ORGANISATIE EN PROCESSEN Luc Molenaar BSc MBA is senior manager bij PricewaterhouseCoopers (luc.molenaar@nl.pwc.com). Het artikel is geschreven op persoonlijke titel. Geautomatiseerde factuurverwerking in de praktijk Van effiency naar in control Automatisering van het proces rondom factuurverwerking wordt volwassen. Reden om nog eens stil te staan bij wat het is, en waar aspecten liggen voor de controller 14 LUC MOLENAAR In vakliteratuur lezen we er veel over: het automatiseren van processen rondom factuurverwerking. Ervaringen worden uitgewisseld en adviseurs schrijven over de aanschaf en implementatie. Ook het aantal advertenties van aanbieders lijkt te groeien. Het gaat goed met aanbieders van dergelijke oplossingen. Bedrijven lijken de weg gevonden te hebben naar meer effiency binnen dergelijke processen. Alle sectoren doen eraan mee, varierend van overheden, midden- en klein bedrijf tot grote multinationals. Betekent dit dat de markt van oplossingen rondom geautomatiseerde factuurverwerking nu volwassen aan het worden is? Gezien de opmars van aanbieders de afgelopen jaren en de groei die deze hebben doorgemaakt in zowel omzet als productkwaliteit, zou je dit kunnen concluderen. Als je de markt van enkele jaren geleden bekijkt, is het nog mogelijk grote verschillen in focus en kwaliteit te ontdekken tussen de diverse aanbieders. De ene aanbieder richtte zich bijvoorbeeld meer op het scannen van papieren facturen, terwijl de andere zich meer richtte op de veiligheid rondom het goedkeuringsproces of de integratie met financiële applicaties. Het lijkt er nu op dat de markt meer is gaan samenwerken en dat aanbieders nu een complete geïntegreerde oplossing kunnen aanbieden die ervoor zorgt dat papieren- of elektronische inkoopfacturen op eenvoudige en kostenbesparende wijze worden verwerkt in de financiële applicatie en waaraan een solide goedkeuringsprocedure aan ten grondslag ligt. Reden om nog eens stil te staan bij hoe geautomatiseerde factuurverwerking werkt, wat de voordelen kunnen zijn en waar op gelet moet worden vanuit controllersperspectief. Hoe werkt geautomatiseerde factuurverwerking? De eerste stap is de ontvangst van de facturen. Dit kunnen elektronische facturen zijn of papieren facturen. Deze laatste worden gedigitaliseerd door scanning. De scantechnologie is tegenwoordig in staat gemiddeld zo n 70-80 procent goed te verwerken. Dat wil zeggen: de computerafbeelding is goed te lezen, ongeacht de kwaliteit van de oorspronkelijke factuur. De tweede stap is het automatisch lezen van informatie van de facturen door geavanceerde software. Het lezen van velden gebeurt door middel van optical character recognition (OCR). Dit is een techniek waarmee tekst op een fysiek document wordt omgezet naar computertekst. Hierdoor is het mogelijk om waarden als factuurnummer, totaalbedrag, BTW-nummer van een gescande factuur af te halen en door te sluizen naar een computerapplicatie zoals het financiële systeem. De medewerker van de administratie hoeft dus niet meer de waarden van een factuur over te typen, maar alleen eventueel ontbrekende waarden aan te vullen. Parallel aan het doorsluizen van de gelezen veldwaarden naar de financiële applicatie, wordt de gescande factuur opgeslagen in een digitaal archief. Na het voorboeken van de factuur, kan deze worden geaccordeerd. De software is in staat om langs een van tevoren gedefinieerde route, een bepaalde factuur te laten goedkeuren. Op basis van de gelezen waarden (eventueel aangevuld met waarden uit het eigen systeem), kan worden bepaald welke budgethouder(s) de factuur moet goedkeuren. Hierdoor volgt de factuur altijd de juiste route door de organisatie en wordt altijd door de juiste persoon met de juiste bevoegdheden geaccordeerd. Na accordering wordt de boeking (mits goedgekeurd) definitief gemaakt. Wat zijn de voordelen? Het spreekt voor zich dat dergelijke technologie vele voorde-
