Gebruikershandleiding Casemanager DOCUMENT, versie 1.0 DATUM 25-4-2014 AUTEUR I-Signaal
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen... 4 1.1 In- en uitloggen... 4 1.2 Openingsscherm... 4 1.3 Ondersteuning bij het gebruik... 5 Hoofdstuk 2 Een werknemer ziekmelden... 6 Hoofdstuk 3 Een werknemer (deel)hersteldmelden... 7 Hoofdstuk 4 Een werknemer zwanger melden... 8 Hoofdstuk 5 Een werknemer ziekmelden tgv zwangerschap... 9 Hoofdstuk 6 Orgaandonatie en adoptiemelden... 10 Hoofdstuk 7 Een werknemersdossier zoeken... 11 7.1 Werknemersdossier zoeken vanuit de Planningsagenda... 11 7.2 Werknemersdossier zoeken met Snelzoeken... 12 Hoofdstuk 8 Mijn openstaande taken uitvoeren... 14 8.1 Een taak toevoegen aan een werknemersdossier... 14 8.2 Tijdregistreren bij een taak... 15 Hoofdstuk 9 Werken in het werknemersdossier... 17 9.1 Een notitie aan het werknemersdossier toevoegen... 17 9.2 Een document toevoegen aan een werknemersdossier... 18 9.3 Een agenda-afspraak plannen... 19 9.4 Een notitie bij een taak toevoegen... 21 9.5 Een vervolgtaak aan een notitie koppelen... 22 9.6 Een beschikking toevoegen... 23 9.7 Een vraag aan de bedrijfsarts stellen... 24 9.8 Een werknemersdossier overdragen aan een andere casemanager... 25 9.9 Een werknemersdossier exporteren... 25 Hoofdstuk 10 Werken met de planningsagenda... 28 Planningsagenda loskoppelen... 28 10.1 Een beschikbaarheid plannen... 28 10.2 Een afspraak plannen... 29 10.3 Een agenda-afspraak verzetten... 31 10.4 Een agenda-afspraak plannen met de wizard... 32 10.5 Een vrije agenda-afspraak plannen... 34 10.6 Een agenda exporteren... 35 Hoofdstuk 11 Gebruikmaken van overzichten... 37 2/40
11.1 Overzicht openstaande taken... 37 11.2 Overzicht openstaande dossiers... 37 11.3 Overzicht openstaande dossiers, -taken en notities per werkgever... 38 Hoofdstuk 12 Gebruikmaken van filters... 39 Een filter toepassen op een overzicht... 39 Hoofdstuk 13 Veelgestelde vragen... 40 Ik ben mijn wachtwoord kwijt. Waar vraag ik een nieuw wachtwoord aan?... 40 Hoe moet ik mijn account valideren?... 40 Hoe maak ik een preventief dossier aan?... 40 Er ontbreken notities en documenten in het dossier van een werknemer. Hoe kan dit?... 40 Hoe toon ik het juiste dossier?... 40 3/40
Hoofdstuk 1 Algemeen In deze handleiding worden de belangrijkste functionaliteiten voor de bedrijfsarts in VerzuimSignaal toegelicht. VerzuimSignaal is te gebruiken met alle browsers met W3C-ondersteuning zoals Internet Explorer 7 of hoger, Safari, Mozilla Firefox en Google Chrome. 1.1 In- en uitloggen Inloggen Ga naar https://www.verzuimsignaal2.nl en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Uitloggen Ga rechtsboven in het scherm op uw naam staan en klik op Uitloggen. TIP: Klik op Gebruikersnaam vergeten? of Wachtwoord vergeten? om een e-mail te sturen naar de supportdesk van i-signaal. 1.2 Openingsscherm Als u ingelogd bent, ziet u het openingsscherm van VerzuimSignaal. In dit openingsscherm treft u een aantal zaken: 4/40 Portaal (A) Om gemakkelijk door te klikken naar openstaande taken- of dossiers. Werkbalk (B) Verschillende tabbladen om door VerzuimSignaal te navigeren. klembord (C) Tijdelijk een notitie of document op het klembord plaatsen om verder te kunnen werken in VerzuimSignaal. Snelzoeken (D) Snel zoeken naar een werkgever, werknemer of dossier. Recent bekeken (E) Direct naar één van de vijf meest recent bekeken werknemers doorklikken. Organisatie (F) Hier worden organisatieonderdelen getoond waarvoor u geautoriseerd bent. Mijn account (G) Hier kunt u uw persoonlijke gegevens raadplegen en wijzigen.
