SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER 259526 Jeannet Ordelman, 9665 PFO Ke ONDERWERP AGENDANUMMER C6B Nieuwbouw stadskantoor en verbouw stadhuis BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN 08 - Inwoners en bestuur REDEN VAN AANBIEDING Actie vanuit eerder besluit Op 9 januari 2007 heeft de raad het principebesluit genomen: - voor de huisvesting van het ambtelijke apparaat in de directe nabijheid van het stadhuis in ontwikkelgebied Lange Wemen (per 1 januari 2013). - eerst een definitief besluit te nemen over de nieuwbouw van een stadskantoor in de directe nabijheid van het stadhuis bij de behandeling van de volgende "Kadernota" van november 2008 c.q. de dan ter vaststelling aangeboden meerjarenraming, zulks tevens na de vaststelling van de nog op te stellen "Nota van Uitgangspunten Lange Wemen. Op 3 juli 2007 heeft de raad opdracht gegeven tot het nader uitwerken van het PvE Huisvesting voor de (her)ontwikkeling van het stadhuis en het stadskantoor. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT Voor de terugkeer van de ambtelijke organisatie naar de binnenstad zijn in de raadsvergadering van 9 januari 2007 de volgende argumenten ingebracht: Bijeenbrengen van burger, bestuur, politiek en ambtenaren in het hart van de stad waarmee de communicatie over en weer tussen bestuur, burgers en ambtenaren kan worden verbeterd. Op één plek brengen van alle publieksbalies. Behalen van efficiencyvoordelen. Leveren van een kwaliteitsimpuls aan de binnenstad. Geven van een impuls aan het plangebied Lange Wemen, waaronder het nieuw te ontwikkelen horecaplein. In het PvE Huisvesting zijn de argumenten van de gemeenteraad vertaald in de ambities voor uitstraling/ representativiteit, burgertoegankelijkheid, werkplekconcept en Duurzaam Bouwen. Ook wordt in het PvE Huisvesting aandacht besteed aan mobiliteit, huisvesting van de raad en het publieksplein. Bij de opstelling van dit PvE Huisvesting is geen rekening gehouden met een groei of krimp van het aantal werkplekken. Het uitgangspunt is de huidige formatieomvang welke momenteel 583 fte telt, hier zijn de buitenlocaties niet in meegerekend. Bovendien is er rekening mee gehouden dat de sector SZW (130 fte) verhuist naar de UWV-locatie en dat de afdeling Belastingen (22 fte) onderdeel wordt van het GBT. Het GBT neemt nu haar intrek in het huidige Stadskantoor maar na 2013 vormt het GBT geen onderdeel van de gemeentelijke huisvesting. Het stadhuis is opnieuw ruimtelijk ingedeeld en biedt dan plaats aan 110 werkplekken. In het nieuw te bouwen stadskantoor zullen dan nog 473 werkplekken gerealiseerd worden maar ook de publieke functies, de vergaderomgeving en een aantal facilitaire ruimten. Opgeteld is hiervoor 8.535 m2 nieuw te bouwen Bruto Vloer Oppervlak nodig. Voor de aanpassingen en de verbouw van het stadhuis is 7.890.921,- geraamd en voor het nieuw te
bouwen stadskantoor is 20.848.098,- geraamd (beide bedragen inclusief niet-compensabele BTW). Aanvullend op dit bedrag is er een budget voorzien voor de renovatie van het stadhuis. In december 2008 wordt aan de gemeenteraad voorgelegd de besluitvorming van zowel de nieuwbouw stadskantoor/verbouw stadhuis als de gebiedsontwikkeling Lange Wemen. Beide projecten zijn nauw met elkaar verweven. Een opzichzelf staande ontwikkeling van een nieuw stadskantoor in het centrum is financieel niet haalbaar en de bijdrage van het stadskantoor aan de gebiedsontwikkeling Lange Wemen is onmisbaar. