VKBO Gemeenterapport - Handleiding POM Oost-Vlaanderen bijgewerkt tot 26 februari 2013
Handleiding VKBO gemeenterapport
Inhoud 1 VOORAF 2 1.1 DOEL VAN DEZE HANDLEIDING 2 1.2 VRAAGSTELLING DOOR DIENSTEN ECONOMIE 2 2 KENNISMAKING MET HET VKBO GEMEENTERAPPORT 4 2.1 VKBO-PRODUCTEN VOOR CONSULTATIE 4 2.2 AANDACHTSPUNTEN BIJ VKBO (UITGELEGD AAN DE HAND VAN VKBO- GEMEENTERAPPORTEN) 5 3 VKBO GEBRUIKEN IN REKENBLADEN 12 3.1 BASISMOGELIJKHEDEN IN MS EXCEL (OF VERGELIJKBARE PRODUCTEN) 12 3.2 VAN HET GEMEENTERAPPORT NAAR EIGEN LIJSTEN 16 3.3 EN HOE DIE LIJSTEN UP TO DATE TE HOUDEN 26 3.4 EIGEN LIJSTEN: EEN ANDERE MOGELIJKE AANPAK IN MS EXCEL 27 3.5 ENKELE INTERPRETATIEMOGELIJKHEDEN IN VKBO 30 Handleiding VKBO-gemeenterapport 1
1 VOORAF 1.1 Doel van deze handleiding KBO en VKBO zijn geen wondermiddelen, maar wel werkmiddelen waarmee je verder aan de slag kunt. Vele diensten economie worstelen met dit overzicht aan economische actoren. De veelheid aan gegevens, de anomalieën in de gegevens, de juiste interpretatie van de gegevens zijn allemaal uitdagingen waarmee we worden geconfronteerd. Het potentieel is duidelijk, maar de aanpak veel minder. Via de regionale overlegtafels VVSG werd het VKBO gemeenterapport voorgesteld aan de ambtenaren economie. De conclusie is dan ook eenvoudig. Door samen na te denken kunnen stap voor stap zaken vooruit worden gezet. Deze handleiding is één van die stapjes. Heel wat opmerkingen en suggesties door gebruikers werden geïnventariseerd. Deze handleiding is geen wondermiddel, enkel een hulpmiddel waarop diensten economie kunnen beroep doen. Tevens verwijzen we naar onze FAQ lijst ondernemingsdata en de bijhorende PowerPointpresentatie. Alle feedback is welkom. Via onze thematische overlegtafel data en processen zullen we de toepassingen KBO en VKBO verder opvolgen en verfijnen. Dank zij de input van de VVSG regionale overlegtafels is vanaf 15.02.2013 een nieuw gemeenterapport beschikbaar. Dit kan aangevraagd worden via vkbo.lokalebesturen@vlaanderen.be Deze handleiding is bruikbaar voor zowel de oude als de nieuwe versie van de gemeenterapporten. 1.2 Vraagstelling door diensten economie Een dienst economie is in de meeste gemeentebesturen een vrij recente opgerichte dienst. Daardoor is de taakstelling van deze diensten nog erg divers in de verschillende lokale besturen. Volgende constante kan wel vastgesteld worden: Men heeft er behoefte aan een lijst van de economische actoren in de gemeente. Welke actoren in die lijst opgenomen worden, verschilt echter sterk tussen uiteenlopende lokale besturen. De doelstellingen waarvoor deze lijst aangemaakt en bijgehouden wordt is uiteenlopend: - Mailinglisten: adresgegevens voor uitnodigingen, mailings en nieuwsbrieven - Moederbestand: voor het beantwoorden van vragen van mandatarissen, derden en in functie van de eigen werking. Handleiding VKBO-gemeenterapport 2
- Het opzetten van een handelsgids op de website. Dit ligt in het verlengde van de mailinglisten en het moederbestand. Tegelijk heeft dit het potentieel om extra gegevens te verwerven en feedback te krijgen. - Aparte lijsten naar economische activiteit: detailhandel, horeca, bedrijven, vrije beroepen, - Aparte lijsten in functie van de werking van de dienst: starters/stoppers, verhuisbewegingen, - Het opzetten van een gedeelde databank, of gedeelde lijsten die door verschillende diensten gebruikt kan worden. Dit heeft als voordeel dat de werklast beperkt wordt. Voorbeelden van dergelijke diensten zijn de ontvangerij/financiële dienst, de communicatiedienst/-persoon, grondgebiedsgerichte diensten zoals milieu en ruimtelijke ordening, - Interpretatie van VKBO naar gelang de behoeften van de dienst economie. Binnen KBO zijn er immers een aantal gegevens die belangrijke indicaties bieden. De diensten economie kunnen hier slechts beperkt tijd aan besteden. Een eenvoudige aanpak is dus belangrijk. Handleiding VKBO-gemeenterapport 3
