BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Versie 201501C Vragen of opmerkingen? (ideeën of aanpassingen?) Neem eens een kijkje op de website : www.boekinex.nl De kreet boek met in en ex, en tevens een verbastering van boek in ex(cel) Of stuur gewoon een mailtje via de site of direct naar info@boekinex.nl of boekinex@gmail.com Sinds september 2014 is de versie (steeds verder) vernieuwd en aangepast. Geen macro en VBA gestuurde versies meer, maar zoveel mogelijk zonder enige vorm van code op de achtergrond. Dit omdat vele gebruikers moeite hebben met macro s installeren Het is dan ook lichter, basaler en ook toegankelijk voor mac en de cloud. De versie met de macro s en VBA zowel als oudere versies bestaan nog steeds. Deze staat nog op de pagina download extra. Let op : De eerste regels zijn vrij Na een x aantal regels moet je eenvoudigweg de code kopen (zie start) en als je die invult op tab start kun je verder. Prijs is simpelweg heel laag voor zoiets belangrijks 1
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Start Ga eerst naar tabblad Start. Het spreekt voor zich.. Vul een naam in en een boekjaar Code indien je de versie 201501C volledig wilt gebruiken. In het blauwe vakje moet je een code invullen, en dan kun je de jaren gebruiken t/m zoals hierboeven, en kun je verder boeken vanaf 80 regels 2
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tabblad Invoer Op dit blad gebeurt het werk. Hier leg je al je financiële feiten vast waardoor direct de saldibalans, het overzicht en meer gerealiseerd worden. Hieronder een uitgebreide uitleg van de knoppen en opties, daarna uitleg van de hoe boekingen te maken We lopen alle onderdelen door Opties links : Snel zoeken Een snelzoeken optie. Vul iets in en onder de kolom match toont een oranje wieber. Vul bijvoorbeeld achter datum 4/1/14 in en het wordt getoond. Of een naam of wat dan ook. U kunt daar dan ook op filteren. Hoe meer je invult en matcht, hoe meer oranje tekens je ziet. Legenda Spreekt voor zich. Zie bovenin de kolommen Sysnr en Opties Klik de nummers aan om snel naar een nummer te gaan. Tot regel 1000. Lees de beschrijving over de x Zodra er een onderdeel (dus dagboek, datum of rekening) niet wordt ingevoerd wordt er geen boeking (meer) gemaakt. Logisch natuurlijk, want dan heb je ook geen boeking. Meldingen uitleg Spreekt redelijk voor zich. Alles mag ingevuld worden in de regels, maar bij zeer onlogische combinaties zie je een melding in de kolom meldingen. Zie aan de code wat het voorsteld en pas je boeking aan. 3
Saldocheck Maak een keuze in een bank(dagboek) en je ziet het geboekte saldo t/m je laatste regel. Als je op <uit> gaat staan kun je <aan> klikken (en weer uitzetten) Bij <aan> zie je alles Je kunt je beoogde eindsaldo op de 2 e regel die verschijnt invullen. Zodat je ziet wat er nog geboekt moet worden. Dit is een snelle zichtbare controle of je afschriftsaldo aansluit bij je bankboekingen. Of wat er nog voor verschil inzit. Opmerking : Hoe printen of kopie (soft copy) In deze versie worden geen macro s en VBA gebruikt. Dus bij een softcopy (kopieer info hard op een ander sheet) of een print moet u zelf enkele eenvoudige handelingen doen. Hier wordt aangegeven hoe u dit met een eenvoudige excel stap zo kunt doen. Maak de muis zwart wat u wilt kopieren (of printen) Printen : Ga naar Pagina-indeling-afdrukbereik-afdrukbereik bepalen, en print Softcopy : na zwart maken, rechtermuis-kopieren Ga naar nieuw blad, kies plakken speciaal-waarden, en daarna gelijk opmaak en zonodig gelijk kolombreedte Voila Beschrijving kort. Per kolom kop Totalen Helemaal bovenaan zie je totalen. Het complete totaal en daaronder het steeds zich aanpassende totaal als je filtert. Kolommen Een deel basisinformatie invullen, bedragen invullen en btw invullen. Plus extra info 4