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT Voor de samenstelling van het Programma van Eisen was het verkrijgen van informatie èn het creëren van draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie van belang. De breed opgezette projectorganisatie met onder andere meerdere werkgroepen, heeft ervoor gezorgd dat verschillende medewerkers verspreid over de hele organisatie bij de totstandkoming van dit Programma van Eisen betrokken zijn. De Ondernemingsraad heeft op 14 november 2008 advies uitgebracht over het PvE voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie. De OR adviseert positief ten aanzien van het PvE. Daarbij is aangetekend dat het PvE randvoorwaarden en wensen voor de nieuwe huisvesting bevat. Op onderdelen behoeft het nadere uitwerking waarop de OR dan weer advies- danwel instemmingsrecht heeft. Bovendien is het positief advies gegeven onder voorbehoud van een aantal voorwaarden, die pas ingevuld kunnen worden in het vervolgtraject. De onderdelen waarvoor de OR aandacht vraagt zijn; - financiën: de OR wil dat de ambtelijke financiële bijdrage beperkt blijft tot de huidige 600.000 euro efficiencytaakstelling; - huisvesting SZW: indien de verhuizing van SZW niet doorgaat of na enige tijd wordt teruggedraaid moet SZW opgenomen worden in de huisvesting conform het PvE; - werkplekconcept: betrokkenheid van personeel, scholing van medewerkers en voortgang van digitalisering zijn bepalend voor het succes van het werkplekconcept; - arbo; klimaatbeheersing, toets van Arbodienst op het ontwerp en V&G-plan voor de bouwwerkzaamheden; - architect: adviesrecht bij de keuze van de architect; - communicatie: per fase een communicatieplan; - vervoer: een bedrijfsvervoerplan. - voorzieningen: personeelsvoorzieningen als kinderopvang en fitnessruimte in (de directe omgeving van) het stadskantoor. - Evaluatie en klachtenregeling: een klachtenregeling opzetten na realisatie en een evaluatie uitvoeren na 1 jaar. De voorwaarden sluiten aan bij het Pve en het vervolgtraject zoals dat voorzien is. De OR zal daarbij worden betrokken. Voor de volgende fase in het traject zal een soortgelijke projectorganisatie worden opgezet, waarbij draagvlak voor de voorstellen over met name de werkplekinrichting een belangrijk uitgangspunt is. VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Het Programma van Eisen voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie vast te stellen. 2. In te stemmen met: a. De oplevering van het nieuwe stadskantoor vóór 1 januari 2013 b. Het verstrekken van een krediet van 37.661.995 voor de verbouwing van het stadhuis en de nieuwbouw van een stadskantoor. c. In afwijking van het door Raad vastgestelde beleidskader waarderen en afschrijven activa (om in principe lineair af te schrijven) in dit specifieke geval voor de bouwkosten kiezen voor de annuïtaire afschrijving.
d. De optie tot koop van het huidige stadskantoor doorverkopen aan een derde partij als hierop boekwinst kan worden behaald. e. De benodigde financiële dekking voor de extra kapitaallasten en exploitatielasten als volgt te regelen: De strucurele lasten ad 1.599.285 dekken uit het bedrag van 1,4 miljoen dat vanaf 2013 reeds structureel in de Bestemmingsreserve ARI is ingebouwd. Het restant dekken uit de 200.000 welke beschikbaar is uit de uitgewerkte efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor (vanaf jaarschijf 2013). De boekwinst op het oude stadskantoor (Thiemsbrug) ad 1.200.000 en de verwachte boekwinst op de verkoop van de koopoptie van het huidige stadskantoor ad 1.100.000 doteren aan de reserve ARI. Voor de verhuiskosten 600.000 en voor interne uren projectleider (incl. ondersteuning) 670.000 beschikbaar stellen en deze bedragen onttrekken aan de reserve ARI. De kosten voor achterstallig groot onderhoud aan het stadhuis ad 1.554.000 dekken uit de uitgewerkte efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor ad 200.000 voor de jaren 2009 t/m 2011 (3 x 200.000) en het saldo ad 954.000 onttrekken aan de reserve ARI. De kapitaallasten ad 641.405 van het verbouwde stadhuis, dat in 2011 wordt opgeleverd, in 2012 voor een bedrag van 200.000 dekken uit de efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor (jaarschijf 2012) en het restant ad 441.405 dekken uit de reserve ARI (vooruitlopend op de structurele dekking vanaf 2013). In 2013 de dubbele huisvestingslasten (kapitaallasten nieuwbouw en huur oude stadskantoor) voor de periode 1 jan. tot 1 april ter grootte van 407.742 in de begroting in te bouwen. 