Management assistants bekennen kleur Efficiënter samenwerken en stress beter managen, doet u zo!

Transcriptie

1 Management assistants bekennen kleur Efficiënter samenwerken en stress beter managen, doet u zo!

2 Stress loopt als een rode draad door de dagtaak van management assistants. Gelukkig managen zij in de eerste plaats positieve stress. Op piekmomenten of tijdens crisissen kan stress echter ontaarden in negatieve emoties. Door een open en eerlijke communicatie kunnen management assistants en hun managers stress beter aanpakken. Een goede kennis van elkaars persoonlijkheid is hierbij van cruciaal belang. OfficeTeam en Insights zochten naar de typische persoonlijkheid van management assistants en hun managers, en manieren waarop zij efficiënter kunnen samenwerken door elkaars stresssignalen tijdig te herkennen. Iedereen heeft af en toe een slechte dag op de werkvloer. Op zulke momenten kunnen door hoge werkdruk of door een crisissituatie de emoties hoog oplopen. Management assistants voelen zich dan misbegrepen, genegeerd of onjuist bejegend en de managers op hun beurt raken gefrustreerd omdat niets opschiet of werkt. Als beide partijen bovendien een verschillende persoonlijkheid hebben, dan maakt dit de situatie nog complexer. Stress loopt als een rode draad door de dagtaak van management assistants Uit onderzoek van Insights naar de rol van persoonlijkheden op de werkvloer blijkt dat verschillende persoonlijkheidstypes vaak elkaars stresssignalen te laat of helemaal niet herkennen. Hierdoor komt een vlotte communicatie in het gedrang.

3 Mix van persoonlijkheidsenergieën HELDER BLAUW voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief ZACHT GROEN zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig VURIG ROOD wilskrachtig prestatiegericht veeleisend vastberaden doelbewust STRALEND GEEL dynamisch enthousiast overtuigend expressief optimistisch Insights onderscheidt vier persoonlijkheidsenergieën met elk een aantal specifieke eigenschappen. Elke persoonlijkheid is een mix van deze vier kleurenergieën waarvan de ene meer of minder voorkomt dan de andere. Bij de management assistants komt de zachtgroene ondersteunende, relationeel ingestelde persoonlijkheidsenergie het meeste voor. Deze persoonlijkheden worden vooral gekenmerkt door rust, vertrouwen en diepgang. Zij zijn eerder introvert, richten zich op persoonlijke waarden en diepgang in relaties. Zij zoeken het vertrouwen van anderen en zetten zich met rustige vastberadenheid en vasthoudendheid in voor zaken die ze belangrijk achten. Hun voorkeur gaat naar gelijkwaardige relaties waarin iedereen tot Bij 52,5% is zacht groen de toonaangevende persoonlijkheidsenergie zijn recht komt. Het streven naar onderling begrip komt sterk naar voren in hun persoonlijke stijl. Bij 52,5% van de management assistants is zachtgroen de toonaangevende persoonlijkheidsenergie, gevolgd door zonnig geel (20,5%), helder blauw (15%) en vurig rood (12%). De spreiding van de persoonlijkheden van de management assistants verschilt sterk met deze van hun managers. Hier speelt de vurig rode, leidinggevende en assertieve persoonlijkheid de hoofdrol. Deze extraverte en zeer energieke persoonlijkheden zijn actiegericht, altijd in beweging, assertief, positief en erg realistisch ingesteld. Zij gaan recht op hun doel af en richten zich op resultaten. Hun persoonlijke stijl is sterk gericht op het sturen en beheersen van situaties, wat ook blijkt uit de directe manier in de omgang met anderen. Van de topmanagers heeft 48% vurig rood als dominante persoonlijkheidsenergie, gevolgd door zonnig geel bij 32%, zachtgroen 12% en helder blauw bij 8%. Het komt relatief vaak voor dat managers en management assistants dus tegenovergestelde persoonlijkheden hebben. Dit is op zich geen probleem. Als de relatie effectief is, dan zijn ze immers zeer complementair. Het komt erop aan om de complementariteit in de werkrelatie maximaal te benutten zodat de verschillen minder als oorzaak van irritatie ervaren worden.

