Branche onderzoek 2015. Credit management beleid en Wwft naleving van accountancy- en administratiekantoren.
Voorwoord De accountancy- en administratie sector is aan verandering onderhevig en wordt gedwongen te evolueren. Enerzijds krijgen accountants steeds meer druk op de kwaliteit van controle- en advieswerkzaamheden door toezichthouders als de AFM. Anderzijds zorgen diverse technologische ontwikkelingen ervoor dat processen effectiever en efficiënter kunnen, waardoor er met steeds minder mensen hetzelfde werk gedaan kan worden. De accountant anno 2015 wint alleen terrein door klantgericht te handelen en zelf haar processen op orde te hebben. De accountant adviseert haar klanten over zaken als credit & risk management, maar hoe effectief heeft de accountant dat zelf eigenlijk ingericht? Graydon onderzocht bij 134 Accountancyen Administratiekantoren de stand van zaken. Mondjesmaat Wwft Met de huidige Europese anti-witwasrichtlijn wordt van de accountancybranche verwacht dat zij de identiteit van hun klanten controleren en nagaan wie de uiteindelijk belanghebbende van een transactie is. Vervolgens moeten ze controleren of er sancties tegen deze belanghebbende bestaan, of deze negatief in de publiciteit heeft gestaan én ongebruikelijke transacties melden aan de FIU-Nederland. ondernemersklimaat lijkt te zijn verbeterd. Des te verrassender is dat het grootste deel van de respondenten haar debiteurenportefeuille toch niet indeelt op basis van kansen en risico s. Exacte cijfers hierover en uiteraard veel meer resultaten vindt u terug in dit rapport. Tot slot: focus op verbetering dienstverlening Juist in deze tijd, waarbij veel bedrijven weer langzaam maar zeker opkrabbelen na een lange periode van economische tegenwind, verkeren accountancy- en administratiekantoren in een uitstekende positie om hun klanten van advies te dienen. Zij hebben tenslotte een vertrouwensfunctie bij hun klanten, komen bij de MKB er over de vloer en kunnen de mogelijkheden op de markt daar laten zien. Accountancy- en administratiekantoren richten zich niet meer alleen op het vermijden van risico s, maar ook op het vertalen van bedrijfsinformatie in zakelijke kansen. Daarmee neemt de waarde van het advies toe. Met vriendelijke groet, Mattijs van de Weijer Manager Risk & Compliance Volgens Minister van Financiën Dijsselbloem zijn we er daarmee nog niet. De controlerende instanties zullen nóg strenger gaan controleren op de naleving van de Wwft en de Sanctiewet. Te beginnen bij grote financiële organisaties, maar de verwachting is dat het verscherpte toezicht uiteindelijk zal uitbreiden naar het MKB. Een gedegen onderzoek waarbij de broninformatie aantoonbaar is en vastgelegd wordt, is dus een belangrijk onderdeel van de naleving van de Wwft. Hier spendeert 39% van de respondenten jaarlijks minimaal een kwartier per relatie aan. Financiële positie versterken Om haar eigen financiële positie te beschermen, moet de accountancy zelf haar eigen marges op peil houden. Effectief credit management en goed risicobeheer speelt hierin een belangrijke rol. Uit onze studie blijkt onder meer dat nog steeds een aanzienlijk aantal bedrijven in deze sector met een verslechterd betaalmoraal onder haar klanten te maken heeft, ondanks dat het 2 Graydon Brancheonderzoek
