Inleiding Het Centraal Administratiekantoor (CAK) is verantwoordelijk voor het berekenen, vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Voor het berekenen van de eigen bijdrage Zorg zonder Verblijf (ZzV) binnen de AWBZ en Wmo, zijn de zorguren die een cliënt heeft ontvangen van een zorgaanbieder de basis van deze wettelijke taak. Met behulp van de CAK-export exporteert de organisatie geleverde zorg naar het CAK, dat deze gegevens kan gebruiken voor de inning van de eigen bijdrage van de cliënt. Verklaring van de iconen Er wordt belangrijke informatie medegedeeld Er wordt een tip gegeven Er wordt een voorbeeld uitgewerkt of een toelichting gegeven
Inhoudsopgave CAK-Export... 3 CAK-export vanuit PlanCare Dossier... 3 CAK-export vanuit de declaratiemodule... 4 Globale werking van de CAK-export... 4 Brongegevens voor de CAK-export... 5 Inrichtingsaspecten... 6 Algemene parameters... 6 Instellingscodes... 6 Financiering... 8 Producten... 8 Toegangsrechten... 9 Registratie op cliëntniveau... 10 Productieregistratie op basis van de mutatie... 10 Uitsluiten cliënten... 11 Aanmaken van een CAK-export vanuit de declaratiemodule... 12 Overzicht van de module... 12 Stap 1: Controleren en bevriezen van registratie... 13 Stap 2: Verzamelen registraties... 13 Stap 2a: Verzameling bevriezen... 14 Stap 3: Keuze van het aanleveringstype... 15 Stap 3: Aanmaken CAK-periode... 15 Welke productie gaat mee in de volgende CAK-export?... 16 Stap 4: CAK Conceptfacturen... 17 Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (overzicht van de functionaliteit)... 19 Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (aanmaken en verwijderen van CAK-berichten)... 19 Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (raadplegen van CAK-berichten)... 21 Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (vastleggen van retourinformatie)... 22 Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (testberichten)... 25 Pagina 2
CAK-Export Het Centraal Administratiekantoor (CAK) is verantwoordelijk voor het berekenen, vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Voor het berekenen van de eigen bijdrage Zorg zonder Verblijf (ZzV) binnen de AWBZ en Wmo, zijn de zorguren die een cliënt heeft ontvangen van een zorgaanbieder de basis van deze wettelijke taak. Met behulp van de CAK-export exporteert de organisatie geleverde zorg naar het CAK, dat deze gegevens gebruikt voor de inning van de eigen bijdrage van de cliënt. Voor het versturen van de bestanden kan met het CAK contact worden opgenomen en wordt een e-mailadres verstrekt waarnaar de bestanden kunnen worden opgestuurd. Gebruikte afkortingen: CAK = Centraal Administratie Kantoor ZzV=Zorg Zonder Verblijf WMO=Wet Maatschappelijke Ondersteuning WZA=WMO ZorgAanbieder-code AGB = Algemeen Gegevens Beheer Voor specificaties van de CAK-export en werkwijzen rondom de aanlevering wordt u verwezen naar de website van het CAK: www.hetcak.nl. CAK-export vanuit PlanCare Dossier De CAK-Export betreft een afzonderlijke PlanCare Dossier module: PlanCare Dossier CAK Interface. De mogelijk om een CAK-export vanuit PlanCare te maken via een SQL-rapport bestaat al geruime tijd. De mogelijkheden om hiermee correcties over reeds eerder aangeleverde gegevens te doen zijn beperkt. Daarom is in PlanCare versie 11.14.1 de mogelijkheid om de CAKexport te doen vanuit de declaratiemodule geïntroduceerd. Deze manier wordt in onderstaande handleiding beschreven. De oude CAK-export via een SQL-rapport wordt in een aparte handleiding beschreven. Er zullen zodoende tijdelijk twee manieren voor de CAK-export zijn: 1. De nieuwe CAK-export vanuit de declaratiemodule Deze werkwijze is het onderwerp van de onderstaande handleiding. 2. Uit het verleden bestaat de mogelijkheid om een CAK-export aan te maken door gebruik te maken van een SQL-rapport. Deze werkwijze zal na 2013 niet meer beschikbaar zijn. Pagina 3
