Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 030-286 10 00 Fax 030-286 12 24 www.utrecht.nl Commissie Mens en Samenleving Behandeld door mr. J.P.W. Barendse Datum 15 augustus 2012 Doorkiesnummer 2861426 E-mail j.barendse@utrecht.nl Onderwerp Oprichten stichting Centraal Bijlage(n) 4 Museum - voorhangprocedure Uw kenmerk Verzonden Uw brief van Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden Geachte commissieleden, Met deze brief zetten wij de voorhangprocedure in gang in het kader van de oprichting van de stichting Centraal Museum. Per separate brief informeren wij u uitvoerig over het verzelfstandigingsproces in totaliteit en de achtergronden en onderbouwing van door ons nog te nemen (ontwerp)besluiten. Wij hebben het navolgende ontwerpbesluit genomen, dat wij bij dezen aan u voorleggen om u in de gelegenheid te stellen wensen en bedenkingen in te dienen bij ons college: 1) Een ontwerp-besluit tot oprichten van de stichting Centraal Museum met bijbehorende conceptstatuten. De keuze voor de stichtingsvorm, de inrichting van het besturingsmodel, en de resterende statutair geborgde positie van de gemeente uitvoerig onderbouwd in de vervolgpagina's bij deze brief. De statuten zijn vormgegeven volgens de Code Cultural Governance. De voorbereidingen voor het oprichten van de stichting zijn al zoveel mogelijk ter hand genomen. 2) Een ontwerp-besluit tot het sluiten van een overdrachtsovereenkomst. 3) Een ontwerp-besluit tot het sluiten van een collectiebeheersovereenkomst. Aangehecht aan deze brief en in de hierbij gevoegde bijlagen kunt u de aan dit ontwerp-besluit ten grondslag liggende overwegingen lezen. Overeenkomstig artikel 160 lid 2 en 169 lid 1 van de Gemeentewet nemen wij de hier genoemde besluiten pas definitief nadat de raad in de gelegenheid is gesteld wensen en bedenkingen aan ons ter kennis te brengen (voorhangprocedure).
Wij stellen u bij deze daartoe in de gelegenheid tot in de vergadering van de Commissie Mens en Samenleving van 30 oktober 2012, dit dus in afwijking van de gangbare termijn van twee weken. Indien u eventuele wensen en bedenkingen schriftelijk bij ons wenst in te dienen, dan kan dat per adres Griffie: commissiemensensamenleving@utrecht.nl. Tijdens deze commissievergadering zullen wij ingaan op ingebrachte wensen en bedenkingen en wordt tevens het raadsvoorstel verzelfstandiging Centraal Museum geagendeerd. Wij zullen de procedurecommissie verzoeken onze besluiten (inclusief hetgeen onderdeel uitmaakt van de voorhangprocedure) en het raadsvoorstel tijdens een raadsinformatieavond toe te lichten. Wij vertrouwen u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht, De secretaris, De burgemeester, Bijlagen: Concept-statuten stichting Centraal Museum Concept overdrachtsovereenkomst (+ 1 bijlage) Concept collectiebeheersovereenkomst (+ 3 bijlagen) Juridisch advies collectiebeheersovereenkomst 2/8
OVERZICHT VAN DE DOOR HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS GENOMEN (ONTWERP)BESLUITEN MET BETREKKING TOT DE OPRICHTING VAN DE STICHTING CENTRAAL MUSEUM EN DAARAAN TEN GRONDSLAG LIGGENDE OVERWEGINGEN. Het college van burgemeester en wethouders heeft de navolgende besluiten genomen: 1 Een ontwerp-besluit tot oprichting van de stichting Centraal Museum. 2 In te stemmen met de statuten voor de stichting, op basis van het model uit de Code Cultural Governance, met enkele specificaties aanvullingen en invullingen, waarvan de belangrijkste: - doelomschrijving (artikel 3.1) - onderlinge verhouding tussen directeur en raad van toezicht (m.n. afbakening bevoegdheden in artikelen 5, 7 en 9) - eerste benoeming raad van toezicht bij oprichting door gemeente, daarna coöptatie - resterende bevoegdheden van de gemeente (m.b.t. statutenwijziging 16.1; fusie of splitsing 16.3; ontbinding en vereffening 17; liquidatiesaldo 17.4). Context Op 13 december 2011 heeft het