1.3 Ondersteuning bij het gebruik Voor vragen over de werking van VerzuimSignaal kunt u allereerst de uitgebreide helpfunctie van VerzuimSignaal raadplegen. Komt u er dan niet uit, dan kunt u als 1e-lijns servicedesk terecht bij de applicatiebeheerder en anders uw arbodienst/ verzuimbegeleidingsdienst. Mocht uw vraag dan nog niet beantwoord zijn, dan kunt u de supportdeskdesk van i-signaal raadplegen. Mail uw vraag naar: support@verzuimsignaal.nl. TIP: i-signaal gebruikt een supportapplicatie waarmee incidenten worden beheerd. Het is mogelijk een account te krijgen om uw uitgezette incidenten te beheren. Onze voorkeur gaat daarom uit naar een melding via e-mail. Uiteraard staan wij altijd telefonisch voor u klaar. TIP: Stel uw vraag zo concreet mogelijk en verduidelijk uw vraag, indien mogelijk, met screenshots. 5/40
Hoofdstuk 2 Een werknemer ziekmelden 1. Klik op het hoofdtabblad Werknemers en klik vervolgens op Ziek melden. De werknemers die u kunt ziekmelden, worden getoond. 2. Zoek de medewerker die u wilt ziekmelden via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, e.d. 3. Klik op de werknemer die u wilt ziekmelden. 4. In het deelvenster ziek melden vult u in: a. Datum 1e ziektedag: dit kan handmatig of via de kalender. Standaard vult het systeem de datum van vandaag in. b. Gewerkte uren 1 e ziektedag: optioneel. Vul hier het aantal uren in dat de werknemer nog gewerkt heeft op de 1 e ziektedag tot de werknemer zich heeft ziekgemeld. c. De werkneemster is: bij vrouwelijke werknemers kunt u kiezen tussen ziek of ziek t.g.v. zwangerschap. Bij mannelijke werknemers staat hier standaard ziek. d. Verzuimreden: kies een voorgedefinieerde verzuimreden. 5. Klik op Opslaan ( ) om de ziekmelding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de ziekgemelde werknemer terecht. 6/40
Hoofdstuk 3 Een werknemer (deel)hersteldmelden Een werknemer moet eerst ziekgemeld zijn voordat een werknemer hersteldgemeld kan worden. 1. Klik op het hoofdtabblad Werknemers en klik vervolgens op Hersteld melden. De verzuimende medewerkers worden getoond. 2. Zoek een verzuimende werknemer via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, e.d.. 3. Klik op de medewerker die u hersteld wilt melden. 4. In het deelvenster hersteld melden vult u in: a. Datum herstel: datum van de eerste werkdag na verzuim. Standaard vult VerzuimSignaal de datum van vandaag in. b. Reden herstel: kies een voorgedefinieerde herstelreden. c. Percentage hersteld: vul het herstelpercentage in of het aantal uren dat iemand hersteld is. d. Percentage AT-basis: optioneel. Vul een AT-percentage (arbeidstherapie) in. 5. Klik op Opslaan ( ) om de hersteldmelding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de hersteld gemelde werknemer terecht. LET OP: Het is niet mogelijk om hersteld te melden op dezelfde dag waarop een werknemer ziek gemeld is. 7/40
Hoofdstuk 4 Een werknemer zwanger melden 1. Klik op het hoofdtabblad Werknemers en klik vervolgens op Zwanger melden. Alle vrouwelijke niet-zwangere werknemers worden getoond. 2. Zoek een verzuimende werknemer via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, e.d.. 3. Klik op de werknemer die u zwanger wilt melden. 4. In het deelvenster Zwanger melden vult u in: a. Vermoedelijke bevallingsdatum: datum vermoedelijke bevalling. b. Verlof automatisch berekenen met: geef de gewenste verlofperiode op (4, 5 of 6 weken). c. Gewenste ingangsdatum verlof: ingangsdatum van het verlof. Als de periode is ingevuld bij b, wordt de ingangsdatum automatisch berekend. 5. klik op Opslaan ( ) om de zwangerschapsmelding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de zwangergemelde werknemer terecht. 8/40