Zie hieronder korte uitleg per kolom Match Hier wordt de oranje zoekmatch getoond. Zie hierboven beschreven Melding Hier wordt een melding getoond mocht er met de regel of boeking iets aan de hand zijn. Zie hierboven de uitleg. Sys Hier wordt het unieke sysnr getoond. Let op : bij het niet afmaken van een boeking komt er een x te staan. Dan wordt er niets geboekt. Niet afmaken wil zeggen : geen dagboek ingevuld, geen datum ingevuld of geen rekeningnummer ingevuld. Zie ook de legenda. Datum (verplicht veld, vandaar bom) Spreekt voor zich, vul de datum van boeken, de factuur of een afschrift in. DB Dagboek (verplicht veld, vandaar bom) Hier vul je voor het boeken van de regel (=boeking) het dagboek in. De bron waaruit je werkt dus. Klik 1 optie aan uit keuze lijstje of tik in. Boek je een verkoopfactuur (dan kies je dagboek Ver ) Boek je een inkomende factuur ( Ink ) Boek je een Rabo afschrift mutatie of een andere bank of kas ( Liq ). Boek je de beginbalans ( Oba ) Boek je een memo ( Mem ) DB Liq (afkorting van liquiditeit) Er is een optie waar gewoon meer keuzes zijn dan één keuze. Boek je een bank afschrift, dan kan dat van de Rabo zijn, van de ING, van ABN etc. Die namen kun je zelf ingeven in de staminfo (zie tab Stam) maar als je alleen Liq ingeeft weet je nog net niet welke bank je nu boekt. Dus bij ingeven Liq hiervoor, moet je ook nog een bank kiezen. Doe je dat niet verschijnt er een melding voorin. Kies die dan ook (klik aan uit het lijstje). 5
Bijvoorbeeld 180 rabobank. Spreekt eigenlijk voor zich. Nb : vul je geen bank in, dan wordt de boeking afgemaakt niet op de juiste bank, maar op de rekening 203 TR Bank nog invullen Stuknr Vul het nummer van een afschrift, of een kasblad. Of het memo nummer. Ook van belang omdat het in de overzichten terugkomt. En omdat je bij bijvoorbeeld debiteuren kunt zien in het overzicht op welk afschrift die betaling is ontvangen. Omschrijving Geef altijd een omschrijving : die je ook in andere overzichten nog iets vertelt. Dus niet de omschrijving verkopen, want dat is al de naam van de gekozen rekening. Iets wat je ook terug wilt zien in je grootboekoverzichten Relatie en factuur (hangen samen) Dit is van belang voor debiteuren en crediteuren. Bij een inkoopnota van Staples vult je staples in met het nummer (zeg 56004). Dan wordt met dagboek Inkoop de crediteur geboekt. Later bij de betaling op de bank gebruik je uiteraard de naam staples en het zelfde nummer. Dan kun je perfect je openstaande posten volgen en up to date houden. Geldt idem voor debiteuren. Uiteraard : kun dit je NATUURLIJK ook gebruiken bij boekingen direct van de bank af (bij geen debiteuren en crediteuren). Dat is beduidend helderder dan alles in de omschrijving te zetten. En het komt terug in de overzichten. Grootboekrekening (verplicht veld, vandaar bom) Een rekeningnummer is nu eenmaal noodzaak. Hoe je je boekhouding ook bijhoudt. Al is het de achterkant van een sigarendoos. Je moet het ergens op coderen. Klik op de cel en gebruik het uitklaplijstje. Bij inkopen kan het de 4 rubriek zijn (indirecte kosten) of de 0xx serie (activa) of 300 (voorraad) of 700 serie (kostprijs). Bij verkopen veelal 800 serie. Dit is bij later en ander inzicht ook weer zo te wijzigen. Aanklikken en klaar. Het mooie is dat als je Dagboek OBA aanklikt je alleen balansrekeningen in het lijstje krijgt, als je dagboek VER aanklikt alleen omzetrekeningen en zo voorts. Let op : bij 1x aangeklikt 700 kostprijs kun je een volgende keer ook intikken 700 k (zonder aanhalingstekens). Dan pakt het systeem het ook. Of kopieer een regel 700 kostprijs, en plak het 10 x onder elkaar als je snel 10 inkoopboekingen moet doen. Bedragen Vul hier het bedrag van de boeking in. Het spreekt voor zich. Het saldo wordt vanzelf berekend. Er staat al vermeld waar je wat neer moet zetten. Dus bank Af 10,- in de eerste kolom. En een verkoop van 175 allinn in de 2 e kolom 175,- Saldo 6
Hier komt het geboekte bedrag in de boekhouding. Dus voordat er mogelijk btw over berekend wordt. Saldo btw Grijze kolom, want anders wordt het te breed. Dit is het saldo van de btw keuzes indien nodig. Zie hieronder het invullen btw blok Saldo ex btw Het bedrag ex is het totaalbedrag minus de btw berekeningen. Dit is de basis voor de grootboek tellingen Btw invullen blok Btw % Kies indien van toepassing het btw %. Dit zijn de % zoals ze staan en wijzigbaar zijn in de staminfo. Dus bij een inkoop waar hoog btw op zit vul je het bedrag van bijvoorbeeld 121,- allinn in de eerste kolom onder bedrag. Hier klik je 0,21 aan uit het lijstje, In de kolom te vorderen btw ernaast verschijnt dan gelijk het bedrag van die 21% op die 121,- (dus 21,-) Op de cel NL kun je gaan staan en kiezen voor verkoop