Bij het aanmaken van een CAK-export vanuit de declaratiemodule worden aanvullingen en correcties op eerdere aanleveringen automatisch meegenomen. Daarom heeft het gebruik van deze nieuwe methode de voorkeur boven de oude werkwijze op basis van een SQL-rapport. Belangrijk als u de CAK-export via een SQL-rapport gebruikt of gebruik heeft Er bestaan 2 methoden voor de CAK-export naast elkaar. In verband hiermee is het volgende van belang. Een van de inrichtingsaspecten van de implementatie van de CAK-export vanuit de declaratiemodule is het vastleggen van de eerste CAK-periode waarvoor u deze nieuwe methode gaat gebruiken meer uitleg hierover vindt u hieronder bij Inrichtingsaspecten - Instellingscodes). Als u dit gedaan heeft, geldt het volgende. Voor alle volgende CAK-exports blijft u uiteraard u de CAK-export vanuit de declaratiemodule gebruiken. Correcties op productie vanaf de genoemde CAK-periode worden hierbij automatisch meegenomen. Als u echter correcties aan wilt leveren die betrekking hebben op CAK-perioden die liggen vóór de hierboven genoemde CAK-periode, gebruikt u de CAK-export via een SQL-rapport. Voorbeeld: Stel dat u de CAK-export vanuit de declaratiemodule voor het eerst gaat gebruiken voor CAK-periode 2 van 2013. U heeft dan CAK-periode 1 nog aangeleverd met de oude CAKexport via een SQL-rapport. Wanneer u later een correctie of een aanvulling aan wilt leveren die betrekking heeft op CAK-periode 1 van 2013 (of eerdere CAK-periodes) gebruikt daarvoor de CAK-export via een SQL-rapport. Als u een correctie of aanvulling aan wilt leveren die betrekking heeft op CAK-periode 2 van 2013 (of later) is het voldoende dat u de cliëntregitratie aanpast. Bij de eerstvolgende CAK-export vanuit de declaratiemodule worden uw aanpassingen automatisch meegenomen. CAK-export vanuit de declaratiemodule Globale werking van de CAK-export Ten behoeve van de CAK-export wordt de productie die, op de gebruikelijke manier, geregistreerd is, eerst verzameld in de declaratiemodule. Van hieruit wordt de CAK-export aangemaakt. Wanneer een bestand met productiegegevens aan het CAK aangeleverd is, zal het CAK hierop reageren met retourinformatie over de verwerking van de aangeleverde gegevens. Dit kan betekenen dat bepaalde gegevens afgekeurd zijn en niet in het CAK-systeem opgenomen konden worden. De retourinformatie moet u handmatig vastleggen in de declaratiemodule. Hierdoor wordt in de declaratiemodule een historie opgebouwd van aan het CAK geleverde gegevens en Pagina 4
hun verwerkingsstatus (goed- of afgekeurd). Deze historie wordt gebruikt om te bepalen welke gegevens in een volgende CAK-export opgenomen worden. Een CAK-export voor een bepaalde CAK-periode bevat zodoende: - nieuwe productie uit de betreffende CAK-periode. - productie uit eerdere CAK-perioden die nog niet eerder aangeleverd is, bijvoorbeeld omdat deze productie pas na de vorige CAK-export geregistreerd is. - productie uit eerdere CAK-perioden die eerder aangeleverd is, maar die door het CAK afgekeurd is. Het is in dit geval uiteraard wel van belang om, voorafgaand aan een nieuwe aanlevering, de productieregistratie aan te passen, zodat de oorzaak van afkeuring opgelost wordt. - correcties op productie uit eerdere CAK-perioden. Brongegevens voor de CAK-export U kunt zelf bepalen op basis van welke gegevens u uw CAK-export maakt: 1. alle verzamelde registraties in de declaratiemodule dit betreft zowel bevroren als niet-bevroren registraties 2. de bevroren productie voor de bepaling