1. Opening AGENDA JAARVERGADERING 2012 24 oktober 20.00 uur in De Weyver, Opmeer 2. Notulen vorige ledenvergadering 21 september 2011 3. Ingekomen stukken 4. Mededelingen 5. Jaarverslagen - Jeugd Commissie - Beach Commissie - Technische Commissie - Stratenvolleybal Commissie 6. Scheidsrechters 7. Financiën - Contributie voorstel 8. Openstaande vacatures 9. Rondvraag 10. Sluiting
JAARVERGADERING VV-REFLECTION 24-10-2012 Aanwezig: Bestuur: Leden: Afwezig: Bericht: Erwin Schuyt, Marianne Wiegman, Wilfred Slippens, Jos Hersbach, Denise Langedijk. Wim Moorman, Jolande Goedegebuure, Anita Boerman, Marian Bankras, Mariette Willemsen, N.N., Kasper de Boer, Iwan van Staveren, Peter Appelman, Sjoerd van Baar, Wilfed Slippens, Inge Ootes, Frank van Elst, Dion.., Chris Koenis, Marijan Swûste. Marja Leek, Theo Oud, Joost van Langen, Lisette Mooij. 1. Opening De voorzitter opent de jaarvergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij benadrukt dat het de eerste ledenvergadering is met VCN Niedorp en worden bedankt voor hun komst. 2. Notulen vorig ledenvergadering 21 september 2011 De notulen van de vorige ledenvergadering zijn doorgenomen en in orde bevonden. 3. Ingekomen stukken Erwin heeft voorafgaand aan de jaarvergadering een bijeenkomst gehad met Nanda Timmerman van Sportservice West-Friesland over het actiever werven naar sponsors. Vanuit de leden wordt de vraag gesteld hoe Sportservice Reflection daarin gaat helpen of ondersteunen. Erwin geeft aan dat zij de vereniging helpen bij vragen en uitwerking van een plan. De beachcommissie geeft aan dat zij de ondersteuning van Sportservice negatief hebben ervaringen. Daarnaast geeft Sportservice aan dat Reflection deel kan nemen aan de volgende activiteiten in de gemeente om leden en sponsors te werven: Organiseren dag voor verstandelijk gehandicapten, geen optie; Organiseren sportdag, week 20, voor de basisscholen, optie; Deelnemen sportfair, geen optie; Deelnemen aan de nationale sportpas, optie. 4. Mededelingen Tijdens de vorige jaarvergadering heeft Denise aangegeven dat zij dit seizoen stopt met haar functie als secretaris. Met genoegen kunnen wij melden dat Marian Bankras haar opvolgster wordt. De leden gaan akkoord en wensen Marian succes.
5. Sponsoring Momenteel doet de vereniging weinig met het werven van sponsors. Leden geven aan dat het door de economisch crisis moeilijk is sponsors te vinden. Daarnaast willen verschillende commissies sponsors werven wat er voor zorgt dat bedrijven meerdere keren worden benaderd door dezelfde vereniging. Tijdens de vergadering worden er verschillende sponsoracties benoemd: Het opzetten van een gecombineerde sponsorwerving; stratenvolleybal, beach en vereniging. De bedoeling is dat de huidige sponsors voor het stratenvolleybal worden benaderd en dat de optie wordt gegeven tot andere sponsormogelijkheden. Hierbij is te denken aan banner of logo op de website, doek langs het beachveld of het sponsoren van een bal. Afgesproken is dat Inge Ootes (stratenvolleybal), Jolande Goedegebuure (beach) en Marian Bankras (vereniging) op termijn bij elkaar gaan zitten om de opties voor het aanbieden van sponsorproducten te inventariseren. Daarnaast wordt er een plan uitgewerkt hoe de sponsoring verder wordt opgezet. Ideeën hiervoor: Club van 50 of 100; mensen kunnen lid worden om de vereniging te steunen. Verkopen van visitekaartjes, mensen kunnen donateur worden van de vereniging voor Euro 3,= per stuk. Gemeenschapsveiling; inschrijven voor een bewuste uitgaven, hierbij is te denken aan de geschonken ballennetten bij de beach. Grote Club Actie groter opzetten, meer onder de aandacht brengen bij de jeugd en het stimuleren van extra verkoop. 