Werkdocument Bezuiniging Universiteitsdienst Deel 3: Reorganisatieplan Directie HR

Werkdocument Bezuiniging Universiteitsdienst Deel 3: Reorganisatieplan Directie HR "Meer Dienstverlening met minder mensen" Onderwerp Versie werkdocument betreffende het overleg over de bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 zie voettekst Actie OdC/OR Actie beheerder UD Wijzigingen t.o.v. vorige versie Aanleiding Op 4 april 2014 heeft de beheerder UD de OdC UD het Reorganisatieplan Directie HR ter advisering voorgelegd. Het onderwerp zal worden besproken tijdens de reguliere overlegvergadering op 22 april 2014. Het VLO zal worden betrokken bij de totstandkoming van dit werkdocument. 1. Aanpak OdC UD 'van werkdocument tot oordeel', communicatie Zie Hoofddocument. Communicatie door OdC UD De OdC UD wil de medewerkers betrekken bij de veranderingen en streeft ernaar draagvlak te krijgen voor de door de OdC UD in te nemen standpunten. De OdC UD zal de medewerkers o.a. vla nieuwsbrieven informeren over de ontwikkelingen. Eventueel worden informatiebijeenkomsten georganiseerd. De OdC UD heeft tot nu toe het navolgende gecommuniceerd: 2. Uitgangspunten en doelstellingen voor OdC UD, toetsingscriteria Zie Hoofddocument. 3. Het overlegtraject Bereik van dit overleg, positie OdC UD & OR, LO en SR In overleg is besloten dat de OdC UD de gesprekspartner van de beheerder UD over de bezuinigingen UD en de daarmee samenhangende reorganisaties is. Gelet op de verbinding met OR-taken wonen twee extra OR leden het overleg bij. De OdC UD zal het VLO middels dit werkdocument betrekken bij dit ovedegtraject. Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 1

Onderdeel 1: Beeldvorming Verkregen informatie en essentie van de plannen Het is voor de OdC UD van belang om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de reorganisatie en de impact daarvan op de betrokken medewerkers, op de bedrijfsvoering en op de dienstverlening. De OdC UD beschikt over navolgende informatie: 1. Reorganisatieplan Directie HR concept, versie 1.3 d.d. 28/03/2014 2. Processchema HR versie 1.7 d.d. 06/02/2014 3. Dashboard HR verbeterplan versie 1.5 d.d. 03/03/2014 4. Informatie uit personeelsbijeenkomst d.d. 03/04/2014 5. Informatie verkregen in het overleg op 28 mei 2014 6. Informatie verkregen in het overleg tussen de OdC-leden Ben Stuivenberg en Adri Sloot met HR manager UD en Programmamanager HR 7. Concept functiebeschrijvingen nieuwe functies 8. Informatie verkregen in het overleg tussen Adri Sloot met HR manager UD en Programmamanager HR 9. De brief van Beheerder UD aan de OdC UD over concept reorganisatieplan Directie HR d.d. 13 juni 2014 (CvB-UIT-333) Uit de verkregen informatie maakt de OdC UD op dat de essentie van het reorganisatieplan is: De ombuigingsopdracht in het kader van de bezuinigingen UD leidt bij de directie HR tot een herinrichting van de directie teneinde te komen tot een verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening en tot meer efficiëntie. Doelstellingen hierbij zijn: Basis op orde, kwalitatief hoogstaand HR-advies en duidelijke expertrollen. De directie HR wil dat bereiken door: > Inhoudelijke en operationele/beheersmatige HR-taken duidelijker van elkaar onderscheiden en beter beleggen; > Operationele en beheersmatige taken stroomlijnen, uniformeren en digitaliseren; > De kwaliteit van de medewerkers verhogen (kennis en competenties) en de kwantiteit verlagen. De voorstellen leiden tot structurele vermindering van de formatie met 11,3 fte (een vermindering van 13,3 fte versus een investering van 2,0fte). Daarnaast is 2 fte beschikbaar voor de zgn. flexibele schil. Vanaf 2016 is de besparing structureel: k 746 Naast structurele ombuigingen en investeringen worden navolgende eenmalige voorgesteld: k 130 (in 2014) t.b.v. professioneel inrichten HR contact Centre k 122 t.b.v. implementatie Servant investering Veranderingen organisatie: De directie HR blijft uit dezelfde organisatieonderdelen bestaan. Aanpassingen vinden binnen organisatieonderdelen plaats. Nieuw: O HR contact Centre De vermindering van de omvang van deformatie van HR komt tot stand als aangegeven in bijlage 1. Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 2

De OdC UD verneemt graag van de beheerder of deze samenvatting/interpretatie juist is. Antwoord beheerder: Bovenstaande samenvatting is juist. Zie Bijlage 1 voor overige opmerl<ingen. Wat voorafging Naar aanleiding van een verzoek van de directeur HR heeft de OdC op 26 maart 2014 een ongevraagd advies aan de beheerder gegeven. Gelet op de samenhang tussen dit advies en de reorganisatie HR zijn onderstaand passages uit dit advies opgenomen: In mei 2013 is besloten tot de inschakeling van externe deskundigheid bij het formuleren van een verbeterplan HR Services. De OdC UD is daarbij niet geconsulteerd. De OdC UD is op zich positief gestemd over het feit dat u de OdC vooraf heeft geïnformeerd over het voornemen bij de bezetting van de vacature HRS af te wijken van de procedure en kennis heeft kunnen nemen van uw beweegredenen. De OdC UD deelt uw mening dat de huidige vervulling van de functie l<ostbaar is en dat een andere wijze van vervulling wenselijk is. Met u is de OdC van mening dat een goed functionerend SSC HR van cruciaal belang is voor het functioneren van het HR domein (nu en in de toekomst). En uiteraard is de OdC UD geen voorstander van pro forma procedures als de uitkomst van zo'n procedure onomstotelijk vaststaat. Niettemin ziet de OdC UD wel bezwaren bij de door u voorgestane werkwijze. In het algemeen is de OdC UD van mening dat niet vooruitgelopen moet worden op de uitkomsten van een reorganisatie. Met het vooruitlopen wordt een deel van de uitl<omst van een reorganisatie vastgelegd. Bovendien worden door de aanstelling van werknemers van buiten de TU Delft de plaatsingsmogelijkheden van boventallige medewerkers van de TU Delft mogelijk geblokkeerd en interne mobiliteit belemmerd. Het staat de OdC UD ook niet goed voor ogen wat de gevolgen van uw besluit zijn als eventuele boventallige medewerkers kunnen aantonen dat zij geschikt of binnen een jaar geschikt te maken zijn voor de functie manager HRS. De OdC UD heeft echter verheugd l<ennis genomen van uw mededeling in het agendaoverleg dat de TU Delft een beleid ontwikkelt ten aanzien van de inhuur van derden. Graag ziet de OdC UD dat bij de formulering van dit beleid ook aandacht en ruimte is voor inbreng vanuit de medezeggenschap. Naar aanleiding van de voorziene en door u gewenste vervulling van de vacature manager HRS gaat de OdC UD er wel vanuit dat het contract met de andere externe ingehuurde medewerker (en van eventuele andere inhuur) zo spoedig mogelijk wordt beëindigd en in ieder geval niet wordt verlengd. Reactie beheerder UD: Directeuren zijn verantwoordelijk voor een goede bedrijfsvoering van hun directie. Evt. Inhuur valt daar ook onder. Ik ben bezig om een aantal beleidskaders te ontwikkelen voor inhuur en betrek de OdC daar graag bij. Vragen van de OdC UD 1. Vraag Waarom is in de planvorming (nog) niet overgegaan tot plaatsing van met boventalligheid bedreigde medewerkers op (passende) nieuwe functies? Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR Versie? d.d. 1 juli 2014 3