hiervan worden alleen bevroren registraties gebruikt Wanneer u voor de CAK-export de bevroren productie wilt gebruiken, dient u rekening te houden met het volgende. Het bevriezen van registraties en productie gebeurt doorgaans op maandbasis (voor aan/afwezigheidsregistraties is dit de enige mogelijkheid) en vindt dus plaats na het einde van een kalendermaand. De CAK-export kent een cyclus van 4 weken. Het einde van een CAKperiode valt zodoende niet samen met het einde van een kalendermaand. In de loop van het kalenderjaar komt de laatste dag van de CAK-periode steeds vroeger in de kalendermaand te liggen (CAK-periode 10 van 2013 eindigt bijvoorbeeld op 6 oktober). Het CAK vereist dat u binnen 4 weken na het einde van een CAK-periode uw aanlevering doet. Het kan zodoende voorkomen dat u hieraan niet kunt voldoen als u uitgaat van bevroren productie. Hieronder wordt bij Inrichtingsaspecten/Algemene parameters uitgelegd hoe u vast kunt leggen dat u uit wilt gaan van bevroren productie. Pagina 5
Inrichtingsaspecten Om de CAK-export vanuit de declaratiemodule aan te kunnen maken, dient eerst een aantal zaken te worden ingericht. Algemene parameters Bij Bestand/Systeemfuncties/Parameters/tabblad Declaratie dient u de volgende zaken in te richten. - Exportmap (CAK) Hier geeft u aan op welke locatie de CAK-bestanden geplaatst moeten worden. - CAK-aanlevering op basis van bevroren productie Als u deze optie aan vinkt, wordt de CAK-export gemaakt op basis van de bevroren productie. Als u de optie niet aan vinkt, worden alle verzamelde registraties (bevroren en niet-bevroren) uit de declaratiedatabase gebruikt. Instellingscodes De AGB- en WZA-codes waaronder u CAK-aanleveringen wilt doen, legt u vast in de functie Stamgegevens/Naslagtabellen/Onderhoud instellingscodes. AGB-codes worden hier vastgelegd in 8 posities. Voor de CAK-export worden alleen de laatste 6 posities gebruikt.. Let op: voor bijvoorbeeld AW319 worden alle 8 posities van een AGB-code gebruikt. Voor de CAK-export zijn met name de volgende parameters van belang (zie ook schermafdruk). Startdatum Pagina 6
Dit is de datum waarop de WZA- of AGB-code uitgegeven is. Deze heeft standaard een waarde van 01-01-2012. Voor instellingscodes, die uitgegeven zijn ná 01-01-2012, mag deze datum niet voor de daadwerkelijke startdatum van de bewuste code liggen. cliënten < 18 in CAK opnemen Normaalgesproken worden alleen cliënten van 18 jaar en ouder meegenomen in de CAKexport. Als u deze optie aan vinkt worden ook jongere cliënten meegenomen voor de bewuste AGB- of WZA-code. In de conversietabel van het CAK is terug te vinden dat extramurale codes voor dagbesteding kind eigen-bijdrageplichtig zijn. In de praktijk hoeft er geen eigen bijdrage voor deze dagbesteding voor kinderen betaald te worden, maar ontvangen ouders wel een beschikking. Er zijn echter instellingen die uit principe toch geen gegevens over productie van kinderen willen doorsturen. CAK export vanaf Hier legt u vast wat de eerste CAK-periode is, waarvoor u een CAK-export vanuit de declaratiemodule maakt. De CAK-export bevat alleen productie uit deze en de daaropvolgende volgende CAK-periodes. Pagina 7
Financiering Alle financieringen die u wilt betrekken in de CAK-aanlevering dient u in Stamgegevens/Naslagtabellen/Financiering te koppelen aan het leveringstype CAK (zie schermafdruk). Producten U moet bij Stamgegevens/Naslagtabellen/Producten aangeven welke productie meegenomen wordt in de CAK-export. Daarvoor dient u de volgende productkenmerken in te richten (zie schermafdruk). Exporttype U kunt kiezen uit de volgende waarden: ZZV (Zorg Zonder Verblijf, AWBZ-ZIN gefinancierd) WMO (financiering vanuit Wet Maatschappelijke Ondersteuning) Prestatiecode en CAK code De standaard AWBZ-prestatiecodes zijn gekoppeld aan de bijbehorende CAK-code. Welke dit zijn kunt u zien bij Stamgegevens/Naslagtabellen/Onderhoud prestatiecodes. Als u bij het product de juiste prestatiecode kiest (zie schermafdruk), wordt zodoende het veld CAK code automatisch goed gevuld. Pagina 8
