1 WELKOM MET DANK AAN ONZE SPONSOR
2 CIPAL IN BEWEGING PRAKTISCHE INFORMATIE Na de sessie ontvangt u evaluatieformulieren. Uw reacties helpen ons blijvend onze aanpak af te stemmen op uw wensen. Gelieve deze aan het einde van de sessie te overhandigen. De Powerpoint-presentaties die getoond werden tijdens deze sessie zijn na het afsluiten van de Dag van de Openbare Sector consulteerbaar op onze website www.dagvandeopenbaresector.be.
3 samen groeien - samen oogsten - samen proeven Gelieve uw gsm uit te schakelen tijdens de sessie De CIPAL-gebouwen zijn rookvrij Wenst u nog meer informatie? De sessieverantwoordelijke of de medewerkers van het CIPAL-secretariaat (inkomhal gelijkvloers) helpen u graag verder
Mid- en Front Office Nicolaas Copernicus 4
Mid- en Front Office Midoffice, de Copernicaanse omwenteling is niet meer te stoppen! 14u00 Athena Beleidsinformatie 14u30 BI in de cloud, 3xI en OSLO 15u00 Pauze 15u15 IRIS, oog voor ondernemen 15u25 ThemisWeb 16u15 Einde 5
Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 ATHENA BELEIDSINFORMATIE 6
Athena Beleidsinformatie
Athena Beleidsinformatie Athena Beleidsinformatie (BI) 1. De cockpit binnen uw organisatie (360 view) 2. Meerwaarde in functie van MIDOFFICE 3. Open, veilig, innovatief!
AS IS BELEID Mid- en Front Office 9
TO BE BELEID Mid- en Front Office 10
Hoe lang staan bepaalde opbrengsten open? Gemiddelde doorlooptijd betaling factuur? Welke facturen worden snelst betaald? Aantal steungerechtigden per maatregel? Aantal intakes/herintakes per MA/maand? Aantal intrekkingen (reden)? Management cockpit Wat is de evolutie van het aantal VTE s (aanstelling/effectief/aanwezig)? Hoe zit het met de prestatie en afwezigheidsgraad, is er onder/overbezetting? Wat is de gemiddelde afwezigheidsduur, en onze Bradford factor? Aantal inwoners per geslacht/jaar/leeftijd/? Aantal aankomsten/ vertrekkers/adreswijziging? Aantal reispassen/kidsid s/intentingen/? Aantal bouwaanvragen? Hoeveel bouwaanvragen worden tijdig verwerkt? Evolutie leegstand?
Athena Beleidsinformatie in functie van MIDOFFICE
Beleid Visie- en behoeftenstudie midoffice 1 3 Generiek XML- (en XSD) bestand mbt procesbeheer Meldingen (klachten, sluikstort, ) Klantencontacten (telefoons, mails, ) Aanvragen (bouwaanvragen, premies, vergunningen,.) Beroepen (bouwaanvragen, ) Integratie met notulen- en contactenbeheer Dossiers ter beslissing voorleggen Beslissingsorgaan (raad, ) Correspondenten, adressen,
Beleid Rapporteringsbehoeften midoffice 1 4 Indicatoren Aantal registraties (meldingen/dossiers/aanvragen, ) Aantal correspondenten (melders) Gemiddelde doorlooptijd Totale doorlooptijd Dimensies Type proces Subproces Processtappen Gegevens correspondent Leeftijd, geslacht, burgerlijke stand, nationaliteit, adres, Dossierverantwoordelijke Data Registratie, start, einde voorzien, einde effectief,
Beleid Dashboard midoffice 1 5
EEN INNOVATIEVE OPLOSSING Athena Beleidsinformatie OPEN VEILIG INNOVATIEF
BBC BESTUUR A BESTUUR B BESTUUR C BESTUUR D Inhoudstabel BD Beleidsdoelstellingen BD1 BD2 Financiën Burger zaken OSLO Actieplannen Acties A1 AP1 A2 AP2 A3 AP3 A4 indicatoren HRM Indicatoren I1 I2 I3 I4 I5 DWH enchmarking! BESTUUR A BESTUUR B BESTUUR B BI on the fly
