Een uitgave van PHILIPS COMMUNICATION SYSTEMS HILVERSUM, THE NETHERLANDS Order No: 9600 068 01201 Datum: Januari 1999 Er is zorgvuldig naar gestreefd om de informatie in deze handleiding zo nauwkeurig en compleet mogelijk te maken. Mocht u desondanks toch een fout of andere tekortkomingen ontdekken of hebt u suggesties ter verbetering van deze handleiding aarzel dan niet om dit kenbaar te maken aan: PHILIPS COMMUNICATION SYSTEMS PHILIPS BUSINESS COMMUNICATIONS PRODUCT QUALITY & SUPPORT P.O. BOX 32 1200 JD HILVERSUM NEDERLAND PHILIPS COMMUNICATION SYSTEMS B.V. 1999. Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, geheel of gedeeltelijk is verboden zonder schriftelijke toestemming van de uitgever
Inhoud Hoofdstuk 1: Welkom bij de Mac-Manager 1 Hoofdstuk 2: De Mac-Manager en de ISPBX 3 Hoofdstuk 3: Het installeren van de Mac-Manager 4 Hoofdstuk 4: Het Starten van de Mac-Manager 5 Hoofdstuk 5: Het opvragen van data van uw ISPBX 11 Hoofdstuk 6: De Mac-Manager in vogelvlucht 14 Hoofdstuk 7: Werken met de Shell Module van De Mac-Manager 23 Hoofdstuk 8: Het Doorzoeken van ISPBX Data 29 Hoofdstuk 9: Het Aanmaken Van Rapporten 39 Hoofdstuk 10: On-line Help 43
Hoofdstuk 1: Welkom bij de Mac-Manager De Mac-Manager is een software hulpmiddel voor het snel en nauwkeurig uitvoeren van nummer verhuizingen, uitbreidingen en wijzigingen in de telefooncentrale. De Mac-Manager laat algemene telecommunicatie opdrachten automatisch uitvoeren hetgeen een behoorlijke tijdsbesparing oplevert. U kunt de Mac- Manager inzetten voor: Het beheren van meerdere ISPBXen. Het uitvoeren van nummer verhuizingen, uitbreidingen en wijzigingen vanuit een standaard PC. Het clusteren van wijzigingen en de uitvoering ervan inplannen /aanhouden tot een bepaalde datum. Het exporteren van ISPBX data naar andere programma s. Het automatisch aanmaken van controle bestanden. Samenwerken met andere software pakketten zoals gidsenbeheer programma s en programma s voor het in rekening brengen van gesprekskosten. Vereiste voorkennis Eindgebruikers en systeem beheerders moeten beschikken over: Kennis van termen en functionaliteit van de Philips is3000 ISPBX serie Praktische kennis van personal computers en Microsoft Windows 95 of Windows 98 software Systeem beheerders moeten bovendien vertrouwd zijn met de gebruikelijke administratieve computer procedures zoals het maken van back-ups en het nemen van voorzorgsmaatregelen met betrekking tot de veiligheid. 1
Eisen die gesteld worden aan de gebruikte PC Voor eisen die gesteld worden aan de gebruikte PC: zie SOPHO SysManager 410-4.0 Handleiding CE Technicus Eisen die gesteld worden aan de ISPBX Voor eisen die gesteld worden aan de ISPBX: zie SOPHO SysManager 410-4.0 Handleiding CE Technicus. Benodigde licentie De Mac-Manager vereist een aparte licentie voor elke SOPHO ISPBX. Het gebruik van deze handleiding Dit basisboek is ontworpen ter ondersteuning bij het installatie proces, om u te begeleiden bij de eerste communicatie tussen uw PC en de ISPBX(en), en om u enkele tips te geven over het gebruik van de Mac-Manager om efficiënter te kunnen werken. Bijna alle informatie over dit software pakket kunt u vinden in het Help systeem van de Mac-Manager. Informatie over het gebruik hiervan kunt u vinden op pagina 43 van deze gids. 2