Toelichting: In het concept plan wordt aangegeven dat medewerkers wier functie niet terugkomt in de nieuwe organisatie in de gelegenheid worden gesteld hun belangstelling voor nieuwe functies kenbaar te maken. Vervolgens zal de gebruikelijke plaatsingsprocedure (conform sociaal plan) worden gevolgd. In het sociaal plan is geen sprake van een belangstellingsregistratie. Antwoord De Directie HR kiest ervoor om zorgvuldig het besluitvormingstraject te doorlopen: eerst een voorgenomen besluit door het CvB, vervolgens overleg met de medezeggenschap, daarna een definitief besluit door het CvB en daarna het plaatsingsproces. Daarnaast willen we alle medewerkers wier functie wordt opgeheven de kans geven hun belangstelling weer te geven voor de nieuwe functies die ontstaan en niet op voorhand bepaalde medewerkers hiervoor uitsluiten. 2. Op biz. 29 wordt in de voetnoot gesteld: "Inclusief 1,0 fte extern gedetacheerd met de intentie tot overgang naar inhurende organisatie" Vragen Wat wordt hier exact bedoeld? Leidt dit-op termijn - tot vermindering van formatie P&O-adviseurs naar 19 fte? Antwoorden De 14,5 fte P&O-adviseur 1 in de nieuwe situatie is inclusief een HR-adviseur die momenteel gedetacheerd is bij een organisatie buiten de TU Delft. Het is de intentie dat de medewerker bij deze organisatie in dienst treedt (wordt later dit jaar duidelijk). Nee, mocht de medewerker bij die organisatie in dienst treden, dan ontstaat er 6,5 fte i.p.v. 5,5 fte vacatureruimte voor P&O-adviseur 1 (zie de opmerking hierover in de laatste zin van de eerste alinea op biz. 30). 3. Op biz. 12 wordt aangegeven dat er geïnvesteerd moet worden in de organisatorische en technische implementatie van zelfbediening binnen de TU Delft en het inrichten van het zelfbedieningsportaal met informatie. Op biz. 44 wordt onder ideeën voor innovatie (niet opgenomen in de ombuigingsvoorstellen) gesproken over een portal voor medewerkers selfservice. Vragen Is het zelfbedieningsportaal op biz. 12 een ander dan het portal genoemd op biz. 44? Is het reëel te verwachten dat een portaal zoals omschreven op biz. 12 er op 1-1-2015 gereed is? Antwoorden Het zelfbedieningsportaal op biz. 12 verwijst naar het HR portaal dat onderdeel uitmaakt van het HR Contact Centre. Het portaal op biz. 44 verwijst naar een TUD breed portaal voor alle ondersteunende diensten. Het is wenselijk dat het HR portaal past binnen het TUD brede portaal. De manager van HR Services onderhoudt hiervoor nauwe contacten met de Directie ICT en met de leden van de Stuurgroep Digitale Werkomgeving. De bedoeling is het HR portaal per 1-10-2014 gerealiseerd is. Dit is volgens HR haalbaar. Wel is hiervoor een extra inspanning vereist. Vandaar het bij het CvB ingediende, en gehonoreerde, verzoek voor een eenmalige investering van k 130 t.b.v. het inrichten van het HR Contact Centre waarvan het portaal onderdeel uitmaakt. Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 4

4. Een alinea verder op dezelfde biz. 12 (zie ook Bijlage II op biz. 48) wordt gesproken over een interactief HR portaal, waarmee 80% van de vragen van medewerkers en leidinggevenden wordt afgevangen. Vraag Is het realistisch te veronderstellen dat dit interactief portaal op 1-10-2014 adequaat functioneert? Antwoord Ja, m.b.v. de eenmalige investering van k 130 is dat volgens de Directie HR haalbaar. Opmerking: de woorden "portal" en "portaal" worden meermalen ten behoeve van ons inziens verschillende functionaliteiten binnen HR gebruikt. Dit kan tot verwarring leiden. Nieuwe vragen: Is het juist dat met HR-portaal het interactief portaal/zelfbedieningsportal (website) wordt bedoeld, waarmee 80% van de vragen van medewerkers en leidinggevenden wordt afgevangen? Is het juist dat met het TU Delft brede portal/portaal het contact centre wordt bedoeld, ofwel contact met mensen? Antwoord Om de verwarring die blijl<baar bestaat te verminderen, zal het concept reorganisatieplan als volgt worden aangepast: O er zal alleen nog worden gesproken over een 'portaal' en niet meer over een 'portal' (die begrippen hebben we per ongeluk door elkaar heen gebruikt); O we zullen het alleen nog maar hebben over het HR portaal en niet meer over het TUD brede portaal waarvan het HR portaal onderdeel uitmaakt. Het Contact Centre vormt een nieuw onderdeel binnen HR Services en biedt de volgende service aan de medewerkers en leidinggevenden van de TU Delft: O gestructureerde informatie op een interactief HR portaal. Via dit portaal kan men ook via self services bepaalde HR zaken zelf regelen of initiëren (vangt vermoedelijk O O 80% van de vragen af); (standaard)informatie en advies over rechtspositie en arbeidsvoorwaarden via telefoon of per mail/chat (vangt vermoedelijk 15% van de vragen af); bij meer ingewikl<elde vragen doorverwijzen naar andere specialisten binnen de Directie HR (vangt vermoedelijk 5% van de vragen af). Nieuwe vragen Is deze realiseringsdatum goed afgestemd met ICT, m.a.w. acht ICT deze datum ook haalbaar? Wat zijn de consequenties als deze datum niet wordt gehaald? Een deel van de personele wijzigingen wordt voorzien per 01/10/2014. Worden deze wijzigingen dan uitgesteld? Antwoord De implementatie van het nieuwe HR dienstverleningsmodel kent een plateau planning (door de tijd heen) met meerdere projecten. Het is niet noodzakelijk dat alle projecten op 1 oktober 2014 afgerond zijn, er is ook een aantal projecten in het 4e kwartaal van 2014 en verder gepland. Volledige zelfbediening voor alle HR processen is dus niet gerealiseerd voor 1 oktober 2014. Er wordt gestart met een aantal belangrijke processen. De directeur ICT en de Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 5

