Introductie tot Business Intelligence

Transcriptie

1 Introductie tot Business Intelligence Analyseren Verbeteren Stefan Leunis Zaakvoerder Blue Bay Business Intelligence Consultancy Specialisatie in allerhande BI tools Sinds 2011: oplossing voor KMO markt 1

2 Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving 2

3 BI: Algemene begrippen Business Intelligence = Transformeren van data in kennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering Kennis Informatie Actie Met behulp van specifieke technologieën. Data Begrippen Data Rauwe data van de dagelijkse handelingen Voorbeeld: kassaverkoop van een moment Business Intelligence Informatie : data met betekenis en bruikbaar Beantwoordt vormt het informatie wat, wanneer, omwaar en wie Voorbeeld: wat is mijn marge op dit product? tot kennis Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doel Beantwoordt het hoe Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen? 3

4 Werking Kassa Verkopen Aankopen Stock Data Warehouse Aankoop Boekhouding Excel Leveranciers Supermarkt Afdelingen Aankopen Bronsystemen Data Warehouse Data Marts Rapporten, Analyses, Indicatoren,. Gebruikerstoepassingen Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten); Samenstellen van eigen detailbevragingen; Mogelijkheid voor drilling binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through) Analytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies) Uitgebreide drilling mogelijkheden Indicatoren opgelijst in scorecards Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden; Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling. Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina; Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau; Uitgebreide drilling mogelijkheden. 4

5 BI Evolutie Planning Toepassing ERP Analyse Rapportering Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe te komen tot BI? Concreet: een voorbeeld BI omgeving 5

6 Voordelen Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid; Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak; Opname van historiek & reproductie historische situaties; = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen; Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal; Standaard rapporten en analyses ter beschikking; Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken. Aandachtspunten Beperk de risico s: Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak; Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een piloot ; Ontwikkeltraject met de juiste middelen: Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering; Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT; Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen: Is kwaliteit van brongegevens voldoende? BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen. 6

7 Aandachtspunten Budget voor Business Intelligence: Interne/externe ontwikkelprofielen; BI tools: complexe & dure licensiepolitiek; Open source BI biedt deels antwoord hierop. Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen? Support nodig naar eindgebruikers. Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving 7

8 Context KMO & vrije beroepen Gegevens zitten verspreid: Op meerdere fysieke plaatsen Bij verschillende leveranciers In verschillende formaten Veel manueel opzoekingswerk: Verouderde gegevens; Lange doorlooptijd tot resultaat; Resultaat verschilt keer op keer; 90% van de KMO s en vrije beroepen : enkel Excel Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel. Context KMO & vrije beroepen Gebrek aan overzicht en controle: Te veel / te weinig in stock op de verkeerde momenten; Kwakkelende verkoop, loopt anders dan verwacht; Geen optimale aankooppolitiek: dure leveranciers; Offertes dekken de kosten niet; Niet-identificeerbaar verlies; Impact van winkeldiefstal? Geen idee van klantprofielen. 8

9 BI: uitdagingen Gegevensaanlevering Minder gebruik van ERP, CRM en andere packaged software: Gegevens zijn moeilijker toegankelijk; Veel gegevens in on-the-fly toepassingen in MS Access & soortgelijke; Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie; Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen! Veel informatie zit bij leveranciers: Gegevens van bestellingen, leveringen, prijzen worden afgeschermd door leveranciers (oa bij franchisegevers); Onderhandelen hoe je deze gegevens kan verkrijgen. BI: uitdagingen Gebruikersomgeving Voldoende inhoud standaard aanbieden: Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn; Gebruiker laten doorwerken op deze standaard zaken; Maximale gebruiksvriendelijkheid: Zo eenvoudig mogelijke interface; Altijd raadpleegbaar 24/7. 9

10 Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving BI nodig of niet? Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen: Alle informatie om beslissingen te nemen is: Voorhanden wanneer nodig; Actueel en perfect betrouwbaar; Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie. Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk: Op elk ogenblik van de dag; Op een gebruiksvriendelijke manier; Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie. 10

11 Business Intelligence Optie 1: eigen ontwikkeling: Omgeving op maat ontworpen; Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten; Optie 2: externe ontwikkeling: Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd; Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen; Optie 3: interne/externe ontwikkeling: Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat; Belangrijk budget voor nodig; Business Intelligence Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket? ERP/CRM voor KMO s: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden; Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens; Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor KMO s Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel; Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering; Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien; Zeer korte doorlooptijd tot go-live; Lagere investering dan ontwikkeling op maat; Varianten met open source BI tools; Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing. 11

12 Standaard BI Komen tot B.I. Klein Middel groot Groot Resultaat Bestellingen gebeuren op tijd, gebaseerd op historiek; Betere marges door betere aankooppolitiek; Duidelijk inzicht in werkingskosten en waar je nog kan besparen; Beter zicht op zaken als verlies door ontvreemding, Pro-actief werken; De informatie zit binnen handbereik. 12

13 Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving Standaard oplossing Bereikbaar via web browser Loopt op specifieke server binnen de KMO Enkele schermvoorbeelden 13

14 Het gebruikersportaal Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in folders Zelf rapporten, analyses en dashboards opmaken Oplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folder Standaard rapporten Keuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapport Weergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere 14

15 Standaard analyses Filter die op de analyse toegepast wordt Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details. Standaard dashboards Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast Elke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere. Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten. 15

16 Zelf rapporten aanmaken Toevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen. Volstrekt geen technische kennis vereist. In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer. Zelf analyses aanmaken Aan de hand van invalshoeken als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke. Volstrekt geen technische kennis vereist. Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen. 16

17 Standaard oplossing Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder; Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel; Rapporten en analyses delen met anderen. Vraag & antwoord 17