Hoe manage ik mijn baas? Aksent Donderdag 19 november 2009
De rollen van de management assistente Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden Competenties en vaardigheden Inzicht krijgen in persoonlijkheden Perceptie Kleuren van Insights Gedragsvoorkeuren van Jung Afstemmen en verbinding maken Hoe manage ik mijn baas? Agenda
Rechterhand van de baas Agenda van de baas Geweten van de baas Secretariaatswerk Receptioniste onthaal HR ondersteuning Aankoop bureaumateriaal... De rollen van management assistente?
Bezoekers ontvangen Briefwisseling verzorgen coördineren Telefoon aannemen Agenda beheren Mailverwerking Meetings notuleren en verslagen Organiseren van diverse events Bestellingen plaatsen Loonadministratie Personalia baas regelen Presentatiesshow uitwerken, opmaken Reizen boeken... T V B?
Wat is een competentie? het geheel van kennis, kunde, attitudes, motieven en gedragingen dat nodig is om bepaalde taken uit te kunnen voeren en zo de doelstellingen van de organisatie te realiseren.
Wat bepaalt of we succesvol zijn in wat we doen? Taakgericht (linker hersenhelft) IQ Gevraagde taken, opdrachten Verwachte afwerkingsgraad De input en beschikbare tijd die gegeven worden Technische competenties, kennis en ervaring die ik heb Relatiegericht (rechter hersenhelft) EQ De referentiekaders van de betrokkenen De persoonlijkheid van de betrokkenen: typologie, houding, emoties en gedrag De interpersoonlijke competenties van de betrokkenen
Vaardigheden zijn het resultaat van competenties Vaardigheden
Gedrag vs technische competentie Technische vaardigheden: kennis en inzicht in vaktechnisch gebied, nodig om de functie goed uit te kunnen voeren (20%) WILLEN => KUNNEN => KENNEN Gedragscompetenties: interpersoonlijke vaardigheden vanuit waarden, drijfveren, bepalend voor het succesvol zijn in de functie (80%)
Gedrag vs technische competentie Hoe hoger de functie binnen de organisatie, hoe belangrijker de gedragscompetenties worden. Gedragscompetenties zijn terug te vinden in competentiewoordenboeken (30 tal) Vaktechnische competenties: ontelbaar, niet in model te gieten, geen databasis.
Management assistentes Technische vaardigheden Documenten kunnen opstellen en opmaken Correspondentie voeren Rapportage opstellen en opmaken Presentaties opmaken Microsoft Office: Word, Exel, Powerpoint Outlook Samenvatten en structureren Talen Onthaal Talen Etikette regels... Agenda beheer Outlook...
Management assistentes Gedragscompetenties: Afstemmen en verbinding maken: emotionele intelligentie Communicatief Assertief Actieve luistervaardigheid Organiseren Flexibel Behulpzaam Beleefd Discreet Diplomatie Geduldig Creatief Daadkracht People management...
Management assistentes Technisch: 20% Gedrags: 80%
De kracht van perceptie
Perceptie Al onze kennis komt voort uit percepties. Leonardo da Vinci Compass Leermodule De sleutel tot persoonlijke effectiviteit paragraaf 1.3
Elk individu draagt een anders geformatteerde «bril» We zien niet alles «hetzelfde» en toch kunnen we allemaal gelijk hebben
Als we bereid zijn langer naar iets te kijken, zullen we ook andere aspecten van de realiteit ontdekken.
