een kwestie van de juiste invalshoek Geïntegreerde OCMWoplossingen Dienst en Thuisdiensten NESTOR Grondgebiedzaken

Transcriptie

1 een kwestie van de juiste invalshoek Geïntegreerde OCMWoplossingen Sociale Dienst en Thuisdiensten NESTOR Grondgebiedzaken

2 Burgerzaken Centraal cliëntenbeheer De cliënten worden bewaard in een centraal CIPAL personen- en adressenbestand. Hierin staan ze samen met hun wettelijke gegevens en contactgegevens ter beschikking van de overige CIPAL-toepassingen. Ook de toepassing Geracc voor de rustoordadministratie zal gebruik maken van deze gegevens. Geïntegreerde OCMW-oplossing Sociale Dienst De taken van een OCMW nemen steeds maar toe: problematiek vluchtelingen, budgethulp, activering tewerkstelling enzovoort. Ook opdrachten van niet-financiële aard worden toegewezen aan het OCMW, zoals maatzorg senioren en projectbegeleiding. De nood aan een toepassing die het brede actieterrein van de Sociale dienst maximaal ondersteunt en integreert met andere diensten is daarbij cruciaal. Neptunus biedt hier het antwoord bij uitstek. CIPAL heeft met Neptunus daarom een oplossing voorhanden voor procesbeheersing: vertrekkende van de registratie van de vraag, over het voeren van een sociaal onderzoek en het voorleggen van voorstellen op de raad, tot het volautomatisch verwerken van een beslissing. Via de voorziene koppelingen is de gewenste informatie telkens maar een muisklik verwijderd, waardoor de gebruiksvriendelijkheid gegarandeerd wordt. Cliënten en cliëntsystemen Naast de persoonsgegevens en de volledige gezinssituatie (cliëntsysteem) is het noodzakelijk om alle gegevens met betrekking tot de cliënten te registeren zoals inkomsten, uitgaven, schulden, eigendommen, opleidingen, beroepservaringen en talenkennis. Natuurlijk zijn, met betrekking tot een gezin, ook derde partijen relevant (zoals schuldeisers, scholen, instellingen en mutualiteiten). Logischerwijze kunnen ook deze in de correcte context geregistreerd worden. Daarenboven heeft het OCMW ook de mogelijkheid om extra gegevens op maat in de toepassing te integreren. 2 CIPAL

3 Burgerzaken Via de integratie met KSZ is het mogelijk om cliënten en cliëntsystemen op zeer eenvoudige wijze aan te maken. De cliëntfiche is zo opgebouwd dat de gebruiker in één oogopslag kan zien binnen welke sociale dienstverleningen de cliënt gekend is en voor welke items er reeds gegevens geregistreerd werden (via de koppelingen aan de linkerkant van het scherm). Voorbeeld cliëntfiche Van vraag tot beslissing Neptunus beheerst het proces van registratie van een vraag, over het voeren van een sociaal onderzoek en het voorbrengen van voorstellen, tot het volautomatisch verwerken van een beslissing. Via de module nota s biedt de toepassing een geïntegreerde sociale verslaggeving aan die ervoor zorgt dat men maximaal gebruik kan maken van de geregistreerde informatie. Ook de gegevens uit de toekenningen en betaalplannen kunnen opgehaald worden in de verslaggeving. Het verwerken van beslissingen kan centraal opgestart worden van op de betrokken Raad, Comité of Vast Bureau. De toepassing voorziet hierbij ook in de aanmaak van beslissingsbrieven en notulenrapporten. Naast de keuze uit verschillende standaardrapporten heeft het OCMW ook de mogelijkheid om zelf sjablonen, met eigen huisstijl, aan te maken voor brieven en verslagen. Opdat het OCMW over de correcte subsidies zou kunnen beschikken voorziet Neptunus in een automatische aanmaak van de integraties, multifunctionele attesten en attesten leefloon op basis van de geregistreerde beslissingen. De gebruiker dient hierbij enkel de verzending naar de KSZ op te starten en de controle op foutboodschappen uit te voeren. Ook voor de formulieren met betrekking tot Financiën en onderstandskosten en Stookolietoelagen werden registratie, verzending en opvolging in de toepassing voorzien. CIPAL DV 3