Hoofdstuk 5 Een werknemer ziekmelden tgv zwangerschap 1. Klik op het hoofdtabblad Werknemers en klik vervolgens op Ziek melden. De werkneemsters die u kunt ziekmelden tgv zwangerschap, worden getoond. 2. Zoek de werkneemster die u wilt ziekmelden via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, e.d. 3. Klik op de werkneemster die u wilt ziekmelden tgv zwangerschap. 4. In het deelvenster ziek melden vult u in: a. Datum 1e ziektedag: dit kan handmatig of via de kalender. Standaard vult het systeem de datum van vandaag in. b. Gewerkte uren 1 e ziektedag: optioneel. Vul hier het aantal uren in dat de werknemer nog gewerkt heeft op de 1 e ziektedag tot de werknemer zich heeft ziekgemeld. c. De werkneemster is: ziek t.g.v. zwangerschap. d. Verzuimreden: kies een voorgedefinieerde verzuimreden. 5. Klik op Opslaan ( ) om de ziekmelding tgv zwangerschap op te slaan. 6. U komt in het dossier van de ziekgemelde werkneemster terecht. 9/40
Hoofdstuk 6 Orgaandonatie en adoptiemelden In VerzuimSignaal zijn er voor orgaandonatie en het melden van adoptie aparte protocollen ingericht omdat deze situaties vangnetsituaties zijn. 1. Klik op het hoofdtabblad Werknemers en klik vervolgens op Overige Protocollen. Alle werknemers worden getoond. 2. Zoek een werknemer via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, e.d.. 3. Klik op de werknemer voor wie u een overig protocol wilt starten. 4. In het deelvenster Overige protocol vult u in: a. Protocol: kies een protocol (adoptie of orgaandonatie). b. Data: bij adoptie en orgaandonatie dient u een aantal data in te vullen. c. Toelichting: geef eventueel een toelichting op de melding. d. Dossierverantwoordelijke: geef, indien bekend, een dossierverantwoordelijke op. 5. Klik op Opslaan ( ) om de melding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de werknemer terecht. In het tabblad Taken ziet u de taken die horen bij het overige protocol. TIP: Een overig protocol heeft niet direct verband met verzuim. TIP: Uw applicatiebeheerder kan een eigen overig protocol inrichten. Dit protocol vindt u ook hier terug. 10/40
Hoofdstuk 7 Een werknemersdossier zoeken Afhankelijk van uw werkwijze kunt u een werknemersdossier op twee manieren zoeken en benaderen: - Via de Planningsagenda Zie hoofdstuk 7.1 op pagina 11 - Via Snelzoeken Zie hoofdstuk 7.2 op pagina 12 7.1 Werknemersdossier zoeken vanuit de Planningsagenda 1. Ga naar het tabblad Vandaag en klik vervolgens op Planningsagenda. De planningsagenda wordt geopend. 2. Zoek de afspraak met de werknemer waarvan u naar het werknemersdossier wilt. 3. Klik op de afspraak met deze werknemer. 4. Klik op de naam van de werknemer om naar het werknemersdossier te gaan. 11/40
5. Klik op de dossierbalk om het juiste dossier te selecteren (standaard wordt het meest actuele openstaande dossier getoond). 6. U bevindt zich nu in het juiste werknemersdossier. TIP: Bekijk goed in welk dossier u werkzaam bent, zodat u de werkzaamheden in het juiste dossier uitvoert en opslaat. 7.2 Werknemersdossier zoeken met Snelzoeken 1. Voer een zoekterm in via het Snelzoeken. U kunt zoeken op (achternaam, BSN-nummer, adres, woonplaats, etc.). 2. Druk op Enter of klik op het vergrootglas ( ) om de zoekopdracht uit te voeren. De zoekresultaten worden getoond. 3. Klik op de werknemersnaam om de algemene informatie van de werknemer te bekijken. 12/40