2 KENNISMAKING MET HET VKBO GEMEENTERAPPORT 2.1 VKBO-producten voor consultatie VKBO-gemeenterapporten - de eenvoudigste en meest leesbare dienst - gratis - eenmalig of maandelijks - maar één variant, nooit op datum (vb. toestand op 1 januari kan niet) VKBO-GO (webapplicatie) - online meest actuele gegevens - meer gegevens, meer details - complementair met de lijsten Alle informatie via www.corve.be Handleiding VKBO-gemeenterapport 4
Daarnaast zijn er uiteraard VKBO-integratiediensten om software of databanken te voeden. 2.2 Aandachtspunten bij VKBO (uitgelegd aan de hand van VKBOgemeenterapporten) Veel gegevens over veel soorten actoren KBO, en daardoor ook VKBO, bevat informatie over tal van economische actoren. Voor elk van deze actoren zijn véél gegevens aanwezig. Lees dus zeker de bijhorende documentatie. De verklarende woordenlijst is daarbij het belangrijkste document. De links naar de documentatie vindt U op het eerste tabblad van het gemeenterapport inhoud. Twee dimensies: ondernemingen en vestigingseenheden. Binnen KBO en VKBO is er een fundamenteel onderscheid tussen de onderneming en haar vestigingseenheden. Dit onderscheid wordt in de VKBOgemeenterapporten gemaakt aan de hand van het veld ondernemings- of vestigingscode. Het wordt ook benadrukt door de achtergrondkleur: De ondernemingen krijgen een kleur (groen, oranje, rood). De vestigingen blijven wit. Handleiding VKBO-gemeenterapport 5
ONDERNEMING De onderneming is eigenlijk de juridische dimensie van de onderneming (de maatschappelijke zetel van de onderneming). Aan dit niveau hangt uiteraard alle praktische informatie over de maatschappelijke zetel, maar vind je ook verdere juridische informatie. Samengevat: ondernemingsnummer = WIE IS DIE ONDERNEMING? - Ondernemingsnummer = uniek nummer - Naam van de onderneming (verplichte maatschappelijke naam, optioneel afgekorte en commerciële naam) Handleiding VKBO-gemeenterapport 6
- Adresgegevens - Contactgegevens: e-mail, telefoonnummer en fax (optioneel, niet verplicht in te vullen) - De juridische gegevens Handleiding VKBO-gemeenterapport 7
De rechtstoestand reflecteert zich in de achtergrondkleur van de velden. Afwijkende toestanden/statussen worden oranje of rood gekleurd in de VKBOgemeenterapporten. De rechtstoestand wordt gedefinieerd op ondernemingsniveau en vestigingsniveau. - En nog wat praktische gegevens: datums, onderneming of vestiging en datum laatste wijziging. De nieuwe gemeenterapporten bevatten ook tewerkstellingsgegevens en omzetgegevens. De datum laatste wijzing heeft betrekking op de volledige rij. Zodra één gegevens in de rij wijzigt verandert deze datum. De nieuwe gemeenterapporten bevatten ook tewerkstellingsgegevens, omzetgegevens en gegevens van de laatst neergelegde jaarrekening, zoals kapitaal, eigen vermogen, activa. Handleiding VKBO-gemeenterapport 8
VESTIGINGSEENHEDEN Bij de vestigingseenheden worden dezelfde gegevens ingevuld. De vestigingseenheid duidt aan waar de onderneming is gevestigd. De geografische dimensie dus. Samengevat: WAAR IS DIE ONDERNEMING GEVESTIGD? Noot: bij de interpretatie van de gegevens betekent dit dat ook de juridische gegevens van de onderneming doorgaans doorgetrokken kunnen worden naar de vestigingseenheden. In de nieuwe versie van het gemeenterapport gebeurt dit automatisch. Natuurlijke personen en rechtspersonen Niet alle ondernemers nemen een rechtspersoonlijkheid aan (nv, bvba, ). Wie een rechtspersoonlijkheid aanneemt noemen we een ondernemingrechtspersoon. Wie dit niet doet noemen we een onderneming-natuurlijke persoon. Dit onderscheid wordt in de VKBO-gemeenterapporten gemaakt aan de hand van het veld Type onderneming. Dit wordt aangeduid op niveau van de onderneming (de juridische dimensie), en op vestigingsniveau. R = onderneming rechtspersoon N = onderneming natuurlijke persoon Handleiding VKBO-gemeenterapport 9
