HANDLEIDING KWALITEITSCONTROLE DATA-UITWISSELING NT2 (Versie 1 september 2010) 1. Inleiding Sommige cursisten NT2 - Richtgraad A1, volgen hun opleiding in het kader van een inburgeringstraject (Inburgering), een traject naar werk (VDAB), als voorwaarde voor het huren van een sociale woning (VMSW) of als voorwaarde voor het verkrijgen van een leefloon (OCMW). Om te kunnen opvolgen of deze cursisten de lessen effectief volgen, moeten de centra en de Huizen van het Nederlands een aantal gegevens doorgeven aan de Kruispuntbank Inburgering (KBI): de cursistgegevens, cursus- en lesplanning, aan- en afwezigheden van de cursisten en het eindresultaat. In deze handleiding lees je hoe je als aanbodsverstrekker ZELF kan controleren of de uitwisseling van al deze data correct én tijdig gebeurde. 2. Drie kanalen om gegevens uit te wisselen Een aantal van de bovenstaande gegevens wordt uitgewisseld samen met de Edisonuitwisseling naar de administratie onderwijs. Het doorsturen van de andere gegevens naar de KBI gebeurt via de zogeheten webservices OF via de webapplicatie. In het geval van de webservices worden vanuit het (aangepaste) softwarepakket van het centrum zelf de gegevens verzameld en verstuurd. De concrete werking van de webservices hangt dus af van het softwarepakket van je centrum; informatie daarover kan je krijgen bij de softwareleverancier of bij de informaticaverantwoordelijke van je centrum. Met de webapplicatie wordt ingelogd op een website en worden de gegevens van daaruit naar de KBI verstuurd. Hoe de webapplicatie werkt kan je nalezen in een handleiding; zie http://kbi.inburgering.be/ (gebruiker: kbivo, wachtwoord: kb1vo). 3. Zes stappen in de registratie Om een snelle en correcte opvolging van alle verplicht op te volgen cursisten te kunnen garanderen, moet je centrum 6 stappen doorlopen: FASE 1: voor de start van de lessen: aanbod en inschrijving registreren 1. Cursusaanbod registreren 2. Cursusplanning doorgeven/ wijzigen 3. Cursisten inschrijven in een cursus FASE 2: opvolging in de loop van de cursus: activiteit en resultaat registreren 4. Afwezigheden opvolgen 5. Uitstap of heroriëntering registreren + evt. cursistgegevens updaten 6. Eindresultaat doorgeven 1
Overzichtstabel stappen registratie In onderstaande tabel zie je: - welke informatie bij elke stap wordt verstuurd; - via welk kanaal dat gebeurt (Edison-uitwisseling of webservices/ webapplicatie); - de timing waarbinnen de uitwisseling idealiter moet gebeuren; - wat er (niet) gebeurt als de stap niet correct uitgevoerd wordt; - op welke manier je zelf kan controleren of de uitwisseling van een bepaald gegeven correct verlopen is. Processtap 1. Cursusaanbod registreren 2. Cursusplanning doorgeven/ wijzigen 3. Cursisten inschrijven in een cursus Verstuurde informatie (van centra naar KBI) Cursusaanbod Lesmomenten (dagen) Schrappen cursus Lesplanning (uren) Vakantieplanning Inschrijvingen Persoonsgegevens Decentr. Intakes Annulatie reservatie Werkwijze/ kanaal Timing Probleem indien het niet gebeurt Edison-uitwisseling Webapplicatie OF Webservices Edison-uitwisseling Zo snel mogelijk; ten laatste 2 maanden voor de start van de cursus. Zo snel mogelijk na stap 1; ten laatste voor de start van de cursus! Ten laatste voor de start van de cursus Cursusaanbod niet gekend in KBI en bij het Huis! geen verdere registratie mogelijk. Lesplanning niet gekend in KBI cursisten kunnen wel worden ingeschreven maar afwezigheden kunnen niet geregistreerd worden. Geen cursisten gekend in KBI afwezigheden kunnen niet opgevolgd worden. Zeer belangrijk voor verdere begeleiding door de regisseurs! Controletools - Technisch: NT2- logging KBI - Geen controle mogelijk als cursus niet geregistreerd wordt! - Wekelijks rapport NT2- mailing - Mail voor elke cursus met op te volgen cursisten waarvan de startdatum gepasseerd is - Technisch: NT2- logging KBI - Wekelijks rapport NT2- mailing 2
4. Afwezigheden registreren 5. Uitstap of heroriëntering registreren Evt.: cursistgegevens updaten 6. Eindresultaat doorgeven Afwezigheden Uitschrijving Heroriëntering (= nieuwe inschrijving) Gewijzigde cursistendata Webapplicatie OF Webservices Binnen twee dagen na de les Geen afwezigheden gekend in KBI geen trajectbegeleiding mogelijk; aanwezigheids% kan niet berekend worden Edison-uitwisseling Ad hoc Geen heroriëntering of uitstap geen trajectbegeleiding mogelijk; aanwezigheids% kan niet berekend worden Via e-mail naar HvN! Ad hoc Verouderde cursisteninfo cursist kan niet bereikt worden op juiste adres Geslaagd of niet Edison-uitwisseling Binnen twee weken na het eindexamen Geen eindresultaat gekend niveau cursist is niet gekend in Matrix (belangrijk voor vervolgopleiding) - Wekelijks rapport NT2- mailing Technisch: NT2-logging KBI / - Technisch: NT2- logging KBI - Wekelijks rapport NT2- mailing - Mail indien 21 dagen na laatste lesmoment geen registratie (per cursus met op te volgen cursisten) 3
