten toe te voegen, maar kunnen wel gewijzigd worden. Enkel deze dagboeken zijn toegankelijk voor de klanten. Tabellen Derden en Algemene rekeningen Wanneer de klant een derde aanmaakt of een algemene rekening, wordt deze toegevoegd aan de bestanden van de fiduciaire. Wanneer de fiduciaire de bestanden terugstuurt, worden de bestanden samengevoegd met deze van de klant zonder de derden te vernietigen die aangemaakt werden toen het dossier door de fiduciaire behandeld werd. Centralisatie De klant kan de ingegeven boekingen niet centraliseren, enkel de fiduciaire beschikt over dit recht. Afpuntingen De afpuntingen die uitgevoerd werden door de klanten, worden doorgegeven aan de fiduciaire. Indien de klant een bewerking anders afgepunt heeft dan de fiduciaire, dan is het de afpunting van de fiduciaire die voorrang krijgt. Satellietversie 5
PRAKTISCH DOSSIER INSTALLATIE EN CONFIGURATIE VAN DE DOSSIERS Bij de fiduciaire Na overleg met de klant, geeft de fiduciaire de instellingen in voor het boekhoudplan en bepaalt samen met hem de BTW-tarieven, dagboeken, enz. die gebruikt dienen te worden bij de ingaven. Maak een nieuw dossier voor de klant aan met de installatiecodes van de fiduciaire. Activeer de optie Ingaven op afstand in het dossier via het menu Extra Configuratie Opties onder het tabblad Andere. Selecteer de dagboeken die voorbehouden zijn aan de klanten via het menu Extra Configuratie Dagboekenlijst en activeer de optie Ingaven op afstand. Nu kan men naar de klant gaan en zijn BOB Software installeren met de codes voor de Satellietmodule. Bij de klant Na het installeren van BOB Software, is het aangeraden om het bestand BOB.INI te wijzigen en het e-mail adres van de fiduciaire en/of de transferdirectory op te geven. Voorbeeld van een wijziging in het bestand BOB.INI : [TRANSFERT] EMAILADDRES=login@fidu.com DIRECTORY=C:\trft (E-Mail adres van de fiduciaire) (Transferdirectory) Satellietversie 6
EERSTE TRANSFER Van de fiduciaire naar de klant De fiduciaire stuurt het dossier naar de klant via het systeemmenu (dossier afsluiten) Communicatie Doorsturen van een dossier. In feite bestaat de eerste transfer uit het gehele dossier van de klant. Er wordt automatisch een assistent geopend om de fiduciaire te begeleiden tijdens de verschillende stappen van de transfer van het dossier. De verschillende schermen komen overeen met deze die toegelicht worden onder punt 5 (Doorsturen van de gegevens van de fiduciaire naar de klant). Recuperatie van een dossier door de klant De klant recupereert het dossier via het systeemmenu, Communicatie Recuperatie van een dossier. Deze methode moet enkel gevolgd worden bij de eerste transfer. Er wordt automatisch een assistent geopend om de klant te begeleiden tijdens de recuperatie van het dossier. De verschillende schermen komen overeen met deze die toegelicht worden onder punt 6 (Recuperatie van de gegevens van de fiduciaire door de klant). Satellietversie 7
DOORSTUREN VAN DE GEGEVENS VAN DE KLANT NAAR DE FIDUCIAIRE Als de klant zijn gegevens heeft ingebracht, dan gaat hij deze exporteren naar de fiduciaire via het menu Extra Export/Import Export naar fiduciaire. Er wordt automatisch een assistent geopend die de klant tijdens de verschillende stappen van de export zal begeleiden. Herinnering aan de licentie Satellietversie 8
Tijdelijke dagboeken BOB geeft alle tijdelijke dagboeken weer. De klant selecteert de dagboeken die naar de fiduciaire geëxporteerd moeten worden. Export instellingen Verzendingswijze : stelt meerdere verzendingsmogelijkheden voor (e-mail, bestand of verplaatsbaar medium). o E-Mail : zipt het dossier, opent de berichten per default, maakt een mail aan en linkt het ZIP bestand. o Bestand : plaatst het ZIP bestand in het specifieke dossier (transferdirectory). o Verplaatsbaar medium : plaatst het ZIP bestand in de verplaatsbare éénheid. Bestandsnaam : geeft de naam weer van het bestand. Coderen : codeert het ZIP bestand met behulp van de sleutel ingegeven in de zone Coderingsleutel. Satellietversie 9
Aanmaken van ZIP bestand De gegevens worden automatisch gecomprimeerd in een ZIP bestand. Indien de geselecteerde verzendingswijze e-mail is, zal de software automatisch een bericht opstellen. De klant zal onderstaand bericht doorsturen. Satellietversie 10
Einde export Satellietversie 11