college besloten in te stemmen met de business case Museale slagkracht onderzoek naar varianten en randvoorwaarden bij verzelfstandiging van het Centraal Museum als uitwerking van de eerdere College opdracht. Daarnaast heeft het college besloten de directeur van het Centraal Museum opdracht te geven het verzelfstandigingsproces van het Centraal Museum verder te vervolgen met inachtneming van de richtinggevende kaders en uitgangspunten volgend uit dit rapport. De raadscommissie Mens en Samenleving is hierover per brief van 20 december 2011 geïnformeerd. Een van de door het college overgenomen uitgangspunten was: Geadviseerd wordt om het Centraal Museum te verzelfstandigen in de vorm van een stichting op basis van het Raad van Toezicht-model van de Code cultural governance. Het hierbij aangeboden bestuursadvies voorziet in een verdere uitwerking in statuten en formele besluitvorming hierover. Het college is bevoegd om te besluiten tot oprichten en deelnemen in een rechtspersoon, met dien verstande dat de gemeenteraad in de gelegenheid moet worden gesteld om over een voorgenomen besluit wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het besluit moet worden goedgekeurd door gedeputeerde staten. Bijgevoegd zijn tevens de ontwerp-statuten, opgesteld volgens het landelijke model Code Cultural Governance. In de ontwerp-statuten zitten enkele specificaties, aanvullingen en invullingen, waarvan de navolgende m.n. enige bestuurlijke aandacht rechtvaardigen: - doelomschrijving (artikel 3.1) - onderlinge verhouding tussen directeur en raad van toezicht (m.n. afbakening bevoegdheden in artikelen 5, 7 en 9) - benoeming en ontslag leden raad van toezicht (eerste benoeming bij oprichting door gemeente, daarna coöptatie). - resterende bevoegdheden van de gemeente (m.b.t. statutenwijziging 16.1; ontbinding en vereffening 17; liquidatiesaldo 17.4; fusie of splitsing 18). In het bestuursadvies zijn de hieromtrent voorgestelde keuzes - waar nodig - nader gemotiveerd. 3/8
De statuten zijn nagenoeg gelijkluidend aan die van de stichting Stadsschouwburg Utrecht, enkel op de navolgende punten zitten er verschillen c.q. zijn ze toegespitst op het Centraal Museum: - naam - doelomschrijving Eventueel noodzakelijke aanpassingen van redactionele aard/ vanwege juridische techniek kunnen via een wethoudersmandaat worden geaccordeerd zodat dit niet nogmaals terug hoeft te komen in het college. Argumenten 1.1 Het oprichten van een privaatrechtelijke rechtspersoon is nodig om over te kunnen gaan tot verzelfstandiging van de dienst Centraal Museum. Er is niet een reeds bestaande rechtspersoon, waar het beheer en de exploitatie van het Centraal Museum ondergebracht kan worden. Er is een rechtspersoon nodig om personeel, activa en passiva over te nemen, er moet een ontvangende partij zijn. 1.2 Het college heeft bij besluit van 6 maart 2012 geopteerd is voor een stichting met een raad van toezicht-model volgens de Code Cultural Governance. Hiervoor zijn de navolgende argumenten te noemen: - De stichtingsvorm biedt meer dan de N.V., met de gemeente als aandeelhouder, helderheid in de toekomstige verhouding tussen betrokken partijen. - Autonomie en zeggenschap zijn bij de stichtingsvorm beter gewaarborgd. - De stichting zal op een warmer extern onthaal kunnen rekenen dan de N.V. De maatschappelijke verankering is dan gemakkelijker. - Een stichting heeft geen winstoogmerk en een beter imago als het gaat om het verkrijgen van fondsen en subsidies. 1.3 De stichting is de meest aangewezen rechtsvorm voor het Centraal Museum. Bij andere verzelfstandigingen van musea is doorgaans ook de rechtsvorm van een stichting gekozen. Deze stichtingsvorm blijkt goed te voldoen voor de museumsector. 1.4 Oprichten van een stichting moet in het bijzonder aangewezen worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang (160 lid 2 Gemeentewet). Het te dienen openbaar belang is dat het Centraal Museum optimaal kan functioneren en dat de gemeente geen onnodige bemoeienis en risico's daarmee heeft. Daarvoor is een externe verzelfstandiging de aangewezen weg. 1.5 De gemeenteraad heeft het recht om wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet: "Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen." 2.1 De statuten voldoen aan de Code Cultural Governance model raad van toezicht. 4/8