Met het oog op (WMO-gefinancierde) huishoudelijke verzorging zijn in dit kader 2 prestatiecodes relevant: H125 / Hulp bij Huishouden 1, CAK-code: 7 H102 / Hulp bij Huishouden 2, CAK-code: 6 Toegangsrechten Voor de CAK-export vanuit de declaratiemodule zijn de volgende toegangsrechten uit Bestand/Systeemfuncties/Toegangsrechten nodig: Dit recht geeft toegang tot de declaratiemodule, ofwel de kassaknop in de menubalk. Dit recht geeft toegang tot de volgende functionaliteit: o het maken van een CAK-export vanuit de declaratiemodule en daarnaast ook: Pagina 9
o o de oude methode voor het maken van een CAK-export, namelijk op basis van een SQL-rapport gebruik van Bewoners/Cliënten uitsluiten (Export) waar u aan kunt geven dat bepaalde cliënten niet opgenomen mogen worden in de CAK-export (zowel volgens de oude als de nieuwe methode). Wanneer u alleen bevroren productie wilt gebruiken in de CAK-export, zijn rechten die betrekking hebben op het bevriezen en ontdooien van registraties in de declaratiemodule van belang. De bevroren productie wordt immers bepaald op basis van bevroren registraties. bevriezen van registraties (in stap 1 van declaratiemodule) ontdooien van registraties (in stap 1 van declaratiemodule) Registratie op cliëntniveau Productieregistratie op basis van de mutatie In het kader van de CAK-export is het van belang dat op de product-mutatie-koppeling van de cliënten de juiste kenmerken vastgelegd zijn. Product Er moet een product gekozen worden dat voldoet aan wat hiervoor beschreven is bij Inrichtingsaspecten Producten. Financiering Deze moet gekoppeld zijn aan leveringstype CAK, zie ook Inrichtingsaspecten - Financiering) Instellingscode Hier dient u de AGB- of WZA-code vast te leggen. Het exporttype van het product (zie ook Inrichtingsaspecten - Producten) bepaalt het type instellingscode dat gekozen kan worden. Bij exporttype ZZV kan een AGB-code gekozen worden, bij exporttype WMO en WZA-code. Pagina 10
Uitsluiten cliënten Als u, om bepaalde redenen, individuele cliënten voor een bepaalde periode uit wilt sluiten van opname in de CAK-export kunt u dat aangeven in onderstaand scherm (toegankelijk via Bewoners/Uitsluiten cliënten) Pagina 11
Overigens kunt u tijdens het maken van een CAK-export cliënten voor de bewuste export uitsluiten door in stap 4 van de declaratiemodule voor de CAK-export de concept-regels voor de bewuste cliënt niet te selecteren voor opname in de export (zie hiervoor stap 4 : Conceptfacturen in het volgende hoofdstuk). Aanmaken van een CAK-export vanuit de declaratiemodule Als u de inrichting en cliëntregistraties aangepast heeft op de wijze die hiervoor beschreven is, kunt u de declaratiemodule gebruiken voor uw CAK-aanleveringen. Overzicht van de module De declaratiemodule van PlanCare Dossier is toegankelijk via de kassaknop in de menubalk. De declaratiemodule bestaat uit een algemeen deel (stap 1, 2 en 2a in onderstaande schermafdruk) en een deel dat specifiek is voor het type aanlevering dat gedaan wordt. In onderstaand scherm zijn stap 3, 4 en 5 specifiek voor de CAK-export. Pagina 12