manager Demand Management kennen de HR plannen en hebben zich hieraan gecommitteerd. De personele wijzigingen per 01-10-2014 kunnen gewoon doorgaan en hangen niet samen met het moment van het invoeren van zelfbediening. 5. Op biz. 13 wordt aangegeven dat de kosten voor HR services vanaf 2014 structureel toenemen omdat het HR contact centre moet worden bezet met gekwalificeerd personeel (1 fte). Vraag Moet hieruit worden opgemaakt dat dat gekwalificeerde personeel er nu niet is? Antwoord Dat kan hier niet uit worden opgemaakt. De directie HR vermindert de formatie met 13,3 fte en investeert tegelijkertijd 2 fte in nieuwe functies waaronder 1 fte bij het HR Contact Centre. Degenen die mogelijk boventallig raken, kunnen op deze nieuwe functie solliciteren. Mocht niemand van de boventalligen zich kwalificeren dan kunnen ook andere HR - medewerkers hierop solliciteren. Het woord 'gekwalificeerd' op pag. 21 wekt wellicht de indruk dat het bij HR Services aan gekwalificeerd personeel ontbreekt, hetgeen niet het geval is. Het gaat om voldoende personeel waarvoor 1 fte uitbreiding gewenst is (de tekst op pag. 21 zal worden aangepast). 6. Voorts wordt in dezelfde alinea gesteld dat er een eenmalige investering van l< 130 nodig is om het Contact Centre met behulp van externe inhuur professioneel in te richten. Vragen Wat wordt specifiek bedoeld met "professioneel" inrichten? Is de hiervoor benodigde kwaliteit niet binnen de TU Delft aanwezig? Antwoorden Met professioneel wordt bedoeld de inrichting van een Contact Centre volgens de geldende best practices. Denk bij inrichting aan een geïntegreerd en in de pral<tijk bewezen concept ten aanzien van mensen & competenties, systemen, processen en organisatie. Er dient onder andere een call afhandelingssysteem te worden aangeschaft. En er is specialistische kennis en expertise nodig over het HR Portaal, HR selfservice en het HR Contact Centre - ten aanzien van de systeemlaag. Hiervoor zal extern worden ingehuurd aangezien de vereiste HR-ICT kennis niet aanwezig is en het tijdig inrichten van HR Services van cruciaal belang is voor het welslagen van het HR reorganisatieplan. Nieuwe vragen: In de beantwoording wordt gesteld dat er een call afhandelingssysteem dient te worden aangeschaft. De OdC UD leeft in de veronderstelling dat binnen de TU Delft een call afhandelingssysteem aanwezig is, en wel Infra/VSM. Wat is de reden waarom HR hiervan afwijkt? Een van de redenen om vooruitlopend op de reorganisatie over te gaan tot aanstelling van de huidige manager HRS was de bij betrokl<ene aanwezige combinatie van kennis HR en ICT. Waarom wordt, gelet op voorstaande, gesteld dat de vereiste HR-ICT-kennis niet aanwezig is? Antwoord Om het Contact Centre operationeel te krijgen, is onder andere de inzet van een klantregistratiesysteem nodig. Maar ook moet er onder andere geïnvesteerd worden in een interne kennisdatabase, een monitor met dashboard om de dagelijkse doorlooptijden te monitoren, een call centre telefoonsysteem, een HR portaal, een opleiding 'lean' en een Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 6

maatwerktraining 'anders werken in een contact centre'. Op dit moment worden de functionele requirements opgesteld van fiet klantregistratiesysteem, tezamen met ICT. Met name liet genereren van interne rapportages om goed te kunnen sturen is een van de functionele requirements. Uiteraard wordt gekeken naar de mogelijkheden van INFRA; HR conformeert zich uiteraard aan de ICT strategie. Het kan zijn dat er een ander of een aanvullend systeem nodig is. Overigens is men zich binnen de directie ICT aan het oriënteren op een nieuwe leverancier omdat INFRA in de nabije toekomst mogelijk niet meer volstaat. De technische ontwikkeling van zelfbediening en de bijbehorende architectuur (rollen, delegatie, uitrol) vragen om specialistische IT-kennis en best practices ervaringen. Geen van de teamleden binnen IM heeft een IT-opleiding, dus deze kennis is schaars binnen HR. ITkennis alleen is ook onvoldoende, het gaat om de combinatie HR/ICT. 7. Op biz. 13, 23 en 24 wordt gesproken over het 9-vlaks Informatiemanagement model. Vragen In hoeverre zijn de uitgangspunten van dit model afgestemd met ICT en andere directies om de kwaliteit van de informatiehuishouding te waarborgen? Om een efficiënte en effectieve directieoverschrijdende afstemming en samenwerking te garanderen op gebied van business processen en informatie/data, worden de genoemde rollen in het model op dezelfde wijze ingevuld als bij andere directies? Antwoorden Informatie management processen (en functies en rollen) zijn in meerdere referentiemodellen beschreven. Het 9-vlaksmodel is een welbekend en vaak toegepast model om processen, functies en rollen van ICT en informatiemanagement binnen een organisatie te ordenen. De directeur ICT en de managers van de SSC Finance en O&S kennen deze voor de hand liggende ordening: drie niveaus op de y as, namelijk Strategie (richten), Structuur (inrichting) en Uitvoering (verrichten) en drie niveaus op de x as bedrijfsdomeinkolom, waarin het primaire proces plaatsvindt, de informatie- en communicatiekolom en de techniekkolom. Aangezien in dit plan nu alle ICT processen, functies en rollen binnen HR volledig en op het juiste niveau zijn belegd, wordt er efficiënter en effectiever samengewerkt met andere directies en met name met ICT. Hoewel de taken bij de directie O&S en Finance gedifferentieerd zijn belegd binnen de functies, is wel telkens een gelijksoortig onderscheid gemaakt naar operationele, tactische en strategische rollen. 8. Op biz. 15 wordt in de eerste alinea vermeld dat er gespecialiseerde loopbaancoaches worden aangesteld. In de daarbij geplaatste voetnoot wordt gesteld dat deze aanstelling wordt bekostigd uit de algemene middelen. Vragen Hoeveel fte betreft dit? Wat wordt bedoeld met "algemene middelen"? Antwoorden Er is rel<ening gehouden met maximaal drie coaches. De inzet wordt bepaald op basis van de behoefte en daarom is niet op voorhand aan te geven hoeveel fte deze inzet betreft. Deze personen worden overigens niet aangesteld maar ingehuurd (de tekst zal worden aangepast). De 'arbeidsvoorwaardenmiddelen', deze middelen staan niet op de HR-begroting. Hierover is tussen het CvB en het LO in 2013 overeenstemming bereikt. Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 7