4 Supporters en beslissers vastberadenheid voortgangbewaking productkennis bepaalt de norm productkennis analyse OBSERVATOR HERVORMER BESLISSER resultaatgericht besluitvaardig assertief MOTIVATOR gedreven enthousiasme positief denken planning organisatie time-management COÖRDINATOR INSPIRATOR overtuigend creatief mensgerichte vaardigheden ondersteunend luistert, loyaal teamaanpak SUPPORTER BEMIDDELAAR helpt anderen flexibel wisselt ideeën uit OfficeTeam en Insights onderzochten welk specifiek persoonlijkheidstype bij de zachtgroene management assistants en bij de vurig rode Beslissers het meeste voorkomt. Net zoals bij de persoonlijkheidsenergieën is het ene persoonlijkheidstype niet beter of slechter dan het andere. Bij selectie wordt meestal gekeken naar competenties en ervaring van de kandidaten, maar voor sommige beroepen blijken bepaalde persoonlijkheidstypen vaker uitgekozen te worden dan andere. Uit het onderzoek blijkt dat binnen de functie van management assistants en managers telkens één type vaker voorkomt. Voor de management assistants is dat het zogenaamde supporter -type. Supporters zijn innemende, gemoedelijke en evenwichtige personen Management assistants zijn veeleer supporters, terwijl managers beslissers zijn die goed met anderen opschieten. Met hun, bescheiden en beheerste houding zijn ze voorkomend, geduldig en altijd bereid om mensen, die zij als hun vrienden beschouwen, te begeleiden en te helpen. Ze bouwen een hechte relatie op met een kleine groep collega s. De supporter zet zich in om datgene wat vertrouwd en voorspelbaar is in stand te houden. Gespecialiseerde taken liggen hen het best. Ze zoeken voortdurend naar waardering van anderen en zullen zich eerder langzaam aanpassen aan verandering. Om hun werkaanpak te wijzigen zonder dat het prestatieniveau zakt, is het best om duidelijke voorwaarden te stellen. Bij de managers komt het zogenaamde Beslissers -type het meest voor. Beslissers zijn krachtig, veeleisend, besluitvaardig en meestal sterk individualistisch. Ze kijken vooruit en stellen zich competitief op om hun doelstellingen te realiseren. Bij het oplossen van problemen gaan ze logisch, pragmatisch en doortastend te werk. Ze ondervinden soms moeilijkheden met anderen omdat ze intimiderend uit de hoek durven komen. Als er niet voldaan wordt aan hun eisen, kunnen ze erg pertinent optreden en lijken ze zich moeilijk in de positie van anderen te kunnen verplaatsen.

5 Tegenpolen trekken elkaar aan De 4 Insights kleuren op goede dag De 4 Insights kleuren op slechte dag voorzichtig nauwkeurig analytisch gedetailleerd objectief HELDER BLAUW VURIG ROOD daadkrachtig veeleisend vastberaden wilskrachtig doelbewust HELDER BLAUW pietluttig besluiteloos argwanend koud afstandelijk VURIG ROOD agressief controlerend drammerig dominant intolerant ZACHT GROEN zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig dynamisch enthousiast overtuigend expressief visionair STRALEND GEEL ZACHT GROEN gedwee passief traag afhankelijk koppig opgewonden chaotisch indiscreet pronkerig overhaast STRALEND GEEL De typische management assistant (Insights kleur: groen) is dus de tegenpool van de typische manager (Insights kleur: rood). Net omdat hun profielen lijnrecht tegenover elkaar staan, zijn ze zeer complementair en kunnen ze dus een prachtig team vormen. Deze tegenstelling kan echter problematisch worden als beide partijen elkaars persoonlijkheid niet herkennen en erkennen. Als manager en management assistant echter hun wederzijdse gedrag op elkaar afstemmen, dan kunnen ze bijzonder efficiënt samenwerken. Het komt er dus op aan de persoonlijkheidskenmerken te herkennen en er juist op in te spelen. Zo is de meerderheid van de managers met dit profiel op een goede dag daadkrachtig, veeleisend, vastberaden, wilskrachtig en doelbewust en zijn secretaresse zorgzaam, relatiegericht, harmonieus, ontspannen en geduldig. Het tegenovergestelde komt ook voor, maar slechts zeer sporadisch. Wanneer deze zelfde manager dus op een minder goede dag stress wil ventileren, dan kan dit zich uiten in agressief, controlerend, drammerig dominant en intolerant gedrag. De persoonlijkheid van de management assistants - dat tijdens het onderzoek als maatstaf naar boven kwam - zal dan echter stresssignalen geven die zich verwoorden in gedwee, passief en traag gedrag, afhankelijkheid en koppigheid. Omdat ze elkaars tegenpolen zijn, trekken ze elkaar ook aan