6. Jaarverslagen Jeugd commissie Peter deelt mee dat de a-jeugd meiden en jongens een beter seizoen hebben gespeeld nadat zij een niveau lager zijn gaan spelen. De overige jeugdteams hebben goed gepresteerd. Aan het begin van dit seizoen is er met teams geschoven, zo is er voor de a-jeugd jongens en meiden een fusie met Wognum ontstaan. Peter heeft dit eveneens geprobeerd voor de c-jeugd uit Monnickedam maar heeft dit niet tot een succes geleid. De cmv-jeugd is vorig seizoen gestart met drie jeugdteams, een startersgroep, niveau 3/4 en niveau 5/6. Met name de startersgroep is moeilijk te vinden en te behouden ivm de moeilijkheid van de sport. Onlangs is de jaarlijkse flyer actie gestart, aan het begin van het schooljaar. Peter geeft aan dat dit een minimaal aantal jeugdleden oplevert. Als afsluiting van het volleybalseizoen is er een jeugdkamp georganiseerd. De jeugdleden vonden dit een groot succes. De vereniging bedankt de vrijwilligers hiervoor. Voor dit seizoen worden er in samenwerking met; Sportservice Schagen en de naschoolse opvang, 10 volleybaltrainingen georganiseerd in Nieuwe Niedorp. Hierdoor willen wij volleybal onder de aandacht bij de jeugd brengen. Mocht het aanslaan, dan is de vereniging na de 10 trainingen zelf verantwoordelijk voor een vervolg. Voor het geven van de trainingen krijg de vereniging een vergoeding. Technische commissie Door de fusie met VCN Niedorp is er uitbreiding gekomen in de heren selectie. Aan het eind van het seizoen heeft de vereniging afscheid genomen van Rein de Wit en traint Wim Moorman alle heren teams, inclusief a-jeugd jongens. Frank van Elst heeft vorig seizoen aangegeven dit seizoen niet verder te willen gaan met het trainingen/coachen van de dames. De dames zijn dit seizoen begonnen met een nieuwe trainer/coach Andre Heman. Voor de recreanten competitie in de Goorn zijn er twee teams actief, Reflection en Opmeer. De selectie van de teams is krap waardoor er gekeken moet worden naar recreanten leden.
Beach commissie Afgelopen zomer was het een teleurstellende zomer wat heeft gezorgd voor een teleurstellend seizoen. Het beachveld is daardoor minder gebruikt dan gehoopt en zijn verschillende toernooien afgelast. Er is een terugloop te zien in het aantal jeugdleden, wat mede komt doordat jeugd vanuit Hoorn gekozen heeft voor een ander complex. De jeugdleden zijn het afgelopen seizoen getraind door de a-jeugd. Vanuit de leden wordt er een opmerking gemaakt of er geen combinatie tarief kan worden vastgesteld voor zaalen beachleden. De beach commissie geeft aan dat dit een goede optie is en dat er gekeken zal worden naar een aanbieding. Aan het begin van het seizoen is Loonbedrijf West-Friesland geweest om het beachveld professioneel te vlakken. De beach commissie bedankt hun daarvoor. Verder heeft Jos Mol aangegeven te stoppen en is de beach commissie opzoek naar een nieuw bestuurslid. Terugkomend op het initiatief van Sportservice West-Friesland wordt aangegeven dat zij achter de mogelijkheden aan zouden gaan om het beachsoccer te promoten en coördineren. Tot op heden, minstens een jaar geleden, is hier nog geen actie op ondernomen door hun. De offerte voor de ballennetten, gefinancierd door de gemeenschapsveiling, ligt bij de gemeente en wacht de commissie op goedkeuring. Pas na goedkeuring kunnen de ballennetten besteld worden, de commissie hoopt dat dit lukt voor volgend seizoen. Stratenvolleybal commissie De stratenvolleybal heeft dit jaar een mindere omzet. Dit heeft te maken met het defecte koffiezetapparaat