Bij het opstellen van de concept-statuten is gebruik gemaakt van de concept-statuten uit de Code Cultural Governance, en is uitgegaan van de statuten van de stichting Stadsschouwburg Utrechts. 2.2 Via de subsidierelatie is sturing mogelijk op de inzet van middelen. De Algemene wet Bestuursrecht en de Algemene Subsidieverordening bieden ruime mogelijkheden tot sturing. Mocht er sprake zijn van wanbeheer, dan is er strijd met artikel 298 boek 2 van het Burgerlijk wetboek en kan de subsidie worden opgeschort of beëindigd, op grond van artikel 9 lid 1 sub d van de Algemene Subsidieverordening: subsidie kan worden geweigerd als gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de aanvrager doelstellingen beoogt of activiteiten ontplooit die in strijd zijn met wettelijke bepalingen. 2.3 In de statuten kan het beste volstaan worden met enkele basiswaarborgen om de gemeentelijke doelstellingen veilig te stellen. Hieronder is eerstens gespecificeerd hoe de gemeentelijk belangen na verzelfstandiging zijn te formuleren. Vervolgens is aangeduid welke van de genoemde belangen via de statuten geborgd c.q. behartigd kunnen worden (3 tot en met 7). Vervolgens is aangegeven welke statutaire regelingen daartoe juridisch mogelijk zijn. En als laatste is hieruit een keuze gemaakt vanuit de optiek 'de gemeente wil niet blijven meebesturen, maar wil wel enkele waarborgen voor goed bestuur - niet alleen bij de start - maar ook toekomstgericht verankeren'. --------------------------------------- Het gemeentelijk belang kan toekomstgericht als volgt worden aangeduid: 1. er moet een divers en kwalitatief goed aanbod zijn vanuit de collecties, voor een breed publiek toegankelijk en van voldoende omvang; 2. de beschikbaar gestelde accommodaties worden optimaal benut; 3. de organisatie Centraal Museum kan slagvaardiger en bedrijfsmatiger werken en wordt niet - doordat ze nog teveel aan het gemeentelijk bestel is aangehaakt - afgeleid van haar kerntaken; de gemeente behoudt niet onnodige ambtelijke, bestuurlijke en politieke drukte; de organisaties moeten dus echt los van de gemeente komen te staan - niet via indirecte invloedslijnen met handen en voeten gebonden blijven aan de gemeente; 4. er moet een zuivere verhouding zijn tussen gemeente en verzelfstandigde organisatie - geen diffuse vermenging van allerlei hoedanigheden, zoals daar zijn: subsidieverstrekker, verhuurder, beheerder van de relatie als 'Verbonden partij'; 5. er is ook toekomstgericht voldoende waarborg voor een evenwichtige solide bestuurlijke situatie: een directeur met voldoende armslag, maar wel voldoende checks en balances via stevige positie van de Raad van Toezicht, er wordt voldaan aan Code Cultural Governance; 6. statutaire waarborgen moeten ook toekomstgericht vast blijven liggen, geen wijziging zonder goedkeuring gemeente; 7. in de statuten te maken keuzen - bijv. met betrekking tot al dan niet benoemingsrecht leden raad van toezicht - moeten niet onbedoelde/ onaanvaardbare financiële consequenties hebben, hierbij met name te denken aan de fiscaliteit; 8. het Centraal Museum moet een solide huurder en exploitant zijn en blijven; 5/8