Opmerking d.d. 08/05/2014: Vakbonden voegen toe: Het CvB en het LO hebben op 7 januari 2014 overeenstemming bereikt om eenmalig een (geoormerkt) bedrag van K 75 uit de arbeidsvoorwaardenmiddelen 2013 ter beschikking te stellen. 9. In de tweede alinea wordt gesteld dat HR Talent vooralsnog ondersteuning biedt aan (potentiële) WW-ers maar dat deze ondersteuning in de toekomst zal worden uitbesteed. Vragen Over welke tijdsspanne wordt gesproken? Speelt directe en indirecte kwaliteit van de ondersteuning bij de beslissing tot uitbesteding een rol? Kan de OdC UD ervan uitgaan dat de beslissing tot uitbesteding als een apart besluit (en dus niet onderdeel uitmakend van het voorliggende reorganisatieplan) ter advisering wordt voorgelegd? Antwoorden In 03 van 2014 wordt onderzocht welke potentiële leveranciers er op de markt zijn en vervolgens wordt het traject van uitbesteding ingezet. De primaire overweging bij de beslissing tot uitbesteding is kostengerelateerd. Doelstelling is om door de inschakeling van een gespecialiseerd bureau de WW- en BWNU-kosten te verlagen door een intensieve begeleiding van de betrokkenen. De uitbesteding is opgenomen in dit reorganisatieplan en vormt daarmee onderdeel van het lopende besluitvormingstraject en daarmee van deze adviesaanvraag. Opmerkingen (8/5/2014): Naast goede begeleiding is het van belang dat externe bureaus ook bekend zijn met de specifieke wet- en regelgeving WW en WIA voor overheid en in het bijzonder TU Delft. In de mondelinge beantwoording van de vragen inde overlegvergadering van 24 maart jl. is ook aangegeven dat de huidige begeleiding van in WW/WIA geraakte medewerkers door de TU Delft zich beperkt tot administratieve begeleiding. Een begeleiding verdergaand dan administratieve begeleiding kan leiden tot snellere terugkeer in arbeid. In de optiek van de vakbonden TU Delft is het nodig/verstandig dat expertise WW/WIA binnen de TU Delft aanwezig is. Deelt u deze opvatting? Antwoord Het is zeker belangrijk dat de TU Delft voldoende kennis in huis heeft en houdt daar waar het gaat over de toepassing en uitvoering van gerelateerde wetgeving. Binnen het nieuwe HR Services /AVW zal deze kennis verder worden opgebouwd en ter beschikking worden gesteld (dit is afgestemd met de manager HR Services). 10. Op biz. 15 en 16 wordt een verdergaande bezuiniging op VGWM aangegeven. Dit onderdeel van het reorganisatieplan HR wordt conform de bepalingen van de WOR voorgelegd aan de ORcommissie VGWM. Opmerking Los daarvan wordt de OdC graag geïnformeerd over de omstandigheden die het mogelijk maken om verder te bezuinigen dan vastgelegd in 2012 zonder dat aan kwaliteit op het gebied van veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu wordt ingeboet. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR Versie? d.d. 1 juli 2014 8

Reactie Deze vraag l<omt aan bod in het werl<document t.b.v. de VGWIVl-commissie van de OR. Reactie beheerder Tijdens onze vergadering van 22.04.14 hebben we dit punt besprol<en. 11. In de een-na-laatste alinea op biz. 16 wordt aangegeven dat een aantal functies binnen HR Projects komt te vervallen. Een deel van de besparing die dit oplevert zal flexibel worden ingezet als ontwikkelingsbudget voor de directie HR. Vragen Wat is de omvang van dit deel? Wat moet worden verstaan onder "ontwil<kelingsbudget voor de directie HR" Waarom wordt 'HR ICT projecten' (belegd bij HR Services) niet ondergebracht bij HR Projects? Heeft een afdeling met een omvang van 1 fte bestaansrecht? Antwoorden Dat is afhankelijk van het doel. Dit zal jaar per jaar bekeken worden waardoor de omvang per jaar kan variëren. Dit zal in het licht van de jaarlijkse begrotingsafspraken met het CvB worden afgestemd. Het gaat hierbij om een flexibele inzet van personeel t.b.v. verschillende - en jaarlijks vast te stellen - doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan onderzoek naar de opvang en wensen van buitenlandse werknemers, of aan onderzoek naar onze aanpak en methoden met betrekking tot werving en selectie. Het is de bedoeling om projecten zoveel mogelijk uit te laten voeren door experts binnen (of buiten) de directie HR en door HR-medewerkers binnen de faculteiten en de UD (zie biz. 16). Omdat 'HR-ICT projecten' nauw verbonden zijn met de deskundigheid en de werkzaamheden van de medewerkers van het team Informatie Management binnen HR Services, worden deze projecten daar belegd. Een afzonderlijke afdeling HR Projects is niet noodzakelijk. De Programmamanager HR functioneert als een 'rechterhand' van de Directeur HR. Nieuwe vragen Onder tweede bullet wordt aangegeven dat het ontwikkelingsbudget wordt aangewend voor flexibele inzet van personeel t.b.v. verschillende en jaarlijks vast te stellen doeleinden. Begrijpt de OdC UD het goed dat het ontwikkelingsbudget dus een budget betreft voor een flexibel in te zetten pool medewerkers (al dan niet in vaste dienst)? Antwoord Dat begrijpt de OdC UD inderdaad goed. Opmerking Bij de vierde bullet wordt gesteld dat er geen afzonderlijke afdeling HR-projects noodzakelijk is. De OdC zou dan ook graag zien dat er niet meer gesproken/geschreven wordt over een dergelijke afdeling. Reactie Op dit moment bestaat de afdeling HR Projects nog steeds waardoor deze ook in de tel<st terugkomt. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 9