of inkoop buitenland als extra Bij Bu-I verschijnt de btw optie 4a en 4b erbij. Zie ook het tabblad btw. Dus kun je buitenlandse btw hier boeken. Dat geldt idem bij de keuze Bu-V, dan komen de opties 3a en 3b erbij in beeld. Te vord btw Hier wordt dus die te vorderen btw berekend en getoond bij invullen van een btw% op inkopen of bank boekingen Btw overrulen Dit kan alleen bij te vorderen btw. Dus bij boeking van de inkoopfacturen en btw bij bank en kasboekingen. Als je btw berekening bij boeken iets afwijkt van de factuur moet je toch de factuur aanhouden. Tik het dan hier in, dan komt het goed te staan in de te vorderen btw. Hieronder tik je 63,20 in plaats van de precieze 63,35. Dan wordt de boeking deze 63,20 als te vorderen btw. 7
Haal het bedrag daar weg en de oorspronkelijke berekening staat er weer Bet Aparte optie. Alle btw die je aanklikt op bijvoorbeeld bankmutaties komen in de kolom te vorderen btw terecht. Maar als je direct iets omzet op de bank, en het niet doet met een verkoopfactuur, wil je dit niet als minpost op te vorderen btw hebben staan. Dit bedrag wil je over het algemeen zien in de kolom te betalen btw. Want daar wil jet ook in je aangifte. Hoe doe je dat? Vul in deze kolom bet dan simpelweg de tekst bet in en het bedrag verschuift naar de te betalen kolom. Dus op eigen inzicht zo aan te passen. Nb : Als hier een minbedrag staat, verschijnt ook voorin de melding K10. Van : kijk in kolom 10 n check dit Relatie Dit wordt een D als de regel een debiteur in zich heeft of een C bij crediteur. Een debiteur (D) is als je of gebruikt maakt van dagboek verkoop (Ver), en/of bij gebruik van rekening 120 debiteuren (bij bankboeking) Een crediteur (C) is als je gebruikt maakt van dagboek inkoop (Ink), en/of bij gebruik van rekening 130 crediteuren (bij bankboeking) Dit vergemakkelijkt het kijken naar de boekingen, filter op een D of C. En tevens zitten alleen D en C in de Debiteuren en Crediteureninfo in de overzichten.(zie t b sub) Klik Hieronder staan diverse informatieopties. Opgebouwd in één kolom zodat je je eigen behoefte kan bepalen en het zo compact mogelijk houdt. Klik dit aan en je ziet : Voorstel Geregeld vergeet je als je begint met een boeking weleens waar je ook al weer en op welke rekening je de vorige keer deze post had geboekt. 9 van de 10 keer is dat op dezelfde rekening. Natuurlijk kun je naar boven scrollen of het filter gebruiken, of snel op de saldibalans kijken welke rekeningen in gebruik zijn, maar zodra je hier de naam intikt (en als die erboven al een keer is geboekt) wordt hier direct verkort de rekening weergegeven waar voorheen op is geboekt. Dan weet je zo weer. Dus ter indicatie en voor het gemak. M Maand, in welke maand staat de boeking. Filter hier zonodig op Q Kwartaal, in welk kwartaal staat de boeking. Filter hier zonodig op Open Zodra je een naam in de relatie ingeeft (die een debiteur of crediteur is) (zie hierboven DC) geeft hij gelijk op deze regel de laatste stand van je openstaande post. Dus wat wat staat er totaal nog open. Ter informatie en ter check voor jezelf. Heb je op deze regel iets geboekt op de D of C.dan is het gelijk bijgewerkt. 2x 8
Een factuurnummer check Het kan zomaar zijn dat je een factuurnummer abusievelijk meerdere malen invoert. Dus iets dubbel of het verkeerde nummer. In deze kolom wordt het aantal malen gebruik getoond. 1 x is logisch, dit is gewoon een geboekte inkoop of verkoop of een nummer vermeld bij een rechtstreekse mutatie. 2 x is ook logisch, dan is het geboekt en later betaald. Dus helemaal goed. 3 x kan als er bijvoorbeeld een correctie op geboekt is, en het nummer dus nog een keer is gebruikt, maar check het wel even. 4 x en meer wordt twijfelachtig. Filter dan gewoon even op het aantal of op de factuur. Kijk het na, denk na..., en corrigeer zo nodig. Bal WV Hier wordt getoond of de boeking een balans of W&V mutatie is. Makkelijk voor filteren als je dit wilt splitsen Kbp> Zie de kolom ernaast, maar dan wordt getoond wanneer het zinvol is om dat in te in te vullen, middels kbp > Kredietbeperking Alleen bij dagboek inkoop (Ink) kun je dit invullen. Althans dan gebeurt er iets mee. Bij de optie hiervoor kun je voor kbp> kiezen, dan zie je snel waar invullen nut heeft. Als je op een factuur bij