Gebruikershandleiding MYBEE Versie: 2.0 R. Beerschot T.H.C. Groeningenlei 62 2550 Kontich Tel 03 457 27 49 E-mail: info@beerschot.org www.beerschot.org Inhoud Wat is ONLI MYBEE?... 2 Hoe een login aanvragen?... 2 Mijn account... 3 Foto s... 3 Persoonlijke foto... 3 Groepsfoto op de groepspagina... 3 Fotoalbum... 3 Taalkeuze... 4 Afmelden van trainingen en wedstrijden... 4 Interne ploegcommunicatie... 5 Fruit (appelsienen) en vervoer... 6 Zoekt u de contactgegevens van een bepaalde persoon?... 6 Adres en contactgegevens hockeyclubs... 7 Fans?... 7 Hoe wordt je Fan van een ploeg?... 7 Info voor coaches, kapiteins en managers... 8 Wedstrijdafspraken... 8 Fans... 8 Setting om de trainingen en wedstrijden te actualiseren... 8 Interne ploegcommunicatie... 9 Hoe fruit( appelsienen), vervoer en etentjes beheren?... 9 Hoe een nieuwe lijst aanmaken?... 9 Hoe het activiteitenoverzicht van uw kinderen beheren?... 10 MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 1
Wat is ONLI MYBEE? Met de applicatie ONLI wordt de volledige communicatie van alle ploegen van Beerschot verzorgd waardoor de communicatie via mail wordt beperkt. Met ONLI kan u zelf als ouder/speler/coach/manager : - Uw contactgegevens nakijken en actualiseren - Uw factuur raadplegen - Contactgegevens van andere leden opzoeken - Foto s publiceren op de website - Uw afwezigheden tijdig communiceren aan trainers/coaches - De resultaten/wedstrijdkalender opvolgen Om gebruik te maken van ONLI dient u eenmalig een login te bekomen. Hoe een login aanvragen? - Raadpleeg de website http://www.beerschot.org - Klik bovenaan rechts op de link Login opvragen waarna een nieuw scherm verschijnt - Vul naam, voornaam en geboortedatum in van uw kind en klik op zoek. - Indien uw kind reeds is geregistreerd als lid op Beerschot en de voornaam/naam en de geboortedatum gekend zijn dient u het verzenden van de login te bevestigen. - U ontvangt vervolgens een mail in uw mailbox (of van uw partner) met als titel Login http://www.beerschot.org - Klik op de link (slechts 72 uur geldig) en geef een eigen login (indien nog niet aangemaakt door het secretariaat) en wachtwoord in en klik op Opslaan. - Raadpleeg de website http://www.beerschot.org en geef rechts bovenaan uw login en paswoord in - Indien je de login wenst te bewaren voor een volgende sessie dient u het vakje aan te vinken - Klik op Log in - Indien u rechts op MYBEE klikt kan u de functionaliteiten gebruiken die verder in deze handleiding zijn gedocumenteerd Indien u na uw inschrijving nog geen login via mail hebt ontvangen kan u dit aanvragen via secretariaat@beerschot.org MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 2
Mijn account Deze module laat toe om uw contactgegevens na te kijken en te actualiseren als deze niet correct zouden zijn. Gelieve ook het formaat te respecteren; dit is in het bijzonder van belang voor de GSM nummers. Gelieve het nummer te noteren in het volgende formaat : 0032xxxxxxxxx. Foto s Persoonlijke foto U kan aan uw account een foto koppelen. Ga naar <Mijn account> en druk vervolgens op de knop < Foto wijzigen> Groepsfoto op de groepspagina Opgelet, enkel managers, coaches en kapiteins hebben hier de mogelijkheid om hun foto s te plaatsen of te veranderen. Ga hierbij naar «Mijn ploeg» en druk op «Foto wijzigen» (elke andere persoon zal deze knop niet terugvinden). Fotoalbum Alle personen met een account hebben de mogelijkheid om een fotoalbum te creëren. Ga naar «Mijn ploeg» en druk op de knop «Foto s». Omdat u zelf een fotoalbum aanmaakt, kan u beslissen of u deze privé houdt of publiekelijk ten toon stelt. In het laatste geval wordt deze opgenomen in de algemene lijst van albums en op de algemene site geplaatst. Opgelet : MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 3