Noot: bij ondernemingen-natuurlijke persoon zijn de adresgegevens bij de onderneming en de rechtstoestand privacygevoelig. Ga hier dus voorzichtig mee om. Om die reden zijn bij ondernemingen-natuurlijke persoon waar de onderneming buiten de gemeente ligt, de adresgegevens verwijderd. Houd rekening met hoe KBO gevoed wordt - Hoofdrol is weggelegd voor de onderneming zelf. - Griffie van de Rechtbank van Koophandel: bij starten en stoppen van rechtspersonen en m.b.t. de rechtstoestand van alle ondernemingen. - activiteiten: ondernemer via ondernemersloketten + RSZ, BTW. - Hoedanigheden: RSZ, BTW, FOD Economie Dit alles bepaalt niet enkel de gegevens, maar ook hoe je deze gegevens kunt interpreteren. Wijs de ondernemer waar nodig op de eigen verantwoordelijkheid die hij draagt voor deze gegevens. Activiteiten Geregistreerd volgens de (statistische) nacebelcodes. Gevoed door verschillende initiatoren: - de ondernemer zelf via ondernemingsloket (OLK) - RSZ - BTW - In de nieuwe gemeenterapporten wordt telkens één activiteit vermeld. Doorgaans deze gekend bij de BTW administratie. De nace-groep wordt tevens vermeld. Handleiding VKBO-gemeenterapport 10
Hoedanigheden Geven meer informatie over de aard van een onderneming. Dit vormt een indicatie of je een organisatie al dan niet als een echte onderneming beschouwt. Er wordt tevens een onderscheid gemaakt tussen een handelsonderneming en een niet-handelsonderneming (HO-NHO). Zo kan je gemakkelijk een selectie maken van alle vrije beroepen binnen uw grondgebied. Andere hoedanigheden zijn: o BTW: Alle ondernemingen met een BTW nummer o RSZ: Alle ondernemingen met personeel in dienst. o RSZPPO: Alle ondernemingen met overheidspersoneel in dienst. o Ambulante handel, geregistreerd aannemer, erkenning Vlaamse balie Noot: hoedanigheden en activiteiten zijn belangrijke indicatoren om bepaalde anomalieën in KBO te ontdekken. Houd deze in het oog. We komen hier lager in het document op terug. Handleiding VKBO-gemeenterapport 11
3 VKBO GEBRUIKEN IN REKENBLADEN 3.1 Basismogelijkheden in MS Excel (of vergelijkbare producten) Een uitdaging bij de VKBO-lijsten (VKBO-gemeenterapporten en VKBOgemeentebestanden) is de veelheid aan gegevens en de veelheid aan opgenomen economische actoren. Daarom zijn een aantal basisfuncties van MS Excel belangrijk om deelselecties te maken en om het overzicht te bewaren. Deze functies worden uitgewerkt voor MS Excel 2007 GROEPEREN/DEGROEPEREN Kolommen (en/of rijen) kunnen gegroepeerd worden zodanig dat u het overzicht gemakkelijk bewaard. Zo kunt u vb. in één klik de adressen wegklikken. Hetzelfde kunt u bijvoorbeeld doen met de e-mail, telefoon en fax-gegevens. Ook codekolommen kunt u zo gemakkelijk wegklikken. Opmerking 1: in de VKBO-gemeenterapporten staan al een aantal kolommen gegroepeerd. Via deze weg kunt u dit aanpassen tot wat u het best past. Opmerking 2: in de VKBO-gemeenterapporten staan vestigingseenheden gegroepeerd onder de onderneming. Voor een aantal bewerkingen (vb. sorteren) heft u deze groepering best op. - Selecteer aaneensluitende kolommen die je wilt groeperen Handleiding VKBO-gemeenterapport 12
- Kies tabblad gegevens groeperen Handleiding VKBO-gemeenterapport 13