De stappen 1, 2 en 2a zijn voor de CAK-aanlevering niet anders dan voor bijvoorbeeld de AW319- declaratie. Een gedetailleerde beschrijving hiervan vindt u in de hoofdstukken B, C, 1 en 2 uit de handleiding Declaratie V11.11.1. Stap 1: Controleren en bevriezen van registratie Alleen als u bij Bestand/Systeemfuncties/Parameters/tabblad Declaratie vastgelegd heeft dat u voor de CAK-export de bevroren productie wilt gebruiken, dient u in stap 1 de bewuste registraties te bevriezen. Anders kunt u deze stap overslaan. Het bevriezen van registraties is overigens niet specifiek voor de CAK-export (of specifiek voor de AW319-declaratie). Een bevroren registratie is bevroren voor alle aanleveringen die u vanuit de declaratiemodule doet (op basis van bevroren productie). Stap 2: Verzamelen registraties Voor de CAK-export is het nodig dat de registraties verzameld worden in de declaratiemodule (stap 2). Kies hiervoor de juiste periode (zie schermafdruk). Om te voorkomen dat u registraties mist, dient u bij periode tot en met het einde van de maand waarin uw CAK-periode eindigt te kiezen (deze datum kan in de toekomst liggen). Pagina 13
Stap 2a: Verzameling bevriezen Alleen als u bij Bestand/Systeemfuncties/Parameters/tabblad Declaratie vastgelegd heeft dat u voor de CAK-export de bevroren productie wilt gebruiken, dient u stap 2a uit te voeren. Anders kunt u stap 2a overslaan. Kies voor het bevriezen van de productie de juiste periode (het einde van de maand waarin uw CAK-periode eindigt). Opmerking over stappen 1, 2 en 2a Er zijn dus 2 situaties: U gaat voor CAK-export uit van bevroren productie. Dan moet stap 1, 2 en 2a uitvoeren. U gaat niet uit van bevroren productie. Dan voert u alleen stap 2 uit. Pagina 14
Stap 3: Keuze van het aanleveringstype De declaratiemodule kan voor verschillende soorten aanleveringen gebruikt worden. Wanneer u een CAK-export wilt maken kiest u eerst in het overzichtsscherm in het vak Declaratieperiode voor Aanlevering: CAK Stap 3: Aanmaken CAK-periode Voordat u een nieuwe CAK-periode aanmaakt, dient u eerst de eventueel nog openstaande CAKperiode af te sluiten, via de knop Afsluiten declaratieperiode. Pagina 15
Voor het aanmaken van een nieuwe CAK-periode kiest u de knop Aanmaken declaratieperiode. Vervolgens kiest u in onderstaand scherm de gewenste CAK-periode. Welke productie gaat mee in de volgende CAK-export? In stap 3 heeft u de CAK-periode gekozen waarover u een aanlevering gaat doen. Zoals eerder beschreven is, bevat een CAK-export niet alleen productie uit de bewuste CAK-periode, maar ook eventuele correcties, afgekeurde of nieuwe productie uit voorgaande CAK-perioden. Bij de inrichting heeft u bij Stamgegevens/Naslagtabellen/Onderhoud instellingscodes per AGB- of WZA-code vastgelegd wat de eerste CAK-periode is, waarvoor de declaratiemodule voor de CAKexport gebruikt wordt. Bij het bepalen van de concept-cak-regels in de navolgende stappen wordt alle productie betrokken vanaf deze periode tot en met de bij stap 3 gekozen periode. Productie uit CAK-perioden die daarvóór liggen wordt niet betrokken. Als u daarover nog correcties wilt aanleveren, dient u gebruik te maken van de CAK-export via een SQL rapport (via Management/SQL rapporten). Zie hiervoor ook het hoofdstuk CAK-export vanuit PlanCare Dossier eerder in deze handleiding. Pagina 16
Stap 4: CAK Conceptfacturen Via de knop CAK Conceptregels in het overzichtsscherm van de declaratiemodule komt u in stap 4. In stap 4 (zie schermafdruk hieronder) ziet u links u een boomstructuur met de CAK- en WZAcodes waarvoor u CAK-conceptregels kunt genereren. Hierin worden AGB-codes getoond in de volledige 8 posities, zoals ze ook gebruikt worden in de communicatie met het zorgkantoor. In de CAK-export zelf worden van de AGB-code alleen de laatste 6 posities gebruikt. U kiest eerst in de boomstructuur links de instellingscode(s) waarvoor u een CAK-export wilt maken. Wanneer u de knop (Her)bereken concept factuurregels aanklikt worden voor de geselecteerde instellingscode(s) alle conceptregels voor de CAK-aanlevering getoond. Pagina 17