Athena Beleidsinformatie Athenaweb Beleidsinformatie Webtoepassing (onbeperkt aantal users) Overal bereikbaar, ook mobiel Geen kennis vereist van de business van de diverse backoffice toepassingen Betaalbaar alternatief voor peperdure traditionele BI vendors Gebaseerd op PENTAHO, nr 1 inzake open source BI software (partnership EE)
Athena Beleidsinformatie Athena Datawarehouse Integratie van gegevens uit verschillende bronnen Geen lokale investering in infrastructuur of BI expertise! Aparte omgeving krachtig en snel (geen invloed op werking operationele db) Genk Het behouden van historische gegevens Mechelen Logisch gegevensmodel voor de eindgebruiker Benchmarking mogelijk
Athena Beleidsinformatie Athena inhoudspakketten Kant-en-klaar aanbod van rapporten, dashboards (KPI s) en analyses per domein Beleid en financiën BBC Sociale dienst CRM/procesbeheer Grondgebiedzaken HRM en Lonen Burgerzaken Cultuur Leverancier-onafhankelijk! (niet beperkt tot Cipal-toepassingen) Onderhoud gebeurt door Cipal
BI on the fly : uw beleid opvolgen overal en altijd
Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 BI IN DE CLOUD, 3XI EN OSLO 23
Agenda DE OPENBARE SECTOR IN BEWEGING Informatiekwaliteit, Informatieveiligheid, Informatiearchitectuur Open Standaarden Lokale Overheden Beleidsinformatie (BI) 24
verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie Agenda
Agenda verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie John Naisbitt
We are drowning in data, but starving for information John Naisbitt 1982
Suboptimale ondersteuning van het beleid. Een schat aan gegevens beschikbaar. Lijsten zijn moeilijk te interpreteren.
het beleid wordt vaak gestuurd vanuit het buikgevoel waarbij beslissingen onvoldoende gerationaliseerd worden".
3 x I Informatiekwaliteit, Informatieveiligheid, Informatiearchitectuur
SINGLE VERSION TRUTH
Specialized systems needed special data structures enable good reporting enable further analytics
Business Intelligence (BI) is the process of gathering meaningful information to answer questions and identify significant trends or patterns, giving key stakeholders the ability to make better business decisions.
Goede brondata?
Data cleansing, data cleaning, or data scrubbing
Moeten we dan wachten om met BI te starten?
NO TIME TO WASTE Verschillende invalshoeken Organisatiebreed informatiemanagement Data correct zetten
BI is geen geïsoleerd domein. Het moet kaderen in een bredere e-gov strategie.
OSLO verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie
OSLO vertrek vanuit dienstverlening: om burgers en bedrijven beter van dienst te zijn, moet de overheid op diverse niveaus streven naar de totstandkoming van een geïntegreerde elektronische dienstverlening aan burgers en bedrijven. dossiers burgers en bedrijven interbestuurlijk kerndata (personen, organisaties, relaties, adressen )
Project Organisatie Rollen en Verantwoordelijkheden V-ICT-OR IBBT-UGent-MMLab HoGent Consortiumpartners Ondersteunende partners Stuurgroep e-government CORVE FedICT Team Digitale Bouwaanvraag Consortiumpartners OSLO
Projectmijlpalen (timing) Fase 1 - inventarisatie Fase 2 - opstellen Plan van aanpak Fase 3 - uitwerking Fase 4 formaliseren inventarisatie entiteiten technisch inhoudelijk inventarisatie bronnen mapping bronentiteit identificatie conflicten/issues technisch stakeholders definieren van Standaard test model tov partner solutions kwalitatief analyse kwalitatieve factoren decretaal? bestektekst? analyse EU voorbeelden Map EU oplossingen onderhoud