Wij vragen u met aandrang om een zekere ethiek te respecteren bij de keuze van de foto s en de samenstelling van jullie album. Wij vragen u evenzeer om met volgende formaten rekening te houden : Jaar/Maand/Dag + korte omschrijving toe te voegen bv.: 20160115 kadetten meisjes Bee-Brax Taalkeuze U kan uw taalvoorkeur veranderen door naar <Mijn account> te gaan. Dit wordt enkel gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrieven. Afmelden van trainingen en wedstrijden Niets is eenvoudiger dan zich af te melden voor trainingen en wedstrijden door gebruik te maken van de applicatie via MYBEE. Het is bovendien verplicht om dit langs deze weg te doen en niet meer via mail naar een van de managers of enig andere persoon die al of niet officieel met de club betrokken is (tenzij dit via een of ander bericht wordt bevestigd). Ga naar <Mijn Ploeg>, Aanwezigheden, en kies de dag waar u niet kan aanwezig zijn en actualiseer de status. Op deze manier heeft iedereen een overzicht van de aan en afwezigen op die bepaalde trainings of wedstrijddag. De coach en de manager van de betrokken ploeg zullen vervolgens hiervan via een e-mail op de hoogte worden gebracht. Opgelet : wij vragen u wel de termijn van deze afzeggingsprocedure te respecteren ; ttz. U kan zich bij voorkeur niet op de allerlaatste minuut afmelden. Indien dit door omstandigheden toch zou gebeuren, gelieve dan uw kapitein of manager per GSM of telefoon hiervan op de hoogte te brengen. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 4
Interne ploegcommunicatie U kan gebruik maken van de MYBEE applicatie om berichten naar uw medespelers te verzenden. Hierdoor dient u zelf geen distributielijst meer bij te houden. Als een ploeg verandert of een persoon verandert van e-mail adres( elke geregistreerde persoon heeft steeds de mogelijkheid om een aantal van zijn gegevens wo. zijn e-mail, via < Mijn Account> bij te veranderen) wordt alles automatisch bijgewerkt. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 5
Opgelet: U kan niet meer onmiddellijk antwoorden op een mail vanuit uw mailbox die op deze manier werd verkregen. Uw antwoord zal niet bij de bestemmeling terechtkomen, omdat de mail werd verstuurd via <noreply@beerschot.org>. Om toch een antwoord te kunnen versturen gebruikt u de functie <Reageren>. De knop hiervoorbevindt zich onder die van Boodschap van uw ploeg (of de ploeg waar u eventueel Fan van bent). Fruit (appelsienen) en vervoer Als uw manager MYBEE gebruikt vindt u verder alle informatie terug in de applicatie <Mijn Ploeg> onder de knop <Lijsten >. Zoekt u de contactgegevens van een bepaalde persoon? In de module Administratie gebruikt u de zoekknop onder «ADMINISTRATIE/ZOEKEN». MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 6
Zoekt u bijvoorbeeld het GSM nummer van Patrick Goldberg, of zijn e-mail adres, dan vult U Goldberg in onder<naam> en vervolgens drukt U op <Zoeken> waarna u de juiste persoon selecteert en de contactinformatie kan raadplegen. Adres en contactgegevens hockeyclubs Zoekt u het adres van een club in het kader van een verplaatsing? U gaat naar <Hockey- Clubs routebeschrijving> en maakt vervolgens een zoekopdracht op basis van de naam van de club. Fans? Een Fan is een persoon die door een manager, coach of kapitein mag toegevoegd worden aan zijn ploeg door naar de knop Fans in MYBEE te gaan. Een Fan mag de gegevens van een ploeg in beeld brengen en ook deelnemen aan de communicatie binnen de ploeg. Het kan voor een ouder interessant zijn om Fan te zijn van die ploegen waar hun kinderen dat bepaalde jaar actief in zijn. Indien u geregeld voor vervoer voor uw ploeg zorgt kan het interessant zijn om Fan te worden. Hoe wordt je Fan van een ploeg? 1/ U dient over een login te beschikken en dus ingeschreven te zijn voor het gebruik van MYBEE. Hiervoor dient u een aanvraag in om lid te worden van Beerschot door via de site www.beerschot.org naar Home te gaan en WORD LID aan te klikken. U vult vervolgens alle lege velden in waarbij u onderaan in het veld Algemene Informatie megeeft dat u Fan wenst te worden. 2/Na verwerking van uw aanvraag door het secretariaat zal u een bevestigingsmail ontvangen waarna u zelf uw login kan bekomen via de website (zie hierboven) MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 7