THEORIE CASE 15 len kan bieden. Zeker als wordt gekozen voor een geïntegreerde oplossing vanaf scanning tot en met verwerking in de financiële applicatie, of zelfs tot en met de uiteindelijke betaling. De belofte van veel leveranciers van dergelijke software is dat inzet ervan de problemen van zoekraken van papieren facturen, lange doorlooptijden en onduidelijke procuratie wegneemt. En vaak is dit ook zo. De winst die hiermee geboekt wordt is uit te drukken in tijd, geld (verwerkingskosten per factuur kunnen aanzienlijk afnemen) en kwaliteit (het proces is eenduidig, helder en nagenoeg foutloos). Voor veel bedrijven is dit alleen al de aanleiding om tot een investering over te gaan. Andere voordelen die door bedrijven zijn gerealiseerd zijn onder andere: just in time betaling van facturen (niet te laat en niet te vroeg betalen); realisatie betalingskortingen; verbeterde controlemogelijkheden (in control); automatische matching met inkooporders en afleverbonnen. De business case PricewaterhouseCoopers heeft diverse van haar klanten onderzocht en een best-practice voor inkoopfactuurverwerking ontwikkeld. Deze best-practice gaat uit van een beginsituatie van ten minste 15.000 te verwerken inkoopfacturen op jaarbasis en drie mensen op de crediteurenadministratie in de huidige situatie. Met een gemiddelde investering van 75.000 euro ligt de terugverdientijd op zo n twee jaar. Meer rendement is te behalen bij grotere aantallen inkoopfacturen, waar meer medewerkers in het verwerkingsproces actief zijn. Onderzoek door PwC onder een aantal gebruikers van factuurverwerkingssoftware heeft uitgewezen dat de gemiddelde terugverdientijd, gebaseerd op louter fte-besparing, zo rond de 7 tot 9 maanden ligt, na volledig ingebruikname van het systeem. Factoren die de terugverdientijd negatief beïnvloeden zijn: complexe processen voor factuurverwerking; geen interne consensus over hoe het proces moet verlopen en worden ingericht; complexe integratie met de financiële applicatie door bijvoorbeeld verouderde financiële software of maatwerk;
16 THEORIE te dure investering in scanhardware en andere ICT-benodigdheden; verkeerde keuze scansoftware. Kostendrijvers zijn bijvoorbeeld: aanschafkosten soft- en hardware; beheerkosten op jaarbasis; implementatiekosten; scholingskosten voor medewerkers en beheerders. Van efficiency naar in control Natuurlijk zijn voor elke organisatie specifieke factoren aanwezig die de businesscase voor aanschaf en implementatie beïnvloeden. Sommige organisaties, meestal die van maatschappelijk belang, hebben de eerste prioriteit liggen op een doorzichtig en foutloos proces (in control) en kijken soms minder naar de kostenkant. Andere organisaties leggen meer de nadruk op het bereiken van efficiency en willen het proces zo goedkoop mogelijk laten plaatsvinden. Echter, vanuit wet- en regelgeving, interne kwaliteitseisen of vanuit accountancyrichtlijnen, wordt gesteld dat het proces dusdanig moet plaatsvinden dat de authenticiteit van de factuur en de algehele goedkeuring altijd kan worden gewaarborgd. Een vraag die hierbij veel wordt gesteld is: kunnen wij als dit geregeld is onze papieren facturen nu vernietigen? En biedt ons proces van accordering wel voldoende basis voor het verzekeren van die authenticiteit van de goedkeuring? Deze vragen zijn niet eenduidig te beantwoorden zonder eerst te onderzoeken hoe de implementatie van de oplossing is gedaan en wat het uiteindelijke resultaat is geworden, zowel op proces- als technisch niveau. Echter, in algemene termen kan men stellen dat de volgende richtlijnen van belang zijn: 1Zorg dat bekend is wie de factuur heeft gescand Wie de facturen van een organisatie ziet, ziet wat de organisatie allemaal uitvoert. Het spreekt voor zich dat je niet wilt dat facturen zomaar buiten het bedrijf bekend worden. Zeker niet als het gaat om de wat meer vertrouwelijke uitgaven. Verder is het van belang dat men kan achterhalen dat er niet met de factuur is geknoeid tijdens het digitaal maken. 2Zorg voor documentauthenticiteit Een gescande factuur is een kopie van het origineel. Dit betekent dat men aannemelijk moet kunnen maken dat de gescande factuur een exacte afbeelding is van het origineel. Dit kan bijvoorbeeld ondervangen worden door aan punt 1 te voldoen, daarbij te zorgen dat de digitale factuur in een niet wijzigbare vorm wordt opgeslagen en dat, indien iemand wijzigingen wil aanbrengen (bijvoorbeeld door er een elektronische blokstempel aan toe te voegen) gelogd wordt door het systeem. Lastig te wijzigen bestandsformaten zijn bepaalde vormen van PDF en TIFF. Verder is het opslagmedium van belang. Een volledig dichtgetimmerd document management systeem verdient de voorkeur. Hierbij kunnen alleen mensen met de juiste autorisaties de documenten opvragen, waarbij het plaatje alleen op het scherm getoond wordt en niet uit de database kan worden gehaald. 