Inzet Resources Fase 1 - inventarisatie Fase 2 - opstellen Plan van aanpak Fase 3 - uitwerking Fase 4 formaliseren Doorlooptijd 4,5m 17 september 2012 Doorlooptijd 1,5m 15 oktober 2012 Doorlooptijd 5m 20 maart 2013 Doorlooptijd 2m 30 mei 2013
Inventarisatie Adres Persoon Organisatie Dossier burger, bedrijf Dossier intergemeen telijk Relatie Perceel
Inventarisatie
OSLO verbeteren van de dienstverlening door standaardisatie 3xI piloot BI 1. Vanuit behoefte aan beleidsondersteunende informatie 2. yechnologische hulpmiddelen werken beleidsondersteunend (BI). 3. de juiste druk op de kwaliteit van de data (cleaning) 4. Nieuwe technische evoluties (Cloud) openen de deur voor kleinere besturen
Agenda BELEIDSINFORMATIE IN BEWEGING Raf Buyle, programmabeheerder V-ICT-OR raf.buyle at v-ict-or.be 51
Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 IRIS, OOG VOOR ONDERNEMEN 52
Mid- IRIS en Front Office Wat? Het Iris-project betreft: de creatie van een WEBgebaseerd informatie- en communicatieplatform tussen gemeenten en de ondernemingen binnen de provincie Antwerpen Een EFRO-project met steun van de Vlaamse Gemeenschap, provincie Antwerpen en CIPAL - tevens met medewerking van VVSG, VOKA, UNIZO en V-ICT-OR dus gratis
Mid- IRIS en Front Office Filmpje Iris. http://www.youtube.com/watch?v=z_xdltcp-sw 54
Mid- IRIS en Front Office De onderdelen van IRIS Een contactendatabank -aanvullen van VKBO met lokaal bruikbare data -input door ondernemer zelf
Mid- IRIS en Front Office Een bedrijvengids De onderdelen van IRIS
Mid- IRIS en Front Office De onderdelen van IRIS Een producten- en dienstencataloog & communicatieluik -basis IPDC ( met lokale aanvulling) -gemeenten kunnen nieuwe diensten toevoegen elementair e-loket (e-formulieren) voor ondernemer -semi-automatische statusopvolging
Mid- IRIS en Front Office De onderdelen van IRIS Open data d.m.v. webservices -voor gegevensuitwisseling met externe toep./websites - o.a. Koppeling met THEMIS
Mid- IRIS en Front Office IRIS timing Pilootfase : 6 gemeenten Q3-Q4 2012 Lancering in hele Prov. Antwerpen - einde Q4 2012 Beperkt tot Prov. Antwerpen - spreiding over Vlaanderen is concrete denkpiste
Mid- en Front Office één klantvriendelijke efficiënte kwalitatieve overheid - 24/7 THEMISWEB 60
Mid- en Front Office AUTHENTIEKE BRON Natuurlijke Personen Rechtspersonen Verenigingen Beheersorganen DATA Namen, adressen, Rijksregisternummer, KBO-nr, Telefoon, fax, gsm, email, Website, Nacebel, Mailing EXTRA DATA Metadata, Kenmerken, Activiteiten, RELATIES
Mid- en Front Office Service Bus VKBO Andere Front & Mid Office Andere Back Office Financiën Mercurius, Portunus, Fiona, Daphne, kassabeheer en voorraadbeheer belastingen Rijksregister Cultuurdatabank Nestor (Ruimtelijke Ordening) Antigone (cultuur&vrije tijd) Aphrodite (personeelsbeheer) Ariadne (dossierbeheer) Neptunus (ocmw&shm) Hera (bevolking) Helena (burgerlijke stand) Dodona (begraafplaatsen) KSZ 62
Mid- en Front Office 63
Mid- en Front Office 64
Mid- en Front Office Themis versie 12.06.01 Installatie: vanaf september Bijgewerkte postcode- en stratenbestand Rapportage tool die u een overzicht geeft van de data-vervuiling.
