HOOFSUK 1 e maandelijkse resultaatbepaling in de algemene boekhouding Blz. 257 tot 383 MAANELIJKS AFSLUIEN? Er is een wettelijke verplichting om minstens eenmaal per jaar een jaarrekening op te maken Maandelijks moet men ook alle verrichtingen getrouw boeken We hebben gezien dat bij de jaarlijkse inventaris, er belangrijke correcties kunnen voorkomen 1
MAANELIJKS AFSLUIEN (vervolg) eze correcties uit inventaris kunnen het voorlopig resultaat grondig veranderen. it doet dan ook de vraag ontstaan: wat is nog het nut van maandelijks een tussenresultaat te kennen, als dit bij de inventaris toch zal veranderen? Kunnen we inventarisveranderingen niet anticiperen. I OE MEN VIA E MAANELIJKSE RESULAABEPALING e maandelijkse resultaatbepaling in de algemene boekhouding Bij de boekhoudkundige verwerking van de ondernemingstransacties wordt alles geregistreerd in functie van de jaarlijkse resultaatbepaling. Hieruit blijkt dat de registratie van het jaar moet gecorrigeerd worden aan de inventarisgegevens. it betekent dat de tussentijdse resultaten niet noodzakelijk een juist beeld geven. juist dit tussentijds resultaat (meestal maandelijks) van belang voor een juist inzicht. Het basisprobleem bij de maandelijkse resultaatbepaling is dat men een zo getrouw mogelijk resultaat wenst, zonder dat een inventaris op het einde van de maand noodzakelijk is. Men verlegt de boekhoudperiode van één jaar naar bijvoorbeeld één maand. it betekent dat men maandelijks alle opbrengsten en kosten tot uitdrukking wenst te brengen. 2
Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen, aankopen en voorraadwijzigingen bij maandelijkse resultaatbepaling Verkopen: Boeking van een verkoop: 70000 40000 Verkopen en Handelsdebiteuren dienstprestaties 49942 Verschuldigde BW bij verkopen e eis van maandelijkse afsluiting wordt door de onderneming gebruikt om zo snel mogelijk alle definitieve verantwoordingsstukken te bekomen. Als dit niet kan, dan wordt gebruik gemaakt van de rekeningen: - 40400 te innen opbrengsten - 44410 op te maken N s - 44400 te ontvangen facturen Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen, aankopen en voorraadwijzigingen bij maandelijkse resultaatbepaling ommerciële kortingen wegens hoeveelheidsafname eze worden meestal op het einde van het jaar verstrekt aan de afnemers. e kost ontstaat formeel op het einde van het jaar, maar onstaat systematisch bij de verkoop in iedere periode. Opnemen via een zo getrouw mogelijke schatting Jaar 20N0 20N1 20N2 enz. Jaaromzet eindejaarskorting en Eindejaarskortingen x 100 jaaromzet 2 000 000,00 20 000,00 1,00% 2 100 000,00 21 630,00 1,03% 3 100 000,00 37 510,00 1,21% onderneming verandert haar politiek niet mogelijke schatting voor het jaar 20N0 het ervaringscijfer 20N0. it ervaringscijfer toepassen op de gerealiseerde maandomzet en einde van het boekjaar de nodige aanpassingen doen. 3
Boekingen: Boekjaar 20N0: Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen 44410 Op te maken creditnota s 70002 omm.kortingen op verkopen(-) 49920 R kortingen 70800 oegekende kortingen, ristorno s en rabatten S... (1) (3) (1) maandelijks % op opzet van de maand inventarisboeking einde jaar (3) afsluiting van de wachtrekening ten laste nemen > inventaris (4) afsluiting van de wachtrekening ten laste nemen < inventaris S (4) Maandelijkse resultaatbepaling: verkopen boekjaar 20N1: 44410 Op te maken 49920 oe te rekenen N s kortingen BS (5) (6) 49955 40000 Reg. versch. Handelsdebiteuren BW (5) opening boekjaar (6) uitgaande creditnota 4
Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen e problematiek bij de aankopen is identiek met deze bij de verkopen. Er wordt getracht alle facturen en creditnota s tijdig te boeken. Indien dit onmogelijk is, zal gebruikgemaakt worden van de rekeningen: - 44400 te ontvangen facturen - 40410 te ontvangen creditnota s Voor de te ontvangen eindejaarskortingen, wordt gewerkt met ramingen die via wachtrekeningen verwerkt worden: - kostenrekening: 60402 commerciële kortingen op aankopen handelsgoederen (-) of 60800 ontvangen kortingen, ristorno s en rabatten (-) - wachtrekening: 49910 verkregen kortingen - definitieve rekening: 40410 te ontvangen creditnota s Boekingen: Boekjaar 20N0: Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen 60402 omm.kortingen op aankopen handelsgoederen (-) 60800 Ontvangen kortingen, ristorno s en rabatten (-) 49910 Verkregen kortingen 40410 e ontvangen N s... (1) (3) of (4) S S (1) maandelijks: % op aankopen van de maand inventarisboeking einde jaar (3) afsluiting van de wachtrekening: maandelijks verworven opbrengst inventaris (4) afsluiting van de wachtrekening: maandelijks verworven opbrengst inventaris 5
Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen Boekjaar 20N1: 40410 49910 e ontvangen Verkregen kortingen creditnota s BS (5) 49952 Reg. V BW (6) 44000 Leveranciers (5) opening boekjaar (6) inkomende creditnota e boekingen (1) tot en met (4) worden hernomen Maandelijkse resultaatbepaling: aankopen Voorraadwijzigingen handelsgoederen e werking van de voorraadwijzigingen bij de eindejaarsinventaris 34000 60940 Handelsgoederen Voorraadwijzigingen BS = BV (1) (3) (1) opening van de rekening: Beginsaldo = Beginvoorraad (BS=BV) noteren van de voorraaddaling (3) noteren van de voorraadstijging Voor een maandelijkse resultaatbepaling maandelijks deze boekingen verrichten 6
Maandelijkse resultaatbepaling: diensten en diverse goederen Het maandelijks verrekenen van kosten heeft als doel het maandelijks resultaat exact te bepalen. Sommige kosten worden regelmatig verbruikt slechts periodiek aangerekend Verschil tussen het moment van aanrekening van de kost en het moment van verbruik van de kost e kost in de boekhouding moet aangeduid worden op het moment van «verbruik» en niet op het moment van «aanrekening». Voorbeeld: Kosten aangerekend vóór het verbruik of «over te dragen» kosten rukwerk, abonnementen diverse verzekeringen Kosten verbruikt vóór de aanrekening of «toe te rekenen» kosten Elektriciteit, gas, water telefoon en fax... Maandelijkse resultaatbepaling: diensten en diverse goederen Het maandelijks ten laste nemen van over te dragen kosten Kenmerk van deze kosten is dat de factuur of de rekening ontvangen wordt vóór de kost effectief gerealiseerd is. eze kosten worden opgevolgd via een verdeelblad. Voor een voorbeeld zie handboek boekhouden blz 263 In dit verdeelblad wordt het aantal maanden waarover de kosten moeten worden verdeeld, aangeduid evenals het maandelijks ten laste te nemen bedrag. Het niet verbruikte deel einde boekjaar wordt getoetst aan de inventaris. it inventarisbedrag moet naar volgend boekjaar overgedragen worden. 7
Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten Boekingen: Boekjaar 20N0: 44000 49900 Over te dragen diensten 61 iensten Leveranciers en diverse goederen en diverse goederen (1) 49948 V BW bij aankopen 49000 Over te dragen kosten (3) S S (4) (4) Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten (1) ontvangst van de factuur maandelijks in kosten nemen (3) juiste inventaris einde boekjaar (4) afsluiting einde boekjaar Boekjaar 20N1: 49000 49900 Over te dragen Over te dragen diensten kosten en diverse goederen (5) BS (5) opening 8
Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten Voorbeeld: Per 1 maart 20N0 ontvangt men een factuur voor drukwerk: 2 100,00 EUR + 21% BW Men schat dat dit 12 maanden behoeften dekt. Bij inventarisopname op 31 december 20N0 geeft men als niet-verbruikt saldo 400,00 EUR op. Men schat aanvang 20N1 dat 400,00 EUR gedurende 4 maanden zal opgebruikt worden. Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten Boekjaar 20N0: 49900 61200 44000 Over te dragen diensten Leveringen aan Leveranciers en diverse goederen de onderneming 31 03 N0 2 541,00 2 100,00 30 04 31 05 49948 V BW bij 175,00 30 06 175,00 aankopen 31 07 441,00 31 08 30 09 49000 Over te dragen 31 10 kosten 30 11 31 12 31 12 N0 400,00 400,00 31 12 N0 S 50,00 50,00 9
Maandelijkse resultaatbepaling: over te dragen kosten Boekjaar 20N1: 49000 Over te dragen kosten 49900 Over te dragen diensten en diverse goederen 61 iensten en diverse goederen BS 400,00 400,00 400,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Het maandelijks ten laste nemen van toe te rekenen kosten it zijn kosten die reeds verbruikt zijn zonder dat daarvoor een factuur is ontvangen. deze kost toerekenen e verwerking in de boekhouding zal ook hier gebeuren op basis van een verdeelblad. Voorbeeld verdeelblad, zie handboek boekhouden blz.267. 10
Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Op basis van de ervaring schat men de grootte per maand van elke kostensoort waarvan men later afrekeningen zal ontvangen. Als de facturen of afrekeningen ontvangen worden, worden ze ingeschreven. Op het einde van het boekjaar verschil bepalen tussen: - de begrote kosten van het jaar - de ontvangen facturen inventarisopname Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Boekingen: Boekjaar 20N0: 44000 49921 R diensten en 61 iensten en Leveranciers diverse goederen diverse goederen (1) ontvangst factuur maandelijkse opname van het geschatte bedrag 49948 in de kosten V BW bij aankopen 49200 R kosten (3) inventaris inventarisverschillen (4) S (4) S 11
Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Boekjaar 20N1: 49200 49921 oe te rekenen oe te rekenen diensten kosten en diverse goederen BS (5) opening Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Voorbeeld: Men schat het maandelijks telefoonverbruik op 175,00 EUR. e tweemaandelijkse afrekeningen zijn (exclusief BW): - januari-februari: 03 03 N0 417,00 EUR - maart-april: 14 05 N0 394,00 EUR - mei-juni: 08 07 N0 470,00 EUR - juli-augustus: 03 09 N0 244,00 EUR - september-oktober: 18 11 N0 431,00 EUR - november-december: nog niet ontvangen op 31 12 N0 Inventaris op 31 december N0: men schat het bedrag (exclusief BW) op 472,00 EUR voor de laatste twee maanden. e eerste ontvangen afrekening in 20N1 bedraagt (exclusief BW) 481,00 EUR (datum 27 01 20N1). 12
Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Boekjaar 20N0: 44000 leveranciers 49948 V BW bij aankopen 49921 R diensten en diverse goederen 417,00 394,00 470,00 244,00 431,00 49200 R kosten 31 12 472,00 472,00 31 01 N0 28 02 31 03 30 04 31 05 175,00 175,00 30 06 31 07 31 08 30 09 31 10 30 11 31 12 61200 Leveringen aan de onderneming 328,00 S 328,00 Maandelijkse resultaatbepaling: toe te rekenen kosten Boekjaar 20N1: 49200 R kosten 49921 R diensten en diverse goederen 44000 Leveranciers BS 328,00 328,00 01 01 N1 328,00 481,00 27 01 N1 582,01 49948 V BW bij aankoop 101,01 13