3Zorg voor een dichte geautomatiseerde goedkeuring In de oude situatie worden facturen na de registratie in het financiële systeem, fysiek rondgestuurd en dienen deze te worden geparafeerd. Een paraaf is eenvoudig te vervalsen en hoe vaak komt het niet voor dat een budgethouder z n assistent de opdracht geeft om de parafering te verzorgen? Toch kan een controle aan de hand van een parafenlijst al een zekere waarborg bieden voor authenticiteit van de goedkeuring. Reden dus om met behulp van automatisering dit deel van het proces te verbeteren. Door automatisering worden veel zaken gemakkelijker, maar vaak ook fraudegevoeliger. Hoe meer er digitaal vastligt, hoe groter het risico dat iemand bepaalde informatie kan ontsluiten en/of manipuleren. De oplossing wordt geboden door systemen die een bepaalde manier van digitale parafering bieden. De simpelste manier is om na de goedkeuring van een factuur nogmaals het paswoord te moeten intypen. Een meer verregaande vorm is het moeten ingeven van een ander paswoord dan het inlogpaswoord of zelfs een aparte pincode. De meest verregaande vorm van beveiliging is werken met een extern token (bijvoorbeeld een USB-key) die bij parafering in de pc moet worden gestoken en in combinatie wordt gebruikt met een pincode. Daarnaast wordt tegenwoordig al gewerkt met de digitale vingerafdruk die door een klein apparaatje naast de pc eenvoudig kan worden gescand en vergeleken met de in het systeem bekende vingerafdruk. Is deze heisa nu allemaal wel nodig bij het goedkeuren van facturen? Niet altijd. Het gaat nogal ver om een factuur van tien euro door middel van een vingerafdrukscan te laten goedkeuren. Maar voor facturen van boven de tienduizend euro is dit wellicht geen gek idee. Daarom is het handig om de goedkeuringsnormering ook in het systeem te automatiseren. Op basis van het totaalbedrag, in combinatie met de boekingsregels, wordt automatisch vastgesteld naar welke goedkeurders de factuur moet gaan en wie in welke volgorde moet tekenen. Personen die niet mogen goedkeuren voor de factuur en/of het bedrag, zullen dit ook nooit kunnen doen. Sluit je hiermee alle fraudekansen uit? Nee, ongetwijfeld niet. Maar het wordt wel steeds moeilijker om anders te werken dan de procedure voorschrijft. 4Zorg voor periodieke (automatische) controles en een goede audittrail Dit is geen nieuwe regel. In de huidige situatie gebeurt dit natuurlijk ook. Echter maakt een dergelijk systeem de controle een stuk eenvoudiger. In de eerste plaats is er de audittrail die bijhoudt wie wat heeft gedaan in het proces. Deze audittrail dient uiteraard door niemand gemanipuleerd te kunnen worden. In de tweede plaats is het eenvoudig mogelijk om op basis van afwijkingen bepaalde rapportages te genereren. Bijvoorbeeld: aantal facturen die de maximale doorlooptijd hebben overschreden, afwijkingen tussen goedgekeurde factuurbedragen versus bijbehorende inkooporders, overgemaakte bedragen via elektronisch bankieren in vergelijk met
de factuurbedragen en gebruikte bankrekeningnummers versus bankrekeningnummers op de corresponderende facturen. 5Let op de koppelingen met de financiële applicatie Dit wordt vaak over het hoofd gezien. Tijdens de implementatietests blijkt dat op basis van informatie die wordt gelezen van de factuur, de achterliggende klantgegevens en boekingsdata uit het financiële systeem worden gehaald en aan de boeking worden toegevoegd. En na de goedkeuring wordt de factuur weer netjes in het financiële systeem ingeboekt. Functioneel en technisch werkt het dus. Wat kan er dan toch misgaan? Niet met elk financieel systeem kan eenvoudig worden gekoppeld. En aanbieders van factuurverwerkingssoftware hebben niet met elke financiële applicatie een naadloze interface. Vaak wordt dan gebruik gemaakt van import- export functionaliteit van de financiële applicatie en wordt er dus met kleine importbestandjes gewerkt. Deze bestandjes worden tijdelijk op een netwerklocatie gezet, waardoor deze zichtbaar kunnen zijn voor medewerkers die het bestand eventueel zouden kunnen aanpassen. In een dergelijk bestand staan alle factuurgegevens (bedragen, bankrekeningnummers, en dergelijke). Een bankrekeningnummer aanpassen is dan niet erg moeilijk. Zorg er dus voor dat, indien gekoppeld wordt door middel van een dergelijke constructie, het tussenbestand op een beveiligde netwerklocatie wordt neergezet die voor