3. De projectgroep huisvesting gemeentelijke organisatie (kernteam) opdracht te geven de risico s te monitoren en zonodig vroegtijdig maatregelen te treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen. Bij het optreden van calamiteiten of het zich voordoen van substantiële tegenvallers hierover tussentijds rapporteren via de jaarlijkse maraps/beraps, resp. jaarrekeningen. OPSOMMING VAN BIJLAGEN Programma van Eisen voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie Onderzoeksrapport minimumvariant herontwikkeling oude stadskantoor
RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR. BEHANDELEND AMBTENAAR SECTOR PORTEFEUILLEHOUDER 259526 Jeannet Ordelman, 9665 PFO Ke ONDERWERP Nieuwbouw stadskantoor en verbouw stadhuis AANLEIDING EN DOEL Op 8 april 2003 besluit de gemeenteraad tot concentratie van de gemeentelijke organisatie (met uitzondering van de buitendiensten) in het voormalige KPN-gebouw op het bedrijventerrein Westermaat. De gemeenteraad vraagt aandacht voor de huisvesting op de langere termijn waarbij met name gesproken wordt over een locatie in het centrum en wel in de nabijheid van het stadshuis. De ontwikkeling van het stadhuis en omgeving wordt gezien als een katalysator voor herontwikkeling en herstructurering van de binnenstad. Op 4 oktober 2005 stemt de raad in met de kredietaanvraag Lange Wemen. Nogmaals wordt gewezen op het belang van de huisvesting van het ambtelijk apparaat in het centrum van de stad. Voorgesteld wordt een 3-tal ruimtelijke modellen te laten opstellen, een financiële analyse en een grondexploitatie. Op 16 december 2005 zijn de visies gepresenteerd aan de portefeuillewethouder en de ambtelijke projectgroep en vervolgens op 2 februari 2006 aan de raad. De 3 gepresenteerde visies hebben geen formele status en kunnen dienen als inspiratiebron voor de nog op te stellen Nota van Uitgangspunten (NvU) voor de gebiedsontwikkeling Lange Wemen. De 3 visies zijn alle beperkt gebleven tot de directe omgeving van het Stadhuis. Op 11 april 2006 stemt het college in met het uitwerken van een globaal ruimtelijk, functioneel en financieel Programma van Eisen (PvE) voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Ook dient een uitspraak te worden gedaan over de vestigingslocatie van het stadskantoor in 2013.. Op 9 januari 2007 heeft de raad het principebesluit genomen: - voor de huisvesting van het ambtelijke apparaat in de directe nabijheid van het stadhuis in ontwikkelgebied Lange Wemen (per 1 januari 2013). - eerst een definitief besluit te nemen over de nieuwbouw van een stadskantoor in de directe nabijheid van het stadhuis bij de behandeling van de volgende "Kadernota" van november 2008 c.q. de dan ter vaststelling aangeboden meerjarenraming, zulks tevens na de vaststelling van de nog op te stellen "Nota van Uitgangspunten Lange Wemen. Op 3 juli 2007 heeft de raad opdracht gegeven tot: - het opstellen van een concept-nota van uitgangspunten voor de gebiedsontwikkeling Lange Wemen; - het nader uitwerken van het PvE voor de (her)ontwikkeling van het stadhuis en het stadskantoor. In december 2008 wordt aan de gemeenteraad voorgelegd de besluitvorming van zowel de nieuwbouw stadskantoor/verbouw stadhuis als de gebiedsontwikkeling Lange Wemen. Beide projecten zijn nauw met elkaar verweven. Een opzichzelf staande ontwikkeling van een nieuw stadskantoor in het centrum is financieel niet haalbaar en de bijdrage van het stadskantoor aan de gebiedsontwikkeling Lange Wemen is onmisbaar.