4 Doorkoppeling naar de OCMW-boekhouding (BBC) Een automatische doorgave van verrichtingen (betalingen of vorderingen) naar de OCMW-boekhouding is voorzien. Het is ook mogelijk correcties aan de boekhouding door te geven aan de hand van creditnota s. Dit betekent dat er geen manuele rechtzettingen meer nodig zijn door de financiële dienst. De terugkoppeling van de openstaande saldo s van de verrichtingen vanuit de boekhouding naar Neptunus is eveneens een meerwaarde. De diepgaande integratie met de OCMW-boekhouding is een grote troef. Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Neptunus is in al zijn geledingen maximaal afgestemd op de KSZ. Cliënten kunnen bijvoorbeeld op eenvoudige wijze aangemaakt worden op basis van de wettelijke gegevens opgevraagd via de KSZ. In het kader van Leefloon en Wet 65 wordt een automatische KSZ-verwerking voorzien. Via de stroom transactie 25 is zelfs een volledige bevraging mogelijk van de wettelijke gegevens conform het rijksregister. Ondertussen werden reeds meer dan dertig KSZ-stromen gerealiseerd in de toepassing en dit proces blijft uiteraard continu in beweging. Maatschappelijk assistenten hebben dan ook alle informatie binnen handbereik voor het voeren van een uitgebreid sociaal onderzoek. Naast de online KSZ-stromen biedt Neptunus ook de mogelijkheid om KSZ-mutaties van verschillende types te ontvangen. Na verwerking van de bestanden wordt de verantwoordelijke via verwittigd over de ontvangen mutaties voor de betrokken cliënten. Uitgebreide opvolging en rapportering Alle ondernomen stappen in het kader van de opvolging van een cliëntdossier kunnen, via verschillende notatypes, geregistreerd worden in Neptunus. Uiteraard is het belangrijk dat men alle ondernomen acties in het kader van beslissingen/ projecten kan opvragen via de nodige rapporten. Op die manier behoudt men een exact overzicht van ondernomen stappen, huisbezoeken, loketgesprekken enzovoort. De documentgeneratie (brieven, lijsten, attesten,..) integreert naadloos en levert snel de juiste documenten af, afgestemd op maat van het OCMW. Uiteraard wordt er een ruime set aan standaarddocumenten meegeleverd. Aanvullend op deze standaardrapporten is er de optie om beleidsinformatie te bekomen via het BI-datawarehouse van AthenaWeb. 4 CIPAL

5 Budgethulp - Tewerkstelling - Seniorenzorg Optionele modules NepuntusWeb Module: budgethulp Deze toepassing staat in voor de administratieve ondersteuning van de OCMW-diensten voor budgetbeheer, -begeleiding en schuldbemiddeling zoals het beheer en de opvolging van inkomsten, uitgaven, schulden, dossiers en transacties van de betrokken cliënten. Via een simulatiescherm kan de vertreksituatie van de cliënt bepaald worden bij de opstart van het dossier. Hier kan ook bepaald worden welke aflossingen er mogelijk zijn voor de openstaande schulden, rekening houdend met het maandelijkse budget van de cliënt. De registratie van een dossier met een gekoppelde transactierekening, inkomsten, uitgaven en schulden vormt daarnaast de vertrekbasis voor de verdere acties. De registratie van een dossier met een gekoppelde budgethulprekening, inkomsten, uitgaven en schulden vormt daarnaast de vertrekbasis voor de verdere acties. Via een overzichtelijk werkscherm transactieplanning kan de gebruiker op eenvoudige wijze betalingen beheren (wijzigen, toevoegen en verwijderen), waarbij een overzicht verschijnt van het saldo van de budgetrekening, het werksaldo, de betalingen in uitvoering en de verwachte inkomsten en domiciliëringen. Betalingen in uitvoering worden verwerkt in betalingsbestanden voor de bank. Na het inlezen ervan worden betalingen verwerkt en uitgevoerd door de bank. Spoedbetalingen zijn dus mogelijk. Alle bankverrichtingen van het OCMW worden s nachts door de bankinstelling gebundeld in één enkel CODA-bestand voor het hele bestuur. Dit bestand wordt s morgens ingelezen in de toepassing waardoor: de betalingen in uitvoer als verwerkt genoteerd worden de saldo s van alle budgetrekeningen bijgewerkt worden de saldo s van alle schulden bijgewerkt worden de afschriften met de bewegingen in plus en min bewaard worden in de databank informatie wordt ontvangen omtrent nieuwe inkomsten voor budgethulpdossiers. Een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven kan afgedrukt en meegegeven worden aan de cliënten. Ook werd de mogelijkheid voorzien om brieven op maat van het OCMW te maken om bijvoorbeeld de schuldeisers aan te schrijven. Het oproepen van de jaarprognose geeft de gebruiker een gedetailleerd overzicht van de toestand van de cliënt voor de opgegeven periode (kan jaaroverschrijdend zijn) en is een combinatie van: werkelijke gegevens (vanuit ingelezen CODA-bestanden) voor de verwerkte maanden verwachte gegevens (vanuit de inkomsten/uitgaven/schulden) voor wat betreft de toekomstige maanden Via het portaal van de toepassing kunnen acties voor de lopende dossiers opgestart worden en worden medewerkers herinnerd aan bijvoorbeeld de ontvangen inkomsten van cliënten, de dossiers met uit te voeren of achterstallige betalingen. CIPAL DV 5