niemand te advertentie benaderen is, behalve de relevante applicaties. Meer veilige vormen van integratie zijn database-integraties of werken met bestaande integratietoolkits van de financiële applicatie. Sommige aanbieders van financiële software keuren bepaalde vormen van integraties. Dit is eenvoudig na te gaan door even de aanbieder te bellen en navraag te doen. Er zijn nog vele andere zaken waarop gelet dient te worden alvorens met een dergelijke oplossing een volledig in control statement te kunnen krijgen. Hierbij valt te denken aan de meer generieke it- en processcontrols. Maar de hiervoor genoemde lijst helpt de organisatie de goede richting op. Aanbevelingen De investering in geautomatiseerde factuurverwerking kan voor veel bedrijven kosten besparen en het kan helpen het proces meer gecontroleerd te laten plaatsvinden. Het blijft echter aanbevolen om eerst per organisatie een kosten/baten analyse uit te voeren om te beoordelen wat de uiteindelijke terugverdientijd en besparing kan zijn. Daarnaast is het aan te bevelen alvorens een leverancier te benaderen, een eigen pakket van eisen en wensen op te stellen waaraan de software moet voldoen en te bepalen wie vanuit de organisatie betrokken zal worden bij de implementatie. Laat ook de auditor meedenken in dit proces en vergeet ook niet de Belastingdienst te informeren. C 17 Onze opleiding EMFC is een parttime programma voor controllers en financieel managers die zich willen specialiseren op het vakgebied Finance & Control. Serious about finance? We are. Executive Master of Finance and Control (RC)»Thinking Business«Leidt op tot Registercontroller (RC) Tweejarig parttime programma Case-gestuurd onderwijs Kleinschalige groepen Topdocenten uit theorie en praktijk Vooropleiding WO, RA of Hofam Voor meer informatie belt u met Hermien de Boer, programme manager Bezoek onze voorlichtingsavond op woensdag 28 november of woensdag 6 februari a.s. om 19.00 uur. Aanmelden kan via www.abs.uva.nl Roeterstraat 11 1018 WB Amsterdam T +31 20 525 4084 emfc@uva.nl www.abs.uva.nl/emfc
CASE Jacob Brous werkt bij Influx. Onze Lieve Vrouwe Gasthuis in Amsterdam Duidelijke procedures voor gedigitaliseerde factuurverwerking Het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) in Amsterdam heeft de factuurverwerking gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Men wilde besparen op het aantal handelingen van het controleren van inkomende facturen, inzicht houden in het aantal facturen en duidelijkheid hebben over de status van de facturen. Rob Pennings en Mark Hoogeveen vertellen hoe dit in zijn werk ging. JACOB BROUS 18 Het voorzien in de behoefte aan professionele medische dienstverlening in de breedste zin is een kerndoelstelling van het OLVG. Het OLVG richt zich op Amsterdam en in het bijzonder op het centrum en het oostelijke deel van de stad. Voor de meer topklinische zorg richt het zich op een breder verzorgingsgebied. Het OLVG ziet zichzelf primair als een Amsterdams ziekenhuis. Gezien de ligging van de beide ziekenhuislocaties, wordt het centrum en het oostelijke deel van de stad, samen met Diemen, gezien als de thuismarkt voor de basiszorg. De positie op deze thuismarkt is voor het ziekenhuis als geheel van essentieel belang en mag niet ondergeschikt zijn aan andere ambities. Inzicht in de facturenstroom Naast de twee ziekenhuislocaties is er een derde locatie waar de financiële administratie, de centrale inkoop en een deel van het archief is gevestigd. In deze Delphi-locatie aan de Wibautstraat, die fungeert als centraal punt voor de totale facturenstroom, vertellen Rob Pennings, manager Financial Services, en Mark Hoogeveen, projectleider, dat Contempus voordat het werd geselecteerd al bij de leiding bekend was en positief beoordeeld. Toch hebben we aan de hand van een eerder traject en leerproces een aantal eisen opgesteld en ook andere leveranciers serieus vergeleken, stelt Hoogeveen. Een half jaar na het begin van de implementatie is Hoogeveen nog steeds tevreden. Pennings verduidelijkt dat door te stellen dat niet iedere dag ontevreden gebruikers aan de deur staan. Er is ook veel meer inzicht in de facturenstroom en vragen kunnen direct worden beantwoord. Volgens hen is dat te danken aan de keuze om de implementatie in stappen te doen en steeds te testen. Door niet te snel te implementeren, kun je in het totaaltraject kleine fouten herstellen.