snel betalen bijvoorbeeld 6 euro korting krijgt en je gaat daar ook gebruik van maken boek je de normale factuur en in deze kolom noteer je in het veld met het pijltje deze 6 euro. Alle berekeningen (o.a. btw) blijven juist maar de schuld aan de crediteur wordt 6 euro lager. Bij betaling per bank wordt dit keurig afgewikkeld. Het kan ook gerust achteraf. Als je de factuur geboekt hebt en achteraf bij betaling heb je één euro korting gepakt, zie je op je crediteurenoverzicht deze ene euro openstaan. Die moet naar nul. Ga naar je invoer, zoek de factuur op (gebruik eventueel filter op factuur of op relatie of ) en vul die ene euro nog in op deze kredietbeperking plek. Bovenaan zie je de telling van hoeveel Kbp je gebruikt gedurende het jaar. Afletter, of iets in de kantlijn Lijkt op kostenplaats. Voor de kolom DC relatie kun je in het witte veld met het potlood erboven een eigen letter of getal meegeven. Een extra optie, om je eigen afletter systeem te gebruiken. Of iets in te tikken als je later nog e.e.a. moet nakijken. Vrij veld. Het boeken van stukken, dat is waar het om draait. Hoe werkt dat en hoe doe je dat? Bepaal altijd eerst vanuit welk dagboek je een regel vult. : Ver = Verkoop (werken vanaf jouw verkoopfacturen) Ink = Inkoop (werken vanaf de facturen van je leveranciers) Oba = Beginbalans (boek daarmee de eindbalans van voorgaand jaar) Mem = Memo (indien je correcties wilt boeken, of posten die niet via de andere dagboeken lopen) Liq = afkorting van Liquiditeit. Is voor Bank of Kas (werken vanaf je dagafschrift en/of van je kasstukken). Meestal boek je een aantal stukken achter elkaar, maar volgorde is niet echt van belang. Want in de output kun je alles gewenste info verkrijgen en op verschillende volgordes. Ook in de invoer middels filteren heb je zo je informatie te pakken. 9
Werk de regel af. Iedere regel is een boeking. Ver = Verkoop heeft automatisch (en achter de schermen) rekening 120 Debiteuren als tegenboeking Dus bijvoorbeeld een verkoop van 1210,- met 210,- btw. Wordt gelijk als boeking : Debiteuren voor 1210,- Btw te betalen voor 210,- en een Verkoop voor 1000,- Ink = Inkoop > heeft rek 130 crediteuren als tegenboeking Liq = Bank 180 t/m bank 189 > hebben rek 180 t/m 189 als tegenboeking Mem en Oba = Memo en Beginbalans hebben geen automatische tegenrekening. Dat is ook logisch want daar hoeft geen vast patroon in te zitten. Werk deze altijd met 2 of meer regels af tot de boeking op nul staat. Anders zie je bovenaan de rode melding en weet je dat je nog niet klaar bent Alleen iets invullen in de witte velden. Grijs is geblokkeerd, daar komt vanzelf de benodigde info. En : Alleen datum, rekeningnummer en dagboek zijn verplicht! De andere velden zijn nuttig. Zie de legenda. Voorbeelden van het vullen van enkele regels. Bijvoorbeeld verkoop, bank en inkoop. Zie het sheet met diverse voorbeelden op de site Het zijn in feit, en als je de slag te pakken hebt, maar een paar voor de hand liggende invuloefeningen. Let op : je kunt de boekingen ten alle tijde corrigeren of aanpassen of verder bewerken op de regel zelf. Bijvoorbeeld de omschrijving moet net anders, of op een andere rekening, btw overrulen en zo meer. Dus niet bang zijn om fouten te maken. 1 mogelijke truc met het aanpassen van boekingen. Wat je moet weten Hierboven is al eens aangegeven dat aan de hand van de keuze van het dagboek de rekeningkeuze een beetje gestuurd wordt. Als je bijvoorbeeld klikt op dagboek Ver krijg je in de kolom grootboekrekening de boekingen als keuze : vanaf rek 800. Logisch en handig. Zo ook bij boeken van dagboek Liq. Het zit dan niet in de keuzes om gelijk op een rekening als 180 of 181 te boeken. Want bank en bank hoort niet. Dat moet via rekening 190 kruisposten. Zo ook dagboek Ink, waar je bij inkoop voornamelijk 4 en 7 rubriekposten ziet. Dus op kosten en inkopen. Wat nu : als je bij dagboek Ver een verkoop wilt boeken op de rekening 040 Inventaris. Dat kan en dat mag, of op rekening 438 kleine verkopen (als je de naam hebt aangepast). Dat moet ook kunnen. Maar bij dagboek Ver zie je deze rekeningen niet. Oplossing : Vul eerst dagboek Mem in, (die heeft alle rekeningen), kies dan de gewenste rekening, en pas daarna het dagboek aan. Een workaround zo af en toe. Speel ermee. Algemeen