4. Klik op de dossierbalk om het juiste dossier te selecteren (standaard wordt het meest actuele openstaande dossier getoond). 5. U bevindt zich nu in het juiste werknemersdossier. TIP: Bekijk goed in welk dossier u werkzaam bent, zodat u de werkzaamheden in het juiste dossier uitvoert en opslaat. 13/40
Hoofdstuk 8 Mijn openstaande taken uitvoeren In dit overzicht worden de taken getoond die door u in de loop van de tijd uitgevoerd moeten worden. 1. Klik op het plusje ( ) om de deeltaken te tonen. 2. Vink de taak af als u deze hebt uitgevoerd door op het checkboxje te klikken ( ). TIP: Achter sommige deeltaken vindt u een paperclipje ( ). Dit is een document dat u helpt bij het uitvoeren van de deeltaak. Taken in het tabblad Taken kunnen vijf verschillende betekenissen hebben: Groen = Geplande taken Blauw = Uitgevoerde taken Oranje = Nu uit te voeren taken Grijs = Geannuleerd taken/ Leestaken Rood = Taken die te laat zijn 8.1 Een taak toevoegen aan een werknemersdossier Om taken te kunnen toevoegen aan uw takenlijst, moet er door uw applicatiebeheerder op systeemniveau (algemene) bibliotheektaken zijn aangemaakt. 1. Klik op Nieuwe bibliotheektaak ( ). 14/40
2. Bepaal op basis van welke datum je de taak wilt inschieten (o.b.v. de huidige datum, meldingsdatum protocol of datum eerste ziektedag). 3. Selecteer een bibliotheektaak. Deze zijn op systeemniveau toegevoegd door uw applicatiebeheerder. 4. [Eventueel] pas de omschrijving van de taak aan. 5. [Eventueel] voeg een notitie toe om aan te geven waarom u de taak heeft toegevoegd. 6. Klik op Opslaan en sluiten ( ). 7. De taak is toegevoegd en zichtbaar in uw takenlijst. 8.2 Tijdregistreren bij een taak Door uw applicatiebeheerder kan zijn ingesteld dat u verplicht tijd moet registeren zodra u een taak heeft uitgevoerd. 1. A. Vink een uitgevoerde taak af. Als tijdregistratie niet verplicht is gesteld, kunt u dit ook voor uw eigen administratie doen. 1. B. Klik op Tijdregistratie ( ) achter de uitgevoerd taak. 15/40
2. Vul de bestede Tijdsduur (minuten) in die u heeft besteed aan het uitvoeren van de taak. 3. [Eventueel] vul of pas de overige gegevens in dit scherm aan. 4. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de tijdregistratie te voltooien. 5. De taak staat nu op uitgevoerd en de tijdregistratie is voltooid. 16/40
Hoofdstuk 9 Werken in het werknemersdossier In het tabblad Dossier ziet u de inhoud van het werknemersdossier. U ziet hier alle toegevoegde notities, (systeem/ UWV-)documenten, het logboek, geplande afspraken met bijvoorbeeld de bedrijfsarts en eventueel vraagstellingen aan de bedrijfsarts. 9.1 Een notitie aan het werknemersdossier toevoegen 1. Zoek de werknemer op waarvoor u een notitie wilt toevoegen aan het dossier. 2. Klik op het tabblad Dossier en vervolgens op Nieuwe notitie ( ). 17/40
3. Geef de notitie een herkenbare titel. 4. Geef het Type van de notitie op. 5. Geef de Datum voor de notitie op. 6. Bepaal de Toegankelijkheid voor de notitie. 7. Type de notitie. 8. [Eventueel] vink Deze notitie is wijzigbaar voor andere geautoriseerde aan zodat andere geautoriseerde voor deze werknemer de notitie kunnen wijzigen. 9. Klik op Opslaan ( ) om de notitie op te slaan. De toegevoegde notitie is zichtbaar in het werknemersdossier in het deelvenster Notities. TIP: Kies eventueel voor Opslaan en taak toevoegen ( ) om na het opslaan van de notitie een bibliotheektaak toe te voegen aan het werknemersdossier. 9.2 Een document toevoegen aan een werknemersdossier 1. Zoek de werknemer waarvoor u een document wilt toevoegen aan het dossier. 2. Klik op het tabblad Dossier en vervolgens op Nieuw document ( ). 18/40