advertentie Automatisch matchen facturen en inkooporders Voordat de factuurprocessen werden gedigitaliseerd, gingen de kostenfacturen door de organisatie voor handtekeningen. Handelsfacturen werden vergeleken met inkooporders. De handelsfacturen maken ongeveer 75 procent uit van het totaal aantal facturen. Als middelgroot ziekenhuis ontvangt het OLVG ongeveer 45.000 facturen per jaar. Handelsfacturen die nu binnenkomen worden gescand en gedigitaliseerd met behulp van TeleForm en de basisgegevens worden via Contempus uitgelezen. Daarna vindt automatische vergelijking (matching) plaats met de inkooporders. De matching-module is door het OLVG zelf ontwikkeld en wordt op basis van batchverwerking via een interface binnen het Oracle-systeem gedaan. Hoogeveen: Facturen moeten automatisch gematched kunnen worden met orders. Wat niet matcht, wordt via een workflow door het systeem verder verwerkt. Dat betekent dus ook dat we de organisatie voor dit automatiseringsproces anders hebben ingericht: vastgelegd in een interne procedure voor de medewerkers, maar ook afspraken gemaakt met leveranciers en de eigen organisatie. Alles moet duidelijk worden besteld via een inkooporder, maar ook duidelijk worden ingeboekt bij ontvangst. Dat lijkt star, vult Pennings aan, maar door de strakke autorisatieschema s is het wel duidelijker. Binnen een ziekenhuisomgeving worden veel dure producten en middelen gebruikt en die willen we niet kwijt raken. Kwaliteits- en controleslag belangrijk Voor de kostenfacturen wordt de workflow binnen het systeem ook gebruikt. Op zich een makkelijke route om te volgen, maar een lastiger implementatie binnen de organisatie, vindt Hoogeveen. Voor de goedkeuringstrajecten hebben we te maken met 28 verschillende units binnen het ziekenhuis ofwel zo n 120 verschillende mensen. We zijn daarvoor vanaf de basis begonnen. Eerst de interne organisatie per unit geregeld voor welke bedragen wordt door wie getekend ofwel een intern autorisatieschema opgesteld. Dat alles volgens het AO/IC-protocol. Bij alle 28 units hebben we een presentatie gegeven over de nieuwe procedures rondom het goedkeuren van facturen en daarna wordt de procedure per unit uitgerold en gecontroleerd, waarbij ook wordt gekeken naar de eisen en wensen en of er aan tegemoet wordt gekomen. Pennings: Die kwaliteits- en controleslag is belangrijk. Het is erg belangrijk dat je medewerkers van tevoren goed informeert, zodat men snel gewend is aan de nieuwe manier van factureren. Niet confronteren maar informeren, waardoor je draagvlak creëert. Daardoor wordt de geautomatiseerde verwerking van facturen snel geaccepteerd. Als een presentatie per unit niet voldoende blijkt, geven we eventueel een cursus. Ook de kostenfacturen worden nu gescand en de gegevens worden uitgelezen en verwerkt binnen het systeem. Belangrijk is dat de kostenplaats en aanvrager bekend zijn. Daarna wordt de goedkeuringsprocedure via de automatische workflow gestart. Via e-mail worden de facturen ter autorisatie aangeboden Door middel van een link opent de internet browser en de facturen kunnen direct in het systeem worden geautoriseerd. C Besparing: 3,50 per factuur Alles bij elkaar wilden we gewoon minder werk hebben aan het verwerken van onze inkoopfacturen. Scannen leek (en bleek) de ideale oplossing. En bij DDinformatica vonden we precies wat we nodig hadden. Het gebruik van ifilefactuur levert ons minimaal 50% tijdwinst op. Een tevreden klant Naast aanzienlijke tijdwinst levert ifilefactuur uw organisatie extra ruimte, zekerheid, gemak en bovendien extra geld op! Meer weten? Bel DDinformatica voor een vrijblijvende afspraak en ondervind hoe ook u ten minste 3,50 per factuur kunt besparen. @ 023 567 2000 info@ddinformatica.nl DDinformatica Binnenweg 18, 2132 CT Hoofddorp Tel: 023-567 2000 Fax: 023-562 8585 E-mail: ddinfo@ddinformatica.nl www.ddinformatica.nl 19