- Zelfde manier om groeperingen op te heffen. De maatschappelijke zetel en vestigingen van dezelfde onderneming worden gegroepeerd weergegeven. Er is dus standaard een koppeling maatschappelijke zetel-vestiging. Je kan deze groepering opheffen door gans het tabblad te selecteren. Dit doe je door het vakje bovenaan links te selecteren (rode pijl) vervolgens op de werkbalk knop groep opheffen en rijen te selecteren. Indien je de koppeling onderneming vestiging wenst te behouden kan je de gegevens over de vestigingen individueel open- of wegklikken via het + -teken en - teken links. Via de aanduidingen 1 en 2 uiterst linksboven kan hetzelfde ineens voor alle ondernemingen. Handleiding VKBO-gemeenterapport 14
SORTEREN Dit is de eerste van twee manieren om te zoeken op bepaalde categorieën. Hier zet je de gegevens gewoon in een logische volgorde. De gegevens bevatten kopteksten aanvinken. Aandachtspunten: 1. Na het sorteren plaats je de records best terug in de oorspronkelijke volgorde. Dit doe je door te sorteren op 1. ondernemingsnummer 2 onderneming of vestigingscodes en 3 vestigingseenheidsnummer. (Telkens een niveau toevoegen). Handleiding VKBO-gemeenterapport 15
2. Om te sorteren moet je de rijen degroeperen. Standaard staan vestigingseenheden immers gegroepeerd onder de onderneming. Dit bemoeilijkt het sorteren. Zie paragraaf degroeperen. AUTOFILTER Dit is de tweede, meest interessante, manier om te zoeken op bepaalde categorieën. Je selecteert enkel de gewenste categorieën. De overige rijen zijn niet langer zichtbaar. Aandachtspunten: 1. Vergeet nadien de selectie niet opnieuw op te heffen 2. In de nieuwe gemeenterapporten moet je de rijen niet degroeperen. 3. Standaard staat op alle velden een filter. Dit biedt enorme mogelijkheden om gerichte selecties uit te voeren. Het instellen van het aantal filters is onbeperkt. 3.2 Van het gemeenterapport naar eigen lijsten We gaan er hierbij van uit dat u een eigen lijst opmaakt, die u verder bijwerkt naar gelang de regelmaat van het ontvangen van VKBOgemeenterapporten/VKBO-gemeentebestanden. Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen gegevens uit de authentieke gegevensbronnen (KBO) en de gegevens die u zelf bijhoudt en eventueel aanvult. Sla de lijst op als basislijst_ondernemingen.xls. Dit wordt een eigen lijst die je zelf verder aanvult en bijwerkt. Stap 1: Ondernemingsnummers en/of vestigingsnummers buiten de gemeente Handleiding VKBO-gemeenterapport 16
Het is heel belangrijk om weten dat de populatie binnen het gemeenterapport bestaat uit: - Alle ondernemingen en vestigingen binnen uw gemeentegrenzen die officieel geregistreerd werden in de KBO - Alle vestigingen die buiten uw gemeentegrenzen liggen van een onderneming waarvan de maatschappelijke zetel (ook wel onderneming ) binnen de grenzen van uw gemeente ligt. - De maatschappelijke zetels (ook wel onderneming genoemd) die buiten uw gemeentegrenzen ligt, waarvan er vestigingen op het grondgebied van uw gemeente gevestigd zijn. Een eerste beslissing die dient genomen te worden met welke dimensie wordt gewerkt: - Alleen met vestigingsnummers binnen de gemeente. Dan wordt de dubbeltelling Onderneming Vestiging uitgeschakeld. Tevens heb je het voordeel dat het adres van alle vestigingen natuurlijke personen tevens wordt vermeld. - Alleen ondernemingsnummers binnen de gemeente. Nadeel geen adresgegevens beschikbaar van ondernemingen natuurlijke personen. - Of je werkt met beide. Nadeel is hierbij de veelheid van gegevens. Werkwijze - Je klikt op één van de kolommen en zet de filter aan. - Je klikt op het pijltje ondernemings- of vestigingscode en je laat alleen de V van vestigingscode aanstaan. Je klikt op OK. Handleiding VKBO-gemeenterapport 17
- Vervolgens klik je op het pijltje postcode. Standaard staan alle postcodes aangevinkt. Je zet het vinkje bij de postcode van uw eigen gemeente af en drukt op ok. - Resultaat: je hebt nu een lijst met alle vestigingen buiten uw gemeente o - Je selecteert alle rijen en drukt op de rechtermuisknop. Kies nu rijen verwijderen. Onderaan links zie je hoeveel records zullen worden verwijderd (zie rode pijl). Handleiding VKBO-gemeenterapport 18