Mid- en Front Office
Mid- en Front Office Themis versie 12.06.01 Installatie: vanaf september Nieuwe functionaliteit binnen mailing: Ondertekenaars kunnen aanduiden met onderscheid tussen Administratieve ondertekenaars (vb. secretaris) Politieke ondertekenaars (vb. schepen, burgemeester) Rekening houden met afwezigheden (vervangers aanduiden) + bevoegdheden vermelden bij ondertekening
Mid- en Front Office Themis versie 12.06.01 Installatie: vanaf september
Mid- en Front Office
Mid- en Front Office Innovaties op stapel Web-gebaseerd & SAAS Themis Online Themis Mailing Innovatie Integratie met CRAB (Centraal Referentie Adressen Bestand) Werken met wachtbestanden (voor bv. online modules) Betere logging (voor privacy commissie) Geavanceerde beveiliging Samenvoegmodule Themis databanken Publicatie contacten via LDAP Betere en extra webservices (OSLO) Vernieuwing koppeling rijksregister Vernieuwing koppeling VKBO Integratie met IRIS
Mid- en Front Office Webgebaseerd & SAAS
Mid- en Front Office Themis Online en andere mogelijkheden
Mid- en Front Office Voeding bedrijvengids AN A1 A2 Themis Authentieke Bron A7 ESB A3 A6 A5 A4 73
Mid- en Front Office Werken met wachtbestanden Voor nieuwe contacten en wijzigingen Vanuit Online Modules Mailadres Facebook-account Enkel eid en rijksregister is zeker! Mag operationele werking niet verstoren.
Mid- en Front Office Betere logging Momenteel wie wat wanneer aanpast Toekomst wie wat wanneer gelezen
Mid- en Front Office Geavanceerde beveiliging Eigenaarschap Dienstbeveiliging
Mid- en Front Office Samenvoegmodule Themis Gemeente of Stad OCMW AGB s APB s Diensten met aparte databank... Databanken Let op: dit is een project op zich!
Mid- en Front Office Integratie met CRAB Centraal Referentie AdressenBestand Geogecodeerde adressen Decreet: tegen 1 juni 2015 alle adressen een CRAB-equivalent AGIV Rijksregister en KBO zullen CRAB-adressen gaan aanleveren CIPAL zal deze verfijning faciliteren in ThemisWeb Automatische dispatching adressenbestand
Mid- en Front Office Vernieuwing koppeling rijksregister Lokale bevolkingsbestanden Rijksregister VKBP Let op: kostprijs per bevraging dient uitgeklaard!
Mid- en Front Office Themis koppeling VKBO vandaag sd Huiddige situatie met synchro VKBO - Themis O-L GUI R-W Ondernemings loket Update Bediende O-L KBO Dagelijkse Update VKBO Update Update [Manueel gestart] [Manueel gestart] Gemeente medewerker CIPAL GUI R-W Themis Stad Mechelen Themis Stad Geel R-W Andere GUI Gemeente medewerker
Mid- en Front Office ThemisWeb koppeling IRIS sd Toekomsitige situatie met Synchro Iris-Themis O-L GUI R-W Ondernemings loket Update Bediende O-L KBO Dagelijkse Update Dagelij kse Update VKBO R-W Ondernemer Iris FO Iris Gemeente medew erker CIPAL GUI R-W Dagelij kse synchro Themis Stad Mechelen Dagelij kse synchro Themis Stad Geel R-W Gemeente medew erker Andere GUI Onrechtreekse synchro via Iris
Mid- en Front Office ThemisWeb koppeling IRIS Van IRIS naar Themis: Rechtsvorm (*) Rechtstoestand KBO Status (*) Namen (Officiële naam, commerciële naam, afkorting) Contactgegevens (Tel, Fax, E-mail, Website) Adres (Officieel adres) Nacebel activiteiten (*) Link Onderneming-Vestiging (*) Tussen IRIS en Themis : Rechtstoestand Namen (Commerciële naam, afkorting, informele naam) Contactgegevens (Tel, Fax, E-mail, Website) Adressen (Verzendadres, Extra adres, ) Aanspreekpunten (*) Niet wijzigbaar in Iris 82