De wereld bestaat niet puur op zich, maar bestaat ook zoals het op mij overkomt. C.G. Jung Psychologische typen Perceptie en bewustzijn
Percepties en oordelen Elk oordeel van een individu wordt bepaald door zijn referentiekader en voorkeuren. Elk standpunt is derhalve relatief. C.G. Jung Herinneringen, dromen, gedachten, een autobiografie
Johari en onze blinde vlek
Feedback geven en vragen Wat ik weet van mijzelf Wat ik niet weet van mijzelf Wat anderen van mij weten PUBLIEKE ARENA feedback vragen BLINDE VLEK feedback geven (vertellen) Wat anderen niet van mij weten MASKER ONBEKEND
De Insightskleuren
De Insightskleuren Helder Blauw Zacht Groen Stralend Geel Onbevooroordeeld, objectief, afstandelijk, analytisch Stil, rustig, rustgevend, verzorgend Vrolijk, opbeurend, bezield, monter Vurig Rood Positief, doortastend, scherp, assertief Compass Leermodule De sleutel tot persoonlijke effectiviteit paragraaf 1.5
Op een goede dag De vier Insightskleuren voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief daadkrachtig veeleisend vastberaden wilskrachtig doelbewust zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig dynamisch enthousiast overtuigend expressief visionair
Op een slechte dag De vier Insightskleuren pietluttig besluiteloos argwanend koud afstandelijk gedwee passief traag afhankelijk koppig agressief controlerend drammerig dominant intolerant opgewonden chaotisch indiscreet pronkerig overhaast
Kleurrijke uitspraken Ik doe het JUIST! Ik doe het MET ZORG! Ik doe het NU! Ik doe het SAMEN! Compass Leermodule De sleutel tot persoonlijke effectiviteit paragraaf 1.6
Iedereen heeft alle vier de kleuren in zich net als de kleuren op het palet van een schilder
Bewustzijnsinstellingen en voorkeuren
Psychologische voorkeuren Jung sprak over drie combinaties van voorkeuren: Introversie en Extraversie de manier waarop we reageren op externe en innerlijke ervaringen Denken en Voelen de manier waarop we beslissingen nemen Gewaarworden en Intuïtie de manier waarop we informatie in ons opnemen en verwerken Compass Leermodule De psychologie van zelfinzicht paragraaf 1.5
Introversie en Extraversie INTROVERSIE rustig opmerkzaam naar binnen gericht diepgang intimiteit gereserveerd beschouwend bedachtzaam voorzichtig EXTRAVERSIE energiek betrokken naar buiten gericht verbreding gezelligheid stralend middelpunt actiegericht recht door zee scherp
Denken en Voelen voorkeur voor Denken formeel, onpersoonlijk, analytisch, afstandelijk, objectief, resoluut, competitief, correct, taakgericht, systemen Ik noem de twee typen rationele of beoordelende typen omdat ze in hoofdzaak gekenmerkt worden door de functies van redeneren en oordelen. C.G. Jung Psychologische typen informeel, persoonlijk, voorkomend, betrokken, subjectief, zorgzaam, accommoderend, harmonieus, relatiegericht, moreel voorkeur voor Voelen Compass Leermodule De psychologie van zelfinzicht paragraaf 1.3
Gewaarworden en Intuïtie Gewaarworden specifiek gericht op het heden realistisch vasthoudend nuchter praktisch feitelijk stap voor stap Zintuigen nemen dingen waar zoals ze zijn en niet anders. Intuïtie neemt ook waar, maar niet zozeer met de bewuste programmatuur van de zintuigen, als wel met het vermogen tot een onbewuste en innerlijke waarneming van de inherente verborgen mogelijkheden van dingen." Jolande Jacobi, 1962 globaal gericht op de toekomst fantasievol inspirerend ideeën conceptueel generaliserend abstract indirect Intuïtie Compass Leermodule De psychologie van zelfinzicht paragraaf 1.5
bepaalt de norm productkennis analyse vastberadenheid voortgangbewaking productkennis resultaatgericht besluitvaardig assertief 8 Types planning organisatie time management gedreven enthousiasme positief denken ondersteunend luistert, loyaal, teamaanpak helpt anderen flexibel wisselt ideeën uit overtuigend creatief mensgerichte vaardigheden
Insightskleuren: afstemmen en verbinding maken
Helder Blauw Wel wees goed voorbereid en grondig zet dingen op papier laat mij rustig alle details bekijken Niet kom niet te dichtbij, geen fysiek contact doe niet luchtig over belangrijke zaken verander niet plotseling mijn routine
Zacht Groen Niet maak geen misbruik van mijn goede karakter dwing me niet tot snelle beslissingen plaats me niet voor verrassingen Wel wees geduldig en bemoedigend pas u aan mijn rustige tempo aan vraag naar mijn mening en gun me de tijd om te antwoorden Gebruik diplomatie Compass Leermodule De sleutel tot persoonlijke effectiviteit paragraaf 1.11
Stralend Geel Niet verveel me niet met de details laat me geen routinematig werk doen vraag me niet om alleen te werken Wel wees vriendelijk en gezellig zorg voor onderhoudend en stimulerend gezelschap wees open en flexibel Compass Leermodule De sleutel tot persoonlijke effectiviteit paragraaf 1.11
Vurig Rood Wel wees direct en kom meteen terzake focus op resultaten en doelstellingen hou het zakelijk, scherp en vooral kort! Wees assertief! COLS 3.1 Niet geen getwijfel of blabla geen focus op gevoelens probeer het niet van me over te nemen Compass Leermodule De sleutel tot persoonlijke effectiviteit paragraaf 1.11
Met deze inzichten... Hoe manage ik mijn baas die veel Blauwe energie heeft? Groene energie heeft? Gele energie heeft? Rode energie heeft?
Kristien Rogier Heivelden 43 B 2861 OLV Waver GSM +32 473 45 39 45 FAX +32 15 553 991 www.inpare.be kristien@inpare.be BE 0476 369 176