Online urenregistratie Versie 1.3 Release 19-04-2013
I Inhoudsopgave Deel I voor werknemers 1 Deel II voor opdrachtgevers 7
voor werknemers 1 1 voor werknemers Met Multicraft Online is het mogelijk om 24 uur per dag online inzicht te hebben in jouw persoonlijke urenregistratie. Je kunt uren invoeren, door de inlener ingevoerde uren inzien en de stand van jouw reserveringen en loonstroken bekijken. Afhankelijk van de door de inlener gekozen route, dien je zelf wekelijks de gewerkte uren in te voeren of wordt dit door de inlener uitgevoerd. Hierbij zijn de volgende routes mogelijk: Route Invoeren uren wordt uitgevoerd door: 1 Werknemer 2 Inlener Akkoord uren wordt uitgevoerd door: Inlener Inlener Jouw persoonlijke route (aanvinken) Inloggen Om in te loggen op jouw persoonlijke pagina in Multicraft Online, ga je naar de homepage van de website van Multicraft Uitzendbureau (www.multicraft.nl). Hier vind je rechts in het scherm de login van Multicraft Online. Stap 1: Inloggen Voer hier het juiste e-mailadres en het wachtwoord in. Selecteer de button 'Login' (zie afbeelding 1) door er op te klikken. De bevestiging van het e-mailadres en het wachtwoord heb je na jouw aanmelding voor Multicraft Online per e-mail ontvangen. Dit e-mailadres wordt tevens gebruikt voor het verzenden van attentieberichten. Bij relevante ontwikkelingen ontvang je automatisch een bericht van Multicraft Online. Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe uren zijn goedgekeurd of afgekeurd. Wanneer je dit e-mailadres wilt laten wijzigen, kun je contact opnemen met de salarisadministratie van Multicraft. Afbeelding 1: Inlogscherm Multi Craft Online Tip! Het wachtwoord dat je hebt ontvangen, is automatisch opgesteld en waarschijnlijk niet gemakkelijk te onthouden. Het wachtwoord kun je wijzigen door, na het inloggen, op jouw persoonlijke pagina op de link met jouw naam te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Mijn account'. Kies wachtwoord wijzigen.
2 Stap 2: Persoonlijke inlogpagina wordt geopend Nadat je bent ingelogd, wordt jouw persoonlijke pagina geopend (zie afbeelding 2). Afbeelding 2: Persoonlijke pagina in Multicraft Online Op deze startpagina (home) vind je direct de volgende informatie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. De link naar een nieuw urenbriefje 'Vul een nieuw urenbriefje in' Status van de ingevoerde, maar nog niet verwerkte urenbriefjes Stand van jouw persoonlijke reserveringen Contactgegevens van de salarisadministratie van Multicraft Tabblad "Urenbriefjes": naar het overzicht van alle niet verwerkte en verwerkte urenbriefjes Tabblad "Loonstroken": naar het overzicht van jouw loonstroken
voor werknemers 3 Stap 3: Zelf uren invoeren (route 1): Week selecteren Indien je zelf uren invoert (alleen bij route 1), selecteer je de link 'Vul een nieuw urenbriefje in' (zie afbeelding 2). Op het scherm dat nu wordt geopend, vind je een weekoverzicht (zie afbeelding 3). Met behulp van kleurcodes wordt de status van het urenbriefje voor iedere week duidelijk zichtbaar gemaakt. Om een nieuw urenbriefje aan te maken, selecteer je de betreffende week door er op te klikken. Afbeelding 3: Nieuwe week selecteren voor urenbriefje
4 Stap 4: Zelf uren invoeren (route 1): Nieuw urenbriefje invoeren Vervolgens wordt het urenbriefje van de geselecteerde week geopend (zie afbeelding 4). Je selecteert de dag en de urensoort in het rolmenu onder aan de tabel en vult het aantal gewerkte uren in. De rolmenu's kun je bekijken door op het pijltje rechts te klikken. Selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De uren worden vervolgens toegevoegd aan de tabel. Wil je de invoer wijzigen? Vul de regels nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button Voeg toe''door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. Je kunt de ingevoerde gegevens ook eerst wissen door op de button met 'X' achter de betreffende uurregel te klikken en de uren daarna opnieuw invoeren. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de uren die zijn ingevoerd ook daadwerkelijk geaccordeerd worden! Afbeelding 4: Urenbriefje invoeren Belangrijk! Wanneer je een vrije dag wilt laten uitbetalen of niet gewerkte uren wil aanvullen uit de reserveringen, dien je de urensoort 'Reservering' te selecteren. Deze uren worden vervolgens uitbetaald uit de opgebouwde reserveringen. Kijk in je loonstrook onder 'rechten' of je genoeg uren hebt opgebouwd om ze op te nemen!