Je kunt dus invoeren op regelniveau. Naar je eigen gevoel. Bij invoer per regel werkt de systematiek zeer snel, kopieer als je bijvoorbeeld 10 inkopen moet doen, even 10 x inkoop naar beneden. Pak het logisch en praktisch aan. Durven doen. Maak je een fout of vul je iets verkeerds in? Boek de regel opnieuw of loop er weer overheen, en pas aan. Moet de regel helemaal liever weg...dat kan niet... je kunt niet alles verwijderen of knippen. (dat kan overigens ook niet in een duur pakket) Wat dan te doen? Gewoon alles laten staan, Zet iets over die fout in de omschrijving, zet het bedrag allinn op nul, geen btw % en er gebeurt niets. Sla geen regels over, dan krijg je een x als systeemnr, en wordt daarna niets meer geboekt. Boek dus desnoods een regel met bedrag nul. Ervaring leert dat de meeste gebruikers het zo onder de knie hebben en er makkelijk mee overweg kunnen Gebruik het filter eens in de invoer. Filter op maand (alle mutaties in een maand), filter op relatie, op omschrijving en je kunt ook doorfilteren. Zie hiervoor ook de aparte beschrijving op de site over slim filteren. Je moet alleen NOOIT knippen. Niet doen!!!!!! Dat is in ieder excel sheet funest, zo ook hier! Als je de regels geboekt hebt zijn de overzichten in alle andere tabs gelijk klaar tot en met de geboekte regel. Maak regelmatig een back up, want een back up is nooit weg! 10
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Saldibalans - De saldibalans is eigenlijk de meest essentiële output. - Zit in ieder pakket en is waar minstens 95% van accountants, administrateurs, boekhouders en belanghebbenden hun uitgaande informatiestroom op baseert. - De saldibalans dient vaak als voor verdere bewerkingen. - Kijk hier dus geregeld naar, dan heeft u de status van uw cijfers goed in beeld Saldibalans (Balans) De balans toont de standen van alles wat geboekt is t/m de laatste boekingsregel. Deze saldi zijn de totaal geboekte saldi op deze zogenaamde rekeningen van bezittingen en schulden. Bij het gebruiken van dagboek beginbalans (dus boekingen met dagboek Oba) in de invoer wordt ook de dan geboekte beginbalans getoond. Gebruik dus inboeken beginbalans altijd dagboek Oba! Saldibalans (winst en verlies) Deze saldibalans resultaten geeft weer wat je verlies of winst is t/m de laatste boekingsregel. Dus in één oogopslag je resultaat, wat je opbrengsten zijn, of wat je besteedt aan bepaalde posten. Wat heb je verdiend. 11
Zie ernaast de vergelijkende cijfers. Omdat een winst en verlies nooit (zoals de balans middels dagboek Oba) de cijfers van het jaar ervoor meeneemt komen deze niet uit de invoer. Deze kunt u zelf eenmalig invullen in het overzicht zoals hieronder getoond. In de grijze velden vult u uw cijfers vorig jaar in (of andere als u andere cijfers wilt zien) en daarmee worden deze automatisch getoond in de W&V saldibalans Als u bijvoorbeeld op de rekening 435 Telefonie 76,78 invult voor vorig jaar maar er dit jaar nog niets op is geboekt, dan ziet u in de saldibalans de rekening 435 verschijnen in de juiste volgorde met het getal van dit jaar (0) en vorig jaar ernaast 76,78. (Weer weghalen?, gewoon weer het cijfer in het grijze vlak deleten) Tevens een overzicht van de saldibalans naar opbouw van saldi per maand. Meer van belang dan je denkt. Het is heel praktisch om te kijken of alle maanden gevuld zijn. Wanneer kosten of opbrengsten geboekt zijn. Zo loop je ook snel door kostenrekening heen, of is dit een trigger om de overzichten door te lopen op specifieke punten. 12
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Btw Btw of omzetbelasting Vanuit de invoer wordt de tab btw gevuld. Hierin worden overzichten met betrekking tot de omzetbelasting weergegeven. Aangifte. Zowel aangifte per maand als per kwartaal worden getoond. Alles met betrekking tot de reguliere boekingen uit de invoer komt hier terecht. Alleen specifieke eigen boekingen als privé btw, btw KOR regeling, moet je in de aangifte apart meenemen. Dus zelf boeken en hier dan invullen. Zie hiervoor ook de iets andere oranje kleurzetting. In dit voorbeeld, worden de maanden van het jaar getoond. En per kwartaal Naar gelang je per maand of per kwartaal aangifte doet kijk je naar 1 van beide overzichten. De informatie in het kwartaal overzicht komt uit het maandoverzicht, dus cijfers zijn identiek. Correcties of aanpassingen die handmatig gedaan moeten worden, zoals KOR, privé btw moet je aanpassen in het maandoverzicht. In de oranje velden. Dan komt het ook in het kwartaal overzicht. Buitenlandse btw Deze komen uit het blok hieronder. Bij gebruik in de invoer van Bu-I en Bu-V komen de buitenlandse inkopen en verkopen hier terecht. Deze worden vanzelf in de aangife meegenomen. 13