Hoofdstuk 2: De Mac-Manager en de ISPBX Er zijn drie basis handelingen nodig voor het beheren van uw ISPBX met de Mac-Manager. Deze zijn: 1. Transferring data from the ISPBX to MAC-Manager; 2. Het off-line aanpassen van de data; 3. Het versturen van wijzigingen van de Mac-Manager naar de ISPBX. Alhoewel het niet noodzakelijk is om steeds als u de Mac-Manager gebruikt gegevens over te brengen van de ISPBX, is het aan te bevelen om de data van de ISPBX periodiek bij te werken. De overdracht van data kan een tijdrovend proces zijn en kan dus het beste gedaan worden in stille uren. De Mac-Manager kan geprogrammeerd worden om de ISPBX data automatisch op regelmatige tijden bij te werken. De Mac-Manager kan gebruikt worden voor het beheren van: Een op zichzelf staande ISPBX Een isnet MAN verdeelde ISPBX configuratie van maximaal 14 in een netwerk opgenomen ISPBXen behandelen als een enkele ISPBX Alle mogelijke combinaties van bovengenoemde mogelijkheden. 3
Hoofdstuk 3: Het installeren van de Mac-Manager Als u de Mac-Manager voor de eerste keer gaat gebruiken moet u het volgende installeren: Programma Bestanden (bestanden, noodzakelijk om de Mac-Manager te draaien) Data Bestanden (bestanden die informatie bevatten over uw ISPBX) Overtuig u ervan dat Licentie manager en Connectie manager geïnstalleerd zijn voordat u de Mac-Manager installeert. De installatie op een Zelfstandig Werkend Systeem Voor de installatie van de Mac-Manager op een zelfstandig werkend systeem: zie SOPHO Sysmanager 410-4.0 Handleiding CE Technicus. Voordat u de MAC-Manager voor het eerst kan gaan gebruiken, dient de module, Connection Manager op uw computer te zijn geïnstalleerd. Met de Connection Manager wordt de MAC-Manager aan uw PBX-en gekoppeld. 4
Hoofdstuk 4: Het Starten van de Mac-Manager Nadat u begonnen bent met de Mac-Manager, worden er vanuit het inlog venster twee default namen gegeven om in te loggen: Kies Systeem beheerder en klik op Inloggen zonder een wachtwoord in te tikken. Namen voor het inloggen en gebruikersrechten worden opgegeven bij een ander gedeelte van de Mac-Manager. Zie voor meer informatie over dit onderwerp pagina 27 in deze handleiding. 5
Venster van de Werkruimte Het eerste scherm dat u ziet, nadat u ingelogd hebt op de Mac-Manager, is het venster van de Werkruimte. Als het programma draait is dit venster altijd open. Dit venster heeft een vertrouwde Windows 95 opmaak voor het uitvoeren van alle taken die in de Mac-Manager gedaan kunnen worden. Het linker gedeelte van het venster van de Werkruimte bevat het Navigatie gebied. Deze toont een hiërarchie die alle onderdelen bevat, die u nodig hebt bij de Mac-Manager. De eerste vier onderdelen ( Taken, Beheerders, Projecten, en Sjablonen) behoren tot de Mac-Manager als een geheel. Deze onderdelen kunnen betrekking hebben op één of meerdere PBXen, al naar gelang u gekozen hebt. Het vijfde onderdeel ( PBXen) bevat alle PBXen die u met de Mac-Manager kunt beheren, en bevat tevens een hiërarchische lijst met hun bijbehorende beheerbare elementen. Het rechter gedeelte van het venster van de Werkruimte bevat het Weergavegebied van de Werkruimte. Deze geeft de Werkruimte van de Mac-Manager weer. Als u de Mac-Manager voor de eerste keer opstart, dan is deze ruimte leeg. Als u met de Mac-Manager begint te werken dan kunt u elementen verplaatsen naar dit Weergavegebied zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn. Een dergelijk element is in deze werkruimte zichtbaar als een ikoon met een onderschrift. Voor nadere bijzonderheden over het gebruik van de Mac-Manager kiest u het Help menu en daarna Help Onderwerpen. 6