Inhoud Organisatie en markt thema s 4 Credit management thema s 5 Wwft thema s 7 Conclusies 9 Colofon Uitgave Graydon Nederland BV Totstandkoming publicatie Aan dit onderzoek, dat is uitgevoerd in april 2015, hebben 134 Accountancy- en Administratiekantoren in Nederland meegedaan. Tezamen met de inbreng van onderzoeksspecialisten van Graydon, zijn de resultaten gebruikt als basis voor deze publicatie. Publicaties van Graydon zijn op aanvraag verkrijgbaar Contactpersoon: Tamara Biemans Group PR & Communications Manager 020-567 97 55 061 138 25 93 communicatie@graydon.nl Meer onderzoeken van Graydon Voor meer brancheonderzoeken, whitepapers en andere publicaties, gaat u naar www.graydon.nl/blog of neem contact op met onze communicatie-afdeling. Wilt u vrijblijvend advies? U kunt onze adviseurs bereiken op: 020 567 97 50. Graydon Brancheonderzoek 3
Organisatie en markt thema s 1. Welk percentage van uw omzet is afkomstig uit uw top vijf belangrijkste klant(en)? 0-10% 23% 11-20% 30% 21-40% 14% 41-60% 14% 61-80% 7% > 80% 11% 2. Hoe groot is de afhankelijkheid van uw bedrijf ten aanzien van uw belangrijkste klant(en)? Niet afhankelijk 16% Weinig afhankelijk 26% Neutraal 35% Afhankelijk 18% Sterk afhankelijk 4% Weet niet 1% 3. In hoeverre is de betaalmoraal van uw afnemers veranderd in het afgelopen jaar? Verslechterd 23% Gelijk gebleven 64% Verbeterd 13% 4 Graydon Brancheonderzoek
Credit management thema s 4. Stelling: Ons bedrijf nam het afgelopen jaar meer kredietrisico bij het accepteren van klanten. Het risico is gelijk gebleven 34% Niet waar 54% Waar 9% Weet niet 3% 5. Ons bedrijf deelt de debiteurenportefeuille in op basis van kansen en risico s. Denk aan het groeperen op basis van kenmerken als betaalgedrag, kredietwaardigheid of (order)grootte. Nee, dit doen wij niet 72% Ja, dit doen wij handmatig 18% Ja, dit hebben wij geautomatiseerd 9% Weet niet 1% 6. We hebben ons credit management beleid het afgelopen jaar: Niet veranderd 55% Verscherpt 43% Versoepeld 1% Weet niet 1% Graydon Brancheonderzoek 5
7. Indien u uw credit management beleid verscherpt hebt (vorige vraag), op welke wijze hebt u dit gedaan? Sneller herinner- en aanmaantraject 33% Anders 27% Het kredietrisico bestaande klanten beter monitoren 8% Vooraf strenger nieuwe klanten checken op kredietrisico 8% Sneller zaken uit handen geven aan incassobureau 7% Minder op krediet leveren 7% Het vaststellen maximale kredietlimieten 6% Een hoger bedrag reserveren afschrijvingen 4% 6 Graydon Brancheonderzoek
Wwft thema s 8. In hoeverre bent u bekend met de wet Wwft en haar verplichtingen? Voldoende 72% Expert 15% Matig 11% Helemaal niet 1% 9. Hoeveel procent van uw relatieportefeuille checkt u op de Wwft risico s? 100% 47% 81-100% 21% 61-80% 6% 41-60% 4% 26-40% 2% 11-25% 4% 0-10% 16% 10. Hoeveel tijd neemt de naleving van de Wwft per relatie op jaarbasis in beslag? Meer dan 15 minuten 16% 15 minuten 22% 10 minuten 23% 5 minuten 24% Weet niet 15% Graydon Brancheonderzoek 7
11. Welke bronnen spreekt u aan voor de onderzoeken: PEP, sanctielijsten en negatieve mediaberichten? Google 50% De relatie zelf 42% Anders 8% 12. Hoe zorgt u voor een paper / audit trail van uw onderzoeksresultaten? Papieren formulieren invullen/handmatig inscannen 37% Een uniform beleid en bron, gedigitaliseerd 31% Copy en paste verschillende online bronnen 25% Anders 7% 13. Gebruikt u de naleving van de Wwft ook als dienst naar uw cliënten? Nee, wij houden ons alleen bezig 94% met de naleving van Wwft Ja, wij bieden deze onderzoeken 6% ook aan bij onze cliënten 8 Graydon Brancheonderzoek