OVERWEGINGEN Inhoudelijke overwegingen voor terugkeer naar de binnenstad Voor de terugkeer van de ambtelijke organisatie naar de binnenstad zijn in de raadsvergadering van januari 2007 de volgende argumenten ingebracht: Bijeenbrengen van burger, bestuur, politiek en ambtenaren in het hart van de stad waarmee de communicatie over en weer tussen bestuur, burgers en ambtenaren kan worden verbeterd. Op één plek brengen van alle publieksbalies. Behalen van efficiencyvoordelen. Leveren van een kwaliteitsimpuls aan de binnenstad. Geven van een impuls aan het plangebied Lange Wemen, waaronder het nieuw te ontwikkelen horecaplein. Programma van Eisen voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie (PvE Huisvesting) In het PvE Huisvesting zijn de argumenten van de gemeenteraad vertaald in de volgende ambities: Een sterke binnenstad; Met de ontwikkeling van Lange Wemen (w.o. het stadskantoor) wordt een ruimtelijk- functionele impuls gegeven aan de binnenstad. Ook de terugkeer van 600 potentiële consumenten naar de binnenstad zal van betekenis zijn. Duurzaam Bouwen; Duurzaamheid wordt als uitgangspunt genomen waarbij de gebruiker niet uit het oog moet worden verloren. Het nieuwe gebouw dient klimaatneutraal te zijn. Uitstraling/ representativiteit; Het nieuwe ontwerp moet kwaliteit uitstralen, het moet gezicht geven aan de stad. Het stadhuis heeft de status van een gemeentelijk monument, de ambitie is om de status van een Rijksmonument te behalen. Burgertoegankelijkheid; Er moet gelegenheid zijn tot openheid en communicatie over en weer tussen bestuur, de ambtelijke organisatie en de burgers. Het gebouw moet laagdrempelig zijn. Niet alleen in fysieke zin maar ook de sfeer zal uitnodigend moeten zijn. Het stadhuis, het tussengelegen atrium en het stadskantoor zullen als één gebouw gaan functioneren waarbij stadskantoor alleen toegankelijk is voor de ambtelijke organisatie. Werkplekconcept; Efficiënt gebruik van voorzieningen is een belangrijk thema. Algemeen ondersteunende faciliteiten moeten beschikbaar zijn op afdelingsniveau, specifieke voorzieningen moeten gedeeld worden. Per fte komt 1 werkplek beschikbaar en dat vereist een efficiënter gebruik van werkplekken. Dat is te realiseren door medewerkers toe te staan gebruik te maken van verschillende (soorten) werkplekken. Daarmee neemt de bezettingsgraad per werkplek toe en zijn minder werkplekken nodig. Dat vraagt om ondersteunende faciliteiten: digitalisering van informatie, lockers voor persoonlijke bezittingen, kasten voor werkvoorraad en goede bereikbaarheid van mensen. De werkplek kan daarmee clean desk worden en dus voor iedereen beschikbaar. Verder is in het PvE Huisvesting aandacht besteed aan: Mobiliteit: vooral het woon-werkverkeer per auto vraagt aandacht. In de nieuwe parkeergarage Lange Wemen zullen 100 parkeerplaatsen worden afgenomen ten behoeve van het functiegerelateerde autogebruik. Wat in het centrum de mobiliteit zal zijn van het nietfunctiegerelateerde autogebruik wordt uitgewerkt in een mobiliteitsplan. Ook wordt daarin uitgewerkt hoe daarmee wordt omgegaan: welke voorzieningen worden geboden en hoe worden de kosten daarvan gedragen. De Nota Autoparkeren zal ook voor de gemeentelijke organisatie leidend zijn. Voor het fietsparkeren zal de bestaande fietsparkeerkelder worden uitgebreid. Huisvesting van de raad: de raad heeft vooral aandacht gevraagd voor betere vergaderruimtes en een betere leeszaal. Ten aanzien van de fractiekamers is opgenomen dat ook daarvan dubbelgebruik mogelijk moet zijn door deze overdag als vergaderruimte te gebruiken. Publieksplein: het huidige publieksplein zal worden aangevuld met alle vergunningen die nu nog in het Stadskantoor worden verstrekt. Ook een algemene informatiebalie/receptie wordt aan het publieksplein toegevoegd. Ten aanzien van de vraag of er meer of minder behoefte zal zijn aan