voor werknemers 5 Stap 5: Zelf uren invoeren (route 1): Vergoedingen invoeren Indien er een vaste vergoeding per werkdag (bijvoorbeeld voor reiskosten woon-werkverkeer of onkosten PBM's en werkkleding in eigen bezit) is overeengekomen, hoef je hier niets in te voeren. Deze vergoeding wordt automatisch berekend op basis van het aantal werkdagen dat je hebt geselecteerd bij het invoeren van de uren. Je vindt deze vergoeding dan ook niet in het rolmenu terug. Wanneer de zakelijke km's per dag wisselen, kun je indien van toepassing variabele vergoedingen invoeren. Voer in dat geval het totaal aantal km's voor de betreffende werkweek in en klik op de button 'Voeg toe'. Er verschijnt vervolgens een weergave van de berekening. Het is mogelijk om per dag een specificatie van de km's op te geven. Wil je de invoer wijzigen? Vul de regel nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. Je kunt de ingevoerde gegevens ook wissen door op de button met 'X' achter de betreffende vergoeding te klikken en de vergoeding opnieuw invoeren. Afbeelding 5: Vergoedingen invoeren
6 Stap 6: Zelf uren invoeren (route 1): Opslaan ingevoerde uren en vergoedingen Om de ingevoerde uren op te slaan dien je tenslotte op de button 'Aanbieden aan...' te klikken. Afhankelijk van de door de inlener gekozen route, worden de uren automatisch verzonden naar de juiste persoon (bijvoorbeeld contactpersoon bij inlener) voor controle en akkoord van de uren. Indien de inlener na controle akkoord gaat met de opgave van de uren, worden deze verzonden naar de salarisadministratie van Multi Craft en z.s.m. verwerkt. Indien de inlener na controle niet akkoord gaat met de opgave van de uren, worden de uren afgekeurd met opgaaf van reden en dien je de uren zelf te wijzigen. Je ontvangt in dat geval direct een e-mailbericht met een melding van de afkeuring van de uren. Je vindt deze week daarna weer op jouw persoonlijke pagina. Voor de wijziging voer je dezelfde stappen uit als bij het invoeren van nieuwe uren. De inlener heeft ook de mogelijkheid om de uren direct aan te passen en kan daarbij een opmerking toevoegen. Je ontvangt dan direct een melding van de goedkeuring van de uren. Stap 7: Voortgang verwerking uren raadplegen (alle routes) De voortgang van de verwerking van de uren kun je (bij alle routes) zelf bekijken op jouw persoonlijke pagina. Op de homepage is achter iedere week met nog niet verwerkte uren aangegeven wat de status is van de uren in de betreffende week (zie afbeelding 2). Voor een overzicht van alle weken, verwerkt en (nog) niet verwerkt, raadpleeg je het scherm van afbeelding 3. Door op de gewenste week te klikken, wordt er een gedetailleerd overzicht van de verwerkte uren in de betreffende week geopend. Stap 8: Bekijken loonstroken en stand reserveringen (alle routes) Op jouw persoonlijke pagina (home) zie je de actuele stand van jouw reserveringen (zie afbeelding 2). Via het tabblad 'Loonstroken' in jouw persoonlijke pagina, kun je een overzicht openen van de loonstroken van alle weken waarin de uren via Multicraft Online zijn verwerkt. Via het tabblad 'Documenten' is het mogelijk om documenten te uploaden en in jouw profiel op te slaan, bijvoorbeeld een up-to-date CV. Deze documenten kunnen vervolgens door Multicraft worden gedownload. Vragen? Neem contact met ons op! Heb je vragen of opmerkingen? Neem dan tijdens kantooruren contact op met onze salarisadministratie. Bel 075-6311821 of mail naar hoofdkantoor@multicraft.nl. Wij helpen je graag verder!