12. In de laatste alinea op biz. 16 wordt gesteld dat er te weinig steun bestaat om sociale Innovatie op deze manier vorm te geven. Vragen Wat wordt verstaan onder "deze manier"? Uit welk budget werd het project Sociale Innovatie bekostigd? Toelichting: De OdC UD leeft in de veronderstelling dat dit project werd bekostigd uit het CvB-budget. Stopzetten van het project levert dan geen besparing op op het HR-budget. Antwoorden Als een centraal aangestuurd TUD breed project van waaruit allerlei initiatieven werden ontplooid. De initiatieven worden nu aan de faculteiten en directies zelf overgelaten. Het project werd bekostigd uit de strategiegelden van het CvB, maar was opgenomen in de begroting 2013 van de Directie HR. Met de Directie Finance is in 2013 afgestemd dat bezuinigen op Sociale Innovatie wel als ombuigingen mogen worden opgevoerd omdat hiermee de begroting van HR afneemt. Daarnaast vervalt 1 fte aan structurele personeelslasten (deze medewerker was in vaste dienst bij de Directie HR). 13. Op biz. 23 wordt in de laatste alinea aangegeven dat een drietal strategische rollen wordt ondergebracht in de functie van manager HR Services. In een eerder stadium is mondeling aangegeven dat de functie van manager HR Services ongewijzigd zou terugkeren in de nieuwe organisatie en dat vervulling van de vacature vooruitlopend op de uitl<omsten van de reorganisatie daarom geen obstakel vormde. Vraag Is de conclusie juist dat de mondelinge mededeling niet geheel correct was en dat er wel degelijk sprake is van een nieuwe functie? Antwoord De invulling van deze drie strategische rollen uit het Informatie Management model betekent niet dat er een nieuwe functie ontstaat. In de voetnoot op biz. 23 is de inhoud van de rollen benoemd, te weten gesprekspartner en adviseur van het CvB, de directeur HR, de directeur ICT en externe leveranciers en opsteller van het HR ICT strategieplan. Hierdoor ontstaat een accentverschuiving binnen de functie, die voortvloeit uit het belang van de ICTontwikkelingen voor de verbetering van de l<waliteit van de dienstverlening en verhoging van de efficiëntie van de Directie HR. Het domein HR-ICT behoorde altijd al tot de verantwoordelijkheid van de manager HR services. 14. Op biz. 26 wordt aangegeven hoe de beoogde nieuwe situatie voor de afdeling Verwerking er uit ziet. In dit overzicht is er sprake van 2,6 fte die in de nieuwe organisatie hoger gewaardeerd zullen worden. Vragen Waarom worden deze fte's niet aangegeven als nieuwe functies? Wordt in dit overzicht een aantal medewerkers (2,6 fte) direct geplaatst en tegelijkertijd bevorderd? Antwoorden Hier is sprake van het samenvallen van de organisatieaanpassing met de ontwikkelingen in de praktijk waarin in het kader van de R&O-cyclus over 2013 voor 2,6 fte een promotie is voorzien van medewerker verwerking - basis naar medewerker verwerking - allround. Bij het maken van het HR-plan is besloten om voor de beschrijving van de oude situatie 1-1 2014 als datum te hanteren. De resultaten van de R&O-gesprekken die in het eerste kwartaal 2014 plaatsvinden zijn daardoor niet meegenomen in de beschrijving van de oude situatie. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR Versie? d.d. 1 juli 2014 10

De bevordering vindt na tiet R&0-gesprel< plaats, en dit is dus voorafgaand aan de plaatsing in het kader van de reorganisatie. Daarom is gekozen voor deze wijze van weergeven en niet voor een weergave als nieuwe functie. 15. Op biz. 21 en 28 wordt de invulling van het Team Arbeidsvoorwaarden besproken en wordt aangegeven dat in de nieuwe situatie de functie van de teamleider komt te vervallen. Vraag Waarom is in de nieuwe senior adviseur functie coördinatie van projecten opgenomen, terwijl coördinatie belegd is bij HR Projects? Antwoord De omvang van HR projects wordt afgebouwd omdat HR projecten wil laten uitvoeren door experts binnen of buiten de Directie HR en door de HR-medewerkers binnen de faculteiten en de Universiteitsdienst (zie biz. 16). De medewerkers van het team arbeidsvoorwaarden behoren tot die experts en deze senior adviseur coördineert de specifieke projecten binnen dit team. Opmerking Op biz. 21 is sprake van 2 fte Adviseur arbeidsvoorwaarden en rechtspositie, op biz. 28 is sprake van 1 fte. Reactie In de tabel op biz. 21 is onderaan vermeld dat 1 fte van de 2 fte Adviseurs arbeidsvoorwaarden en rechtspositie overgaat naar het HR Contact Centre. In de tabel van het HR Contact Centre op biz. 27 komt deze functie terug op regel 1. In het organogram op biz. 28 is 1 fte opgenomen in het team Arbeidsvoorwaarden als Adviseur arbeidsvoorwaarden en rechtspositie (1,0 fte) en is 1 fte opgenomen in het HR Contact Centre als HR Contact Centre expert. Nieuwe vragen: Is het juist dat het team Arbeidsvoorwaarden en het team Informatiemanagement direct vallen on de manager HRS? De werkzaamheden van het team verwerking en het team Contact Centre liggen qua inhoud en aard ver uiteen. Is het adequaat deze twee eenheden door een en dezelfde teamleiderte laten aansturen? Antwoorden Dat klopt, de manager HR Services is hiërarchisch leidinggevende van het team Arbeidsvoorwaarden en het team Informatiemanagement. De werkzaamheden van het team Verwerking en het Contact Centre zijn in voldoende mate aan elkaar gerelateerd om door dezelfde teamleider te laten aansturen (denk b.v. aan de standaardinformatie die aangeboden wordt op het portaal en aan de gegevens die via selfservice binnen komen en verwerkt dienen te worden). Van de 4,0 fte van het Contact Centre bestaat om die reden dan ook 2,0 fte uit medewerkers die uit het team Verwerking afkomstig zijn. 16. Op biz. 50 worden de competenties voor de HR-adviseur beschreven. Vragen Zijn deze competenties in lijn met de afspraken over UFO in VSNU-verband? Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR Versie? d.d. 1 juli 2014 11

Ligt hiet, gelet op liet feit dat van de HR-adviseurs 1 een nog adequatere en infioudelijker advisering naar decanen en directeuren toe wordt verwacht, niet in de rede om dit tot uitdrukking te brengen in de keuze van het UFO- profiel(en)? Is het logisch om ervan uitte gaan dat de huidige bezetting van de functie HR-adviseur 1 voldoet/past in de gewijzigde context en taakstelling? Antwoorden De competenties zijn in lijn met enerzijds het UFO-profiel P&O-adviseur en anderzijds met de gehanteerde praktijk. De competenties uit het UFO-profiel P&O-adviseur zijn: O analytisch vermogen O inlevingsvermogen O organisatlesensitiviteit O overtuigingskracht In de R&O-gesprekken met de HR-adviseurs worden al enige jaren de volgende competenties gebruikt: O analytisch vermogen O integriteit O luisteren O onderhandelen O resultaatgerichtheid In het schema op biz. 50 is aangegeven welke competenties nieuw zijn. Per ongeluk is vergeten om ook aan de competenties 'inventiviteit' en 'communicatieve vaardigheden' 'nieuw' toe te voegen. Dit zal aan het schema worden toegevoegd. Dat lijkt niet nodig omdat de kernactiviteiten en indelingscriteria uit het UFO-profiel P&Oadviseur van toepassing zijn, zoals ook is weergegeven in het schema op biz. 50. Buiten het kader van deze reorganisatie is wel besproken dat ook de HR-managers en HRadviseurs met UFO-profiel P&O-adviseur 1 zullen worden beoordeeld op de taken en competenties die in de nieuwe organisatie van belang zijn. Indien niet aan het gewenste niveau wordt voldaan, wordt gekeken of en hoe de competenties op niveau gebracht kunnen worden met training en begeleiding. Opmerking (08/05/2014) De OdC UD blijft moeite houden met het feit dat medewerkers nu beoordeeld gaan worden op andere competenties, waarbij niet uitgesloten wordt dat beoordeling op deze competenties kan leiden tot slechte(re) beoordelingen dan voorheen. Dit doet in de ogen van de OdC geweld aan het feit dat het bij een beoodeling zou moeten gaan om de behaalde resultaten. Nieuwe vragen Wederom: als er zo duidelijk gestreefd wordt naar een "nieuwe" HR-adviseur 1, waarom dan niet gekozen voor een of meerdere andere UFO-profielen waarmee dit streven duidelijker tot uitdrukking komt. Waarom zijn de HR-managers op geen enkele wijze in deze reorganisatie betrokken? Antwoorden De in het UFO-profiel beschreven kernactiviteiten en indelingscriteria vormen een goede weergave van de inhoud van de functie van P&O-adviseur. Hierin bestaat dan ook geen aanleiding om een profiel toe te voegen. De waarde van het toevoegen van een profiel zou kunnen liggen in het daarmee van toepassing worden van wellicht beter passende competenties. Het enige profiel dat inhoudelijk in aanmerking komt om te worden toegevoegd, lijkt het profiel Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 12

