Collegebesluit. Gemeente Amersfoort

Transcriptie

1 Gemeente Amersfoort Collegebesluit Org. onderdeel: Opsteller: G.A.J. van Gulik User-id: DIE2 Tel: 4960 Onderw erp: OPRICHTEN VAN EN DEELNEMING IN GEBRUIKERSCOÖPERATIE EEMHUIS Toelichting: Bij de multifunctionele accommodaties (mfa) in Amersfoort, zoals het Icoon,ligt het eigenaarschap bij de gemeente. Het dagelijks gebruik en beheer wordt georganiseerd door een gebruikerscoöperatie. Naar voorbeeld daarvan wordt voor het Eemhuis ook een gebruikerscoöperatie opgericht. Archief Eemland, onderdeel van de gemeente Amersfoort, is een van de gebruikers van het Eemhuis. In verband daarmee zal de gemeente de coöperatieve vereniging mede-oprichten en erin deelnemen. Op grond van artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet dient, voordat door het college kan worden besloten tot oprichting van en deelneming in een rechtspersoon, de raad in de gelegenheid te worden gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Daartoe dient deze peiling. Het besluit tot oprichting van en deelneming in de coöperatie dient vervolgens te worden goedgekeurd door Gedeputeerde Staten van de Provincie Utrecht. Het college besluit: 1. De raad te peilen voor het oprichten van en deelnemen in de coöperatie Eemhuis U.A. (=met uitgesloten aansprakelijkheid) Reg.nr Datum Afdoening Motie / Toezegging M nr. M-. T DOCS nr. besluitenlijst: Verantwoordelijk Ambtenaar Afdelingshoofd Controller Datum Uit Raad datum: Paraaf GMT juridisch advies gemeentecontroller Collegebehandeling Staf agenderen voor datum: agendastuk d.d. hamerstuk geheim embargo datum: tijd: Verantwoordelijk Portefeuillehouder Datum Paraaf Akkoord burgemeester w eth. Van den Berg w eth. Buijtelaar w eth. Van Eijk w eth. Lubbinge w eth. --- w eth. Van der Werff secretaris Collegebesluit d.d.: conform aangehouden vervallen Advies De Raad De Ronde Peiling Voorbereiding besluit Het Besluit Raadsinformatiebrief geen

2 PEILING Van : Burgemeester en Wethouders Reg.nr. : Aan : gemeenteraad Datum : 23 januari 2014 Portefeuillehouder : Wethouder P. van den Berg TITEL Oprichten van en deelneming in gebruikerscoöperatie Eemhuis PEILPUNTEN 1. Het oprichten van en deelnemen in de coöperatie Eemhuis (= met uitgesloten aansprakelijkheid) AANLEIDING Bij de multifunctionele accommodaties (mfa) in Amersfoort, zoals het Icoon, ligt het eigenaarschap bij de gemeente. Het dagelijks gebruik en beheer wordt georganiseerd door een gebruikerscoöperatie. Naar voorbeeld daarvan wordt voor het Eemhuis ook een gebruikerscoöperatie opgericht. Archief Eemland, onderdeel van de gemeente Amersfoort, is een van de gebruikers van het Eemhuis. In verband daarmee zal de gemeente de coöperatieve vereniging mede-oprichten en erin deelnemen. Op grond van artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet dient,voordat kan worden besloten tot oprichting van en deelneming in de coöperatie door de gemeente een procedure te worden doorlopen waarbij de raad in de gelegenheid wordt gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Daartoe dient deze peiling. BEOOGD EFFECT Een gebruikerscoöperatie waarin het Archief, als onderdeel van de gemeentelijke organisatie, als volwaardig lid kan deelnemen. ARGUMENTEN 1.1 Het gezamenlijk beheer en gebruik van het Eemhuis moet precies geregeld worden Het is van belang dat het gezamenlijk beheer en gebruik van het Eemhuis door de vier instellingen goed wordt geregeld. Via een coöperatieve gebruikersorganisatie worden de onderlinge betrekkingen, verantwoordelijkheden en verplichtingen statutair geregeld Archief Eemland als volwaardige partner in het Eemhuis Het is van belang dat de gemeente (Archief Eemland), als lid van de coöperatie, met de drie andere gebruikers, het beheer en gebruik meebepaalt. Door deelneming in de coöperatie van de gemeente kan die positie worden bewerkstelligd. De coöperatieve vereniging is de rechtspersoon waarmee rechtstreeks wordt gecontracteerd voor diensten en leveringen (zoals gas en water, schoonmaak, beveiliging). De directeur van Archief Eemland is gebonden aan het bevoegdhedenregister van de gemeente Amersfoort en de daarin opgenomen mandaten en volmachten. Inlichtingen bij: B.Melles (033)