voor opdrachtgevers 2 7 voor opdrachtgevers Met Multicraft Online is het mogelijk om op ieder gewenst moment online inzicht te hebben in de urenregistratie en facturatie van de flexkrachten die u bij Multicraft Uitzendbureau inleent. U kunt zelf uren invoeren of door de flexkracht ingevoerde uren controleren en accorderen, voortgang van de verwerking van de uren raadplegen, uw facturen bekijken en verschillende rapporten opmaken, printen en exporteren naar Excel. U kunt bij het gebruik van Multicraft Online zelf bepalen welke route het proces van de verwerking van de uren aflegt. U maakt dus zelf de keuze wie de uren invoert, controleert en accordeert. Multicraft Online biedt u daarbij de volgende mogelijkheden: Route Invoeren uren wordt uitgevoerd door: 1 Werknemer 2 Inlener Akkoord uren wordt uitgevoerd door: Inlener Inlener Ingestelde route(s) voor uw organisatie Indiv idueel per werknemer inv oeren of Gegroepeerd inv oeren De route wordt als standaard ingesteld voor alle flexkrachten die bij u te werk worden gesteld. Inloggen Om in te loggen op uw de persoonlijke pagina in Multicraft Online, gaat u naar de homepage van de website van Multicraft Uitzendbureau (www.multicraft.nl). Hier vindt u rechts in het scherm de login van Multicraft Online. Stap 1: Inloggen Voer hier het juiste e-mailadres en het wachtwoord in. Selecteer de button 'Login' (zie afbeelding 1) door er op te klikken. De bevestiging van het e-mailadres en het wachtwoord heeft u na uw aanmelding voor Multicraft Online per e-mail ontvangen. Dit e-mailadres wordt tevens gebruikt voor het verzenden van attentieberichten. Bij relevante ontwikkelingen ontvangt u automatisch een bericht van Multicraft Online. Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe uren ter akkoord klaarstaan. Wanneer u dit e-mailadres wilt laten wijzigen, kunt u contact opnemen met de salarisadministratie van Multicraft. Tip! Het wachtwoord dat je hebt ontvangen, is automatisch opgesteld en waarschijnlijk niet gemakkelijk te onthouden. Het wachtwoord kun je wijzigen door, na het inloggen, op jouw persoonlijke pagina op de link met jouw naam te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Mijn account'. Kies wachtwoord wijzigen. Afbeelding 1: Inlogscherm Multi Craft Online
8 Stap 2: Persoonlijke inlogpagina wordt geopend Nadat u bent ingelogd, wordt uw persoonlijke pagina geopend (zie afbeelding 2). Afbeelding 2: Persoonlijke pagina in Multicraft Online Op deze startpagina (home) vindt u direct de volgende informatie: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Urenbriefjes die nog moeten worden geaccordeerd (route 1) Link naar een nieuw urenbriefje 'Vul een nieuw urenbriefje in' (route 2) Status van de ingevoerde, maar nog niet verwerkte urenbriefjes Contactgegevens van de salarisadministratie van Multicraft Tabblad naar het overzicht met alle verwerkte en niet verwerkte urenbriefjes Tabblad naar het overzicht van de flexkrachten die bij u werkzaam zijn Tabblad naar het overzicht van de facturen Tabblad naar de verschillende rapporten (mogelijkheid om rapporten te printen en te exporteren naar Excel)
voor opdrachtgevers 9 Stap 3: Uren invoeren en accorderen (route 2): Werknemer en week selecteren Indien u zelf (individueel per flexkracht of gegroepeerd) uren invoert (bij route 2), selecteert u de link 'Urenbriefje invullen' boven de lijst (zie afbeelding 3). Vervolgens kiest u voor de link 'meerdere werknemers tegelijk' (bij gegroepeerd invoeren) of voor de betreffende werknemer (bij individueel invoeren). Op het scherm dat nu wordt geopend, vindt u een weekoverzicht (zie afbeelding 4). Met behulp van kleurcodes wordt de status van het urenbriefje voor iedere week duidelijk zichtbaar gemaakt. Om een nieuw urenbriefje aan te maken, selecteert u de betreffende week door er op te klikken. Afbeelding 3: Nieuwe urenbriefje selecteren Afbeelding 4: Overzicht alle weken met status Het is overigens ook mogelijk om direct op uw persoonlijke pagina het betreffende, nog niet verwerkte, urenbriefje van de flexkracht te selecteren.