Bij Bula inkoop zie je de velden Kies % oranje gekleurd. Dit betekent dat je deze kunt aanklikken en een % kiezen. Waarom? Omdat je ook met buitenlandse btw keuze hebt in hoog en laag of % kunnen wijzigen. Onder 4a+4b aftrekbaar? Kun je Ja of nee invullen. Dit betekend dat je altijd de keuze hebt om de btw die je aangeeft bij 4a of 4b ook weer in aftrek kunt nemen op de aangifte (met effect van nul). Bij bedrijven met vrijstelling kun je niet zomaar dit in aftrek nemen en klik je Nee. Dan geef je het wel, maar vorder je niet terug. Opbouw Wil je specifiek de opbouw zien van de bedragen op te vorderen btw, of te betalen btw of buitenlands (div) Ga dan naar het overzicht boekingen per code op de btw tab en tik achter bet, vord of div een X in. Je krijgt dan direct op datum alle te vorderen, te betalen posten. Snel de info en opbouw in beeld. 14
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Grootboek Hier staan enkele overzichten van belang voor inzicht in je administratie. Vanuit de invoer wordt de tab grootboek gevuld. Hierin zitten verschillende overzichten, allemaal zeer van belang. Kenmerk van een goede administratie is dat je van alle rekeningen en dagboeken de opbouw kunt volgen. Dus als er op de saldibalans de grootboekrekening 430 kantoorbenodigdheden een saldo staat van totaal 295 moet je dit snel onderbouwd kunnen zien. Zie het als volgt : je kijkt veelal eerst naar een saldibalans, daar staan totalen op. Je wilt dan weten hoe de opbouw is, en voor de details dien je een overzicht te hebben. Dat is de essentie van het grootboek. Er zijn meer mogelijkheden, want als je het allemaal doorziet kun je ook naar de invoer en daar filteren op die rekening. Maar het grootboek is de geëigende plek hiervoor met de juiste overzichten. Aanwezige Overzichten : Grootboekrekening op volgorde boekingen Grootboekmutaties op volgorde van balans of resultaatposten (of beide) Dagboekmutaties bank Dagboekmutaties memo en beginbalans Grootboekrekening. Hier kun je kiezen voor de rekeningen waarop je allemaal geboekt hebt. Klik het witte veld bovenin aan en kies een rekening. De keuzes worden mooi beperkt door alleen de rekeningen in het lijstje te tonen waar wat op is geboekt in de invoer. Je ziet dan de opbouw van deze grootboekrekening. Let op : een extra optie is om te kiezen tot en met een eerdere maand dan de laatste boekingen. Boven de M zie je in grijs een 12 staan. Tik hier bijvoorbeeld een 5 in, dan worden de boekingen getoond t/m de 5 e maand. De boeking van maand 7 toont dan geen bedragen. 15
Hiernaast zie je nog een kleine recap van de opbouw van de gekozen rekening in maandtotalen Grootboekmutaties op volgorde van Balans of Resultaatposten. Kies bovenin voor Bal of Res. (dus kies voor balansposten of resultaatposten) Klik een X Dit toont in één overzicht bijvoorbeeld alle rekeningen van resultaat onder elkaar in opbouw. Dus van rekening 4xx t/m 9xx. Per rekening de opbouw en het totaal tot uiteindelijk het totaalresultaat. Per totaal van een rekening wordt dit achteraan getotaliseerd voor de duidelijkheid. Met recht een buitengewoon goed en nuttig overzicht. Ook omdat je bijvoorbeeld zo snel ziet of een rekening op de goede plek staat. Wat je zal opmerken als je de keuze maakt voor "Bal" is dat in deze overzichten de rekeningen waar een dagboek van bestaat (dus 120 debiteuren, 130 crediteuren, de 180 serie banken en de rekeningen 150 en 155 btw) hier niet instaan. Slechts dan als er een beginbalans of memo opgeboekt is. Waarom niet hier?... omdat de opbouw in dit overzicht komt vanuit de boekingen en niet vanuit de "eigen" dagboeken. De rekeningen zijn er allemaal en gespecificeerd maar kunnen niet allemaal hier gekozen worden. Waar staan ze : 120 debiteuren in tab sub 130 crediteuren in tab sub 150 te vorderen btw in tab btw 155 te betalen btw in tab btw 180 serie, onder de dagboekmutaties bank in tab grootboek (zie beschrijving) 16
