Handleiding OpenCart - Yuki www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van OpenCart naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in OpenCart automatisch een factuur gegenereerd wordt in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in maart 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe installeer je de koppeling?............................... 3 3 FAQ............................................. 5 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van OpenCart naar Yuki zorgt dat voor bestellingen die op Completed of Verwerkt worden gezet automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in OpenCart op Completed / Verwerkt te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld ideal of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Yuki aangemaakt. Let op: De koppeling gaat er van uit dat je de bestelling op Verwerkt zet via de Wijzig - Totalen optie van de bestelling. De facturen in Yuki hebben status Concept. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Yuki verwerken. Binnen Yuki kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. We geven het bestelnummer door in de titel van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Yuki kan matchen met de bestelling in OpenCart. Fig. 1: De factuurinformatie met het OpenCart bestelnummer Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki. Herkennen gebeurt op basis van de voor- en achternaam. Versie 1.1 29 maart 2015 2
2 Hoe installeer je de koppeling? Bij de aanvraag van de extensie ontvang je een zip-file. Deze zip-file bestaat uit een vqmod-file en extra bestanden om de koppeling soepel te laten draaien. Een van de bestanden is het system/library/cloudinvoice.php bestand. In dit bestand zit de functionaliteit voor de klant en de administratie kant. Om gebruik te maken van de extensie dien je een aantal regels toe te voegen aan de index.php en admin/index.php bestanden. Dit zijn de regels: //Add library cloudinvoice $cloudinvoice = new Cloudinvoice($registry); $registry->set( cloudinvoice, $cloudinvoice); en je voegt ze toe voor: // Front Controller $controller = new Front($registry); Daarnaast dien je een regel toe te voegen in het bestand system/startup.php. Dit doe je na de regel require once(dir SYSTEM. library/amazonus.php ); require_once(dir_system. library/cloudinvoice.php ); Door deze regels toe te voegen kun je cloudinvoice aanroepen in je hele OpenCart webwinkel. Als je de extensie geinstalleerd hebt, zie je onder menu-optie Extensions >Modules de module Settings cloudinvoice platform. Klik op Install om deze extensie te installeren en daarna op Edit settings om de gegevens van je factuursysteem in te voeren. Fig. 2: Vul hier de administratie- en toegangscode in van je Yuki account Vul de basis gegevens in om de koppeling met uw Yuki account te maken. Deze basisgegevens zijn: Een administratiecode Een toegangscode De cloudinvoice url. Deze is vooraf ingevuld en hoef je niet te wijzigen. De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de email ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. De administratie- en toegangscode kun je aanmaken in je Yuki account. administratie, en vervolgens naar webservices. Zie de onderstaande plaatjes. Je gaat hiervoor naar je Versie 1.1 29 maart 2015 3
Fig. 3: Genereren Yuki toegang: Ga naar je administratie Fig. 4: Genereren Yuki toegang: Genereer de codes bij Webservices Na het invullen van deze gegevens krijgt u de mogelijkheid om de betaalmethoden in de OpenCart webwinkel te koppelen aan de BTW tarieven en betaalmethoden van Yuki. Als je die hebt ingevuld en opgeslagen is de koppeling actief. Zodra je een bestelling in OpenCart op verwerkt zet verschijnt de bestelling in je Yuki administratie. Fig. 5: Koppelen van de OpenCart BTW tarieven en betaalmethoden met die van Yuki Versie 1.1 29 maart 2015 4
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. De koppeling fungeert als doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we de Licentiecode van het Yuki account op. Waarom krijgen de facturen status Concept in Yuki Een factuur met status Concept kunt u aanpassen en/of verwijderen in Yuki. Bij een factuur met status Definitief kan dat niet. Om die reden geeft de koppeling de status Concept mee. Wat als er iets mis gaat? Mocht u een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kunt u die stellen via onze support-desk. Bij de support-desk zijn ook ideeën voor nieuwe requirements welkom. Versie 1.1 29 maart 2015 5