6 Stresssignalen leren herkennen Het beste antwoord op stress 100% 90% 80% 70% 60% 50% Total Belgium Netherland France Germany Czech Republic Ireland United Kingdom 40% 30% 20% 10% 0% Open,honest communication Manageable staff workloads Providing monetary rewards for exceptional performance Recognition programmes Unexpected rewards, such as gift certificates or tickets to a sporting event Providing additional days off Holding team - building events or meetings None of the above Management assistants ondervinden veel stress en kunnen deze goed kanaliseren. Uit een studie van OfficeTeam blijkt dat volgens 2 op 3 management assistants een open en transparante communicatie met hun manager het beste wapen tegen stress is. Als beide partijen elkaars persoonlijkheid onvoldoende kennen, geeft dit aanleiding tot een foute interpretatie van elkaars stresssignalen en staat het een efficiënte communicatie in de weg. Elke persoonlijkheid is meer of minder gevoelig voor een bepaalde oorzaak van stress en zal ook verschillende signalen uitzenden wanneer hij of zij ermee te maken krijgt. Verschillende oorzaken betekent verschillende gevolgen en remedies. Oorzaken van stress per Insights kleur: Slecht voorbereid zijn Ongewaardeerd worden Controleverlies Buitengesloten worden

7 Leer de signalen van Supporters en Beslissers herkennen Signalen Supporters Oorzaken van stress Onheuse of onpersoonlijke bejegening Inbreuk op normen of waarden Onderbrekingen of tijdsdruk Signalen Beslissers Oorzaken van stress Gebrek aan focus Besluiteloosheid Controle verliezen Signalen van stress Wordt stil, teruggetrokken of lijkt gekwetst Bekritiserend, onpersoonlijk, verzet Koppig en overdreven behoedzaam Remedie Persoonlijk contact om vertrouwen te herstellen Begrip en oprechtheid Leg de taak even terzijde Signalen van stress Wordt zeer fel en scherp Ongeduldig Geïrriteerd, veeleisend Remedie Zorg voor snelle actie Neem beslissingen of time-out Geef hem/haar de touwtjes in handen Managers doen er dus goed aan om tijdig de stresssignalen bij hun management assistants op te vangen en er juist op te reageren. Ook management assistants kunnen anticiperen op stress bij hun manager. Deze stress heeft meestal te maken met het gevoel controle te verliezen, niet tot een beslissing te kunnen komen of het verlies van overzicht. De gestresseerde manager zal hierop reageren door ongeduldig, snel geïrriteerd en nodeloos veeleisend te worden, en scherp uit de hoek te komen. De standaardreactie van secretaresses met een ondersteunend persoonlijkheidsprofiel is de manager te vragen hoe hij of zij zich voelt en zich heel persoonlijk op te stellen. Dit is nu net wat de manager op dat moment niet nodig heeft. Managers wil in hun eigen taal geholpen worden met feiten en cijfers, duidelijke en concrete acties en een taakgerichte communicatie. Secretaresses reageren dus best door zelf snel een aantal beslissingen te nemen of een time-out in te lassen zodat hun manager de touwtjes opnieuw in handen kan nemen. De analyse van Insights en OfficeTeam toont aan dat dit soort negatieve stress perfect vermijdbaar is door elkaars taal te leren en zo stress beter te controleren en niet te verhogen. Aandacht besteden en rekening houden met ieders persoonlijkheid leidt tot meer efficiëntie en loyaliteit bij de management assistant en een aangenamere werkrelatie met de manager. De professionele relatie wordt immers versterkt, de samenwerking verloopt efficiënter en de uiteindelijke resultaten zijn beter.

