Functiebeschrijving: Senior Boekhouder / Applicatiebeheerder (m/v) B2 - Hoofddeskundige Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Leidinggevend Expert Aantal vacante betrekkingen: Standplaats: Mobiliteit en Openbare Werken Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling Boekhouding en Begroting Hoofddeskundige - B2 1 Brussel Vacaturenummer: 24407
1. Context De functie van Senior Boekhouder / Applicatiebeheerder situeert zich binnen de afdeling Begroting en Boekhouding van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken. Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken: Het is één van de kernopdrachten van het departement om in samenspraak met de verzelfstandigde agentschappen de minister te ondersteunen bij strategische beleidskeuzes en algemene beleidsvragen. Deze ondersteuning wordt geboden door: - met kennis van zaken prioriteiten te stellen en de eenheid van beleid te garanderen; - de nodige input voor de beleidsbepaling aan te reiken en een breder draagvlak te creëren, op basis van een duidelijke voeling met de buitenwereld; - de verantwoordelijkheid van kwaliteitsbewaker van een geïntegreerd beleid te dragen; - de beleidsuitvoering, die toevertrouwd wordt aan de agentschappen, op te volgen en gegevens uit rapporteringen en monitoringactiviteiten te integreren; - een coherent communicatiebeleid te voeren. De Afdeling Begroting en Boekhouding: De afdeling Begroting en Boekhouding levert aan het management van Departement en IVA s ondersteunende diensten inzake boekhouding, begrotingsopmaak en begrotingsopvolging. Volgende punten essentieel in de opdracht van het departement: - inzake de beleidsvoorbereiding: - de assistentie bij de vertaling van de beleidskeuzes in de begroting / in programma s (en daarmee aansluitend de omzetting van het strategisch plan in operationele plannen of meerjarenprogramma s); - de interfacerol tussen het beleidsdomein Financiën en Begroting en het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken voor de opmaak van de begroting; - de begrotingstechnische interpretatie van financiële en niet-financiële gegevens om het beleid te kunnen ondersteunen. - inzake de opvolging van de beleidsuitvoering: - de opvolging van de realisatie van de begroting / het programma; - de opvolging van de uitvoering van de beheersovereenkomsten; - de opvolging van de effecten van de inzet van de begrotingsmiddelen en de analyse van financiële gegevens en rapporten: - de analyse en de integratie van de financiële en niet-financiële gegevens en rapporteringen aangeleverd door de agentschappen teneinde de minister en de beleidsraad de gepaste en correcte beleidsrelevante informatie te verstrekken; - het uitwerken van specifieke rapporteringssystemen om de doeltreffendheid van de ingezette beleidsinstrumenten te kunnen analyseren; - de analyse naar de doeltreffendheid van de ingezette beleidsinstrumenten; - de monitoring en evaluatie op het niveau van het beleidsdomein van de effecten van de investeringen t.o.v. de beleidsdoelstellingen, het ontwikkelen en gebruiken van indicatoren voor benchmarking (met omringende landen) en het vaststellen van trends; - het risicomanagement bij het departement omvattende het identificeren van de risico s die het bereiken van de strategische doelstellingen van het beleidsdomein in gevaar kunnen brengen en het advies om het beleid bij te stellen; - de controle op de wijze waarop de financiële controllers hun functie waarnemen.