Conclusies Beperkte inschatting van risico s Veel kantoren zijn afhankelijk van hun top 5 belangrijkste klanten, voor een derde van de respondenten vertegenwoordigen zij meer dan 40% van de omzet. Ook al zijn de relaties die accountancy- en administratiekantoren aangaan veelal langdurig, het besef dat hier een risico in schuilt, lijkt niet bij iedereen te zijn doorgedrongen. Zo deelt maar liefst 72% van de deelnemers aan ons onderzoek haar debiteurenportefeuille niet in op basis van kansen en risico s, of doet dit slechts handmatig (18%). Toch blijkt nog steeds bijna 1 op vier kantoren te kampen met een verslechterd betaalmoraal onder haar klanten, tegenover een 13% die een verbetering constateert. De zij het voorzichtig aantrekkende economie is blijkbaar geen garantie voor het (sneller) betaald krijgen van de factuur. Veranderende markt vraagt nieuwe inzichten De traditionele dienstverlening verandert, dat is een feit. Waar men jarenlang dezelfde klanten bediende zal de veranderende markt de accountant dwingen een andere dienstverlening toe te passen. Wil men in staat blijven toegevoegde waarde te leveren en haar klanten te behouden, dan zal men zichzelf veel vaker een adviserende rol moeten toebedelen. Conclusie: we weten het wel, maar doen het niet (goed) Duidelijk is dat men weet wat de wettelijke verplichtingen zijn, het schort nog wel aan een correcte naleving ervan in de uitvoering. Niet te factureren uren worden namelijk inefficiënt besteed, waarbij bovendien onduidelijk blijft of er op de juiste manier wordt voldaan aan de wet. Hoe leg je immers vast dat je via Google een en ander hebt gezocht, maar niets hebt gevonden? Hoe ziet een intern beleid eruit waarin medewerkers middels eigen interpretatie conclusies uit dienen te trekken? Dat is niet te documenteren en dus ook niet uniform in te regelen. Door een efficiënt beleid uit te zetten, waarbij alle medewerkers op dezelfde wijze het onderzoek doen en alles vastligt in een audit trail, spendeert de accountant zijn tijd aan werkzaamheden die geld opleveren. Kansen van de Wwft Het belang van het voldoen aan deze wet moet niet alleen wetgedreven zijn, het levert ook aanzienlijke commerciële kansen op. Het verstrekken van inzichten in eigen klanten én in de markt waarin die klanten opereren, daar zit de nieuwe toegevoegde waarde van de accountant. Voorkom je risico s, dan beheers je op de juiste wijze je klanten. Maar bekijk je de kansen in de markt, dan vergroot je door hier op in te springen wellicht je klantenportefeuille. Dit is mogelijk door niet alleen te kijken naar de activiteiten, processen en strategische keuzes van de klant, maar ook die van de markt waarin die klant opereert. Waar liggen groeikansen, wat zijn de bedreigingen en hoe kan het bedrijf haar concurrenten inhalen dan wel voorblijven? Stuk voor stuk kwesties waar ook een accountant zijn expertise in o.a. business controlling aan kan wijden. Inefficiëntie maakt Wwft-naleving tijdrovend Over het algemeen is de branche goed op de hoogte van de Wwft, bij 38% van de respondenten neemt de naleving ervan op jaarbasis 15 minuten of langer per klant in beslag. Opvallend is dat er veel openbare bronnen worden gebruikt in het onderzoek. Zo maakt 50% gebruik van Google en 42% van de relatie zelf als bron. Nauwelijks een op de drie hanteert een uniform beleid en bronnen, waarbij alles gedigitaliseerd wordt vastgelegd. Graydon Brancheonderzoek 9
Graydon Nederland BV Hullenbergweg 250 1101 BV Amsterdam Telefoon: 020-567 97 55 E-mail: communicatie@graydon.nl