- Alle vestigingen buiten uw gemeente zijn nu verwijderd. - Tot slot knop filter wissen - We herhalen nu exact dezelfde stappen voor de ondernemingscode. - Je klikt op één van de kolommen en zet de filter aan. Handleiding VKBO-gemeenterapport 19
- Je klikt op het pijltje ondernemings- of vestigingscode en je laat alleen de O van ondernemingscode aanstaan. Je klikt op OK - Vervolgens klik je op het pijltje postcode. Standaard staan alle postcode aangevinkt. Je zet het vinkje bij de postcode van uw eigen gemeente af en drukt op ok. - Resultaat: je hebt nu een lijst met alle ondernemingen buiten uw gemeente. - Je selecteert alle rijen en drukt op de rechtermuisknop. Kies nu rijen verwijderen. Onderaan links (zie rode pijl) zie je hoeveel records zullen worden verwijderd. - Alle ondernemingen buiten uw gemeente zijn nu verwijderd. - Tot slot knop filter wissen. We hebben nu een gefilterde lijst met alleen de ondernemingen en vestigingen binnen de gemeente. (Je kan vooraleer de rijen te verwijderen, de selectie opslaan onder een andere naam: bv Ondernbuitengemeente en/of Vestigbuitengemeente) In het nieuwe gemeenterapport werd een bijkomend veld voorzien die voorgaande stappen een stuk vereenvoudigd. Het veld locatie werd toegevoegd. (intern, extern) Het volstaat om intern of extern aan te vinken om alle ondernemingen en vestigingen binnen uw gemeentegrenzen te selecteren. Je kan eventueel een tweede filter aanzetten op O/V om een afzonderlijke selectie te krijgen van uw ondernemingen en uw vestigingen. Handleiding VKBO-gemeenterapport 20
Handleiding VKBO-gemeenterapport 21
Stap 2: Selectie van alle actieve ondernemingen en vestigingen We zetten onze filter aan en klikken op het pijltje status. We selecteren alleen de A actieve ondernemingen en vestigingen. Stap 3 Selectie op rechtsvorm. De rechtsvorm is in de nieuwe gemeenterapporten gedefinieerd op het niveau van de onderneming en de vestiging. Dit biedt heel wat bredere selectie mogelijkheden. Er kan op een eenvoudige manier gefilterd worden op vennootschappen en overige bijvoorbeeld. (Zodoende kunnen overheid, Vzw s, vereniging voor medeeigenaars worden uitgeschakeld.) Handleiding VKBO-gemeenterapport 22
Stap 4 Selectie rechtstoestand. De rechtstoestand is in de nieuwe gemeenterapporten gedefinieerd op het niveau van de onderneming en van de vestiging. We zetten terug onze filter aan en klikken op het pijltje rechtstoestand. Standaard zijn alle velden aangevinkt. We deselecteren die rechtstoestanden die ons interesseren. (Meestal normale toestand en juridische oprichting) In principe zullen alle afwijkende rechtstoestanden (gekleurde records) overblijven. Rijen selecteren, rechtermuisknop en rijen verwijderen. Daarna filter uitzetten. Er kan uiteraard ook omgekeerd gewerkt worden en de velden selecteren waar we verder mee werken. (Bijvoorbeeld normale toestand, Opening faillissement, ) Dit laatste criterium houdt in dat je bedrijven in officiële moeilijkheden niet automatisch uitsluit. Merk op dat een deel van deze bedrijven ook effectief al failliet kunnen zijn, maar nog niet geregistreerd zijn in KBO. Handleiding VKBO-gemeenterapport 23
Een andere manier is filteren op kleur. Andere mogelijkheden op basis van de nieuwe versie gemeenterapporten Handleiding VKBO-gemeenterapport 24