3. Geef het document een herkenbare naam. 4. A. Kies Bladeren om vanaf uw eigen computer een bestand te uploaden. 5. B. [Eventueel] Kies een Sjabloon als basis voor het te uploaden documenten. 6. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om het document te uploaden. Het geüploade document is zichtbaar in het werknemersdossier in het deelvenster Documenten - gebruiker. 9.3 Een agenda-afspraak plannen Met de knop Planningsagenda wizard ( ) kunt u vanuit het werknemersdossier een afspraak plannen voor deze werknemer bij bijvoorbeeld een bedrijfsarts. 1. Klik op Planningsagenda wizard ( ). De Betreffende werknemer wordt automatisch gevuld o.b.v. het werknemersdossier. 19/40
2. Selecteer het tabblad Afspraak gegevens. 3. Geef de Locatie op. 4. Geef een Verrichting op. 5. Bepaal voor welke Agenda gebruiker een beschikbaarheid wilt zoeken. 6. Bepaal het tijdsbestek waarin de beschikbaarheden moeten vallen. 7. Vink de gewenste beschikbaarheid aan. 8. Klik op Opslaan ( ) om de afspraak op te slaan in de agenda van de geselecteerde gebruiker en om de afspraak op te slaan in het werknemersdossier. Achter de agenda-afspraak ziet u de status van de afspraak. Deze kunt u in het werknemersdossier wijzigen. Ook bij bijvoorbeeld een no show bij de bedrijfsarts kan de bedrijfsarts de status hier in het werknemersdossier wijzigen. 20/40
9.4 Een notitie bij een taak toevoegen 1. Zoek de werknemer op waarvoor u een notitie wilt toevoegen aan een taak. 2. Klik op het tabblad Taken en klik vervolgens achter de taak op Nieuwe notitie ( ). 3. [Eventueel] pas de titel van de notitie aan. Standaard wordt de titel van de taak gevuld. 4. Geef het Type van de notitie op. 5. Geef de Datum voor de notitie op. 6. Bepaal de Toegankelijkheid voor de notitie. 7. Type de notitie. 8. [Eventueel] vink Deze notitie is wijzigbaar voor andere geautoriseerde aan zodat andere geautoriseerde voor deze werknemer de notitie kunnen wijzigen. 9. Klik op Opslaan ( ) om de notitie op te slaan. 10. De toegevoegde notitie is zichtbaar in het werknemersdossier in het deelvenster Notities en is ook zichtbaar onder de taak. 21/40
9.5 Een vervolgtaak aan een notitie koppelen 1. Zoek de werknemer waarvoor u een notitie wilt toevoegen aan het dossier. 2. Klik op het tabblad Dossier en klik vervolgens op Nieuwe notitie ( ). 3. Klik op Opslaan en taak toevoegen ( ). 4. Selecteer een Bibliotheektaak en klik op Opslaan en sluiten ( ). 5. De bibliotheektaak is aangemaakt en toegevoegd aan de takenlijst onder het tabblad Taken. 22/40
9.6 Een beschikking toevoegen Afhankelijk van de functionele inrichting en uw rol, kunt u een beschikking toevoegen in het werknemersdossier. 1. Selecteer het tabblad Beschikking. 2. Klik op Toevoegen om een nieuwe beschikking op te voeren. Vul in dit venster minimaal de geel gearceerde velden in: 3. Selecteer het Type beschikking. 4. Vul de Beoordeling in. 5. Vul de Verzuimoorzaak in. 6. Vul de Ingangsdatum beschikking in. 7. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de beschikking toe te voegen. Na het toevoegen van de beschikking wordt deze getoond in het tabblad Beschikkingen. TIP: Om de beschikking te wijzigen, klikt u achter de beschikking op Wijzigen. 23/40