Screen Components Het navigatiegebied van het venster van de Werkruimte biedt een hiërarchie van beschikbare elementen en PBXen. Het Weergavegebied van de Werkruimte is een desktop voor vaak gebruikte data en processen. Hierna volgt een korte introductie van de hoofdelementen van de Werkruimte. Opm.: Als er in het Navigatiegebied geen PBXen te zien zijn, dan moet u de Mac-Manager verlaten en moet u de Connectie manager installeren. De Connectie manager koppelt de Mac-Manager aan uw PBX-en. Klik hier om: Een PBX te kiezen Gegevens binnen een PBX te verwijderen, te wijzigen of aan te maken. Snel toegang te krijgen tot het werkproces en systeem gegevens ` Ook kunt u: De naam van de actuele ISPBX bekijken De actuele inlognaam van de gebruiker zien Het actuele project bekijken (Zie hoofdstuk 7 voor meer informatie over projecten) Zie hoofdstuk 8 voor meer informatie over deze functies. 7
Invoeren van Gegevens Er zijn verschillende manieren om gegevens te veranderen en toe te voegen aan de Mac-Manager. Hiervoor zijn de volgende keuzemogelijkheden: Het intoetsen van getallen in tekst vensters. Opties markeren. Op een Keuze knop klikken om te kiezen uit beschikbare waardes. 8
Nadat u op Kiezen geklikt hebt kiest u een getal en klikt u op OK. Deze waarde komt te staan in het bijbehorende tekst venster van het veld op het scherm. 9
Werken met Modules van de Mac-Manager De bovenkant van het Navigatie gebied toont Taken, Beheerders, Projecten en Sjablonen. Deze voorzieningen zijn beschikbaar voor alle PBXen. Binnen elke geconfigureerde PBX zet de Mac-Manager taken, die bij elkaar horen, samen in een module. Zo is er bij voorbeeld de Toestel module, die de meest gebruikte voorzieningen direct onder de PBX plaatst. Elke PBX toont alleen maar de modules die in deze PBX beschikbaar zijn. Deze modules kunnen Groepen, Netlijnen en Beheerders bevatten. (Via de module Telefonisten binnen een PBX kunnen telefonisten (gebruikers van het programma) toestellen van telefonisten, wachtrijvoorkeuren, nachtstanden speciale toestellen enz. voor de huidige PBX opgeven.) De Mac-Manager toont beschikbare voorzieningen en data voor PBXen onder de PBX of onder de algemene groep van voorzieningen naast een keuzelijst ikoon. Door te dubbelklikken op een voorziening wordt de bijbehorende keuzelijst getoond N.B.: In deze handleiding moet de term telefonisten worden opgevat als gebruikers van het programma, niet te verwarren met telefonisten bij een telefooncentrale. 10
Hoofdstuk 5: Het opvragen van data van uw ISPBX Nadat u de Mac-Manager opgestart hebt, is de volgende stap het opvragen van data van uw ISPBX. De procedure voor het opvragen van data van de ISPBX staat bekend als Auto-Configuratie. U kunt de verkregen data gebruiken om nummer verhuizingen, uitbreidingen en wijzigingen uit te voeren. Het opvragen van Data Het opvragen van data van de ISPBX gaat als volgt: 1. Enkelklik op een ISPBX in het Navigatie gebied om deze ISPBX actueel te maken. 2. Kies de optie Configuratie opvragen uit het menu van PBXen. Het taak venster wordt nu zichtbaar. 3. Geef in het Taak venster het juiste tijdschema op. Klik op Opties om het aantal nieuwe pogingen op te geven in geval van lijnstoringen. 11
Een tijdschema maken voor het opvragen van Data Er zijn twee situaties waarbij u een auto-configuratie moet inplannen: Als u de Mac-Manager voor het eerst gebruikt. Daarna op vaste tijdstippen om ervoor te zorgen dat de database van de Mac-Manager gelijk loopt met die van de ISPBXen. Neem het opvragen van data van uw ISPBX naar uw PC op in het tijdschema. Kies uit de beschikbare opties een datum en een tijd. Merk op dat het opvragen van data uitgevoerd kan worden als een eenmalige (specifieke) taak of als een regelmatige steeds terugkerende taak. 12
