Een toekomst voor ieder kind www.altra.nl
Excel Tips en trucs
Knippen/kopiëren Kolommen verplaatsen Het is handig om de kolommen met de module en locatie als eerste twee in het overzicht te hebben. Selecteer daartoe kolommen 3 en 4 door over de cellen met de cijfers 3 en 4 te slepen en geef vervolgens een rechter-muisklik. De kolommen kunnen nu geknipt worden en vervolgens ingevoegd. Invoegen doe je door kolom 1 te selecteren, een rechter-muisklik te geven en de optie Gekopieërde cellen invoegen te kiezen.
Filteren In geval wij alleen de netto wachtende cliënten willen zien (cliënten die nog geen hulp van Altra hebben) filteren wij op het cijfer 1 in de kolom unieke cliënten. Selecteer het hele blad door een muisklik geven in de rechter bovenhoek. Kies voor Filter om op deze wijze boven alle kolommen een filter te plaatsen In elke kolomnaam verschijnt een naar beneden wijzend driehoekje.
Klik op het filter bij de kolom unieke cliënten, haal het vinkje weg bij (Alles selecteren) en plaats er een bij 1 en bevestig met OK. Je ziet in het overzicht nu uitsluitend de netto wachtenden.
Sorteren De modules en locaties kunnen gegroepeerd worden door bij sorteren en filteren de optie aangepast sorteren te kiezen. Het volgende scherm verschijnt. Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij de gegevens bevatten kopteksten. Nadat je de keuze voor sorteren op module hebt gemaakt kan er een niveau worden toegevoegd zodat daarna op locatie wordt gesorteerd.
Na bevestiging verschijnt onderstaande Pop-up, hier kan op OK worden geklikt. Bevestiging levert onderstaand resultaat op. Ook kan je in één oogopslag zien dat er een filter aan staat, de cijfers van de rijnummers zijn dan i.p.v. blauw i.p.v. zwart. In de kolom waar de filter staat, is het driehoekje nu een trechtertje.
Tabbladen Het kan zijn dat een tabblad bestaat uit verschillende (onder)tabs. Onderin je excel bestand kan je dan kiezen uit verschillende opties.
Kolommen verbreden Wanneer een kolom uit alleen maar hekjes bestaat, is de kolom te smal om de gegeven juist weer te geven. Door dubbel te klikken op het streepje tussen de kolommen E en F wordt de kolom zo breed genoeg om de gegevens juist weer te geven.
Kolommen verbergen Wanneer een bestand te breed is om in één keer op je beeldscherm te zien kan je de kolommen die er op dat moment niet toe doen verbergen. Je selecteert de kolommen die je wilt verbergen, je klikt met op je rechtermuisknop en kiest Verbergen. Wanneer je de kolommen weer wilt zien, klik je op de kolom voor de verborgen kolom, en sleept de selectie na de laatste verborgen kolom, rechter muisknop en kies Zichtbaar maken, alle kolommen zijn weer zichtbaar.
Celeigenschappen Wij kunnen de celeigenschappen aanpassen zodat een waarde een andere opmaak krijgt. Eerst wordt een of meerdere cellen geselecteerd door met de muis over de cellen te gaan terwijl de linkermuisknop wordt ingedrukt. Vervolgens geven wij in de selectie een rechtermuis klik waardoor onderstaand beeld verschijnt: Klik nu op celeigenschappen en selecteer vervolgens uitlijning, zet een vinkje in terugloop.
Onderstaand scherm opent zich, kies voor de tab Uitlijning en zet een vinkje bij Terugloop Na bevestiging verschijnt onderstaand beeld. Er ontstaan meerdere regels per cel zodat de hele tekst zichtbaar is. Met celeigenschappen kunnen veel dingen aangepast worden zoals kleur en grootte van de letter/cijfer, stand, centreren, decimalen achter de komma, datumnotatie enz. Kijk maar eens welke mogelijkheden er zijn.