van de eerste avond en de tegenvallende finale avond. Desondanks was het een geslaagd toernooi en wordt er voor komend jaar gehoopt op goed weer. Ook was het, het eerste jaar dat er verkeersbegeleiders ingezet diende te worden. Deze taak is vervuld door Peter Appelman en Jos Hersbach, de commissie bedankt hun voor de inzet. Aangegeven wordt dat het organiseren/opstellen van de schema s voor de scheidsrechters en jeugd volgend jaar verdeelt dient te worden over meerdere personen. De volgende acties dienen ondernomen te worden voor de jeugdteams: Scheidsrechters indelen bij de mini s; wordt gefloten door leden of vrijwilligers; Organiseren schema leden voor opbouw, afbouw en opruimen veld; Informeren van basisscholen voor de opgave van jeugdteams; Organiseren oefenavonden basisscholen. Nadat het voorstel is afgewezen om leden de mini s te laten fluiten is het volgende voorgesteld. De seniorenteams die wachten op de volgende poulewedstrijd, fluiten op een avond een wedstrijd uit hun eigen poule en een jeugdwedstrijd. Hierdoor is de planning voor het tekort aan scheidsrechters eenvoudiger in te plannen. De communicatie hierover dient duidelijk te zijn aangezien velen er vanuit gaan dat zij alleen een wedstrijd uit hun eigen poule fluiten. De leden gaan akkoord met dit voorstel.
7. Scheidsrechters Door de wijzigingen in het beleid voor scheidsrechters houdt Wilfred Slippens zich bezig met het coördineren van deze activiteiten. Teams tot de 3 e klasse en jeugd mogen gefloten worden door eigen leden mits zijn een online scheidsrechterscursus hebben gevolgd. Alle leden hebben een email gehad met daarin het verzoek de online scheidsrechterscursus te voltooien. De aanvoerders van de teams hebben een lijst gehad met de wedstrijden die zij dienen te fluiten, graag ontvangt Wilfred van de lijst terug met degene die de wedstrijden gaan fluiten. Wilfred vraag of er nog leden zijn die uitleg willen over hoe zij het wedstrijdformulier dienen in te vullen. Wim Moorman geeft aan dat hij een instructie heeft waar een duidelijke uitleg op staat. Bij ontvangst zal Wilfred het document aan alle leden doorsturen. Wel is er behoefte aan meer opgeleidde scheidsrechters. Dit heeft te maken dat teams vanaf de 2 e klasse tot de 1 e klasse gefloten moeten worden door personen met een licentie. Op dit moment hebben Peter Kenter, Gerard Kraakman, Jos Mol, Wim Moorman, Adrie de Boer en Joost van Langen een licentie. Heeft de vereniging een team spelend hoger dan de 1 e klasse, dan dient er een bondscheidsrechter aangeleverd te worden. De leden vragen of er nog steeds beoordelingsformulieren ingevuld dienen te worden. Wilfred geeft aan dat dit niet meer het geval is aangezien er pas bondsscheidsrechters ingezet worden na de 1 e klasse. 8. Financiën Marianne deelt de balans uit van afgelopen seizoen. Zij deelt mee dat de balans afgelopen seizoen Euro 400,- negatief is uitgevallen. De begroting die aan het begin van vorig seizoen is opgezet was negatiever. Het verschil kan Marianne verklaren doordat zij in de begrote Nevobo kosten, de zaalhuur heeft meegerekend wat niet meer het geval is. Wel benadrukt zij dat de vereniging nog steeds krimpt in het eigen vermogen. Vanuit de leden komen vragen over de financiën: Wat is het percentage dat de vereniging aan eigen vermogen wil behouden? De vereniging wil 20 a 30% ten opzichte van de uitgaven aan het eigen vermogen behouden. Op de shirts staan sponsors vermeld, sponsoren zij geen jaarlijkse bijdrage? Bij de aanschaf van de shirts zijn sponsors benaderd voor een eenmalige sponsoring. Een vervolg zat er niet in wat te