PERSONEELSKOSEN: personeelsadministratie gevoerd door de onderneming zelf Als de onderneming zelf alle verplichtingen in verband met de personeelsadministratie voert, worden de WG-bijdragen voor sociale verzekeringen slechts om het kwartaal juist berekend en op de kostenrekening geboekt ongewenste resultaatverschuivingen Om dit te vermijden, worden de WG-bijdragen RSZ maandelijks verrekend obv. ervaring een opslagpercentage berekenen op de brutobezoldiging: WG-bijdrage kwartaal 100 = a% brutobezoldiging kwartaal iedere maand de WG-bijdrage obv. dit % berekenen en boeken op een tijdelijke rekening «49923 toe te rekenen WG-bijdragen voor sociale verzekeringen» op het einde van het kwartaal, de aanpassing op de rekening «49923 toe te rekenen WG-bijdragen voor sociale verzekeringen» tegenover «62100 WG-bijdrage RSZ» PERSONEELSKOSEN: personeelsadministratie gevoerd door de onderneming zelf Boekingen: 45401 RSZ 1e kwartaal 05 02 voorsch. inhoud jan. 05 03 voorsch. inhoud febr. 05 04 voorsch. 49923 R WG-bijdrage sociale verzekeringen inhoud mrt. WGbijdrage WGbijdrage (1) (1) (1) jan. febr. mrt. 62100 WG-bijdrage RSZ (1) (1) (1) S of S (3) of 14
PERSONEELSKOSEN: personeelsadministratie door een erkend sociaal secretariaat In deze situatie zijn er geen problemen, men kent maandelijks alle elementen van de personeelskost. PERSONEELSKOSEN: vakantiegeld it wordt slechts één maal per jaar aangerekend. Het opnemen van het vakantiegeld via de inventaris laat opnieuw niet toe een juist maandresultaat te bepalen via «49922 toe te rekenen vakantiegeld» maandelijks een gedeelte in het resultaat opnemen. Het fiscaal aanvaarde % wordt toegepast op de maandelijkse brutobezoldigingen en dit wordt maandelijks aangeduid. 15
45400 RSZ 45300 Ingehouden BV PERSONEELSKOSEN: vakantiegeld 45600 49922 Vakantiegeld R vakantiegeld (3) (4) 45500 Verschuldigde bezoldigingen (4) (4) BS (1) (5a) jan.... dec. dec. 62031 Vakantiegeld arbeiders jan. of 62021 Vakantiegeld bedienden jan. jan.... dec. dec. (5b) S of S of (5b) PERSONEELSKOSEN: vakantiegeld (1) toestand bij de opening van het boekjaar januari-december: toeslag% wegens vakantiegeld (3) april: ontvangst afrekening RSZ vakantiegeld arbeiders (4) juli: berekening van enkel en dubbel vakantiegeld bedienden en berekening van bijkomend vakantiegeld arbeiders (5) december: inventarisberekening vakantiegeld arbeiders en bedienden over bezoldigingen verlopen boekjaar (5a) inventarisberekening: het eventueel nog resterende saldo op 45600 wordt aangevuld tot het bedrag nodig volgens de inventarisberekening (5b) afsluiting S of S naargelang via de maandelijkse procentuele toerekening te veel of te weinig vakantiegeld berekend werd. 16
Eindejaarspremie: PERSONEELSKOSEN: vakantiegeld eze wordt slechts 1 maal per jaar aangerekend in december. oor deze jaarkost maandelijks ten laste te nemen, verkrijgt men een juister perioderesultaat «499221 toe te rekenen eindejaarspremie» maandelijkse brutobezoldiging x 1/12 dertiende maand x 2/12 dertiende + veertiende maand AFSHRIJVINGEN Als de afschrijvingen maandelijks opgenomen worden in het resultaat: - bij het begin van het boekjaar een afschrijvingstabel obv. de aanwezige vaste activa (zie tabel handboek boekhouden blz. 274) - alle mutaties van het jaar - einde van het jaar wordt een inventaris opgemaakt Gebruiken van de wachtrekening «49925 toe te rekenen afschrijvingen» 17
AFSHRIJVINGEN Boekingen: 2 9 Geboekte afschr. op... 49925 R afschr. (1) 63020 Afschr. op MVA S (3) te veel verrrekend of (3) S te weinig verrekend (1) bij het maandelijks verrekenen van de afschrijvingen inventaris: juiste berekening van de afschrijvingen (3) afschrijvingsverschil oegepast op het voorbeeld: 22109 Geboekte afschr. op gebouwen 24009 Geboekte afschr. op meubilair AFSHRIJVINGEN 62 500,00 62 500,00 5 992,00 5 992,00 49925 63020 R afschr. Afschr. op MVA (1) 5 083,00 jan. 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 5 083,00 4 666,00 4 666,00 4 666,00 4 666,00 5 707,67 5 707,67 5 707,67 5 707,67 5 707,67 5 707,67 5 707,67 dec. 5 707,67 5 831,32 (3) 5 831,32 68 492,00 68 492,00 18