6 Module: Tewerkstelling De module Tewerkstelling biedt alle functionaliteiten omtrent de activering van cliënten naar nieuwe werkgelegenheidskansen. Na een specifieke intake van een cliënt wordt deze via projecten en stappen verder begeleid naar de nodige opleidingen en werkervaringen. Vertrekbasis is de registratie van projecten. De verschillende types van projecten zijn volledig af te stemmen op de werking van het bestuur. Bijvoorbeeld: oriëntering, opleiding, tewerkstelling of nazorg. Bij de aanmaak van een project van het type tewerkstelling wordt ook voorzien in de registratie van een contract, met vermelding van de betrokken arbeidsplaats en de contactpersoon. Indien men te maken heeft met een opleiding wordt ook de mogelijkheid tot het koppelen van een specifieke opleiding binnen het project voorzien. Via de aanmaak van stappen kunnen alle ondernomen acties in het kader van een project geregistreerd worden. Dit kan gaan van een administratieve taak tot een huisbezoek. Ook voor de registratie van afwezigheden werden alle functionaliteiten ingebouwd. Via het portaal van de webtoepassing worden medewerkers herinnerd aan de op te volgen stappen en afwezigheden. Vanuit het portaal kunnen deze items ook rechtstreeks op afgehandeld gezet worden. In het kader van de opvolging van projecten en ondernomen stappen worden verschillende standaardrapporten aangeboden. Ook eigen briefsjablonen op maat van het OCMW kunnen gebruikt worden voor het versturen van standaardbrieven naar cliënten (bijvoorbeeld uitnodiging evaluatiegesprek). Module: Seniorenzorg De vertrekbasis is de registratie van allerhande dienstverleningen die aangeboden worden aan de senioren. Voor de opvolging van de ondernomen acties wordt gebruik gemaakt van stappen. Een flexibele configuratie zorgt ervoor dat er op verschillende manieren met dienstverleningen en stappen omgegaan kan worden, zodat deze afgestemd kunnen worden op de werking binnen het bestuur. Stappen kunnen eveneens opgevolgd worden via het portaal van de webtoepassing. Deze module geeft de dienst Seniorenzorg een eigen werkinstrument voor het beheren en opvolgen van hun dossiers. 6 CIPAL

7 Geïntegreerde OCMW-oplossing Thuisdiensten Via Genius wordt een administratieve oplossing aangereikt aan de thuisdiensten van de openbare besturen en vzw s omtrent gezinszorg, poets-, karwei- en oppashulp, warme maaltijdbedeling, aparte registratie voor andere dienstverleningen zoals personenalarmensystemen en mindermobielencentrale enzovoort. De toepassing biedt een flexibele configuratie van de nodige dienstverleningen, een eenvoudig beheer van de cliënten die er gebruik van maken, een planning van de medewerkers en de opmaak van routes voor maaltijdbedeling. Na het omzetten van de planning in prestaties kunnen facturen worden opgemaakt en kan de opbrengst in de boekhouding worden opgenomen (via globale procedures of individueel uit te voeren). De basis wordt gevormd door een centraal cliëntenbeheer waarvan zowel de sociale dienst als de thuisdiensten gebruik maken. Bij de automatische aanmaak van cliënten/cliëntsystemen en de opvraging van informatie beschikt de gebruiker over een rechtstreeksde link met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Een gerichte registratie van de kenmerken van het cliëntsysteem en de cliënten die hiertoe behoren is de vertrekbasis. Een efficiënte dossieropvolging is gegarandeerd. Ook historische dienstverleningen zijn opvraagbaar en beheerbaar. Waar mogelijk voorziet de toepassing in een configuratie op maat van de eindgebruiker. Na het instellen van de configuratie op maat van het bestuur kunnen de diverse dienstverleningen geregistreerd worden. Vervolgens worden er planningen en prestaties aangemaakt. Verder beschikt de gebruiker over de mogelijkheid om rechtstreeks de geleverde prestaties in te brengen, evenals de maaltijden die gedurende een bepaalde periode werden afgeleverd. De functionaliteiten omtrent het kopiëren van bestaande planningen/prestaties bieden uiteenlopende mogelijkheden in het kader van de opmaak van de planningsschema s van de medewerkers. Ook het werken met vaste weekplanningen per medewerker is voorzien. Het spreekt voor zich dat de toepassing ook de nodige rapporten en brieven aanbiedt. Facturen worden opgemaakt per factuurgroep en worden doorgegeven aan de boekhouding. Iedere dienst bepaalt zelf welke dienstverleningen er tot een bepaalde factuurgroep behoren. Zo kan men kiezen voor een eenheidsfactuur of werken met aparte facturen voor een of meerdere dienstverleningen. Domiciliëringsopdrachten of facturaties naar derdebetalers zijn eveneens mogelijk. Optionele module: Vesta Voor de diensten met erkende gezinszorg of aanvullende thuiszorg bevat de toepassing de nodige voorzieningen en stromen voor Vesta. In het kader van dit project worden alle wettelijke gegevens elektronisch verstuurd opdat de nodige subsidies kunnen bekomen worden. CIPAL DV 7

8 Contact opnemen Voor al uw vragen omtrent de producten en diensten aangehaald in deze brochure kan u terecht bij Bert Philipsen tel bph@cipal.be Sales backoffice tel offertes@cipal.be Dienst Marketing tel fax V.U. CIPAL redactie marketing@cipal.be CIPAL Cipalstraat Geel info@cipal.be tel fax CIPAL gedrukt bij CIPAL