Het afronden van het Opvragen van Data Bent u klaar met het verzamelen van data van uw ISPBX klikt u op Opslaan. De getoonde berichten geven een verbinding en een succesvolle inlog procedure weer en geven een bevestiging dat de gegevens opgevraagd worden. Het kan zijn dat de Mac-Manager behoorlijk wat tijd vraagt voor het opvragen van data. Dit hangt af van de grootte van de ISPBX en de communicatie snelheid tussen uw PC en de ISPBX. De tijd die dit proces nodig heeft kan variëren van ongeveer 30 minuten voor een kleinere ISPBX (minder dan honderd nummers) tot verscheidene uren voor grotere ISPBXen (duizenden nummers). Een status venster voor de taken laat de voortgang van het data transport zien. Tijdens het configuratie proces kunt u verder gaan met het uitvoeren van andere Windows 95 of Windows 98 toepassingen 13
Hoofdstuk 6: De Mac-Manager in vogelvlucht In deze paragraaf leert u hoe u van de Mac-Manager gebruik kunt maken om een klein project op te zetten. Een project bevat de wijzigingen die u offline gemaakt heeft voordat ze naar een ISPBX gezonden worden. Voordat u een project aanmaakt, moet u eerst nagaan of u data hebt opgevraagd van uw ISPBX. Dubbelklik op PBXen om dit te controleren. Nu zal de lijst met beschikbare ISPBXen getoond worden.. 1. Enkelklik op een ISPBX uit de lijst bestemd voor autoconfiguratie. 2. Kies de optie Weergave uit het menu van de PBXen. Het venster zal dan specifieke informatie bevatten over de ISPBX als u tenminste data hebt opgevraagd. Zo niet, dan blijven de velden in het venster leeg. 3. Ga naar hoofdstuk 5 om te zien hoe u data van uw ISPBX moet opvragen. 14
Het aanmaken van een Project Gebruik de volgende procedure om een project aan te maken met de naam Nieuwe Gebruiker. Voordat u dit project gaat aanmaken door op de pijlen te klikken moet u controleren of u data hebt opgevraagd van uw ISPBX Handel als volgt om een project aan te maken: 1. Enkelklik op Projecten in the Navigatie gebied 2. Kies Aanmaken uit het menu Projecten. 3. Geef voor uw project de naam Nieuwe Gebruiker op en klik op OK. Nu wordt het project venster van de Nieuwe Gebruiker geopend. Dit venster kan verplaatst, verkleind of gesloten worden naar gelang het project vordert. 4. Uw nieuwe project wordt aangemaakt en wordt automatisch het actuele project 15
Het opgeven van een Nummer Reeks (optioneel) 1. Enkelklik op de gewenste ISPBX in het Navigatie gebied. 2. Kies de optie Wijzigen uit het menu van de PBXen. Nu verschijnt er een PBX venster. 3. Ga naar het scherm Nummerreeksen. 4. Wijzig het Type naar Toestelnummer. 16
5. Stel de Nummerreeks in op een minimum van 2000 en een maximum van 2999. (dit is een voorbeeld. De waarden moeten kloppen met uw ISPBX data.) 6. Klik op Opslaan 17
Het aanmaken van een Toestelnummer 1. Enkelklik op Toestellen. 2. Kies de optie Aanmaken uit het menu Toestellen. 3. Enkelklik op een beschikbaar nummer en klik op OK. (De BSPT blijft de default.) De gegevens in deze lijst zijn gebaseerd op de reeks opgegeven in de vorige (optionele) stap. Als u geen reeks opgegeven had, dan zou deze lijst leeg zijn en had u het nummer rechtstreeks op moeten geven. 18
4. Enkelklik op een extern hardware adres (EHWA) en klik op OK 5. Bekijk de toestel instellingen en klik op Opslaan. Het aangemaakte toestel wordt nu zichtbaar in het Weergave gebied van de Werkruimte. 19
