RAI Exhibitor Invitation Platform (EIP) Gebruikershandleiding

RAI Exhibitor Invitation Platform (EIP) Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave 1 Introductie... 2 2 Inloggen RAI EIP... 3 2.1 Url RAI EIP... 3 2.2 Inlogpagina... 3 2.3 Tussenpagina Selecteer beurs... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3 Startscherm: e-mail overzicht... 4 4 Stap 1: E-mail opmaak... 5 4.1 Gegevens... 5 4.2 Template... 6 4.3 Content... 7 4.4 Preview... 8 5 Stap 2: E-mailbestand... 9 5.1 Scherm Upload & instellingen... 9 5.2 Scherm Toewijzen... 11 6 Stap 3: E-mail verzenden... 12 6.1 Scherm Testen... 12 6.1.1 Koppelen test e-mailing... 12 6.1.2 E-mail adres test verzending... 12 6.1.3 Preview... 13 6.2 Scherm disclaimer... 13 6.3 Scherm versturen... 14 6.3.1 Koppelen uiteindelijke e-mailing... 14 6.3.2 Foutmelding mergen toekennen kaartnummers... 14 6.3.3 Preview... 15 6.3.4 Tijdstip verzending... 16 7 Vragen?... 17 1

1 Introductie Voor u ligt de gebruikershandleiding van de digitale uitnodigingsmodule EIP (Exhibitor Invitation Platform). In dit document tonen wij u graag de werking van deze applicatie: u leest hoe u met deze gepersonaliseerde e-mailing uw relaties kunt uitnodigen voor Aquatech Amsterdam 2011. Komt u er niet uit? Wij helpen u graag. U kunt daarvoor contact opnemen met Janine Sinnige via: 020 549 2209 of mail naar j.sinnige@rai.nl. 2

2 Inloggen RAI EIP 2.1 Url RAI EIP U kunt RAI EIP benaderen via het url: https://services.crmservice.eu/eip/account/logon. 2.2 Inlogpagina Log in door uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in te vullen. Uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord voor het inloggen in het Exhibitor Invitation Portal zijn per email verstuurd. Bent u uw gegevens kwijt? Neem dan contact op met Rens-Jan van Vliet van het Aquatech Projectteam r.v.vliet@rai.nl. 3

3 Startscherm: e-mail overzicht Na het inloggen verschijnt het e-mail overzicht. Zo krijgt u inzicht in uw (eventueel) eerder verzonden mailingen voor de beurs (behorende bij deze inlogcode). Krijgt u een melding te zien zoals rechts aangegeven, klik dan op Nee. Klikt u op Ja, dan is er een kans dat u in de uitnodiging de afbeeldingen niet goed te zien krijgt. De kolom Is verzonden in het e-mailoverzicht geeft de status van de verzending aan. Een bestaande e-mailing die is verzonden ( worden gewijzigd. ) kan nog wel worden bekeken, maar niet meer Een bestaande e-mailing die nog niet is verzonden ( ) kan deels worden gewijzigd: Stap 1 E-mail opmaak en Stap 3 E-mail verzenden kunnen worden gewijzigd Stap 2 E-mail bestand kan niet worden gewijzigd De overgenomen kolommen (#Ontvangers, #Verzonden, #Bouncers, #Uniek geopend, #Uniek geklikt) geven inzicht in de statistieken van de e-mailingen. Om een mailing aan te maken, klik op Nieuwe Mailing 4

4 Stap 1: E-mail opmaak De stap E-mail opmaak is opgedeeld in vier tabbladen: Gegevens Template Content Preview 4.1 Gegevens Op het tabblad Gegevens dient u een aantal verplichte basisgegevens voor de uitnodigingse-mail in te voeren: Omschrijving: geef een naam/omschrijving aan de uitnodigingse-mail Onderwerp e-mail: het onderwerp zoals dat verschijnt in de e-mail E-mail adres afzender: b.v. visitorsrematec@rai.nl, dit is het adres dat verschijnt in de e- mail. Dit kan dus het e-mailadres zijn van uw bedrijf. Omschrijving afzender: de naam van de afzender zoals die verschijnt in de te versturen e- mail; b.v. Aquatech Amsterdam 2011. 5

4.2 Template In het tabblad Template dient u een keuze te maken uit het Nederlandse, Engelse, Duitse, Italiaanse en Franse template die gereed staan. Bij het selecteren van een template verschijnt een preview op de rechterzijde van het scherm. 6

4.3 Content In het tabblad Content heeft u de mogelijkheid om bij de rood-omkaderde gedeelten de content aan te passen: - U kunt uw eigen logo plaatsen - U kunt uw eigen standnummer vermelden - U kunt eigen tekstblokken in de uitnodiging plaatsen - U kunt de foto van de beurs wijzigen in een foto van een product van uw bedrijf. N.B. Het is niet mogelijk om HTML op te geven. 7

4.4 Preview In het tabblad Preview wordt de preview van de e-mail opmaak getoond, inclusief eventuele wijzigingen zoals doorgevoerd in tabblad Content. Klik vervolgens op volgende. 8

5 Stap 2: E-mailbestand De stap E-mail bestand is opgedeeld in twee tabbladen: Upload & instellingen Toewijzen 5.1 Scherm Upload & instellingen Door te klikken op Browse kunt u een e-mail adressenbestand van de lokale schijf selecteren en uploaden. De volgende typen bestanden zijn toegestaan: excelbestanden (extense.xls en xlsx) tekstbestanden (extensie.csv en.txt) In tekstbestanden zijn de volgende scheidingstekens toegestaan: puntkomma (;), komma (,), tab en spatie 9