Beleidsmedewerker. Op basis van het UFO-profiel zou dit leiden tot toevoeging van de volgende competenties: O conceptueel vermogen O overtuigingskracht O schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden O resultaatgerichtheid De toegevoegde waarde hiervan blijft dan beperkt ten opzichte van de competenties uit het huidige UFO-profiel en de competenties die in de praktijk gebruikt worden in de R&O gesprekken van HR-adviseurs (zie het eerste antwoord op vraag 16). De enige toevoeging vanuit het UFO-profiel van Beleidsmedewerl<er is in dat geval 'schriftelijl<e uitdrukkingsvaardigheden'. In de brief van de beheerder UD aan de OdC UD d.d. 13 juni 2014 wordt als volgt gereageerd: 2) Het UFO-profiel van de HR-adviseurs Wij kunnen ons vinden in het voorstel van de ODC-UD om voor de HR-adviseurs het UFO-profiel van 'Beleidsmedewerker 3' toe te voegen aan het UFO-profiel 'P&O adviseur 1'. Hiermee wordt bereikt dat we duidelijk markeren dat we veel verwachten van de toekomstige HR-adviseur. Het profiel Beleidsmedewerker voegt in dat verband zinvolle zaken toe, zowel in kernactiviteiten als in competenties. Met betrekking tot de inhoud van de werkzaamheden ontstaat er door de toevoeging van het extra profiel met name meer aandacht voor het implementeren en uitdragen en vervolgens evalueren van beleid in de faculteit/ud met als resultaat'een effectieve en efficiënte realisatie van de beleidsdoelstellingen' en 'het verkrijgen van inzicht in de mate waarin de vooraf gestelde doelen zijn bereikt'. Dit zien we als een zinvolle uitbreiding. Als we de set competenties uit de UFO-profielen P&O-adviseur en Beleidsmedewerker combineren, vormt dit een goede basis voor de competenties die we van de HR-adviseur verwachten. Ik ben van mening dat de HR-adviseurs met het UFO-profiel P&O-adviseur 1 kunnen worden beschouwd als functievolger, omdat het samenstel van werkzaamheden - ondanks de toevoeging van het extra profiel - voor een belangrijk deel ongewijzigd terug komt in de nieuwe organisatie. De toevoeging van het extra profiel geeft dan Datum 13 Juni 2014 met name goed richting aan de toekomstige ontwikkeling van de medewerkers die deze functie vervullen en dient als leidraad bij het aanbieden van training en coaching. Reactie OdC UD: De OdC UD l<an deze redenering volgen, doch is wel van mening dat - indien de functievolging na een jaar toch niet passend blijkt te zijn - betrokken medewerkers onder de werking van het voor de Bezuiniging UD en reorganisatie 10 afgesproken sociaal Plan dienen te vallen. Reactie beheerder in overlegvergadering op 26 juni 2014: Alhoewel er wel enig begrip is voor de wens van de OdC UD, lijkt de voorgestelde oplossing niet juist. Als deze zou worden toegepast, wordt een vreemd en ongewenst precedent geschapen. De beheerder neemt dit dicussiepunt voor nader beraad mee. Uitkomst nader beraad (30 juni 2014): In overleg tussen HR (namens de beheerder) en de OdC is gekozen voor onderstaande optie: Voorde "nieuwe" HR-adviseur geldt het combinatieprofiel P&O-adviseur 1/ beleidsmedewerker 3. Hierdoor wijzigt de functie in belangrijke mate. Betrokken medewerkers worden allen geplaatst op de nieuwe functie P&O-adviseur 1/ beleidsmedewerker 3. IVlocht deze plaatsing Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 13

binnen of na een jaar niet passend zijn (proefplaatsing van een jaar), dan vallen betrokken medewerkers onder de werking van het Sociaal Plan zoals dat geldt voor de Bezuiniging UD en de reorganisatie bij 10. Over de HR-managers het volgende: O Kwantitatief: In afstemming met het CvB en de faculteiten is gekozen voor één HRmanager per faculteit/ud ter ondersteuning van de decaan/beheerder en managementteam. Dit om de betrokkenheid en invloed van HR op het bestuurlijke niveau te borgen en om een brede professionele ondersteuning te kunnen bieden. De HR-manager treedt bovendien ook op als senior HR-adviseur - de rol waaraan in de nieuwe organisatie juist behoefte bestaat - en is verantwoordelijk voor het 'trekken' van één of meerdere HR-beleidsonderwerpen of HR-projecten op TU Delft niveau. O Kwalitatief: Voor de HR-managers geldt, net als voor de HR-adviseurs met UFO-profiel P&O-adviseur 1, dat zij aan het gewenste kwaliteitsniveau moeten voldoen. Indien dit niet het geval is, zal worden besproken of en hoe de competenties op niveau gebracht kunnen worden met training en scholing (hiervoor zal een professionaliseringstraject ontwikkeld worden). Indien de inschatting is dat het niet mogelijk is om het gewenste niveau te behalen, wordt in overleg gekeken of overplaatsing naar een andere afdeling of naar een andere baan binnen of buiten de organisatie wenselijk en mogelijk is. Dit proces vindt plaats buiten de kaders van de reorganisatie, maar start wel gelijktijdig (of wordt voortgezet daar waar dit al is ingezet). In de brief van de beheerder UD aan de OdC UD d.d. 13 juni 2014 wordt als volgt gereageerd: 1) De kwantiteit en kwaliteit van bet MT van de Directie HR U gaf aan dat naar uw mening de HR-managers te veel buiten schot blijven bij de reorganisatie, zowel in kwantitatieve als in kwalitatieve zin. In afstemming met het CvB en de faculteiten is gekozen voor één HR-manager per faculteit/ud ter ondersteuning van de decaan/beheerder en managementteam. Dit om de betrokkenheid en invloed van HR op het bestuurlijke niveau te borgen en om een brede professionele ondersteuning te kunnen bieden. Om deze reden blijft het aantal HRmanagers in kwantitatieve zin ongewijzigd. Daarnaast vervult de HR-manager de rol van senior HR-adviseur. Gelet op de doelstelling van de reorganisatie - het verhogen van de kwaliteit van het HR-advies - Is het dan een meer passende beweging de functie HRadviseur met het UFO-profiel P&O-adviseur 2 op te heffen dan om te krimpen in het aantal senior medewerkers. In kwalitatieve zin geldt voor de HR-managers, net als voor de HR-adviseurs met UFOprofiel P&O-adviseur 1, dat zij aan het gewenste kwaliteitsniveau moeten voldoen. Indien dit niet het geval is, zal worden besproken of en hoe de competenties op niveau gebracht kunnen worden met training en scholing. Indien de inschatting is dat het niet mogelijk is om het gewenste niveau te behalen, wordt in overleg gekeken of overplaatsing naar een andere afdeling of naar een andere baan binnen of buiten de organisatie wenselijk en mogelijk is. Dit proces vindt plaats buiten de kaders van de reorganisatie, maar start wel gelijktijdig (of wordt voortgezet daar waar dit al is ingezet). Overigens gaven de decanen in de R&O-gesprekken met de HR-managers over 2013 aan (zeer) tevreden te zijn over de kwaliteit van de HR-managers. Tot slot zij opgemerkt dat in de afgelopen drie jaar de samenstelling van het MTHR al ingrijpend is gewijzigd (9 van de 14 huidige MT leden zijn nieuw in het MT ingestroomd). 17. In het processchema HR-verbeterplan wordt aangegeven dat de oude organisatie op 10 maart is afgesloten. Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 14