Het wijzigen van een Toestelnummer 1. Dubbelklik op Toestellen. U ziet nu een lijst met toestellen die horen bij de geselecteerde ISPBX. Dit soort lijsten worden keuzelijsten genoemd. Als u wilt weten hoe u kolommen moet toevoegen aan een keuzelijst, zie dan de procedure, Het aanpassen van kolommen in een Keuzelijst, op pagina 32. Bekijk het nieuwe toestel in deze keuzelijst. Een gegeven in deze lijst wordt een Registratie genoemd. U hebt nu een project dat wijzigingen bevat. U hebt nu de volgende mogelijkheden: Versturen van gegevens naar uw ISPBX (zie de volgende sectie: Het versturen van Wijzigingen ). Verwijderen van gegevens. Dubbelklik op het project ikoon Nieuwe Gebruiker en kies de gegevens die horen bij het nieuwe toestel. Kies daarna Verwijderen uit het menu Wijzigen.. Later verder gaan met het project. U kunt een nieuw project aanmaken of ISPBX gegevens doorkijken. Vervolgens kunt u naar het project Nieuwe Gebruiker terugkeren en nog meer wijzigingen toevoegen. 20
Het versturen van Wijzigingen Gebruik de volgende procedure om uw project Nieuwe Gebruiker te versturen naar de ISPBX 1. Kies Versturen Wijzigingen uit het menu Projecten. (Het actuele project moet Nieuwe Gebruiker zijn). 2. Overtuig u ervan dat u de wijziging nu wilt versturen en klik op Opslaan. 3. Bekijk het venster van de Taak Status nadat u de wijziging verstuurd hebt naar de ISPBX Dubbelklik in het Weergave gebied van uw Werkruimte op het ikoon van het project Nieuwe Gebruiker om het versturen van de wijziging te bevestigen. Kijk nu naar de Status kolom. Deze moet het bericht Versturen OK. laten zien. 21
Het Bekijken van Communicatie Rapporten Gebruik een Communicatie Rapport of een Sessie Rapport om het overzicht te bekijken van de communicatie tussen uw PC en de ISPBX Communicatie Rapport Het Communicatie Rapport is een exacte kopie van de OM-sessie die u hebt aangemaakt met een taak van de Mac-Manager. 1. Enkelklik op het project ikoon in uw Werkruimte. 2. Kies de optie Bekijken Comm Rapport uit het menu Projecten. Sessie Rapport Een Sessie Rapport is een chronologisch registratie van een sessie van de Mac-Manager dat begint te lopen vanaf het moment dat u ingelogd hebt. Zie voor meer informatie over Communicatie en Sessie rapporten hoofdstuk 9. 1. Kies de optie Sessie Rapport uit het menu Bekijken. 22
Hoofdstuk 7: Werken met de Shell Module van De Mac-Manager Met de Shell module kunt u projecten aanmaken, systeem gebruikers toevoegen, uw systeem voorbereiden voor nummer verhuizingen, uitbreidingen en wijzigingen en kunt u taken inroosteren Beheren van Projecten en Taken Zoals u kunt lezen in Hoofdstuk 6, bestaan projecten uit een reeks nummer verhuizingen, uitbreidingen en wijzigingen, uitgevoerd door de Mac- Manager. Als de Mac-Manager data krijgt van de ISPBX of data verstuurt naar de ISPBX, wordt dit een taak genoemd. Voor het realiseren van nummerverhuizingen, uitbreidingen en wijzigingen die in een project opgegeven zijn moet u voor dat project een taak inroosteren. Op het tijdstip dat de taak ingeroosterd is zullen de wijzigingen in het project verstuurd worden naar de ISPBX. Voor het bekijken van de procedure voor het inroosteren van een taak : zie pagina 21. Het beheren van steeds Terugkerende Projecten U kunt bij voorbeeld een project aanmaken voor programma s die instellingen verzorgen zoals hier weergegeven. Geef het project de naam Programma s voor dagelijkse instellingen. Rooster vervolgens het project in zodat het s nachts of eenmaal per week verstuurd wordt U kunt dit project elke dag gebruiken voor het aanmaken en wijzigen van instellingsprogramma s en de wijzigingen worden automatisch verstuurd. 23