3 Peiling pagina 2 Gemeente Amersfoort 1.3. Oprichting en deelneming aan de coöperatie is noodzakelijk nu het moment van oplevering van het Eemhuis nadert. Het is van belang dat de gezamenlijke bewoners van het Eemhuis via de gebruikerscoöperatie rechtshandelingen kunnen verrichten, zoals afsluiten van contracten voor energieleveranties, schoonmaak en andere zaken die voor dagelijks beheer en functioneren van het Eemhuis nodig zijn. KANTTEKENINGEN 1.1.De coöperatie is juridisch zelfstandig De coöperatie Eemhuis is een zelfstandige juridische entiteit. De coöperatie wordt niet apart gesubsidieerd door de gemeente. De opbrengsten komen van de deelnemende instellingen alsmede uit de opbrengsten van verhuur, gezamenlijke activiteiten en horeca. De gesubsidieerde instellingen binnen het Eemhuis zijn, via de vigerende afspraken, afzonderlijk verantwoordingsplichtig (prestatieovereenkomsten, accountantscontrole, bestuurlijk overleg). Voor de besluitvorming en verantwoording in de coöperatie geldt dat in de statuten is geregeld dat het bestuur bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen dient te besluiten en dat een aantal voorgenomen besluiten aan de algemene vergadering van de leden dient te worden voorgelegd, waarbij unanimiteit van stemmen geldt. Zoals hierboven al vermeld, dient de directeur Archief Eemland zich bij de besluitvorming te houden aan het bevoegdhedenregister van de gemeente Amersfoort. In de statuten is geregeld dat, indien geen accountantsverklaring is vereist bij de jaarrekening, een financiële commissie wordt benoemd die de jaarrekening onderzoekt. FINANCIËN Na oprichting van de coöperatie sluiten de leden van de coöperatie een overeenkomst met elkaar en de coöperatie waarin wordt geregeld dat de leden een jaarlijkse bijdrage aan de coöperatie dienen te betalen. Deze jaarlijkse bijdrage wordt bepaald aan de hand van de jaarrekening op basis van de werkelijke kosten. Ieder lid betaalt een voorschot dat wordt bepaald op basis van een gebouwgebonden exploitatieraming (op basis van vierkante meters) die jaarlijks wordt bijgesteld. Deze kosten zijn inmiddels begroot en passen voor Archief Eemland binnen de budgetten. De kosten voor de oprichting van de coöperatie worden gezamenlijk door de oprichters betaald. De gebruikerscoöperatie voor het Eemhuis is een coöperatieve vereniging met uitgesloten aansprakelijkheid. Dit betekent dat de afzonderlijke leden niet aansprakelijk zijn voor een tekort indien de coöperatie wordt ontbonden. Hierbij geldt dat indien het tekort is ontstaan door toedoen van het bestuur en er sprake is van onbehoorlijk bestuur, het bestuur daarvoor volgens de wettelijke regels aansprakelijk is. Indien het tekort niet oplosbaar is kan dat in het uiterste geval leiden tot het faillissement van de coöperatie. VERVOLG Nadat deze peiling met uw raad is besproken zal, met inachtneming van uw wensen en bedenkingen, worden besloten tot de oprichting van een deelneming in de coöperatieve gebruiksvereniging Eemhuis door de gemeente Amersfoort. Dit besluit zal ter goedkeuring naar Gedeputeerde Staten worden toegezonden.

4 Peiling pagina 3 Gemeente Amersfoort Als deze goedkeuring wordt verleend, kan tot de oprichting van de coöperatie worden overgegaan. De Provincie heeft ons al laten weten positief te staan tegenover dit voorstel. DUURZAAMHEID Deelname aan de gebruikerscoöperatie draagt bij aan evenwichtige invloedsverdeling van de gebruikers en daarmee aan stabiliteit en duurzaamheid van de organisatie van het gezamenlijk beheer en gebruik in het Eemhuis. BETROKKEN PARTIJEN Gemeente Amersfoort (Archief Eemland),Scholen in de Kunst, Amersfoort in C, Bibliotheek Eemland Burgemeester en wethouders van Amersfoort, de secretaris, de burgemeester, Bijlagen - Concept akte van oprichting coöperatie Eemhuis

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16