- Ondernemingen selecteren zonder vestiging. Dit kan je door gebruik te maken van de filter aantal vestigingen. Indien je verder gaat verfijnen door alleen de actieve te filteren via status, vervolgens bijkomende filter rechtstoestand en tot slot de filter rechtsvorm te gebruiken. Meestal krijg je dan een selectie van een aantal vzw s. Via deze selectie kan je ook een aantal mogelijke anomalieën melden aan de beheersdienst KBO. (Ondernemingen die geen vestiging hebben in KBO) - Filter beweging : Er is een kolom voorzien die weergeeft over welke verhuisbeweging het gaat. 1. IN: vanuit een andere gemeente naar de gemeente (inkomend) 2. UIT: vanuit de eigen gemeente naar een andere gemeente (uitgaand) 3. BINNEN: verhuisbewegingen binnen de gemeente - Filter extra signaal : Hier kunnen onder andere de nieuwe ondernemingen en vestigingen worden gefilterd. Tevens worden met deze filter volgende zaken aangeboden: o Stopzetting RSZ o Stopzetting BTW o Dagvaarding RSZ o Adres doorgehaald o. - Filter adres : Kan gebruikt worden bij wegeniswerken waarbij ondernemingen en/of vestigingen kunnen worden geselecteerd binnen bepaalde straten. - Filter op Nacecode of nacegroep: Zeer eenvoudig kunnen alle Accountants, boekhouders en belastingconsulenten via de nacegroep worden geselecteerd. Handleiding VKBO-gemeenterapport 25
3.3 en hoe die lijsten up to date te houden updates Wil je deze lijst blijven gebruiken, dan moet je deze geregeld updaten. Dit doe je door in het nieuw aangeleverde VKBO-gemeenterapport - te selecteren op de gewijzigde rijen - EN de lijst met de stopzettingen te consulteren 1. De lijst met de stopzettingen is eenvoudig, en vergt geen verdere uitleg. We voorzien deze stap omdat je stopgezette ondernemingen niet langer terug vindt in de lijst met basisgegevens. 2. Het selecteren van de gewijzigde rijen vergt wel wat uitleg. Het veld laatste wijziging vormt daarbij de indicatie. De datum in dit veld geeft aan wanneer laatst iets gewijzigd werd in de volledige rij. Via sorteren op dit veld kun je de wijzigingen opsporen. Dit veld is echter onhandig doordat dag, maand en jaar in één veld samengevoegd zijn. Sorteren is daardoor moeilijk. We lossen dit op door deze datum op te splitsen. Dat kan via de functie tekst naar kolommen. Excel 2007: http://office.microsoft.com/nl-be/excel-help/de-inhoud-van-een-celover-aangrenzende-kolommen-verdelen-hp001216399.aspx Zo wordt sorteren terug eenvoudig. Op basis van deze twee mogelijkheden kunt u uw basislijst eenvoudig updaten. Handleiding VKBO-gemeenterapport 26
3.4 Eigen lijsten: een andere mogelijke aanpak in MS Excel We gaan er hierbij van uit dat een eigen lijst wordt opgemaakt, die U verder bewerkt naar gelang de regelmaat van het ontvangen van VKBOgemeenterapporten. We maken steeds een onderscheid tussen gegevens uit de authentieke gegevensbronnen (KBO) en de gegevens die zelf worden bijgehouden. Sla de lijst op onder een andere naam. Dit wordt dan een eigen lijst die je zelf verder aanvult en bijwerkt. Stap 1: adressen opkuisen - Kopieer de bestaande adresgegevens (volledige kolommen kopiëren) - Voeg deze kolommen in als nieuw kolommen ernaast - Markeer ze met een afwijkende achtergrondkleur (onderscheid met gegevens uit de authentieke gegevensbron duidelijk maken). - Corrigeer de adressen op typfouten. Sorteer de adressen hiervoor (vb. gemeente, straatcode) Tip: hetzelfde principe kun je uiteraard ook hanteren voor de contactgegevens en kan ook voor andere relevante gegevens gehanteerd worden. Overschrijf wel nooit de originele gegevens. Houd enkel een alternatieve versie bij. Stap 2: bedrijvig/niet-bedrijvig en deelselecties Doel: We willen zelf kunnen bijhouden of een onderneming en/of vestigingseenheden in de praktijk nog actief zijn. Doel: We willen kunnen bijhouden of een onderneming hoe dan ook nog in onze basisselectie aanwezig moet zijn. Handleiding VKBO-gemeenterapport 27