Afdrukinstellingen Om te voorkomen dat je een veel te groot excel bestand uitprint met alleen maar lege regels kan je van te voren het afdrukbereik bepalen. Ga naar Pagina-indeling Afdrukbereik selecteer wat je wilt afdrukken Afdrukbereik bepalen. Wanneer je dit wilt wijzigen Afdrukbereik wissen en het nieuw uit te printen gedeelte selecteren Afdrukbereik bepalen.
Wanneer je de kolomnamen boven elk uitgeprint blad wilt hebben ga je naar Pagina indeling Titels afdrukken onderstaand scherm opent zich, tabblad Blad, klik op achter Rijen bovenaan op elke pagina: Onderstaand scherm opent zich, selecteer de kolomnamen die je boven het uit te printen document wilt hebben. Klik op het icoontje en je komt weer in bovenstaand scherm uit kies OK.
Formules In excel zijn veel formules beschikbaar, van eenvoudige rekenkundige bewerkingen tot het samenvoegen van tekst uit meerdere kolommen naar één kolom. Onderstaand een voorbeeld waarin getoond wordt hoe je de hulpduur van een module kan berekenen. We beginnen met een bestand waarin wij een extra kolom hebben ingevoegd (rechtermuisklik in kopregel kolom toevoegen) of, zoals in dit geval gewoon de laatste kolom. Als wij in de bovenste cel van onze nieuwe kolom, onder de kolomnaam een = teken plaatsen verschijnt deze in formuleregel én in de cel We kunnen de formule afmaken door eerst in cel D2 te klikken, vervolgens een - teken in te tikken, daarna in cel C2 te klikken en enter in te toetsten. De hulpduur is immers einddatum minus begindatum. Excel rekent dan uit hoeveel dagen verschil er is. Onderstaand het resultaat van deze formule:
Je ziet in de formulebalk nog de oorspronkelijke formule. We hebben nu de uitkomst in dagen. Willen we die in maanden weten dan delen wij de formule nog eens met 30,5 (gemiddeld aantal dagen per maand). Dit doen wij in de formulebalk op onderstaande manier De uitkomst willen wij afronden op één decimaal achter de komma, dit doen wij d.m.v. de celeigenschappen (rechtermuis klik in de cel):
Het resultaat (eigenlijk de formule) kunnen wij doorkopiëeren naar de volgende cellen in de kolom door in de rechter onderhoek van de cel te dubbelklikken of naar beneden te slepen.
Draaitabellen Van een excelsheet met gegevens in diverse kolommen kan een draaitabel gemaakt worden. De gegevens worden dan keurig gerangschikt getoond. Onderstaand hoe je te werk gaat: Wij hebben een bestand van 4622 regels waarbij wij actuele cliënten zien met de modules die zij hebben.
Om hier een handig overzicht van te maken kiezen wij een draaitabel. Wij selecteren eerst het hele bestand door in de linkerbovenhoek te klikken =>op Invoegen klikken=>op Draaitabel klikken
Na bevestigen zien wij onderstaand beeld: De gegevens die wij in de tabel willen zien slepen wij van de velden naar het Rapportfilter, de Kolomlabels, de Rijlabels en de Waarden.
Van dit overzicht kan ook een percentueel overzicht gemaakt worden door de waarde-instelling te veranderen, klik hiervoor op Aantal van Cliënt
Onderstaand beeld verschijnt, kies voor Waardeveldinstellingen Nu kan de keuze percentage van kolom gemaakt worden:
Kies binnen het geopende venster voor de tab Waarden weergeven als, Kies d.m.v. het naar beneden wijzende driehoekje aan te klikken, welke waarde je wilt zien. In dit geval % van kolom. Wanneer je een draaitabel wilt kopiëren, selecteer altijd een regel extra eronder, aan de zijkant en waar nodig een regel erboven.
Samen bouwen aan een toekomst voor ieder kind