Wanneer de conceptregels getoond worden, kunt u door het zetten van vinkjes in de kolom Selecteren aangeven welke regels u mee wilt nemen in uw CAK-aanlevering. U kunt ook alle regels in een keer selecteren met de knop Alles selecteren. Met de knop Alles deselecteren maakt u de selectie weer ongedaan. Als de gewenste regels geselecteerd heeft geeft u met de knop Selectie opnemen in CAK bericht aan dat u de geselecteerde regels op wilt nemen in de CAK-export. Als u hierna besluit om een deel van de nu geaccordeerde regels toch niet in de CAK-export op te willen nemen, zet u eerst een vinkje in de kolom Selectie bij de regels die u niet mee wilt nemen. Vervolgens gebruikt u de Selectie niet opnemen in CAK bericht. Met de knop Naar: Berichtenverkeer gaat u direct naar stap 5 CAK Berichtenverkeer. U kunt ook via het hoofdscherm van de declaratiemodule naar stap 5. Wanneer u de knop (Her)bereken CAK Conceptregels gebruikt, worden alle conceptregels opnieuw bepaald. De knop Toon CAK Conceptregels werkt alleen als u voor de bewuste CAK-periode voor de bewuste zorginstelling al eerder conceptregels (her)berekend heeft. Deze knop toont de status, met betrekking tot vinkje in de kolom geaccordeerd, zoals is deze was toen u de vorige keer het scherm verliet. Pagina 18
Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (overzicht van de functionaliteit) Via de knop CAK Berichtenverkeer in het overzichtsscherm van de declaratiemodule komt u in stap 5. In stap 5 (zie schermafdruk hieronder) ziet u links dezelfde boomstructuur met instellingscodes als in stap 4. Dit zijn de instellingscodes waarvoor u CAK-berichten aan kunt maken. Rechts ziet u een overzicht van alle CAK-berichten die reeds gemaakt zijn. In stap 5 vindt u 3 verschillende functies, die hierna nader toegelicht zullen worden: - Aanmaken (en verwijderen) van nieuwe CAK-berichten - Raadplegen van CAK-berichten - Vastleggen van retourinformatie van het CAK Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (aanmaken en verwijderen van CAK-berichten) In stap 5 (zie schermafdruk hiervoor) ziet u links dezelfde boomstructuur met instellingscodes als in stap 4. Hier kunt u kiezen voor welke instellingscodes u CAK-berichten aan wilt maken, door de bewuste codes aan te vinken. Pagina 19
Als u vervolgens kiest voor de knop CAK Bericht Aanmaken, kunt u in het volgende scherm aangeven of een productiebericht of een testbericht aan wilt maken. In het vervolg van dit hoofdstuk gaan we er van uit dat aangemaakte berichten productieberichten zijn (zoals dat in de normale situatie ook het geval zal zijn). In het hoofdstuk stap 5: CAK-Berichtenverkeer (testberichten) wordt nader ingegaan op testberichten. Wanneer u op OK klikt worden, op de locatie die u bij de parameters opgegeven heeft, een of meer CAK-berichten aangemaakt. Voor elk aangemaakt bericht wordt vervolgens een regel getoond in het scherm. De kolom Bestandsnaam bevat de locatie en de naam van het CAK-bericht dat is aangemaakt. Op deze locatie vindt u het bewuste CAK-bericht in 2 vormen: - Het exportbestand - Het expportbestand als ingepakt ZIP-bestand met het wachtwoord zoals dit volgens de Zorgaanbieder Standaard voorgeschreven is: AGB/WZA code, week van aanlevering bestand, jaartal. Wanneer u een bericht selecteert, wordt dit met de knop Bericht verwijderen verwijderd. Dit geldt zowel voor de registratie van het bericht in de declaratiemodule als voor het fysieke bestand. Het fysieke bestand wordt alleen verwijderd als het nog aanwezig is op de oorspronkelijke locatie, niet wanneer u het verplaatst heeft. U kunt alleen berichten verwijderen die de status Onderweg hebben. Wij adviseren u voorzichtig om te gaan met het verwijderen. U mag een bericht in elk geval niet meer verwijderen als het bestand opgestuurd is naar het CAK. Pagina 20
Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (raadplegen van CAK-berichten) Wanneer u in stap 5 een de regel van een CAK-bericht aanklikt wordt de inhoud van het bericht getoond (zie schermafdruk hieronder). In de kolom Data worden alle regels getoond, zoals ze in het fysieke CAK-bericht opgenomen zijn. Een CAK-bericht bevat verschillende soorten regels, die alle getoond worden. U ziet aan de waarde in de kolom Record Code wat voor soort regel het is. De Record Code is gelijk aan de eerste 2 posities van de regel uit het CAK-bericht. Elk CAK-bericht bevat: 1 kopregel (record code 01) met algemene informatie over het CAK-bestand (zoals bijvoorbeeld AGB-code, aanmaakdatum) vervolgens voor elke cliënt: 1 cliënt stamrecord (record code 10) 1 cliënt aanvullend record (record code 12) 1 of meer zorgrecords (record code 51) waarin per product, per week de productie opgenomen is als laatste: 1 sluitregel (record code 90) met controletellingen Om het zoeken en raadplegen te vergemakkelijken worden daarnaast bij elke regel de volgende zaken in aparte kolommen getoond: cliëntnummer (bij de kop- en sluitregel is deze leeg) cliëntnaam (bij de kop- en sluitregel is deze leeg) data: hier ziet u het record zoals dat opgenomen is in het CAK-bericht Verder worden getoond (zie ook hierna bij : Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (vastleggen van retourinformatie)). status: onderweg, goedgekeurd, fout retourcode met omschrijving Pagina 21
Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (vastleggen van retourinformatie) Over CAK-retourinformatie Voor een goede werking van de CAK-export vanuit de declaratiemodule is het van belang dat de retourinformatie van het CAK vastgelegd wordt in de declaratiemodule. Hiervoor dient u vast te leggen welke regels afgekeurd zijn door het CAK. Op dit moment (januari 2013) meldt het CAK de afgekeurde regels in de vorm van een bestand dat u herkent aan de letters ZA in de bestandsnaam. Het CAK-bestand met INF in de naam bevat informatieve meldingen, die geen afkeuring betekenen. Het is niet noodzakelijk om deze laatste vast te leggen in de declaratiemodule. Ook wanneer het CAK u meldt dat alle aangeleverde gegevens goedgekeurd zijn, dient u dit in de declaratiemodule vast te leggen bij het bewuste CAK-bericht. Vastleggen van CAK-retourinformatie Het vastleggen van retourcodes wordt uitgelegd aan de hand van de meldingen uit een fictief retourmeldingenbestand van het CAK (zie schermafdruk). U ziet dat er 4 retourmeldingen zijn voor cliënt 35. Om retourinformatie van het CAK vast te leggen, opent u het bewuste CAK-bericht in stap 5. Vervolgens zoekt u de cliënt. Dit voorbeeld betreft een klein bestand waarin u de regels voor cliënt 35 direct kunt zien. U kunt de regels voor een cliënt ook vinden door in het filterveld, direct onder de kolomnaam Cliëntnummer, het cliëntnummer in te geven. Pagina 22
Vervolgens kiest u per regel in de kolom Retourcode de retourcode die door het CAK gemeld is. De retourcodes 5100-5126 hebben betrekking op zorgrecords. Hiervan kan een cliënt er meerdere hebben. Let u er in dat geval op dat u de retourcode vastlegt bij het juiste 51-record. In onderstaande schermafdruk is 1 retourcode voor cliënt 35 vastgelegd. In onderstaande schermafdruk zijn alle retourcodes voor cliënt 35 vastgelegd. Het filterveld is leeggemaakt, zodat weer het gehele bestand getoond wordt. Als u alle retourcodes, voor alle cliënten, vastgelegd heeft, bevestigt u dit door de knop Retourinfo Verwerkt aan te klikken. Het CAK bestand krijgt nu de status Retourinfo verwerkt. Vanaf dat moment worden de vastgelegde goed- en afkeuringen gebruikt bij het maken van een volgende CAK-export voor de bewuste AGB- of WZA-code. Het gebruik van de knop Retourinfo Verwerkt zorgt ervoor dat de statussen van de verschillende regels aangepast wordt. U kunt dit zien als u het CAK-bericht opnieuw opent. Pagina 23