Het beheren van Eenmalige Projecten Voor werkzaamheden die niet vaak voor komen kunt u een project aanmaken voor eenmalig gebruik. De werkzaamheden kunnen zo vroeg van te voren voorbereid worden als u wilt en u kunt de taak zo inroosteren dat deze op een geschikt tijdstip wordt uitgevoerd.. Een andere manier om uw werkzaamheden te organiseren is het aanmaken van meerdere projecten die elk hun specifieke taak hebben. Zo kunt u bij voorbeeld aparte projecten aanmaken voor het aanmaken van groepen, voor het wijzigen van netlijnen enz. Probeer een en ander uit om de beste manier te vinden om uw werkzaamheden te regelen Toegang verlenen tot uw Project U kunt andere gebruikers van de Mac-Manager toestemming geven voor het verwijderen, bekijken, wijzigen of versturen van een door u aangemaakt project. Daarvoor moet u de volgende handelingen verrichten: 1. Enkelklik op het project ikoon in uw Werkgebied. 2. Kies Hernoemen of Instellen Bevoegdheden uit het menu Projecten. Het desbetreffende venster wordt geopend. 3. Kies de benodigde opties voor dat project. De bevoegdheden moeten voor elk project afzonderlijk ingesteld worden. 24
Wisselen Tussen Projecten Als u aan meer dan één project tegelijk werkt kunt u op eenvoudige wijze wisselen tussen de projecten. Het project waaraan u wilt werken moet actueel gemaakt worden. Dit gaat als volgt: 1. Enkelklik op het ikoon projecten in het Weergavegebied van de Werkruimte. 2. Kies Actueel Maken uit het menu Projecten. 25
ISPBX Alle ISPBX gegevens zijn toegankelijk via het PBX venster. Met het rolmenu Bekijken in dit venster kunt u gegevens over het systeem en zijn default instellingen bekijken en wijzigen. 1. Enkelklik op de gewenste ISPBX. 2. Kies de optie Wijzigen uit het menu van de PBXen. 3. Kies het gewenste scherm. 26
Beheerders Met de functies voor beheerders kunt u nieuwe beheerders toevoegen en de bevoegdheden voor bestaande beheerders wijzigen. 1. Enkelklik op Beheerder. 2. Kies de optie Aanmaken uit het menu Beheerder. Nu wordt het venster van de beheerder zichtbaar. 3. Het venster van de beheerder biedt u de mogelijkheid om: Unieke bevoegdheden voor toegang aan gebruikers van het programma te verlenen. De bevoegdheden van een individueel persoon uit te breiden met betrekking tot specifieke data, een complete ISPBX of een netwerk met meerdere ISPBXen. 27
Bevoegdheden die u gegeven hebt in te trekken. Zie de Mac-Manager Help functie voor meer informatie over bevoegdheden van beheerders. Kies Help Onderwerpen uit het menu Help en dubbelklik op de volgende reeks in de Inhoud van On-line help: Shell Module Help Onderwerpen Achtergrond Informatie Over Het venster van de beheerder 28
Hoofdstuk 8: Het Doorzoeken van ISPBX Data Dit hoofdstuk geeft een overzicht over het gebruik van de Mac-Manager bij het verwerken van data en systeem gegevens. Het rangschikken van Gegevens in het Werkgebied Elke registratie van de Mac-Manager, zoals een nummer, een groep, een beheerder, voice mail box enz. kan in het Weergavegebied van de Werkruimte als een ikoon weergegeven worden. U kunt een registratie wijzigen van een tekstvorm naar een ikoon in de Werkruimte door de optie Verplaatsen Naar Werkgebied te kiezen. Hierdoor worden items waaraan u vaak verhuizingen, uitbreidingen en veranderingen uitvoert gemakkelijk toegankelijk. Sommige bewerkingen zoals het aanmaken van een nieuw nummer, hebben tot gevolg dat de nieuw aangemaakte registratie automatisch verplaatst wordt naar het werkgebied. 29