Dagboekmutaties bank op volgorde boekingen Kies hier in het witte veld voor de dagboeken die er zijn. Dus de 180 serie Bank of Kas Dit is op systeemnummer omdat de volgorde van kassen en banken ook van belang is voor het saldo. Er is voor een apart dagboek gekozen omdat je bij banken ook het meelopend saldo wil kunnen zien. En tevens een totaal per stuknummer. Dus het totaal per afschrift. Mocht je nu bij toeval op een afschrift nog veel later iets boeken kun je ook boven Stuknr in het grijze vakje een nummer intikken waarna het totaal verschijnt boven Saldo bankmutatie Dagboekmutaties Memo en beginbalans op volgorde boekingen Apart getoond omdat de layout iets anders is. Heg taat hier meer om de bedragen ex btw. En om het totaal per boekingsnr (stuknr). Dat moet nul zijn. Kies een X voor memo of beginbalans en het wordt getoond. 17
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Sub Subadministratie = debiteuren en crediteuren Debiteuren en crediteuren komen aan de orde op het moment dat je dagboeken als inkoop en verkoop gebruik. Bij een verkoop (factuur uitsturen) boek je alvast de omzet (en de btw en de debiteur) maar is het geld nog niet binnen. In de tab Sub staat deze debiteur dan in beeld als iemand waarvan je nog geld moet ontvangen. Want dit is essentieel om in de gaten te houden. Zo ook voor crediteuren (aan wie je nog dient te betalen) Aanwezige Overzichten : Inkoop en Verkoop overzicht Crediteuren en debiteuren kaart Openstaande posten per relatie en Saldilijst Inkoop en Verkoop Een beeld van alle inkopen en verkopen Kies een X achter Inkoop of Verkoop en het wordt getoond Crediteuren en debiteuren kaart Debiteurenmutaties op volgorde systeemnr (dus op volgorde boeking). Hier is te zien wat er op de rekening geboekt is. Beginbalans, misschien een memo, verkopen en betalingen. In feite de grootboekrekening 120 debiteuren. Het totaal sluit aan op de saldibalans, en is een gebruikelijk overzicht, maar is in het kader van debiteuren en crediteuren niet het meest gebruikt en zinvolle overzicht. Hij hoort er gewoon bij, maar gebruik dan eerder de hierna opgesomde overzichten. Kies een X achter Crediteurenkaart of Debiteurenkaart en het wordt getoond 18
Openstaande posten en saldilijst Specifiek op volgorde relatie en factuurnummer Toont het totaalsaldo met tevens de opbouw per debiteur (of crediteur). Wat staat er per relatie nog open? En hoe is de opbouw? Van belang om je vorderingen en schulden goed bij te houden. Het totaal sluit aan op de saldibalans Saldilijst Achter de relaties zie je op dezelfde hoogte de saldi per relatie. Een saldilijst dus. Een kort overzicht waar het saldo per relatie staat. Het totaal sluit aan op de saldibalans. Hoe meer relaties er geboekt en gebruikt worden, dan vult het zich vanzelf naar onder aan. 19
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Rapportage Vanuit de invoer en de saldibalans wordt de tab Rapportage gevuld. Gemaakt is een basis jaarrekening als rapport die je qua namen en getallen zelf snel kunt aanpassen. Snel, apart, op 1 a4tje en... uitermate flexibel Wat is het doel van een rapportage of jaarrekening? Deze geeft inzicht in hoe goed uw bedrijf het afgelopen jaar heeft gedraaid. De balans geeft de omvang weer van de bezittingen en schulden van het bedrijf. De winst- en verliesrekening laat zien wat uw inspanningen het afgelopen jaar hebben opgeleverd. Een balans met de beginbalans ernaast.. Als eerste onder cel E3 zie je de saldi zoals ze komen uit de saldibalans, met de beginbalans ernaast. (natuurlijk als het dagboek beginbalans is gebruikt) Kijk dan naar de balans onder cel P3 en merk op dat er bij iedere balanspost vaste nummers staan van 1 tot en met 35 20