De kolom status kan de volgende waarden hebben: Onderweg: Er is nog geen retourinformatie verwerkt. Fout: Er is een retourcode vastgelegd, die tot afkeuring leidt. Hoewel de meeste retourcodes afkeuring betekenen, zijn er ook enkele retourcodes waarvoor dat niet geldt. Fout als gevolg van andere regel: Bij de bewuste regel zelf is geen retourcode vastgelegd, maar als gevolg van de afkeuring van een andere regel uit het bestand, wordt deze regel toch afgekeurd. Voorbeelden: Een fout in de kopregel leidt tot afkeuring van alle records in het bewuste bericht. Een fout bij een cliëntrecord leidt tot afkeuring van alle records van de bewuste cliënt in het bericht. Goedgekeurd: Deze status wordt gegeven aan alle regels waarvoor geen retourcodes is vastgelegd en waarvoor geldt dat ze niet als gevolg van een fout in een andere regel afgekeurd zijn. Wanneer er geen retourcodes door het CAK gemeld worden, dient u wel het CAK-bericht te openen en de knop Retourinfo verwerkt aan te klikken. Op deze manier legt u vast dat alle regels door het CAK geaccepteerd en goedgekeurd zijn. Wanneer u tijdens het vastleggen van de retourcodes wilt zien wat het effect is, maar u heeft nog niet alle retourcodes vastgelegd, kunt hiervoor de knop Verversen bericht gebruiken. In dat geval krijgen regels die niet afgekeurd worden, de status Onderweg. Als u achteraf een vastgelegde retourcode aan wilt passen, opent u het bestand opnieuw. Nadat u de aanpassing gedaan heeft, bevestigt u dit door te klikken op de knop Retourinfo Verwerkt. Als u in de declaratiemodule de afkeuring van bepaalde records vastgelegd heeft, zullen de bijbehorende gegevens bij een volgende CAK-export automatisch opnieuw meegenomen worden. Om te voorkomen dat de records opnieuw afgekeurd worden, dient u de registratie zodanig aan te passen dat de oorzaak van de Pagina 24
afkeuring opgelost wordt. Stap 5: CAK-Berichtenverkeer (testberichten) Het CAK voorziet in de mogelijkheid om een bericht aan te leveren voor testdoeleinden. Dit bericht wordt niet daadwerkelijk door het CAK verwerkt, maar u ontvangt wel retourmeldingen. Deze retourmeldingen hoeft u niet in de declaratiemodule vast te leggen. Wanneer u een testbericht aangemaakt heeft voor een bepaalde AGB- of WZA-code, dient u wel rekening te houden met het volgende. Zolang de status van het bericht ongelijk is aan Verwerkt, kunnen voor de bewuste WZA- of AGBcode geen nieuwe CAK-berichten aangemaakt worden. Er zijn 2 manieren om een testbericht de status Verwerkt te geven. 1. Testbericht omzetten naar een productiebericht en dat indienen bij het CAK 2. Testbericht status Verwerkt geven zonder er een productiebericht van te maken. Wanneer u een testbericht opent ziet u onderstaand scherm. Met de knop Van Testbestand naar Productie maakt u een productiebericht aan op basis van de inhoud van het testbericht. Het testbericht krijgt dan automatisch de status Verwerkt. U kunt het testbericht ook direct de status Verwerkt geven met de knop Bestand verwerkt. Als u bij Bestand/Systeemfuncties/Parameters/tabblad Declaratie aangegeven heeft dat u vanuit een testomgeving werkt (zie schermafdruk), is het niet mogelijk om productie-bestanden aan te maken. In dat geval zullen alle berichten testberichten zijn. Pagina 25
Pagina 26