Het Kiezen van Modules U krijgt toegang tot de vijf modules van de Mac-Manager en de bijbehorende functies via het Navigatiegebied. Door op het ikoon te klikken (indien aanwezig) wordt de hiërarchie uitgebreid zodat alle functies zichtbaar worden. Door op het ikoon te klikken (indien aanwezig) wordt de hiërarchie gesloten. Dubbelklikken op een functie maakt de bijbehorende keuzelijst zichtbaar. Uit deze lijst kunt u een gegeven kiezen om mee te werken Shell Module Toestel Module Groeps Module Netlijn Module Bedienings Module 30
Het Tonen Van Registraties U kunt registraties (data) tonen en samenstellen met keuzelijsten. Ook kunt u keuzelijsten naar eigen voorkeur inrichten op de volgende manieren: Aanmaken of verwijderen van kolommen. Registraties op bepaalde criteria uitfilteren. Registraties Sorteren. Opslaan van opmaakgegevens voor toekomstig gebruik door het aanmaken van opmaakprofielen voor de keuzelijst. Zoeken naar Registraties Zoeken naar registraties in een keuzelijst gaat als volgt:: 1. Kies Opzoeken uit het menu Bewerken. Een dialoog venster verschijnt. 2. Geef de gezochte karakters op in het venster Zoeken naar: en selecteer een zoekveld uit het rolmenu met de optie Zoek veld:. U kunt de lengte van het zoek criterium beperken door de op of neer optie te kiezen in het Zoek: venster 31
3. Klik op Volgende Zoeken om het zoeken te beginnen. Bij een lange keuzelijst kunt u met het dan beschikbare status venster het zoeken onderbreken.. 4. Kies de optie Volgende zoeken uit het menu Bewerken om het zoeken te beginnen met hetzelfde zoek criterium. Het aanpassen van Kolommen van een Keuzelijst Het aanmaken of verwijderen van kolommen gaat als volgt: 1. Enkelklik op het vlak van de kolomkop. 2. Kies de optie Aanmaken uit het menu Kolommen. 3. Kies een bestaande kolom uit het submenu Aanmaken. De kolom staat nu in de keuzelijst. De breedte van een kolom kunt u wijzigen door op de rand van de kolom kop te klikken en dan te slepen in de gewenste richting. U kunt een kolom ook verplaatsen door deze aan te klikken en te verslepen naar de gewenste plaats met de muisknop ingedrukt. 32
Het Filteren van Registraties Handel als volgt om een registratie lijst te maken van een bepaalde categorie: 1. Kies de optie Filter uit het menu Bewerken. 2. Kies de gewenste velden en voer de filter criteria in. Klik op Toevoegen. 3. Klik op Filter. Het Sorteren van Registraties Handel als volgt: 1. Kies de optie Sorteren uit het menu Bewerken. 2. Selecteer een veld en klik op Toevoegen. Doe dit met alle gewenste velden. 3. Kies een oplopende of omgekeerde volgorde en klik op Sorteren 33
Het opmaken van Keuzelijsten Volg onderstaande procedure voor het aanmaken van een keuzelijst als u de opmaak, de kolom, filter en sorteer instellingen opnieuw wilt kunnen gebruiken. 1. Kies Lijstopmaak uit het menu Bewerken. 2. Type een naam in het tekst venster en controleer, indien noodzakelijk het venster In het menu Bekijken plaatsen 3. Klik op Definiëren en klik vervolgens op OK. 34
Het gebruik van andere Functies Als u op een gegeven klikt uit de keuzelijst, tonen de opties in het bijbehorende rolmenu de bewerkingen die voor dit gegeven mogelijk zijn. Bij voorbeeld: Aanmaken Tonen Wijzigen Verwijderen Overbrengen naar het Werkgebied Voor Toestelnummers zijn er nog vier extra opties: Kopiëren Nummers Verhuizen Verwisselen Meervoudige Wijziging 35
Zie de Help functie van de Mac-Manager voor informatie over: Het kiezen van modules en registraties Overbrengen van registraties naar het Weergavegebied van de Werkruimte Het openen van iconen in het Weergavegebied De iconen die in het Weergavegebied staan verwijderen Het gebruik van Kopiëren, Verhuizen en Verwisselen van nummers 36