Iedere nummer correspondeert met een balanspost Als er dus geboekt is op de rekening 020 verbouwingen zie je op die rekening onder een saldo staan. Als er een saldo staat zie je achter die regel een pijltje een grijs valk en de tekst met Vul in *) Bedoeld wordt om dan te kijken waar (naar jouw idee dit onder valt of waar jij ze wil presenteren) en vul dan op het grijze valk dit nummer in. Dus hier bijvoorbeeld een 7 In de rapportage wordt dat gelijk aangepast. Zie in de print screen hierboven Zodra alle teksten vul in weg zijn heb je een sluitende balans naar eigen inzicht. Dat gaat echt heel snel, en is steeds aan te passen Stel bijvoorbeeld je btw schuld toch opnemen onder de vorderingen om wat voor reden dan ook, vervang dan de nummers 32 door 13 voor rekeningen 150,155 en wat daar meer behoort. Speel ermee Voor de balans staan regelmatig grijze driehoekjes naar beneden Dit houdt in dat je dan de naam kunt variëren. Hierachter zitten meer opties. Bij 1 kun je als je op de naam klikt ook kiezen voor 21
Dit kan bij alle driehoekjes Deze kun je dus maken voor je bank, voor je leverancier, naar de precies wensen van een bijlage voor de belastingdienst en meer. Onder deze balans staat de verkorte versie (voor snelle totaal info, voor deponeren en meer) De resultatenrekening Dit is in feite identiek aan de methode van de balans. Op cel AH3 staat wat er in de saldibalans reeds staat. Dat wordt hier nog eens getoond. Vul dan achter de saldi waar vul in staat het nummer in wat correspondeert met waar je het in de winst en verlies rekening wilt hebben. Van nr 50 t/m nr 77 Nummers aanpassen naar gewenste posten gaat razendsnel, probeer eens uit. Voor deze twee hierboven worden ingevuld.. Zie hieronder dan een voorbeeld van de W&V waar deze posten (uit voorgaand jaar) in staan. 22
En ook hieronder een verkorte en gecomprimeerde versie 23
BoekineX Een zo compleet mogelijk uitgeschreven handleiding voor hét boekhoudpakket in excel. Tab Staminfo In de staminfo staan de diverse vaste gegevens van de administratie. Dit zijn voornamelijk de grootboekrekeningen, de dagboeken, en de btw percentages. Deze gegevens staan grotendeels vast omdat daar de werking van de administratie mede op gebaseerd wordt. De vaste btw% en wat ruimte voor meer % zijn aan te passen, en tevens zijn er 231 grootboekrekeningnummers ingepast voor een goede werking en genoeg keuze. Het zijn voor een gemiddeld klein bedrijf, eenmanszaak, bv, cv of welke dan ook genoeg rekeningen en zo nodig kun je altijd de optie kostenplaats gebruiken Hiervan is de overgrote meerderheid qua benaming aan te passen. Grootboekrekeningen De rekeningnummers staan voor een aantal belangrijke posten vast, Deze kun je niet wijzigen in verband met goede werking van alles. Bijvoorbeeld de : dagboekrekeningen (als 120 debiteuren en 130 crediteuren in relatie dagboeken verkoop en inkoop) rekeningen in serie 150 en 155 (btw) de activa rekeningen (010 t/m 066) de 49x serie afschrijvingslasten (hangt samen met activa rekeningen) rekening 800 verkopen hoog. En zo nog enkele anderen Bij grijs gearceerd kun je niet aanpassen. De omschrijving van heel veel rekeningen zijn ook te wijzigen. Dan zijn ze wit gearceerd. Dus bijvoorbeeld 430 kantoorbenodigdheden kan ook 430 schrijfgerei heten of 430 extra kosten kantoor. Het merendeel kun je dus naar eigen inzicht aanpassen. Dus zorg er logischerwijze voor dat benamingen goed passen bij je eigen bedrijf. Hoe duidelijker hoe beter. In de invoer is al beschreven dat je de benaming van banken en kas kan wijzigen middels het veld ernaast naar de benaming van je eigen bankrekening. Dus 180 Rabobank kun je aanpassen naar 180 Rabo Hdorp Zet in het roze vlak ernaast op cel eerst de naam Rabo Hdorp erin.. Ga dan in de omschrijving achter rekening 180 staan, en klik dan 180 Rabo Hdorp aan. 24
Klik daarna in het schema bij rek 181deze aan : Let op : Alle overzichten (bijv de saldibalans) worden gevuld met de rekening uit de staminfo, daarna worden de bedragen van de boekingen opgehaald. Stel nou dat je al eerder iets boekte op rek 431 vakliteratuur ad 25,- En je wijzigt daarna de omschrijving van 431 naar almanak. Dan moet je ook even in de invoer kijken of je op 431 al iets geboekt had want anders moet ook daar even de hernieuwde rekening worden aangeklikt. Als je dat niet hebt gedaan, wordt in de saldibalans de rek 431 almanak opgehaald, maar daar staat niets op want de 25 staat nog op 431 vakliteratuur. Dat loopt dan niet goed. Zie ook de meldingen vooraan bij de invoer. Daar wordt aangegeven waar je moet herstellen. Melding B! of R! Btw Wijzig de % alleen bij wettelijke aanpassingen. Je kunt hier binnen een range in een wit veld een ander % intikken Dan komt dit naar voren bij de invoer. 25