10 Stap 4a: Uren invoeren en accorderen (route 2): Nieuw urenbriefje bij individueel invoeren Vervolgens wordt het urenbriefje van de geselecteerde week geopend (zie afbeelding 5). U selecteert de dag en de urensoort in het rolmenu onder aan de tabel en vult het aantal gewerkte uren in (desgewenst met begin- en eindtijd, dit is niet verplicht). De rolmenu's kunt u bekijken door op het pijltje rechts te klikken. Selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De uren worden vervolgens toegevoegd aan de tabel. Afbeelding 5: Uren invoeren Vul voor iedere werkdag de juiste urensoort en het aantal uren in en voeg deze uren toe aan de tabel.
voor opdrachtgevers 11 Stap 4b: Uren invoeren en accorderen (route 2): Nieuw urenbriefje bij gegroepeerd invoeren Wanneer er is gekozen voor 'meerdere werknemers tegelijk invoeren', heeft het invoerscherm voor de uren een andere lay-out (zie afbeelding 6). Achter de betreffende werknemer, kunnen direct de uren worden ingevoerd. De verschillende urensoorten dienen te worden geselecteerd via het rolmenu 'Toevoegen'. Afbeelding 6: Gegroepeerd uren invoeren Stap 5: Uren invoeren en accorderen (route 2): Vergoedingen invoeren Indien er een vaste vergoeding per werkdag (bijvoorbeeld voor reiskosten woon-werkverkeer of onkosten PBM's en werkkleding in eigen bezit) is overeengekomen, hoeft u hier niets in te voeren. Deze vergoeding wordt automatisch berekend op basis van het aantal werkdagen dat u heeft geselecteerd bij het invoeren van de uren. Wanneer de zakelijke km's per dag wisselen, kunt u indien van toepassing variabele vergoedingen invoeren. Voer in dat geval het totaal aantal km's voor de betreffende werkweek in en klik op de button 'Voeg toe'. Er verschijnt vervolgens een weergave van de berekening. Het is mogelijk om per dag een specificatie van de km's op te geven. Wilt u de invoer wijzigen? Vul de regel nogmaals in met de juiste gegevens en selecteer daarna de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De regel wordt dan overschreven. U kunt de ingevoerde gegevens ook wissen door op de button met 'X' achter de betreffende vergoeding te klikken en de vergoeding opnieuw invoeren. Zie ook afbeelding 5 (bij individueel invoeren) en afbeelding 6 (bij gegroepeerd invoeren) Stap 6a: Uren invoeren en accorderen (route 2): Uren accorderen Om de door u of de flexkracht ingevoerde uren te accorderen dient u tenslotte op de button 'Aanbieden aan Multicraft' te klikken. Indien bevoegde personen hun akkoord hebben gegeven voor de opgave van de uren, worden de uren verzonden naar de salarisadministratie van Multi Craft en z.s.m. verwerkt.