Het Tonen en Configureren van Registratie Instellingen Als u dubbelklikt op een registratie in de keuzelijst (of enkelklikt op de registratie en Tonen of Wijzigen kiest uit de desbetreffende menu s), krijgt u toegang tot een venster met informatie over die registratie. 37
Bij sommige vensters kunt u meer informatie krijgen en bekijken. Klik hiervoor op de pijl en kies een andere optie. 38
Hoofdstuk 9: Het Aanmaken Van Rapporten Registraties kunnen bekeken worden in twee modes: de Grafische mode of de Rapport mode. De default is de Grafische mode. De rapport mode wordt hieronder weergegeven. Kies één van de opties Grafisch of Rapport uit het menu Bekijken om van mode te wisselen. 39
Het Sessie Rapport Kies uit het menu Bekijken de optie Sessie Rapport voor het weergeven van een chronologische lijst met taken die u met de Mac-Manager hebt uitgevoerd. Het Sessie Rapport is een verzameling van de werkzaamheden die met de Mac-Manager door een beheerder gedurende de hele dag zijn uitgevoerd. Tevens wordt daarin het inloggen en het beëindigen van het Mac-Manager programma opgetekend (gelogd). 40
De systeem beheerder heeft de mogelijkheid om nog andere sessie rapporten van beheerders te bekijken. Hiervoor kiest de beheerder Historie Openen uit het menu Bestand bij een geopend venster van het Sessie Rapport. Met het nu zichtbare rolmenu kan de systeembeheerder zoeken naar het gewenste sessie rapport. Het zoeken naar een Sessie Rapport Bestand De Mac-Manager maakt automatisch sessie rapport bestanden aan en slaat deze automatisch op. Aan elke nieuwe beheerder die toegevoegd wordt aan de Mac-Manager wordt een identificatie code toegekend die begint met de letters oper gevolgd door vier cijfers. Bij voorbeeld: de Systeem Beheerder is oper0002. Van elke beheerder wordt er een map aangemaakt in de rapport map van uw systeem, voorzien van deze identificatie code. De bestanden van het dagelijks sessie rapport worden voor iedere beheerder opgeslagen in deze mappen. De naam van deze bestanden heeft een datum in het formaat JJMMDD en de extensie.opa. Zo kunt u het bestand van een sessie rapport gemaakt op 17 februari 1997 voor de eerste beheerder vinden in de map oper0003. Het heet 970217.opa. Kies de bestandsnaam en klik op Open om het bestand van het Sessie Rapport te bekijken. 41
Het communicatie Rapport Het Communicatie Rapport is een exacte kopie van de sessie van technisch beheer die de Mac-Manager verstuurt naar de ISPBX. Kies, om een communicatie rapport te bekijken het project dat u wilt zien en kies dan Inspecteren Comm Rapport uit het menu Projecten. 42
Hoofdstuk 10: On-line Help Het merendeel van de documentatie voor de Mac-Manager kunt u vinden in een on-line help systeem. U kunt op twee manieren toegang krijgen tot Mac- Manager Help: Help Onderwerpen (uit het Help menu) Hiermee kunt u zoeken naar informatie over een onderwerp door een sleutelwoord te gebruiken of door een zoekcriterium toe te passen over de gehele tekst Wat is Dit? Met deze optie kunt u informatie krijgen over een tekst venster of ieder ander afgebakend vlak op het scherm. Als u de Wat is? optie kiest uit het Help menu, verandert de cursor in een vraagteken (?). Klik éénmaal met het vraagteken op het vlak waarover u meer wilt weten. Nu wordt er een Help onderwerp zichtbaar. Ook kunt u de Wat is? functie aanroepen door met de rechter muisknop op het gewenste vlak te klikken of door op de functietoets F1 te drukken. 43
44