9. de overgang van personeel zal op verantwoorde wijze plaatsvinden, hiervoor worden afspraken gemaakt in het sociaal plan; 10. er moet sprake zijn van beheersbare budgetfinanciering. Deze gemeentelijke belangen kunnen deels via de subsidierelatie, het overdrachtsdocument met daarbij behorende bijlagen, de keuze van de rechtsvorm, en via de statuten (zoveel mogelijk) worden veilig gesteld. De punten 3 tot en met 7 zijn voor de rechtsvorm en de statuten van belang. De intenties t.a.v. punt 1 kunnen in de doelomschrijving vastgelegd worden. Financiële en beleidsinhoudelijke sturing en toezicht is - in beperkte mate - mogelijk via de subsidiebeschikking. In algemeenheid zou de gemeente in de statuten met het oog op het gemeentelijk belang de navolgende items kunnen vastleggen: 1. doelomschrijving 2. goedkeuring bedrijfsplan 3. goedkeuring investeringen hoger dan 4. benoeming, schorsing en ontslag leden raad van toezicht 5. goedkeuring begroting 6. informatie over jaarrekening 7. normering salaris directeur 8. dat de stichting zich houdt aan de Code Cultural Governance 9. goedkeuring statutenwijziging 10. goedkeuring besluit tot ontbinding 11. goedkeuring besluit om te fuseren met andere instelling 12. liquidatiesaldo IN ONTWERP-STATUTEN OPGENOMEN WAARBORGEN: In de voorgestelde statuten zijn de punten 1, 4 (en dan alleen wat betreft de benoeming bij de oprichting, daarna coöptatie; geen ontslagbevoegdheid), 8 tot en met 12 opgenomen: - het college benoemt bij de oprichting de eerste raad van toezicht; - de stichting zal zich houden aan de Code Cultural Governance; - het college moet goedkeuring verlenen aan wijziging van de statuten, opheffing van de stichting of fuseren met andere instelling; - een eventueel batig saldo bij vereffening (opheffing, liquidatie) van de stichting komt ten gunste van de gemeente Utrecht. De opgenomen waarborgen beogen vooral een stabiel, evenwichtig en stevig bestuurlijk regiem - ook toekomstgericht - veilig te stellen. Sturing op het cultureel belang vindt plaats via de subsidiebeschikking. Sturing op het gebruik en onderhoud van het gebouw vindt plaats via de huurovereenkomst. Uitgezonderd deze drie invloedslijnen laat de gemeente het Centraal Museum zoveel mogelijk los. Gegeven de wens om op afstand te plaatsen is het ongewenst om via verdergaande bevoegdheden toch invloed te houden, als het ware te blijven meebesturen. 2.4 Gemeentelijke bevoegdheid met betrekking tot benoeming en ontslag van de leden raad van toezicht leidt al gauw tot ambtelijke en bestuurlijke bemoeienis of zelfs 'meebesturen', dat past niet bij echt op afstand zetten. De gewenste mate van afstand is overigens een politiek-bestuurlijke keuze. Er zijn met betrekking tot benoeming en ontslag van de leden van de raad 6/8
van toezicht enkele varianten denkbaar: - Bij oprichting voorzien in minimale bezetting leden van raad van toezicht, daarna coöptatie (raad van toezicht benoemt zelf). - Recht van niet-bindende/ (of:) bindende voordracht voor gemeente, benoeming bij coöptatie. - Mogelijkheid van ontslag door college van BenW van gehele raad van toezicht (als collectief, bedoeld als noodrem bij ernstig disfunctioneren). - Mogelijkheid van ontslag door college van BenW van afzonderlijke leden raad van toezicht. - Bevoegdheid voor college van BenW om enkel de voorzitter van de raad van toezicht te benoemen en ontslaan (waarbij directeur of raad van toezicht wel een voorstel kan doen). - Bevoegdheid voor college van BenW om alle leden te benoemen en ontslaan (waarbij directeur of raad van toezicht wel een voorstel kan doen). In de ontwerp-statuten is uitgegaan van enkel benoeming leden raad van toezicht bij oprichting, daarna coöptatie. Er is niet de mogelijkheid van ontslag door het college van BenW van afzonderlijke leden dan wel gehele raad van toezicht opgenomen. 