Mid- en Front Office E-mailing met ThemisWeb Hoe wil de klant vandaag geïnformeerd worden door zijn lokaal bestuur? Pro-actief: push - pull Gerichte informatie Persoonlijke content Kort en krachtig Links naar gedetailleerde info E-mail marketing
Mid- en Front Office E-mailing met ThemisWeb Oplossing: ThemisWeb met e-mailingtool: AUTHENTIEKE BRON Natuurlijke Personen Rechtspersonen Verenigingen Beheersorganen DATA Namen, adressen, Rijksregisternummer, KBOnr, Telefoon, fax, gsm, email, Website, Nacebel, EXTRA DATA Metadata, Kenmerken, Activiteiten,
Mid- en Front Office E-mailing met ThemisWeb Voordelen: Management e-mailadressen Online e-mailadressen beheren via gemeentelijke website Bounce management van emailadressen Abonneren interessegebieden, voorkeuren, nieuwsbrieven, Segmentering: Geografisch Leeftijd Geslacht
Mid- en Front Office E-mailing met ThemisWeb Voordelen (2): Content & Design Opmaken HTML e-mail Opgelet: elke e-mailclient handelt HTML mails anders af! Huisstijl bewaking Kort en aantrekkelijk Geen platte tekst, werk visueel aantrekkelijk Links naar landingspages, inschrijvingsformulieren, Links naar social media Send-to-friend, liken
Mid- en Front Office E-mailing met nieuwe Themis Voordelen (3): Rapportering Wie opent de mailing? Wanneer? Waar? Welke links werden aangeklikt? Frequentie van hyperlink aangeklikt Historieken per e-mailadres
Mid- en Front Office Segmenteren mailinglist Aantal personen dat aan selectie voldoet wordt geüpdatete na opslaan Save selectiecriteria
Mid- en Front Office Aanmaken van autoresponder voor mailinglist - Inschrijvingsdatum - verjaring van een datum - exacte datum
Mid- en Front Office Personaliseren van e-mailing Personaliseer mailings a.h.v. databasevelden
Mid- en Front Office Verzenden van een mailing Verzend je mailing dadelijk Of plan de verzending op een latere datum
Mid- en Front Office Rapportering van je mailings Overzicht van verzonden mailings Mogelijkheid om rapporten van mailings te vergelijken
Mid- en Front Office Rapportering mailing snapshot Overzicht van opens en link clicks in de tijd Overzicht van alle verzendingsgegevens Overzicht van alle acties van geadresseerden Overzicht van de populairste links
Mid- en Front Office Rapportering detailoverzicht opens Wie las de mail? Hoe dikwijls? Hoeveel links werden aangeklikt
Mid- en Front Office Rapportering detailoverzicht bounces Overzicht van e-mail adressen waar mailing niet kon afgeleverd worden Reden waarom mailing niet kan afgeleverd worden
Mid- en Front Office Rapportering detailoverzicht historiek van persoon
Mid- en Front Office CIPAL participeert in OSLO OSLO Open Standaarden Lokale Overheden Als de standaarden er zijn normaliter in te bouwen in Themis
Mid- en Front Office Jaartal Aantal besturen 1996 1 1997 14 1998 29 1999 49 2000 27 2001 66 2002 26 2003 1 2004 3 2005 8 2006 10 2007 23 2008 10 2009 5 2010 7 2011 4 Eindtotaal 283 Besturen Themis 344 installaties bij 305 besturen Themis enkel een centrale contactendatabank Andere helpdesknoden
Mid- en Front Office ThemisWeb varianten Basis Optie Expert Optie IRIS Optie samenvoegmodule Optie extra omgeving
Mid- en Front Office Optie Publicatie Contacten LDAP Outlook Thunderbird Unified Communications CIPAL wil dit kosten- en risico-delend aanpakken.
Mid- en Front Office Vragen? Bedankt voor jullie komst!