De tool herkent automatisch de instellingen van het e-mail adressenbestand. Door te klikken op toon geavanceerde instellingen kunnen deze instellingen worden bekeken en desgewenst worden aangepast. Instellingen bij excelbestanden Instellingen bij tekstbestanden NB. Let er op dat eenmaal geuploade bestanden niet meer gewijzigd of aangepast kunnen worden. 10

5.2 Scherm Toewijzen In het tabblad Toewijzen dient u de velden uit het e-mail adressenbestand toe te wijzen aan de velden van de tool (mailsysteem). De e-mail kolom is een verplicht veld (zonder e-mailadres kan er geen e-mailing worden verstuurd). De overige kolommen zijn optioneel; indien gevuld worden deze velden gebruikt voor het personaliseren van de e-mailing. Onderaan het scherm verschijnt een preview van de toegewezen velden. 11

6 Stap 3: E-mail verzenden De stap E-mail verzenden is opgedeeld in drie tabbladen: Testen Disclaimer Versturen 6.1 Scherm Testen 6.1.1 Koppelen test e-mailing Na het klikken op knop Volgende van stap 2 naar stap 3 gaat u naar tabblad Testen en start de tool automatisch met het koppelen van een aantal test e-mails. Bij het koppelen van de e-mail wordt de e-mail content samengevoegd met het e-mail adressenbestand. Daarnaast wordt bij de test e- mails aan iedere e-mail ontvanger automatisch een standaard fake kaartnummer (999999) toegekend. Wanneer de tool (nog) bezig is met koppelen wordt de volgende melding getoond: Wanneer de tool gereed is met koppelen ziet u deze melding: NB1. Bij het koppelen van test e-mails worden willekeurig een aantal records uit het e- mailadressenbestand geselecteerd. Het aantal test e-mails dat wordt gekoppeld is afhankelijk van de instelling BO EIP. NB2. De mailstatistieken en de toegekende fake kaartnummers (99999) worden bij het koppelen van de uiteindelijke e-mail verwijderd. 6.1.2 E-mail adres test verzending De test e-mails worden verstuurd naar het opgegeven e-mailadres. 12

6.1.3 Preview In de preview kunnen de gepersonaliseerde e-mails worden bekeken via. Een gepersonaliseerde e-mail in de preview toont de exacte inhoud van de e-mail zoals die gaat worden verstuurd. Door te klikken op in een kolomkop kan een zoekcriterium worden ingevoerd waarop de lijst wordt gefilterd. De filters worden uitgevoerd via de tab-toets na het invoeren van het filtercriterium. Het icoontje geeft aan dat een filter actief is; een filter kan worden verwijderd door op het icoontje te klikken en het filtercriterium te verwijderen. Het filter zoekt op voorkomende tekens in de kolom. Voorbeeld: bij filter ge in kolom Achternaam worden in de lijst alle achternamen getoond waarin ge voorkomt; b.v. Gerritsma, Langenberg, Vergeer. 6.2 Scherm disclaimer Voordat de uiteindelijke e-mailing kan worden verstuurd dient u de disclaimer als akkoord aan te vinken. Zonder het akkoord-vinkje kan de e-mailing niet worden verstuurd en verschijnt er een foutmelding. 13

6.3 Scherm versturen 6.3.1 Koppelen uiteindelijke e-mailing Na het klikken op het tabblad Versturen start de tool automatisch met het koppelen van de uiteindelijke e-mailing. Bij het koppelen van de e-mail wordt de e-mail content samengevoegd met het e-mail adressenbestand. Daarnaast wordt aan iedere e-mail ontvanger automatisch een kaartnummer toegekend. Wanneer de tool (nog) bezig is met koppelen wordt de volgende melding getoond: Wanneer de tool gereed is met koppelen krijgt u deze melding: 6.3.2 Foutmelding mergen toekennen kaartnummers Voor iedere beurs is een reeks kaartnummers beschikbaar. Wanneer er geen vrije toegangskaarten meer beschikbaar zijn en u wilt een e-mailing versturen in RAI EIP dan volgt een algemene foutmelding bij het koppelen van de e-mailing in het tabblad Versturen. Mocht onderstaande melding bij u in beeld komen, neem dan contact op met Janine Sinnige: 020 549 2209, j.sinnige@rai.nl. 14

6.3.3 Preview In de preview kunnen de gepersonaliseerde e-mails worden bekeken via. Een gepersonaliseerde e-mail in de preview toont de exacte inhoud van de e-mail zoals die gaat worden verstuurd. Door te klikken op in een kolomkop kan een zoekcriterium worden ingevoerd waarop de lijst wordt gefilterd. Dit filter wordt uitgevoerd via tab-toets na het invoeren van het filtercriterium. Het icoontje geeft aan dat een filter actief is; een filter kan worden verwijderd door op het icoontje te klikken en het filtercriterium te verwijderen. De filter zoekt op voorkomende tekens in de kolom. Voorbeeld: bij filter ge in kolom Achternaam worden in de lijst alle achternamen getoond waarin ge voorkomt; b.v. Gerritsma, Langenberg, Vergeer. Door te klikken op 3 op de pijltjes of door het invoeren van paginanummer kunt u door de lijst heen scrollen. 15

6.3.4 Tijdstip verzending Bij het versturen van een e-mailing kunt u ervoor kiezen om de e-mailing direct te versturen of op een later tijdstip (inplannen). 16

7 Vragen? Komt u er niet helemaal uit? Neem dan gerust contact op met Janine Sinnige (Marketing, Communicatie & PR), via: 020 549 2209 of mail naar: j.sinnige@rai.nl. Wij helpen u graag verder. 17