8 Workshop management assistants bekennen kleur Op uitnodiging van OfficeTeam en Insights namen een tiental management assistants deel aan een workshop over hun persoonlijkheidstype. Tijdens deze boeiende workshop leerden ze meer inzicht te krijgen in zichzelf en anderen en actief interpersoonlijke communicatie-strategieën te ontwikkelen en toe te passen. De workshop bevestigde dat management assistants overwegend Supporters zijn en hun managers Beslissers. Dat beide types bijzonder complementair zijn, blijkt uit een aantal opvallende uitspraken van de management assistants. Ik kan, als ik gestresseerd ben, ineens stilvallen of betrap mezelf ook wel eens op koppig vasthouden aan een bepaalde visie Ik breng structuur en orde in het werk van mijn creatieve, minder nauwkeurige manager Wij hebben een uitstekende wisselwerking omdat we regelmatig met elkaar overleggen en veel respect hebben voor elkaar Het duurde even voor we elkaar goed kenden en aanvoelden maar door goede communicatie is er een groot wederzijds vertrouwen en een efficiënte samenwerking gegroeid Hij is soms chaotisch en ik ben zeer punctueel, waardoor we elkaar perfect aanvullen Inderdaad, ik heb nooit beseft dat als mijn manager plots heel vaak hetzelfde vraagt, en begint door te drammen dat dat niet onmiddellijk kritiek is maar eerder een ventilatie van stress De deelnemers waren het er roerend over eens dat ze voortaan beter zijn uitgerust om stress en conflicten gemakkelijker op te lossen door elkaars persoonlijkheidstaal te leren spreken. 10 tips voor een efficiënte relatie met uw secretaresse Deze tips zijn gebaseerd op de bevindingen van de management assistants. Het valt op dat management assistants duidelijk behoefte hebben aan persoonlijk, menselijk contact, wat hen toelaat hun praktische taken optimaal af te handelen. Indien managers iets meer van hun tijd investeren in persoonlijk contact met hun assistenten dan zal de rest van de tijd hun samenwerking veel efficiënter en met minder stress verlopen. 1. Neem af en toe wat gas terug 2. Straal warmte en empathie uit 3. Ondersteun uw management assistant 4. Blijf ontspannen in de omgang 5. Wees ook diplomatisch 6. Focus minder op snelheid en meer op efficiëntie 7. Kijk verder dan het resultaat op korte termijn 8. Toon niet alleen uw drang om te winnen 9. Versterk de teamgeest 10. Durf informeel te zijn

9 OfficeTeam en Insights OfficeTeam OfficeTeam is gespecialiseerd in het plaatsen van tijdelijke gekwalificeerde administratie- en secretariaatsprofielen bij een brede waaier van bedrijven. De gespecialiseerde kennis van de sector en ervaren consultants verzekeren het snel en efficiënt vinden en plaatsen van geschikte kandidaten op maat van de reële noden van het bedrijf. OfficeTeam is een gespecialiseerde divisie van de Amerikaanse groep Robert Half International Inc. De groep is marktleider op het vlak van gespecialiseerde uitzendarbeid en is genoteerd op de Beurs van New York. In België is OfficeTeam gevestigd in Antwerpen, Brussel, Charleroi, Gent, Groot-Bijgaarden, Liège, Roeselare, Waver & Zaventem. Insights Insights Benelux is een van de leidende consultingfirma s op het vlak van menselijke effectiviteit. Voor het onderzoek naar de typische persoonlijkheid van de management assistant maakt Insights gebruik van het Discovery-profiel dat gedetailleerde informatie geeft over iemands persoonlijkheid. Het profiel beschrijft onder meer je sterke en zwakke punten, blinde vlekken en kwaliteiten als teamspeler. Het Insights-profiel wordt gegenereerd op basis van de antwoorden op 25 vragen in een online vragenlijst. Het model is geënt op de persoonlijkheidstheorie van Carl Gustav Jung. De combinatie van de sleutelinformatie uit de individuele Discovery-profielen in een Insights-wiel en in persoonlijkheidsgrafieken geeft een handig overzicht over de spreiding van persoonlijkheden in een grotere database en de eigenschappen van een beroepsgroep. Op basis van de profielen geeft Insights trainingen, workshops en coaching om teams beter te laten samenwerken. In België werken ongeveer 100 HR professionals met het Insights-systeem. Het Insights-kantoor voor België is in Brussel.