4. Drie controlemiddelen om een correcte registratie te garanderen Er werden drie hulpmiddelen ontworpen om de correctheid en snelheid van de datauitwisseling met de KBI volledig zelf te kunnen opvolgen (cfr. de laatste kolom in de tabel): A. Voor alle uitwisselingen via Edison genereert de KBI een zogeheten NT2-logging. Dat is een klein, automatisch rapport dat aangeeft of de doorgestuurde data verwerkt werden (zie voorbeeld in bijlage 1). B. De KBI genereert wekelijks een rapport NT2-mailing, dat drie tabellen bevat (zie bijlage 2): o Tabel 1: registratie van cursussen en cursisten o Tabel 2: registratie van afwezigheden o Tabel 3: registratie van het eindresultaat of de uitstapdatum C. Twee automatische waarschuwingsmails (zie bijlage 3) die verstuurd worden als: o er al inschrijvingen zijn op cursussen waarvoor nog geen lesplanning gekend is; o er 21 dagen na het laatste lesmoment nog geen eindresultaat werd doorgegeven. 5. Zelf controleren of de registratie correct verloopt Belangrijk: bovenstaande rapporten en mails kan je enkel ontvangen als de KBI het juiste mailadres kent van de persoon die de controle uitvoert. Als je geen mails of rapporten ontvangt, geef dan de juiste contactgegevens door aan de Helpdesk van DM&S (zie lager). A. Om te controleren of de gegevens effectief worden doorgestuurd en verwerkt door de KBI moet je opletten of je de NT2-logging ontvangt na elke zending. Als dat niet het geval is, dan werd er niets geregistreerd. B. Om te controleren of het volledige proces correct en tijdig verloopt, moet je regelmatig de wekelijkse NT2-mailing bekijken. o Op basis van Tabel 1: registratie van cursussen en cursisten kan je volgende vragen beantwoorden: Welke cursussen zijn in de KBI gekend? = Controle stap 1: alle cursussen die je in de lijst ziet staan, werden al via de Edison-uitwisseling doorgegeven en in de KBI geregistreerd. Werd de gedetailleerde cursusplanning al doorgegeven? = Controle stap 2: lessen waarvoor nog geen cursusplanning gekend is in de KBI staan in het rood vet. Welke cursussen heeft verplicht op te volgen cursisten? Zijn er al cursisten ingeschreven? = Controle stap 3: cursussen in het oranje hebben al ingeschreven, verplicht op te volgen cursisten. In welke processtap bevindt de opvolging zich? Controle van alle voorafgaande stappen (een volgende stap wordt immers maar bereikt als de vorige stappen correct genomen werden). o Tabel 2: registratie van afwezigheden Gebeurt de registratie van afwezigheden van cursisten op tijd? = Controle stap 4: cijfers die in het rood vet staan, betekenen dat de registratie niet tijdig (= binnen de 5 werkdagen) gebeurde. 4
o Tabel 3: registratie van het eindresultaat of de uitstapdatum Voor hoeveel cursisten moet het eindresultaat nog doorgegeven worden? Controle stap 6 C. De automatische mails worden enkel verstuurd als er een probleem is. o De eerste mail betekent dat de lesplanning doorgegeven moet worden = waarschuwing dat er iets fout liep in stap 2. o De tweede mail geeft per cursist aan dat het eindresultaat nog doorgegeven moet worden voor minstens 1 cursist = waarschuwing dat er iets fout liep in stap 6. 6. Wat te doen bij fouten? Als de rapporten problematische stappen weergeven, controleer dan eerst zelf of je de informatie (tijdig) doorstuurde. De rapporten geven immers niet alleen aan of de data verstuurd en in de KBI geregistreerd werden, maar ook of dit wel in de juiste volgorde en binnen de vooropgestelde termijnen gebeurde. o Als je vragen of problemen blijft hebben, neem dan contact op met de helpdesk van de beheerder van de KBI (de firma DM&S), HELPDESK KBI Bereikbaar elke werkdag van 8u30-12u30 & 13u30-17u15 Tel: 050/40.20.65 E-mail: kbi@dmsgroup.eu 7. Ter info: externe logging Omdat de systematische opvolging van de cursisten NT2 - Richtgraad A1 essentieel is voor de processen van heel wat derden (Inburgering, Huizen van het Nederlands, VDAB, OCMW, sociale verhuurmaatschappijen, etc.), krijgen ook de Huizen van het Nederlands en de Afdeling Volwassenenonderwijs een wekelijks rapport over de kwaliteit van de uitwisseling van de centra. De HvN krijgen enkel informatie over de centra uit hun werkingsgebied, de Afdeling VWO over alle centra. 5
BIJLAGE 1: voorbeeld NT2-logging 1. Voorbeeld mail NT2-logging 2. Voorbeeld bijlage mail NT2-logging (met aanduiding van een fout in één van de records) 6
BIJLAGE 2: voorbeeld NT2-mailing 1. Voorbeeld hoofding met info aanbodsverstrekkers en periode 2. Voorbeeld tabel 1 7
3. Voorbeeld tabel 2 4. Voorbeeld tabel 3 8
BIJLAGE 3: voorbeeld Waarschuwingsmails 9