Vraag Wat moet hier worden verstaan onder "het sluiten van de oude organisatie"? Antwoord Hiermee wordt bedoeld dat medewerkers een brief ontvingen met daarin hun functienaam en UFO-profiel op 1-1-2014 (de 'oude organisatie'). Reactie OdC 23 juni 2014: De OdC UD blijft grote moeite houden met dit begrip en dringt er op in de toekomst een meer begrijpelijke en logischer benaming te gebruiken. Reactie beheerder in overlegvergadering 26 juni 2014: Nagegaan zal worden hoe een en ander in de reorganisatiecode is verwoord. 18. In de nieuwe situatie komen de functies van HR-adviseur 2 en 3 niet meer voor. Vraag Is het risico niet groot dat door het ontbreken van de "handjes en voetjes" nog meer HRwerkzaamheden verschuiven naar secretaresses? Antwoord Het is de bedoeling dat taken van HR Advies verschuiven naar HR Services (en HR Talent) en dus niet naar de HR- en P-secretariaten op de faculteiten of in de directies. Om de efficiency te bevorderen, zullen in 2014 wel heldere taakverdelingsafspraken gemaakt worden tussen HR Advies, HR Services en de HR- en P-secretariaten (zie biz. 11). Opmerking In 2013 zijn 4,2 fte aan taken van team arbeidsvoorwaarden overgeheveld naar CIO. De formatie van CIO is opgehoogd met dat aantal, de formatie van HR is niet met een zelfde aantal verlaagd. Overlegvergadering 28 mei 2014 In de overlegvergadering op 28 mei is geconcludeerd dat de OdC UD geen positief advies kan uitbrengen. De belangrijkste obstakels daarbij waren: 1. Kwantiteit en kwaliteit van het MTvan de Directie HR 2. Het UFO-profiel van de HR-adviseurs 3. Het tempo waarin de overgang van de oude naar de nieuwe organisatie plaatsvindt Reactie Beheerder UD d.d. 13 juni 2014 Zie bijlage 2 Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR Versie / d.d. 1 juli 2014 15

Onderdeel 2: Oordeelvorming De OdC UD zal de tijdens het overleg verkregen informatie na afronding van de fase beeldvorming toetsen op de te verwachten gevolgen daarvan voor de continuïteit voor de organisatie, de comfortabiliteit voor de medewerkers en/of de studenten en de communicatie, de 'drie C's'. Daarvoor heeft de OdC UD navolgende concrete toetsingscriteria gebruikt: Toetsingscriterium t.b.v. de continuïteit 1. De bezuinigingen binnen de UD zullen niet leiden tot afname van de kwaliteit van de dienstverlening aan de faculteiten en de inhoud van de DVO's. Tijdens het overleg over de Bezuiniging UD heeft de beheerder gesteld dat het niet de bedoeling van de voorgenomen bezuinigingen is dat de kwaliteit van de dienstverlening van de directies zal afnemen. De OdC UD heeft de beheerder geadviseerd om in de uit te werken deelplannen expliciet aandacht te besteden aan het garanderen van de kwaliteit. Dit advies is door de beheerder in de overlegvergadering van 18 december 2013 overgenomen. Dit laat onverlet dat de OdC UD begrijpt dat er in de overgangsperiode mogelijk sprake kan zijn van bijvoorbeeld gewenning aan uniformering wat gedurende deze periode tot (een gevoel van) enig kwaliteitsverlies kan leiden. Ten aanzien van het reorganisatieplan HR oordeelt de OdC UD 19/05/2014: Ten aanzien van meerdere onderdelen (zoals VGWM en HR Talent) is op dit moment niet duidelijk wat de consequenties voor de dienstverlening is. De OdC UD heeft op dit moment (8 mei 2014) geen goed gevoel over de continuïteit van de bedrijfsprocessen. Het functioneren van HR is al geruime tijd zorgelijk. De OdC UD krijgt de indruk dat er te licht gedacht wordt over de overgang van de - niet goed functionerende - oude situatie naar de nieuwe. De OdC UD ziet liever dat de oude organisatie (of delen daarvan) pas wordt opgeheven als de nieuwe systemen werken. Een mogelijkheid die de OdC UD nadrukl<elijk voor zich ziet is om eerst geruime tijd proef te gaan draaien met het zelfbedieningsportal. Bij zelfservice heeft de TU Delft immers te maken met veel culturen (en talen). Bovendien komt het de OdC UD voor dat vragen van medewerkers van geheel andere aard zijn dan vragen van leidinggevenden. Ten aanzien van het reorganisatieplan HR oordeelt de OdC UD (23 juni 2014): In de brief van de beheerder UD aan de OdC UD d.d. 13 juni 2014 wordt vermeld: Het tempo waarin de overgang van de oude naar de nieuwe organisatie plaatsvindt U gaf aan dat u de overgang van de oude naar de nieuwe organisatie te snel vindt plaatsvinden, in het bijzonder de beoogde invoering van de nieuwe organisatie bij HR Services {per 1-10-14) en HR Advies {per 1-1-2015). U stelt voor meer tijd te besteden aan het realiseren van bepaalde veranderingen (denk aan het HR-portaal, de inrichting van het HR Contract Centre en aan het uniformeren en standaardiseren van bepaalde basisprocessen), voordat de nieuwe organisatie ingevoerd wordt en er een reductie van het aantal medewerkers bij HR Advies plaatsvindt. Ik kan mij vinden in uw voorstel om meer tijd te besteden aan het realiseren van bepaalde veranderingen voordat de nieuwe organisatie wordt ingevoerd. Tegelijkertijd wil ik vaart - en energie - blijven houden in het hele veranderingstraject en willen we het tijdstip waarop de nieuwe organisatie wordt ingevoerd, niet al te ver naar achteren schuiven (dit is niet goed voor de Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 16