12 Stap 6b: Uren alleen controleren (route 1) Wanneer er is gekozen voor route 1, waarbij de uren door de werknemer worden ingevoerd en u een emailbericht ontvangt voor akkoord, vindt u de ingevoerde uren direct op uw persoonlijke pagina in Multicraft Online. Door op de button 'Accorderen' te klikken, wordt het overzicht van de ingevoerde uren van de betreffende flexkracht en week geopend. U kunt deze opgave vervolgens goedkeuren of afkeuren. Indien u de ingevoerde uren goedkeurt, worden de uren verzonden naar de salarisadministratie van Multicraft Uitzendbureau. Na het afkeuren van de uren, ontvangt de flexkracht een e-mailbericht en dient de flexkracht de uren te corrigeren, waarna de uren opnieuw ter akkoord aan u voor worden gelegd. Bij het afkeuren dient u een opmerking te plaatsen met de reden van afkeuring. Afbeelding 7: De uren staan klaar ter akkoord Afbeelding 8: Ingevoerde uren controleren
voor opdrachtgevers 13 Stap 7: Voortgang verwerking uren raadplegen De voortgang van de verwerking van de uren kunt u (bij alle routes) zelf bekijken op uw persoonlijke pagina. Achter iedere week en werknemer, waarin sprake is van (nog) niet verwerkte uren is, wordt aangegeven wat de status is van de verwerking van de betreffende week (zie afbeelding 2). Voor inzicht in alle weken, verwerkt en (nog) niet verwerkt, kunt u via de link 'Urenbriefjes' het complete overzicht raadplegen. Door op de week te klikken, wordt er een gedetailleerd overzicht van de uren in de betreffende week van de betreffende flexkracht geopend. Stap 8: Raadplegen overzichten flexkrachten, facturen, rapporten en documenten Via de tabbladen linksboven op uw persoonlijke pagina, kunt u verschillende overzichten en rapporten openen, printen en naar Excel exporteren. Via het tabblad 'Documenten' is het mogelijk om documenten te uploaden en uw profiel op te slaan, bijvoorbeeld inleenovereenkomsten en certificaten van de werknemers. Deze documenten kunnen vervolgens door Multicraft worden gedownload. Stap 9: Persoonlijke instellingen Wachtwoord wijzigen Het wachtwoord dat u heeft ontvangen, is automatisch opgesteld en waarschijnlijk niet gemakkelijk te onthouden. Het wachtwoord kunt u wijzigen door, na het inloggen, op uw persoonlijke pagina op de link met uw naam te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Mijn account'. Kies wachtwoord wijzigen. Afbeelding 9: Wachtwoord wijzigen
14 Contactpersoon toevoegen Het is mogelijk om een contactpersoon toe te voegen aan het account door op uw persoonlijke pagina op de link met uw organisatie te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Contactpersonen' (zie afbeelding). U geeft hierin zelf aan voor welke afdeling deze contactpersoon uren mag accorderen. Neemt u contact op met Multicraft wanneer u een andere afdeling wil toevoegen. Afbeelding 10: Contactpersoon toevoegen Projectnummers invoeren Het is mogelijk om een projectnummer toe te voegen aan het account door op uw persoonlijke pagina op de link met uw organisatie te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Projecten' (zie afbeelding). Afbeelding 11: Project toevoegen
voor opdrachtgevers 15 Om een nieuw project aan te maken, klikt u op de link 'nieuw project'. U vult de naam in van het project en een begindatum. Het invullen van de einddatum is optioneel. Vervolgens selecteert u de button 'opslaan' door er op te klikken. Afbeelding 12: Nieuw project aanmaken Het nieuwe project is nu toegevoegd aan de lijst van projecten in uw profiel. Om een project te koppelen aan uren, voert u de gewerkte uren in zoals in stap 4a: Selecteer eerst de dag in het rolmenu. De rolmenu's worden geopend door op het pijltje rechts van het betreffende rolmenu te klikken. Selecteer vervolgens, voordat u de urensoort selecteert, het project in het volgende rolmenu. Daarna selecteert u de urensoort en kunt u het aantal gewerkte uren invoeren. Desgewenst met begin- en eindtijd. Dit is echter niet verplicht. Selecteer tenslotte de button 'Voeg toe' door er op te klikken. De uren worden vervolgens toegevoegd aan de tabel. Afbeelding 13: Project selecteren bij uren
16 Instellingen wijzigen Het is mogelijk om de instellingen van uw account te wijzigen (onder meer de wijze van invoeren van de uren, in decimalen of in tijdsnotatie, of het aan- of uitzetten van de e-mail notificatie) door op uw persoonlijke pagina op de link met uw organisatie te klikken (rechtsboven) en te kiezen voor 'Instellingen' (zie afbeelding). Afbeelding 14: Instellingen account aanpassen Heeft u aanvullende vragen? Wij staan u graag te woord! Heeft u vragen of opmerkingen? Dan kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met onze salarisadministratie. Bel 075-6311821 of mail naar hoofdkantoor@multicraft.nl.