9.7 Een vraag aan de bedrijfsarts stellen Afhankelijk van de functionele inrichting en uw rol, kunt u een vraag stellen aan de bedrijfsarts met behulp van VerzuimSignaal. 1. Klik op Nieuwe vraagstelling bedrijfsarts ( ). 2. Geef de Aanvrager en de Bedrijfsarts op. 3. Vul de Datum in. 4. Kies een Gerichte vraagstelling. Gerichte vraagstellingen worden door de applicatiebeheerder aangemaakt. 5. Stel je vraag in het veld Toelichting. 6. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de vraag aan de bedrijfsarts te stellen. Na het opslaan van de vraagstelling bedrijfsarts wordt deze getoond in het werknemersdossier in het deelvenster Notities. Een reactie van de bedrijfsarts op uw vraagstelling vindt u ook hier terug. 24/40
9.8 Een werknemersdossier overdragen aan een andere casemanager Met de knop Dossierautorisatie wijzigen ( gebruiker/ casemanager. 1. Klik op Dossier autorisatie wijzigen ( ) ) kunt u een dossier overdragen aan een andere 2. Vink de gebruiker(s) aan die u wilt autoriseren voor dit werknemersdossier. 3. Klik op Opslaan en sluiten ( ) om de autorisatiewijziging door te voeren. 9.9 Een werknemersdossier exporteren U kunt vanuit VerzuimSignaal in één keer het gehele werknemersdossier exporteren. 1. Zoek de werknemer waarvoor u het dossier wilt exporteren. 2. Klik op het tabblad Werknemer en klik vervolgens op Dossier(s) exporteren ( ). 25/40
4. Geef het Bereik op voor de export. 5. Vink aan welke Details u wilt exporteren 6. Klik op Genereer export ( ) om het werknemersdossier te exporteren. 26/40
7. Klik op het formaat waarnaar u wilt exporteren (PDF, Excel, Word) of op Afdrukken om de export direct te printen of op E-mail versturen om de export als e-mail te versturen. 8. U export is gereed. 27/40
Hoofdstuk 10 Werken met de planningsagenda Met de planningsagenda worden afspraken met werknemers ingepland bij bijvoorbeeld een bedrijfsarts, bedrijfscoach of verzuimbegeleider. Klik op het hoofdtabblad Vandaag en klik vervolgens op Planningsagenda. Planningsagenda loskoppelen U kunt de planningsagenda loskoppelen van de applicatie zodat u de planningsagenda bijvoorbeeld naar een tweede scherm kunt verplaatsen. Klik hiervoor op Agenda loskoppelen. 10.1 Een beschikbaarheid plannen In de planningsagenda kunt u aangeven op welke momenten bijvoorbeeld een bedrijfsarts voor u beschikbaar is of op een bepaalde locatie is. U kunt vervolgens binnen deze beschikbaarheid afspraken plannen. 1. Selecteer de agenda waarin u een beschikbaarheid wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik in de agenda om een beschikbaarheid in te plannen. 28/40
3. [Eventueel] Geef een titel aan de beschikbaarheid. 4. Geef het tijdsbestek op waarop de beschikbaar geldt. 5. Geef aan voor welke locatie de beschikbaar geldt. 6. Geef aan voor welke verrichtingen de beschikbaar geldt. 7. Klik op Opslaan ( ) om de beschikbaarheid op te slaan. 8. De beschikbaarheid is nu ingepland. 10.2 Een afspraak plannen Een voorwaarde om een afspraak in te plannen, is dat er een beschikbaarheid gepland moet zijn waarbinnen afspraken gepland kunnen worden. 1. Selecteer de agenda waarin u een afspraak wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 29/40
2. Klik op de beschikbaarheid waar binnen u de afspraak wilt plannen en klik op Afspraak plannen. 3. Geef de naam of het BSN-nummer op van de werknemer waarvoor u de afspraak wilt inplannen. 30/40
4. Klik op het tabblad Afspraak gegevens. 5. Geen een Titel op voor de afspraak. 6. Geef de Tijdsduur van de afspraak op. 7. Geef aan welke Verrichting er tijdens deze afspraak uitgevoerd moet worden. Afhankelijk van de normtijd van de verrichting wordt de gekozen eindtijd aangepast. 8. Geef aan welke Status de afspraak heeft. Standaard staat de status van de afspraak op Reservering. 9. Klik op Opslaan ( ) om de afspraak op te slaan. 10. De afspraak is nu gepland. 10.3 Een agenda-afspraak verzetten 1. Selecteer de agenda waar binnen u een afspraak wilt verzetten. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik op de Afspraak die u wilt verplaatsen. 31/40