Doel: we willen een onderneming eenvoudig kunnen typeren en zo op één bepaalde soort economische actoren selecteren (vb. bakkers) We voorzien drie extra kolommen. Eén voor elk van deze doelstellingen 1. In een eerste kolom duiden we aan of een onderneming volgens ons al dan niet actief is. We noemen deze kolom bedrijvig/niet-bedrijvig en duiden met een 1 (bedrijvig) of 0 (niet-bedrijvig) aan of we deze ondernemingen nog als actief beschouwen. Op deze manier markeren we eventuele stopzettingen/faillissementen die nog niet in KBO opgenomen zijn (tijdelijke optie) of markeren we slapende ondernemingen (juridisch nog actief, maar geen activiteiten meer). Noot: wellicht is het relevant deze aanduiding ook over te nemen bij de vestigingseenheden van deze ondernemingen! 2. In een tweede kolom nemen we op welke ondernemingen we wel of niet willen opnemen in onze basisselectie. Voor vele diensten lokale economie komen sommige economische actoren vaak niet in aanmerking (vb. kerkfabrieken, vzw s, verenigingen van mede-eigenaars, ). We markeren met een 0 de ondernemingen die we in geen enkele selectie willen opnemen. De andere met een 1. Noot: ook hier is het wellicht relevant deze aanduiding ook over te nemen bij de vestigingseenheden van deze ondernemingen! 3. In een laatste kolom duiden we eventueel hoe je de onderneming wil typeren. We doen dit met eenvoudige trefwoorden zoals bakker, horeca, bank, Als je dit wenst kun je ook met gegevensvalidatie werken. Dan geef je vooraf een lijst met de mogelijkheden in, waaruit je gewoon selecteert. Zo vermijdt je typfouten Excel 2007 - http://www.gratiscursus.be/excel_2007/excelles068.htm Noot: wellicht is het relevant deze typering ook over te nemen bij de vestigingseenheden van deze ondernemingen! Door deze kolommen als selectiewaarden te gebruiken kun je heel eenvoudig bruikbare deelselecties maken. Wanneer je selecteert op bedrijvig_niet-bedrijvig = 1 en selectie = 1 zie je alle andere records niet langer. Je kunt dit principe verder uitbreiden naar eigen inzicht en eigen behoeften. Handleiding VKBO-gemeenterapport 28
Stap 3: aan de slag Door met deze lijsten te werken verbeter je de eigen lijst steeds verder en kun je gericht en bewust verder aanpassen. Stap 4: voor de experts onder ons Gegevens importeren en tabellen configureren Access 2003: Gegevens importeren kan via bestand > externe gegevens ophalen > importeren (Let er op dat het bestandstype onderaan op Microsoft Excel staat). De wizard laat je meteen een aantal zaken configureren (unieke sleutel e.d.). Wanneer u elk veld apart definieert, vermijdt u importfouten. U kunt alle tabellen van een VKBO-gemeentebestand importeren in MS Access. Gebruik hiervoor VKBO-gemeentebestanden (niet de VKBO-gemeenterapporten, want die stellen meer uitdagingen om te configureren in Access). Let bij alle tabellen op hun specifieke kenmerken: o Basisbestand: ondernemings- en vestigingsnummer als unieke sleutel. o Activiteiten en hoedanigheden: ondernemings- en vestigingsnummer is niet uniek. Laat access dus een eigen nummering aanmaken. Opgelet: leg nadien via het scherm relaties de nodige koppelingen tussen de tabellen. Enkel zo kunt u over meerdere tabellen heen zoeken. Handleiding VKBO-gemeenterapport 29
- Basisgegevens activiteiten: op basis van het ondernemings- en vestigingsnummer - Hoedanigheden: idem 3.5 Enkele interpretatiemogelijkheden in VKBO In VKBO zijn er een aantal gegevens die toelaten interpretaties uit te voeren: - Is een onderneming bedrijvig of niet-bedrijvig? Is het mogelijk een slapende onderneming. - Is het een werkgever? Is er handelsactiviteit? - Hebben twee records mogelijk betrekking op dezelfde economische actor (vb. een rechtspersoon en een natuurlijke persoon als emanatie van dezelfde economische actor, vb. een onderneming die opgesplitst is in meerdere juridische actoren). - We doorlopen hieronder gestructureerd een aantal mogelijkheden. Belangrijk is dat géén enkel van deze signalen automatisch tot een bepaalde conclusie kan leiden. Telkens vergt het interpretatie en moet u vaak andere informatie (o.a. eigen kennis) gebruiken. 