2.5 Bij de akte van oprichting worden wel de eerste leden van de raad van toezicht benoemd. Hiervoor komt een apart voorstel op basis van de voorliggende profielschets. Uitgangspunt conform Nota verbonden partijen: geen Utrechtse bestuurders, raadsleden of ambtenaren in de raad van toezicht. De Nota verbonden partijen kent met betrekking tot vertegenwoordigingen een beleidsuitgangspunt 2.3 dat luidt als volgt: "In beginsel geen bestuurders (tenzij noodzakelijk voor regiefunctie), raadsleden of ambtenaren te benoemen, om de schijn van tegenstrijdig belangen en loyaliteitsconflicten zoveel mogelijk te voorkomen en met het oog op een transparant beleid. In beginsel alleen gekwalificeerde 'buitenstaanders' benoemen op basis van een van geval tot geval op maat gesneden profielschets." De door de gemeente te benoemen leden van de raad van toezicht zitten daar niet in om het gemeentelijke belang te behartigen. Zij worden geacht zich te richten naar het belang van de stichting. Het gemeentelijk belang en dat van de stichting hoeft niet altijd gelijk op te lopen, kan zelfs tegen over elkaar komen te staan. Van een 'vertegenwoordiging' van de gemeente in de raad van toezicht kan dan ook geen sprake zijn. 2.6 Het voorstel is in overeenstemming met de beleidsuitgangspunten uit de Nota verbonden partijen met betrekking tot 'Sturing na verzelfstandiging'. De Nota verbonden partijen kent enkele beleidsuitgangspunten met betrekking tot sturing na verzelfstandiging: 1. Statutaire toezicht- en invloedslijnen (goedkeuring, benoemingsrecht e.d.) alleen opnemen indien daar ook daadwerkelijk en actief invulling aan gegeven zal worden. 2. Bij verzelfstandiging expliciet verantwoorden waarom in voorkomende gevallen voor bestuurlijke participatie in geprivatiseerde instelling wordt gekozen. Uitgangspunt 2 is bij de verzelfstandiging van het Centraal Museum niet aan de orde, aangezien geen sprake is van bestuurlijke participatie. 7/8
Kanttekeningen 1.1 Er is aandacht voor de inbreng door de ondernemingsraad. - De ondernemingsraad krijgt de gelegenheid om te adviseren over profielschets en scorematrix m.b.t. werving leden raad van toezicht. - De oprichting van de stichting heeft als zodanig geen personele consequenties en behoort tot het politiek primaat. - De personele consequenties van de verzelfstandiging komen aan de orde in het bedrijfsplan, waarover de OR heeft geadviseerd. - De oprichting van de stichting volgens raad van toezicht-model vloeit voort uit eerdere besluitvorming. Het is goed om de OR te informeren en e.e.a. in die zin toe te lichten. Verder is in artikel 9.1 van de statuten opgenomen dat de raad van toezicht tenminste eenmaal per jaar een overleg heeft met de ondernemingsraad. Het voorbeeldreglement voor de raad van toezicht in de Code Cultural Governance bevat in artikel 7 lid 4 al de bepaling: "De raad van toezicht onderhoudt een open verhouding met de medewerkers en de vaste vrijwilligers van de stichting en hun organen, zoals de ondernemings- of personeelsraad." Door een jaarlijks overleg in de statuten te verankeren wordt aan de ondernemingsraad een steviger positie toegekend, geeft de gemeente het signaal dat de ondernemingsraad serieus genomen wordt. 1.2 De raad van toezicht van de stichting kan - eenmaal benoemd - een eigenstandige opstelling innemen m.b.t. het bedrijfsplan en verdere documenten in het kader van de verzelfstandiging. Dit is inherent eraan dat het een tweezijdig gebeuren is. Dit kan worden ondervangen door de raad van toezicht zoveel mogelijk mee te nemen in het proces en rekening te houden met reële input. 2.1 Het niet opnemen van de bevoegdheid voor college van BenW van benoeming en ontslag leden raad van toezicht heeft gevolgen (zij het niet-overwegende) voor de vennootschapsbelasting. Het niet benoemen van bestuurlijke zeggenschap op het benoemen van de raad van toezicht betekent dat de stichting Centraal Museum mogelijk vennootschapsbelastingplichtig wordt. De consequenties zullen naar verwachting van beperkte omvang zijn, en geeft met name administratieve lasten. Doorgaans worden dergelijke consequenties als volgend en niet als leidend gezien bij de inrichting van de corporate governance. 8/8