Onderzoeksverantwoording - Vendit Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelpraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 6 mei 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 1/10
Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Vendit Contactpersoon en email: Ruud Vissers Gegevens Naam : VMS_II_(Verkoop Marketing Systeem II) Onderdelen : Modulair Versie : 12.4 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Joost van Wollingen Email onderzoeker: joostvanwollingen@gmail.com Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 2/10
Samenvatting Onderstaande gegevens worden door de onderzoeker ingevuld NA afloop van het onderzoek. De leverancier Vendit heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Joost van Dialogic. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Ruud Vissers & Ben Otten De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode 4-4-2008 Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving PC met Windows XP Professional, Bonnen printer, barcodescanner, touchscreen De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie 12.5van het. Leverancier Vendit is opgericht in 1986. Van origine opereerde Vendit voornamelijk in de audio-/video branche. Later kwam hier de fietsen branche bij met bijbehorende eisen voor reparaties en framenummers. Inmiddels is Vendit actief in zo n 20 verschillende branches. Een uitzondering hierop is de food branche. Vendit richt zich bewust niet op deze branche, daar het VMSII programma een Winkelmanagement systeem betreft dat ontwikkeld is voor retail omgevingen. Derhalve is het met name bedoeld voor registratie van verkoophistorie bij klanten zodat hier later inkoop-/marketing acties e.d. op ondernomen kunnen worden. Hierdoor is deze versie niet geschikt voor de horeca. De nieuwe VMSII telg (.NET) is daarentegen juist wel geschikt voor de foodbranche. Momenteel heeft Vendit 24 medewerkers. Pakket Er zijn verschillende licenties van VMSII verkrijgbaar. Hierbij wordt onderscheid gemaakt op basis van het aantal gebruikers dat met het gaat werken. De klant heeft de mogelijkheid om naast de licentie modules aan te schaffen om van extra functionaliteit gebruikt te kunnen maken. Op dit moment gebruiken de meeste afnemers van VMSII de karakter georiënteerde versie van het. Inmiddels heeft Vendit ook een volledige.net versie beschikbaar welke de karakter georiënteerde versie zal aan vervangen/reeds vervangt. Doelgroep Vendit richt zich op bijna alle branches, met uitzondering van de food branche in verband met afwijkende eisen. VMSII wordt in zo n 5700 winkels gebruikt, waarbij zo n 20% bestaat uit ondernemingen die meerdere filialen hebben. Het overgrote deel van Vendit s afnemers bevindt zich in Nederland. Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk 3.3.01). Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 3/10
Omgeving Vendit raad aan om gebruik te maken van een PC met Windows XP Professional. Windows XP Professional biedt namelijk meer netwerk mogelijkheden dan Home variant. Infrastructureel gezien is een internetverbinding nodig. Aandachtspunten voor aanschaf Vendit biedt geen support op Windows versies die niet meer door Microsoft zelf ondersteund worden. Vendit hanteert een fixed price constructie bij aanschaf. Hierdoor is de klant zeker dat er geen onverwachte kosten bijkomen tijdens de installatie van het systeem. Support Klanten van Vendit kunnen voor 15 tot 17% van de aanschaf waarde van het systeem een service abonnement afsluiten. Dit geeft recht op alle updates (~6/jaar) en de klant kan dan ook met de service desk bellen. De service desk werkt met een terugbel systeem. De klant maakt telefonisch een ticket aan en wordt dan zo snel mogelijk terug gebeld. Hierbij krijgen storingen prioriteit over vragen. Kosten Vanaf 2500,- inlc. bonprinter en handscanner. Service abonnement 15 tot 17% van de aanschaf waarde. Oordeel Al hoewel de karakter georiënteerde interface verouderd aan kan doen is VMSII een up-to-date systeem (denk aan SMS/mail/Webservice koppelingen en exporteren naar Excel). Grafisch is het sterk verbeterd in de.net editie van het systeem, welke ook volledig d.m.v. touchscreen bediend kan worden. Beperkingen (De belangrijkste beperkingen van het worden hier opgesomd en toegelicht). Het systeem is erg uitgebreid en klanten hebben vaak de indruk dat ze (te) weinig van de verschillende onderdelen van het systeem gebruik maken Onderscheidende elementen van het ten opzichte van anderen Vendit biedt continuïteit en is al 22 jaar actief in de automatiseringsbranche. Vendit is marktleider in de rijwiel branche, audo/video branche foto/video en kantoorbranche. VMSII biedt veel mogelijkheden tot het maken van koppelingen met leveranciers. Deze koppelingen kunnen voor de klant grote tijdsbesparingen betekenen. Verder heeft Vendit altijd 1 op 1 contact met de klant, er wordt geen gebruik van dealerschappen gemaakt. Doordat Vendit in-house software ontwikkeld is het mogelijk om 1 totaal oplossing aan te bieden. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 4/10
Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het a. Beschikt het over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Er kan per scherm hulp opgevraagd worden. Er kan geëxporteerd worden naar dbase, csv of txt bestanden die dan weer geïmporteerd kunnen worden in Excel. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst signaleringslijsten worden automatisch geprint/gefaxt/gemaild (niet gespecificeerd) d. Kan een factuur van een Ja Er kunnen verschillende verkoopen besteleenheden opgegeven worden voor artikelen. Door een besteladvies te laten genereren kan het systeem een advies bestelling maken. VMS II werkt niet met EDI. Gegevens kunnen wel automatisch uitgewisseld worden via XML, fax, mail of FTP. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 5/10
ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? (niet gespecificeerd) 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met uniforme artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? 4. Toets enkele kassapunt functionaliteiten van het a. Bestellingen van klanten registreren? b. Kunnen klanten op rekening kopen? c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? Niet in wij hebben geen voor de food sector zowel, Ad Hoc (eenmalige artikelen) op het oog (draadloos scannen) middels order middels besteladviezen Standaard 2 mogelijkheden: eerste is snel switchen en de andere is voor langere tijd in de wacht (bijv toestemming aan manager vragen voor korting, waarnaar hij of zij dat op haar terminal kan wijzigen en de kassa de bon weer kan printen) Nee, deze indicatie is niet aanwezig. Er kan aangegeven worden of een artikel wel of niet in het huidige assortiment zit. Dit heeft een soortgelijk effect voor het artikel. Nee. Er kunnen actieperiodes aangegeven worden voor artikelen. Het is mogelijk om bestelling van klanten te registreren. Ja 2 mogelijkheden: eerste is snel switchen en de andere is voor langere tijd in de wacht (bijv toestemming aan manager vragen voor korting, waarnaar hij of zij dat op haar terminal kan wijzigen en de kassa de bon weer kan printen) Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 6/10
d. Realtime inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTWpercentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per 1-1-2009). Ja, de database wordt realtime geupdate. Ja, BTW percentages zijn gemakkelijk in te stellen en aan te passen. 5. Toets enkele relatiebeheer functionaliteiten van het a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? Verkoophistorie Indien eerdere verkopen op naam gedaan zijn kan de verkoophistorie bekeken worden. b. Klantenpas vervaardigen? Vendit heeft een overeenkomst met een drukker die de klantenpassen kan vervaardigen. c. Mailing per email? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen. d. Analyse koopprofiel van klanten? 6. Toets enkele managementinformatie functionaliteiten van het Mailings kunnen gedaan worden door klant gegevens te exporten naar Word. Hier kan dan een standaard brief gemaakt worden waarna de klantgegevens met de brief gemerged worden. Ook kan er een mailing gedaan worden via mail of sms. Er kunnen klanten geselecteerd worden op basis van bepaalde kenmerken. Er kan echter geen profiel van de klant bijgehouden worden. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 7/10
a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. VMS II kan de effectiviteit per medewerker laten zien, via een selectie van de gebruiker zelf of via de topverkoper lijst. Via selecties kan er veel informatie uit het systeem gehaald worden, er zijn geen functies die expliciet als managementinformatie aangeduid worden. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 8/10
Branche-specifieke kenmerken van het Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Inkoopbudget per maat en per kleur Niet in Er zijn geen functies m.b.t inkoopbudget opgenomen in VMS II. Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Meerdere maatbalken De maatbalken in het systeem zijn volledig vrij in te richten. Vrij aantal maten per maatbalk De maatbalken in het systeem zijn volledig vrij in te richten. Specifieke maatbalken lingerie De maatbalken in het systeem zijn volledig vrij in te richten. Specifieke maatbalken schoenen De maatbalken in het systeem zijn volledig vrij in te richten. Gebruik standaard maatverdeling De maatbalken in het systeem zijn volledig vrij in te richten. Voorraad op maatniveau Ja Prijsranges (één prijs voor meerdere maten en/of kleuren) Ja Assortimenten Model Kleuren Maten Materialen Kopiëren assortimentsgegevens (naar volgende kleur, materiaal, etc) Assortimentsgegevens kunnen gekopieerd worden. Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Maatbalken (meerdere) Ja Kleurbalken Ja Assortimentsbeheer Ja Filiaaladministratie Klachtenregistratie Niet in Niet aanwezig in het. Kledingreparaties Niet in Niet aanwezig in het. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 9/10
Voorraadbeheer Het systeem kan een besteladvies doen op basis van minimale en maximale voorraad. Inkoopbeheer Er kunnen inkooporders samengesteld worden m.b.v. het systeem. Onze referentie: 29-5-2008-3220 pagina 10/10