3/ U vraagt aan de manager, coach of kapitein om van een ploeg Fan te mogen worden. Enkel zij kunnen u die rol meegeven in ONLI. Op deze manier kan U deelnemen aan de interne ploegcommunicatie. Info voor coaches, kapiteins en managers Wedstrijdafspraken Het uur voor de afspraak van een wedstrijd wordt automatisch berekend door de applicatie MYBEE. Hiervoor wordt rekening gehouden met 2 parameters nl de duur van de verplaatsing van Beerschot tot bij de te bezoeken club en daarnaast is er de tijd dat de spelers op voorhand op Beerschot moeten aanwezig zijn(dit wordt bepaald door elke coach afzonderlijk). Deze totaaltijd wordt berekend per team maar is enkel belangrijk voor de administratie van het systeem. Deze wordt in het algemeen ingeschat op 30 minuten voor de meeste ploegen, en 60 minuten voor alle anderen. Indien deze tijden becijferd door het systeem, niet stroken met de werkelijkheid, kan U een mail sturen naar patricia.vanderelst@telenet.be om het benodigd aantal minuten te actualiseren. Fans Als een ouder of andere speler U vraagt Fan te mogen worden van uw ploeg om aan de interne communicatie te kunnen deelnemen, kan u deze persoon als Fan toevoegen. Setting om de trainingen en wedstrijden te actualiseren De coaches, kapiteins en managers hebben de mogelijkheid om bepaalde settings voor hun team te actualiseren. Normaal dient de status van elke speler aanwezig te zijn ingevuld. Indien een speler voor een wedstrijd niet beschikbaar is dient hij/zij zich af te melden(= status : afwezig ). Sommige teams echter verkiezen om voor elke speler/speelster de parameter afwezig reeds op voorhand in te vullen. Indien dit het geval is moet elke speler/speelster voor elke komende wedstrijd zelf zijn status van afwezig naar aanwezig aanpassen. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 8
De 4 parameters zijn: aanwezig; afwezig; te laat; nog niet beslist. Het aantal uren vermeld op de site, geeft het aantal uren weer waarbinnen er géén mogelijkheid meer bestaat om zich via het systeem af te melden voor een training. Hiervoor dient bij voorkeur een ander communicatiekantaal gekozen te worden om de kapitein of de manager te verwittigen van zijn /haar afwezigheid( bv. via GSM, telefoon etc). Interne ploegcommunicatie Het wordt ten zeerste aanbevolen om alle communicatie met uw team via MYBEE te laten verlopen. Deze gecentraliseerde manier van werken heeft als belangrijk voordeel dat alle e-mailadressen door MYBEE voor U zullen bewaard worden. U hoeft deze niet meer zelf op de een of andere manier te beheren! Hoe fruit( appelsienen), vervoer en etentjes beheren? In < Mijn Ploeg > vindt U de knop < Lijsten > terug. Maak voor elk van de drie hierboven vermelde behoeften telkens een aparte lijst met de namen van de persoon die hiervoor op dat ogenblik verantwoordelijk zijn. Op deze manier gebruiken alle managers, spelers en andere ploegen MYBEE op dezelfde manier, en blijft het voor iedereen uitermate overzichtelijk! Hieronder vindt U een meer gedetailleerde uitleg : Hoe een nieuwe lijst aanmaken? In «Mijn Ploeg», onder de toets «Lijsten», drukt U op de «+» knop. Vervolgens vult U alle lege velden in, U geeft de lijst een titel en vervolgens kruist U < Publieke Lijst > aan opdat al Uw teamleden deze lijst zouden kunnen raadplegen. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 9
Hoe het activiteitenoverzicht van uw kinderen beheren? Om de status, antwoorden op mails,etc in verband met uw kinderen te beheren, gebruikt u de functie < Accounts> in MYBEE om uzelf het leven wat te vergemakkelijken. Dankzij de functie <Accounts> kunt U zich aanmelden in naam van uw kind zonder zijn login en paswoord te moeten gebruiken. Daarvoor moet u op de tab <Accounts> bovenaan links van uw scherm aanklikken en dan klikken op de foto van uw kind [ 1 ]. Nu kan je uw kind als afwezig melden of andere meldingen in zijn naam uitvoeren. Vergeet niet om nogmaals uw persoonlijke foto aan te klikken [ 2 ] om zelf opnieuw aan te melden. Indien u als ouder nog géén eigen login of paswoord hebt, vraag er dan een aan door gebruik te maken van de functie <Lid Worden> op de homepagina van de site. Hierbij vermeld u, onder de rubriek Opmerkingen dat het enkel gaat over het beheer van uw kinderen. Vervolgens vraagt u uw login aan door de procedure te volgen die hierboven beschreven staat. MYBEE: Gebruikershandleiding Pagina 10