WAAREVERMINERINGEN OP VORERINGEN Het ramen van het verlies impliceert het bijhouden van een tijdreeks over de jaaromzet en de waardevermindering erop. Voorbeeld: 20N0 20N1 20N2 20N3 20N4 omzet waardever mindering 500 000,00 2 500,00 684 000,00 2 052,00 1 044 000,00 6 264,00 47 000 000 8 183,00 55 000 000 10 960,00 % van de omzet 0,5 0,3 0,6 0,7 0,8 (1) Op basis van deze reeks meent men dat het verlies in het jaar 20N5 0,9% zal bedragen van de omzet. Men besluit dit maandelijks toe te passen op de omzet van de maand. Einde van het jaar maakt men de definitieve berekening aan de hand van de inventarisgegevens (3) en boekt men het inventarisverschil WAAREVERMINERINGEN OP VORERINGEN Boekingen: 40900 63400 Waardeverm. op Handelsvord.:geboekte 49926 handelsv. op ten hoogste waardeverm. (-) R waardeverm. 1 jaar: toevoeging (1) (1)... (1) S of S (3) of 19
ANERE BERIJFSKOSEN e werkwijze en het boekingschema zijn identiek met deze voor diensten en diverse goederen. e te gebruiken wachtrekeningen zijn: «49902 over te dragen andere bedrijfskosten» «49928 toe te rekenen andere bedrijfskosten» FINANIËLE KOSEN Er wordt gebruikgemaakt van de wachtrekening «49929 toe te rekenen financiële kosten» Betaling van de rente na vervallen termijn it gebeurt als volgt: (1) bij aanvang van ieder boekjaar maakt de onderneming een «renteberekeningstabel» op met twee delen: - toestand aanvang boekjaar - nieuwe leningen gedurende het boekjaar op de respectieve vervaldagen wordt de rente betaald (3) einde van het jaar inventaris van de R rente (4) op de overlopende rekening «49200 toe te rekenen kosten» (5) aanpassing tov. de wachtrekening Voor een voorbeeld van een renteberekeningstabel, zie handboek boekhouden blz. 279 20
Boekingen: 49200 R kosten FINANIËLE KOSEN 49929 R financiële kosten 65000 R.,. en K. verbonden aan schulden BS 24 312,50 (1) 24 312,50 24 312,50 22 125,00 (5) (3) 5 001,75 5 001,75 (3) 22 125,00 4 997,00 4 997,00 55000 4 997,00 4 997,00 KI: R/ 4 997,00 4 997,00 (4a) 4 997,00 4 997,00 12 000,00 12 000,00 4 997,00 4 997,00 52 500,00 52 500,00 4 997,00 4 997,00 (4b) 4 997,00 4 997,00 4 997,00 4 997,00 4 997,00 4 997,00 6 168,87 6 168,87 6 168,88 6 168,88 86 625,00 86 625,00 FINANIËLE KOSEN Betaling van de rente bij aanvang van de termijn Voorbeeld: - een lening aangegaan per 1 februari 20N0 - rente met driemaandelijkse vervaldag, betaalbaar vóór vervallen termijn - de termijnen vervallen per 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari - de betalingen worden respectievelijk verricht op 1 februari, 1 mei, 1 augustus en 1 november Jaarlijkse methode Boekjaar 20N0: 55000 KI: R/ 1/2 750,00 750,00 750,00 1/5 750,00 750,00 1/8 750,00 750,00 1/11 750,00 65000 R.,. en K. verbonden aan schulden 31/12 49000 Over te dragen kosten betalingen inventarisboeking: van de laatste betaling (nl. op 1/11) heeft 1/3 betrekking op volgend boekjaar 21
Jaarlijkse methode Boekjaar 20N1: 55000 KI: R/ FINANIËLE KOSEN 1/2 750,00 750,00 1/5 750,00 750,00 750,00 1/8 750,00 750,00 1/11 750,00 65000 R.,. en K. verbonden aan schulden 49000 Over te dragen kosten BS 250,00 1/1 31/12 FINANIËLE KOSEN Maandelijkse methode Boekjaar 20N0: 49903 55000 Over te dragen KI: R/ fin. kosten 1/2 750,00 750,00 1/5 750,00 750,00 1/8 750,00 750,00 1/11 750,00 750,00 49000 Over te dragen kosten 250,00 28/02 250,00 31/12 65000 R.,. en K. verbonden aan schulden 250,00 31/12 van de laatste betaling 250,00 (op 1/11) heeft 1/3 betrekking op N1 22
FINANIËLE KOSEN Boekjaar 20N1: 65000 49903 R.,. en K. 55000 Over te dragen fin. kosten verbonden aan schulden 31/01 250,00 1/2 750,00 750,00 1/5 750,00 750,00 1/8 750,00 750,00 1/11 750,00 750,00 49000 Over te dragen kosten BS 31/12 31/12 250,00 250,00 23