RECUPERATIE VAN DE GEGEVENS VAN DE KLANT DOOR DE FIDUCIAIRE De fiduciaire recupereert de gegevens van de klant via het menu Extra Export/Import Import van onderneming in het dossier van de klant. Er wordt automatisch een assistent geopend die de fiduciaire tijdens de verschillende stappen van de import zal begeleiden. Selecteren van directory De fiduciaire beschikt over de keuze om de gegevens in het Postvak In van Outlook op te halen of om deze in een bepaalde directory of verplaatsbare éénheid op te zoeken. Indien de recuperatie in Outlook gebeurt, zal de software BOB Sofware de mailbox scannen en duidt alle mails aan die een ZIP bestand in bijlage bevatten en decodeert het bestand TRSFINFO.INI onderaan het scherm. Satellietversie 12
De berichten die à priori correct zijn, worden aangevinkt met voor de naam van de verzender. Decomprimeren van ZIP bestanden De software toont de informatie van het dossier (en de datum van de transfer) en duidt aan hoe men het bestand kan decomprimeren. Indien het dossier gecodeerd werd, moet de sleutel ingegeven worden in de zone Decoderingsleutel. Het programma geeft de vooruitgang van de decompressie weer. Satellietversie 13
Einde recuperatie Na de bevestiging van de correcte transfer, keert u terug naar het hoofdscherm van BOB. Nu kan de fiduciaire overgaan tot de uitvoering van zijn controles. Satellietversie 14
DOORSTUREN VAN DE GEGEVENS VAN DE FIDUCIAIRE NAAR DE KLANT Als de fiduciaire het dossier van de klant afgehandeld heeft (centralisatie van de tijdelijke dagboeken, eventuele wijzigingen ), dan zullen deze naar de klant geëxporteerd worden via het menu Extra Export/Import Export naar onderneming. Er wordt automatisch een assistent geopend die de fiduciaire tijdens de verschillende stappen van de export zal begeleiden. Herinnering aan licentie Satellietversie 15
Selecteren van de door te sturen informatie We krijgen de door te sturen informatie te zien. De boekhoudkundige gegevens worden automatisch geselecteerd. Tijdelijke dagboeken De software toont vervolgens de eventuele tijdelijke dagboekenlijst. Merk echter op dat deze lijst in de meeste gevallen leeg is. Want in feite centraliseert de fiduciaire in het algemeen de dossiers. Satellietversie 16
Export instellingen Verzendingswijze : stelt meerdere verzendingsmogelijkheden voor (e-mail, bestand of verplaatsbaar medium). o E-Mail : zipt het dossier, opent de berichten per default, maakt een mail aan en linkt het ZIP bestand. o Bestand : plaatst het ZIP bestand in het specifieke dossier (transferdirectory). o Verplaatsbaar medium : plaatst het ZIP bestand in de verplaatsbare éénheid. Bestandsnaam : geeft de naam weer van het bestand. Doorsturen van index bestanden : per default te selecteren. Coderen : codeert het ZIP bestand met behulp van de sleutel ingegeven in de zone Coderingsleutel. Aanmaken van ZIP bestand De gegevens worden automatisch gecomprimeerd in een ZIP bestand. Satellietversie 17
Indien de geselecteerde verzendingswijze e-mail is, zal BOB Software automatisch een bericht opstellen. De fiduciaire zal onderstaand bericht doorsturen. Einde export Satellietversie 18
RECUPERATIE VAN DE GEGEVENS VAN DE FIDUCIAIRE DOOR DE KLANT De klant kan de gegevens van de fiduciaire recupereren via het menu Extra Export/Import Import van fiduciaire. Er wordt automatisch een assistent geopend die de klant tijdens de verschillende stappen van de import zal begeleiden. Selecteren van directory De klant moet de directory, waar de gegevens terug te vinden zijn, opgeven : hetzij in het Postvak In van Outlook, hetzij in een bepaalde directory of op een verplaatsbaar medium. Indien de recuperatie in Outlook gebeurt, zal BOB Software de mailbox scannen en duidt alle mails aan die een ZIP bestand in bijlage bevatten en decodeert het bestand TRSFINFO.INI onderaan het scherm. Satellietversie 19
De berichten die à priori correct zijn, worden aangevinkt met voor de naam van de verzender. Decomprimeren van ZIP bestanden De software toont de informatie van het dossier (en de datum van de transfer) en duidt aan hoe men het bestand kan decomprimeren. Indien het dossier gecodeerd is, moet de sleutel ingegeven worden in de zone Decoderingsleutel. Er verschijnt een bericht met de melding dat de gegevens onherroepelijk verloren gaan. Uiteraard zullen de voorgaande beveiligingen van toepassing zijn. Satellietversie 20
Het programma geeft de vooruitgang van de decompressie weer. Einde recuperatie Na de bevestiging van de correcte transfer, keert u terug naar het hoofdscherm van het programma. Satellietversie 21