medewerkers die weten dat ze niet kunnen terug l<eren in een nieuwe functie nocli voor de organisatie). Ik stel voor om de ingangsdata van de nieuwe organisatie voor HR Services en HR Advies naar achteren te schuiven en per 1 april 2015 te laten ingaan. Gezien de noodzaak van een snelle kwaliteitsimpuls en kwaliteitsverbetering bij HR Talent, wil Ik de ingangsdatum van de nieuwe organisatie voor HR Talent handhaven op 1-1-2015. Mochten bepaalde medewerkers van HR Advies zich kwalificeren voor een functie bij HR Talent waardoor de bezetting bij HR Advies tussentijds afneemt, dan zullen we gepaste maatregelen om dit op te vangen. Op grond van vorenstaande is de OdC UD van mening dat de continuïteit niet blijvend in gevaar komt. Het oordeel van de OdC UD is dat de bezuinigingen binnen de UD niet zullen leiden tot afname van de kwaliteit van de dienstverlening aan de faculteiten en de inhoud van de DVO's. Toetsingscriteria t.b.v. de comfortabiliteit voor de medewerkers 2. De bezuinigingsplannen zullen niet leiden tot structurele verhoging van de werkdruk van de medewerkers van de UD De OdC UD heeft de beheerder geadviseerd om in de uit te werken deelplannen expliciet aandacht te besteden aan het vermijden van werkdrukverhoging. In de overlegvergadering op 18 december jl. heeft de beheerder aangegeven advies over te nemen. De OdC UD heeft begrip voor het feit dat er, als gevolg van bijvoorbeeld inwerken op nieuwe taken en/of werkomgeving tijdelijk werkdrukverhoging ontstaat. Ten aanzien van het reorganisatieplan HR oordeelt de OdC UD (19 mei 2014): Zie opmerking bij beoordelingscriterium 1 Oordeel naar aanleiding van het overleg op 26 juni 2014 en naar aanleiding van signalen van medewerkers: Het blijft lastig om te beoordelen in hoeverre er sprake zal zijn van werkdrukverhoging en hoe lang dit zich zal voordoen. Voorts zijn er tegenstrijdige geluiden over het al dan niet beleggen van taken bij niet-hrmedewerkers. De OdC UD is wel de overtuiging toegedaan dat dit ook voor het beheer een belangrijk aandachtspunt is en blijft. 3. Daar waar sprake is van personele gevolgen wordt alles in het werk gesteld om gedwongen ontslagen te voorkomen. Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 17

Beheerder heeft toegezegd dat zij zoveel mogelijk in het werk zal stellen om gedwongen ontslagen te voorkomen. Ten aanzien van het reorganisatieplan HR oordeelt de OdC UD (19/05/2014): Uit de stukken heeft de OdC UD niet kunnen opmaken welke inspanningen worden verricht om boventalligheid zo veel mogelijk te voorkomen. De OdC vindt de beoogde procedure - belangstellingsregistratie e*i aan de hand daarvan plaatsing volgens plaatsingsprocedure - onvoldoende zicht bieden op het voorkomen van boventalligheid. Over het criterium -' binnen een Jaar kunnen voldoen aan de gewenste kwalificaties" wordt niet gerept. Reactie van de beheerder UD Bij HR Advies wordt nadrukkelijk gewezen op de mogelijkheid van een proefplaatsing, zie pagina 31: "De HR medewerkers wier functie niet terugkomt in de nieuwe organisatie worden in de gelegenheid gesteld hun belangstelling voor nieuwe functies kenbaar te maken. Vervolgens zal de gebruikelijke plaatsingsprocedure (conform sociaal plan) worden gevolgd, waarbij van de mogelijkheid van een proefplaatsing van 12 maanden gebruik kan worden gemaakt (artikel 9.12 CAO) met daaraan gekoppeld een aanloopschaal (artikel 3.8 CAO)." Ten aanzien van het reorganisatieplan HR oordeelt de OdC UD (23 juni 2014): Gelet op vorenstaande, de beantwoording van de vragen en de volgende zinsnede uit de brief van de beheerder UD aan de OdC UD: Mochten bepaalde medewerkers van HR Advies zich kwalificeren voor een functie bij HR Talent waardoor de bezetting bij HR Advies tussentijds afneemt, dan zullen we gepaste maatregelen om dit op te vangen, is de OdC van mening dat het aannemelijk is dat zo veel als mogelijk wordt gedaan om gedwongen ontslagen te voorkomen. Wel vormt de plaatsing van medewerkers binnen de nieuwe HR-organisatie, binnen de TU Delft of eventueel daarbuiten, een blijvend aandachtspunt voor de OdC UD. Onderdeel 3: het standpunt van de OdC UD Gelet op het bovenstaande komt de OdC UD tot het navolgende standpunt: De OdC UD kan met inachtneming de onder toetsingscriteria 2 en 3 geplaatste kanttekeningen, positief adviseren over de reorganisatie HR. Niettemin blijft de OdC UD vraagtekens plaatsen bij het "ongemoeid" laten van het management; de OdC UD adviseert de beheerder het besluit ten aanzien van kwaliteit en kwantiteit van de HRmanagementlaag nogmaals te in overweging te nemen. De OdC UD wordt graag regelmatig geïnformeerd over het verloop van de Invoering, met name over de personele gevolgen. De OdC UD adviseert de beheerder om in de evaluatie van deze reorganisatie op adequate wijze - bij voorkeur via een enquête onder betrokkenen - aandacht te besteden aan de verdeling van HR-taken Werkdocument overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 18

over HR-medewerkers en anderen (zoals secretaresses en afdelingssecretarissen) en mogelijke verlioging van werkdruk bij laatsgenoemden. Werl<document overleg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR 19

Bijlage 1 Directie en Secretariaat (krimp 0,9) Leiding Geen wijziging HR secretariaat Opheffen functie - 0,9 fte Krimp - 0,9 fte Correct HR Services Heroriëntatie en inkrimping (totale krimp: 3,4) Leiding Opheffen functie -1 fte Nieuwe functie 1 fte Krimp O Het betreft vigs het plan geen opheffen functie/nieuwe functie maar een vacature voor een bestaande functie, dus 'geen wijziging' Team arbeidsvoorwaarden Opheffen functies Nieuwe functies Verplaatsing functie Krimp -1 fte 1 fte -1 fte -1,0 fte Correct Team Informatie IVIanagement Opheffen functies Nieuwe functies Krimp Correct - 4 fte 3 fte -1,0 fte Team Verwerking Opheffen functies Nieuwe functies Verplaatsing functies Krimp - 3,4 fte (na vertrek medewerkers) -2,6 fte 2,6 (hogere inschaling) 2 fte (flexschil) -2 fte -5,4 fte 2 fte flexschil hoort niet te worden vermeld als 'nieuwe functie' omdat deze In de oude situatie ook al bestond (zie biz. 25,1^ alinea, laatste zin). Werkdocument ovedeg bezuinigingen Universiteitsdienst, deel 3 Reorganisatieplan HR