maken had met de financiële situatie van bedrijven. De Nevobo kosten zijn de grootste uitgaven van de vereniging, is het geen optie om buiten de Nevobo competitie om te volleyballen? Vorig seizoen is de verenging bij elkaar geweest om te kijken of dit mogelijk is. Hieruit is gebleken dat het niveau van de competitie spelende teams dan niet meer overeenkomstig is. Er is toen besloten om met de Nevobo competitie door te gaan. De vereniging heeft een WA-verzekering, is dit noodzakelijk en waar is de vereniging tegen verzekerd? De vereniging heeft laten uitzoeken of het noodzakelijk is, hierop is geadviseerd de verzekering aan te houden. Leden geven aan dat je bijna tot niet verzekerd bent en het goed is de verzekering na te laten kijken door de Vrijwilligerscentrale in Hoorn. De kascontrole is dit jaar gedaan door Marian Bankras en Monique van Troost. Voor Monique en Marian (toetreden bestuur) dient een opvolger te komen. Aangezien Marian bij het bestuur is gekomen moeten er twee nieuwe kascontroleurs komen. Kasper en Iwan geven zich op voor de komende twee jaar kascontrole.
Contributievoorstel Marianne doet voor seizoen 2013/2014 het volgende contributievoorstel: De contributie voor alle teams worden voor het seizoen van 2013/2014 verhoogt met een bedrag van Euro 5,=. De leden gaan akkoord met dit voorstel. 9. Openstaande vacatures Lid jeugd commissie; Marian geeft aan dat zij namens Anne Leek meedeelt dat zij zich wil toevoegen aan de jeugd commissie. Scheidsrechtercoordinator; reeds ingevuld door Wilfred Slippens. Lid recreanten commissie; vervalt. Door het opstappen van Pia is de functie voor de ledenadministratie en wedstrijdsecretariaat bijgekomen. De functie secretaris/wedstrijdsecretariaat is ingevuld door Marian Bankras. De functie ledenadministratie wordt ingevuld door Marianne Wiegman (ondersteuning Erwin Schuyt). 10. Rondvraag Chris Koenis; is er een mogelijkheid tot gezinskorting van de contributie? Marianne deelt hem mee dat dit eerder ter sprake is geweest en dat de verenging hier niet aan begint ivm teveel uitzonderingen op het standaard contributietarief. N.N.: vraagt of er documentatie is van het commissieoverleg van anderhalf jaar geleden en of er vorderingen zijn. Erwin deelt mee dat hiervan notulen zijn en dat uit het overleg de samenwerking met VCN Niedorp is voortgekomen, evenals het besluit om bij de Nevobo competitie te blijven spelen. Marian Bankras; de website is naar haar en Chris Koenis inziens onduidelijk/onhandig en vraagt over er overgestapt kan worden naar een ander besturingsprogramma. Het scheelt de vereniging ook kosten, de leden gaan akkoord. De domeinnaam van de website was reeds veranderd in www.reflectionopmeer.nl terwijl er op de wedstrijdshirts www.vv-reflection.nl. staat. De nieuwe website wordt ook gecreëerd met domeinnaam www.reflectionopmeer.nl en zorgt Iwan ervoor dat bezoekers van www.vv-reflection.nl worden doorverwezen. Jolande Goedegebuure; vorige week was de zaal ingehuurd door een recreantencompetitie van de Nevobo terwijl de heren, dames en recreanten training hadden. Erwin geeft aan dat de beheerder van de Weijver de zaal heeft overboekt. Hij gaf aan dat dit niet meer zal voorkomen. Wim Moorman; vind het positief om te horen dat er meer met elkaar gaat worden samengewerkt. Het verbaasde hem dat de commissies zo langs elkaar heen communiceren. Denise Langedijk; zij bedankt iedereen voor de gezellige, leuke en sportieve jaren bij Reflection en wenst de verenging nog veel goede jaren toe. 11. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22:30 uur en bedankt de leden voor hun komst.