3. Klik op Afspraak verzetten ( ). 4. Bepaal het tijdsbestek waarin de beschikbare momenten moeten vallen waarnaar u de afspraak kunt verplaatsen. 5. Klik op de dag waarnaar u de afspraak wilt verzetten. TIP: Het tijdstip dat als eerste genoemd staat (9:00 en 8:30 uur) is de aanvangstijd van de afspraak na verplaatsing. 6. De afspraak is nu verplaatst. 10.4 Een agenda-afspraak plannen met de wizard U wilt een afspraak plannen voor een werknemer maar u heeft nog geen specifieke datum. Gebruik dan de Agenda wizard. Hiermee kunt u binnen een bepaald tijdsbestek zoeken naar beschikbaarheden en daarbij rekening houden met het aantal kilometers van de thuis- of werklocatie van de werknemer. Op basis van de gestelde criteria worden de mogelijke beschikbaarheden getoond waarop de afspraak gepland kan worden. 32/40
Een voorwaarde om een wizard afspraak in te plannen, is dat er een beschikbaarheid gepland moet zijn waarbinnen wizard afspraken gepland kunnen worden. 1. Selecteer de agenda waarin u een afspraak wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik op Wizard afspraak plannen. 3. Geef de Locatie op. 4. Geef een Verrichting op. 33/40
5. Bepaal voor welke Agenda gebruiker een beschikbaarheid wilt zoeken. 6. Bepaal het tijdsbestek waarin de beschikbaarheden moeten vallen. 7. Vink de gewenste beschikbaarheid aan. 8. Selecteer het tabblad Betreffende werknemer en selecteer de werknemer waarvoor u de afspraak wilt maken. 9. Klik op Opslaan ( ) om de afspraak op te slaan. 10. De wizard afspraak is op de eerste beschikbare tijd binnen de gekozen beschikbaarheid gepland. 10.5 Een vrije agenda-afspraak plannen Een vrije afspraak kunt u buiten een beschikbaarheid plannen. 1. Selecteer de agenda waarbinnen u een vrije afspraak wilt plannen. Standaard wordt uw eigen agenda getoond. 2. Klik op de knop Vrije afspraak plannen. 34/40
3. Geef een Titel op voor de vrije afspraak. 4. Geef de Datum en het Tijdsbestek op voor de afspraak. 5. Klik op Opslaan ( ) om de vrije afspraak op te slaan. 6. De vrije afspraak is nu gepland. 10.6 Een agenda exporteren 1. Selecteer de agenda en de week die u wilt exporteren. Standaard wordt uw eigen agenda en de huidige week getoond. 2. Klik op de knop Exporteren. 3. Klik op de knop Het overzicht exporteren. 35/40
4. Klik op het formaat waarnaar u wilt exporteren (PDF, Excel, Word) of op Afdrukken om de export direct te printen of op E-mail versturen om de export als e-mail te versturen. 36/40
Hoofdstuk 11 Gebruikmaken van overzichten Binnen VerzuimSignaal is het mogelijk om verschillende overzichten te tonen die uw werkzaamheden kunnen vergemakkelijken. Deze overzichten laten standaard alleen de gegevens zien die voor u van toepassing zijn. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld overzichten van: Overzicht openstaande taken Overzicht openstaande dossiers Overzicht openstaande dossiers, taken en notities per werkgever Ook kunt u de kolomindeling van overzichten (deels) zelf aanpassen. Klik hiervoor op Kolomindeling aanpassen ( ). Afhankelijk van het overzicht kunt u kolommen toevoegen en de volgorde van de kolommen wijzigen. 11.1 Overzicht openstaande taken In het overzicht openstaande taken ziet u in één oogopslag welke taken u (nog) moet uitvoeren. Ga naar het hoofdtabblad Taken en klik vervolgens op Openstaande taken. 11.2 Overzicht openstaande dossiers In het overzicht openstaande dossiers ziet u in één oogopslag welke dossiers openstaan. Ga naar het hoofdtabblad Dossier en klik vervolgens op Openstaande dossiers. Legenda dossiers: Ziekte (t.g.v. zwangerschap) dossier Herstelddossier (dossier is nog open) Zwangerschapsdossier Preventief dossier Overige protocoldossier Overig eigen protocoldossier Ziek uit dienst dossier WGA-dossier WGA uit dienst dossier 37/40