1. Ondernemingen op één adres / vestigingen op één adres Ondernemingen: o Mogelijk zijn het twee verschillende juridische vormen van één actor. Een typisch voorbeeld is een onderneming-natuurlijke persoon die naast een onderneming-rechtspersoon bestaat. Vaak is slechts één van beiden feitelijk bedrijvig. o Mogelijk betreft het één onderneming die uit verschillende onderdelen en/of juridische vormen bestaat. Vestigingen: o Mogelijk opdelingen binnen een zelfde onderneming. U moet deze gegevens dus steeds interpreteren. U kunt deze gegevens merken door gewoon te sorteren op adresvelden (in Excel of Access). 2. Afwijkende rechtstoestand Elke rechtstoestand zegt iets over de onderneming (nu ook beschikbaar bij vestigingen). Een code nul betekent een normale toestand. Alle andere wijzen op een bijzondere situatie. Handleiding VKBO-gemeenterapport 30
Interpreteer deze gegevens in Excel (via autofilter). Deze informatie vind je bij de onderneming en de vestiging. 3. Hoedanigheid BTW-plicht De BTW administratie houdt bij of een onderneming Btw-plichtig is. Dit betekent dat je hierin kunt aflezen of een onderneming al dan niet handel drijft! Aangezien hier een belasting aan gerelateerd is, is dit gegeven doorgaans erg betrouwbaar. Dit levert op twee vlakken interessant informatie op: o naar de aard van de onderneming: drijft de onderneming al dan niet handel o naar de feitelijke bedrijvigheid: men houdt er ook via een code bij of de onderneming al dan niet nog actief is: een code drie betekent dat de onderneming niet langer BTW moet betalen. Dit vormt dan ook een belangrijke aanvulling op de rechtstoestand! Een code stopzetting betekent immers m.a.w. dat de BTW administratie de onderneming niet meer als handeldrijvend beschouwd (lees: feitelijk niet-bedrijvig). Noot: het kan ook interessant zijn de redenering om te keren: een selectie op de ondernemingen zonder rechtstoestand kan interessante informatie opleveren. Dit zijn m.a.w. de economische actoren die niet bij de BTW administratie gekend zijn. Noot: dezelfde principes kunt u met betrekking tot werkgevers toepassen op basis van de hoedanigheid RSZ. We werken dit hier niet verder uit. 4. Interpretatie op activiteiten BTW of RSZ Deze interpretatie is enerzijds hooguit aanvullend op de hoedanigheid BTW. U kunt hetzelfde toepassen op de activiteiten die BTW en RSZ registreren. Ondernemingen zonder activiteiten beheerd door één van de twee genoemde administraties zijn vaak feitelijk niet-bedrijvig. Belangrijk is dat je de activiteiten kunt waarderen op basis van de instrumenterende overheid. BTW en RSZ houden activiteiten erg nauwgezet bij, terwijl dit vanuit de erkende ondernemingsloketten (OLK) de verantwoordelijkheid is van de ondernemer. U kunt dit opnieuw doortrekken naar de vestigingen. De vestigingen kunnen echter eveneens activiteiten hebben. Dus de impact werkt in beide richtingen. Deze vier interpretaties leveren als het ware een signaal op. Deze ondernemingen worden als het ware gevlagd als nader te interpreteren. Die interpretatie is uw taak. Beschouw deze interpretatie niet als een automatisch, maar hooguit als een signaal waarmee u verder aan de slag kunt. Voor meer informatie economie@vvsg.be Handleiding VKBO-gemeenterapport 31
Handleiding VKBO-gemeenterapport 32
Heeft u nog vragen over de regelgeving, het beleid of maatregelen op het vlak van ondernemingsdata en het gebruik ervan in het algemeen, laat het ons weten via economie@vvsg.be. Ook suggesties over deze lijst van veel gestelde vragen zijn via die weg welkom. Deze brochure kwam tot stand in het kader van het project Overlegtafels met steun van het Agentschap Ondernemen.