2. Functiedoel De applicatiebeheerder staat in voor het dagelijks beheer van de bestaande financiële applicaties binnen het boekhoudkundig proces: ze verzekeren de continuïteit van de toepassing door de parameters, de beveiliging en de ondersteuning van de gebruikers te beheren. 3 Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Adjunct van de directeur Junior Applicatiebeheerder Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? De functiehouder is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële applicaties die worden gebruikt voor de registratie van inkooporders, vereffenings- en betalingsdossiers en facturen en heeft daarnaast in relatie tot het omvangsgebied een indirecte impact: het verstrekken van inlichtingen, bijhouden en aanpassen van gegevens en dergelijke, waardoor de andere gebruikers van de afdelingen van het departement, MDK en AWV hun functie optimaal kunnen uitoefenen. 4. Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. BEWAREN VAN HET OVERZICHT VAN DIVERSE APPLICATIES De applicatiebeheerder bewaart het overzicht op de toepassing en neemt maatregelen om de continuïteit en de kwaliteit van IT-systemen te waarborgen onderhoud van parametertabellen binnen het systeem, communiceert met de materie-expert om zich van een correcte weerslag van de wet- en regelgeving te vergewissen, analyseert problemen en geeft opdrachten aan de IT-leverancier voor correctief en adaptief onderhoud. ondersteunt via rapportering het lijnmanagement voor het opvolgen van SLA en het budget,
Resultaatgebied 2. ADVISEREN VAN DE INFORMATICACOORDINATOREN De applicatiebeheerder adviseert de departementale informaticacoördinatoren bij de beslissing over additief onderhoud (wijziging aan bestaand systeem) dan wel het definiëren van een nieuw project om wijzigingen aan het systeem efficiënt en effectief te beheren. initieert wijzigingen inzake IT, coördineert acceptatietesten en communiceert testresultaten, levert bijdrage aan IT-plan/IT-budget, geeft input voor het uitvoeren van een functionele IT-analyse van de diverse systemen Resultaatgebied 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het financieel proces en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte rapportering een goede dienstverlening te verzekeren. Opzoeken en controleren van boekingen in het financieel systeem Corrigeren en of aanvullen van gegevens in het financieel systeem Controleren van de meeste belangrijke gegevens in het financieel systeem Uitvoeren van correcties op vraag van de budgethouder en of de boekhouder Opmaken van rapporten om foute boekingen in het systeem te detecteren Oplossen en of ondersteunen van de gebruikers bij het oplossen van KPI s Resultaatgebied 4. OPVOLGEN VAN DE VEILIGHEID VAN DE SYSTEMEN De applicatiebeheerder geeft ondersteuning bij de beveiliging van de applicatie om de goede werking van de toepassing te verzekeren inzake integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid. zorgt voor autorisatiebeheer van de systemen in exploitatie, zorgt voor controle op beveiligingsincidenten, signaleert via de helpdesk problemen aan de centrale applicatiebeheerders of de departementale informaticacoördinator zorgt, in samenspraak met de lijn, voor de implementatie van auditaanbevelingen met betrekking tot de beveiliging van de toepassing.
Resultaatgebied 5. ONDERSTEUNING VAN DE GEBRUIKERS De applicatiebeheerder ondersteunt de gebruikers door middel van het organiseren van een tweedelijnshulp. Hij of zij signaleert opleidingsbehoeften en organiseert opleidingen om de gebruikers in staat te stellen de toepassing zo efficiënt en effectief mogelijk te gebruiken. signaleert opleidingsbehoeften naar de lijn en de departementale informatiecoördinator, cursussen en trainingmateriaal maken en permanent bijwerken, dienstnota s maken, verspreiden en toelichten, toelichting geven aan doelgroepen. Resultaatgebied 6. WERKRELATIES De applicatiebeheerder initieert additief onderhoud en volgt het op, zowel aan de IT-kant als aan de gebruikerskant om steeds het volledig overzicht te bewaren op gedane en toekomstige (i.e. in ontwikkeling of in test zijnde) wijzigingen. opvolging en rapportering van wijzigingsbeheer naar gebruikers en IT toe, het voeren van een administratie inzake veranderingsaanvragen, prioriteiten toekennen, actief opvolgen van de veranderingsaanvragen contacten met interne en externe klanten onderhouden relevante informatie delen met collega s uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten op basis van ervaring formuleren van voorstellen voor aanpassing van dossierstromen, en of procedures
5. s Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken Indicatoren - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Indicatoren - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg. Indicatoren - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Indicatoren - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaat met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af Indicatoren - Beheert de autorisaties van het systeem op een nauwkeurige wijze - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) Indicatoren - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden
Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken II. Coördineert het eigen werk en dat van anderen Indicatoren - Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af - Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen - Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) - Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering - Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten Indicatoren - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over het functioneren van het systeem - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 6. Vaktechnische competenties Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis 6 jaar relevante ervaring: - Als departementaal applicatiebeheerder financiële systemen - In het technisch en praktisch gebruik van diverse door de klanten en gebruikte systemen: - In het detecteren en oplossen van fouten in de applicaties Kennis van de entiteiten van het ministerie MOW 7. Bijkomende informatie Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Antoine Reniers, afdelingshoofd Tel. : 02/553 84 63 E-mail : antoine.reniers@mow.vlaanderen.be