11.3 Overzicht openstaande dossiers, -taken en notities per werkgever In dit overzichten kunt u specifiek per werkgever een overzicht genereren op openstaande dossiers en openstaande taken. 1. Klik links onderin het deelvenster Geselecteerd aan. 2. Selecteer een werknemer of een bedrijf. Het venster Geselecteerd + wordt gevuld met o.a. onderstaande informatie. 3. Klik op # uit te voeren taken om een overzicht te genereren van alle uit te voeren taken voor deze werkgever. 4. Klik op # openstaande dossiers om een overzicht te genereren van alle openstaande dossier voor deze werkgever. 5. Klik op # notities om een overzicht te genereren van alle ongelezen notities voor deze werkgever. 38/40
Hoofdstuk 12 Gebruikmaken van filters Binnen VerzuimSignaal is het mogelijk filters toe te passen op bijvoorbeeld de overzichten openstaande taken, openstaande dossiers en werknemers. Deze filters kunt u zelf samenstellen. In alle overzichten binnen VerzuimSignaal worden filtermogelijkheden aangeduid met een. Door op dit icoontje te klikken verschijnen de filteropties voor dat betreffende overzicht. Binnen de filteropties kunt je met de knoppen de Opties legen en filter uitschakelen en het Filter behouden maar balk verbergen. Een filter toepassen op een overzicht 1. Klik in een overzicht op Resultaat filteren ( ). 2. Selecteer de gewenste filteropties. 3. Klik op om het filter op het overzicht toe te passen. 4. [Eventueel] kunt u het gefilterde Resultaat Exporteren ( ). 39/40
Hoofdstuk 13 Veelgestelde vragen Hieronder vindt u de meest voorkomende vragen bij het werken met VerzuimSignaal. Ik ben mijn wachtwoord kwijt. Waar vraag ik een nieuw wachtwoord aan? Als u uw wachtwoord kwijt bent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen bij uw applicatiebeheerder. Ook kunt u ervoor kiezen om uw account te valideren zodat u, als u uw wachtwoord kwijt bent, een e- mail ontvangt met daarin een nieuw wachtwoord. Zie hiervoor de veelgestelde vraag Hoe moet ik mijn account valideren?. Hoe moet ik mijn account valideren? Als u uw account valideert, kunt u zelf een nieuw wachtwoord aanvragen als u deze kwijt bent. Ga naar Mijn account (voor meer informatie, zie hoofdstuk 1.2 Openingsscherm op pagina 4). Klik op hier in de rode balk. U ontvangt nu een e-mail. Klik op de link in deze e-mail en log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Uw account is nu gevalideerd. Hoe maak ik een preventief dossier aan? Klik in het werknemersdossier op het tabblad Protocollen en klik vervolgens op Preventief dossier toevoegen ( ). Vul de datum in en klik vervolgens op Opslaan en sluiten ( ). Er ontbreken notities en documenten in het dossier van een werknemer. Hoe kan dit? Een mogelijke oorzaak kan zijn dat u niet het juiste dossier geselecteerd hebt. Hoe u het juiste dossier kunt selecteren, vindt u bij de veelgestelde vraag Hoe toon ik het juiste dossier?. Heeft u het juiste dossier geselecteerd? Neem dan contact op met uw applicatiebeheerder om de oorzaak te achterhalen. Hoe toon ik het juiste dossier? In VerzuimSignaal is elke melding (verzuim- of hersteldmelding) een apart dossier. In het werknemersdossier kunt u de dossierbalk uitklappen en het gewenste dossier selecteren. 40/40