contact zijn er twee ontwikkelingen: een groter deel van de diensten en producten zal digitaal worden aangeboden en tegelijkertijd zal er meer behoefte zijn aan informele voorzieningen waarmee burgers zich kunnen informeren over gemeentelijke ontwikkelingen (leestafel, digitale presentaties etc.). Bij de opstelling van dit PvE Huisvesting is geen rekening gehouden met een groei of krimp van het aantal werkplekken. Het uitgangspunt is de huidige formatieomvang welke momenteel 583 fte telt, hier zijn de buitenlocaties niet in meegerekend. Bovendien is er rekening mee gehouden dat de sector SZW (130 fte) verhuist naar de UWV-locatie en dat de afdeling Belastingen (22 fte) onderdeel wordt van het GBT. Het GBT neemt nu haar intrek in het huidige Stadskantoor maar na 2013 vormt het GBT geen onderdeel van de gemeentelijke huisvesting. Het huidige aantal fte is gerelateerd aan het aantal werkplekken, één fte is één werkplek in de nieuwe situatie. Bij de berekening van de ruimtebehoefte wordt uitgegaan van een berekening op basis van gedeeltelijke nieuwbouw. Het stadhuis is opnieuw ruimtelijk ingedeeld en biedt dan plaats aan 110 werkplekken en huisvest een aantal functies zoals het bedrijfsrestaurant, een grote fietsenkelder, vergaderkamers en politiek centrum. In het nieuw te bouwen stadskantoor zullen dan nog 473 werkplekken gerealiseerd worden maar ook de publieke functies, de vergaderomgeving en een aantal facilitaire ruimten. Opgeteld is hiervoor 8.535 m2 nieuw te bouwen Bruto Vloer Oppervlak nodig. Er zijn 100 parkeerplaatsen in Lange Wemen gepland. Bouwfysische aspecten als lucht, temperatuur, licht en geluid bepalen in grote mate het comfort van een gebouw. Het gebouw moet voldoen aan de voorschriften van de Arbo-wet en de betrokken NEN normen. De bouwtechnische uitgangspunten sluiten eveneens aan bij de bovengenoemde richtlijnen zodat uiteindelijk een comfortabele werkomgeving wordt gerealiseerd. Voor de nieuwbouw van het stadskantoor wordt rekening gehouden met grondkosten van 4.6 mln. Dit bedrag was gebaseerd op 11.500 m2 BVO voor het nieuwe stadskantoor. Verlaging van de grondkosten zou leiden tot een niet dekkende grex voor het project Lange Wemen. Daarom is ervoor gekozen deze grondkosten te handhaven. Er resteert dan een overschot aan bouwvolume dat in de markt weggezet kan worden. Dat leidt vervolgens tot een restitutie van grondkosten ten gunste van de gemeentelijke huisvesting. In het huidige stadskantoor aan de Hazenweg zijn 330 parkeerplaatsen beschikbaar. Vanaf 2013 kan het parkeren voor medewerkers als volgt worden opgevangen. De gemeente neemt 100 parkeerplaatsen af in de nieuwe parkeerkelder voor Lange Wemen. 50 parkeerplaatsen zijn toe te rekenen aan SZW en gaan dus mee naar de locatie UWV. Voor de resterende 180 parkeerplaatsen is de locatie Q-park aan de BP- Hofstede straat beschikbaar. Uitgaande van een huurprijs van 800,- voor een parkeerplaats betekent dit 144.000,- aan structureel. Momenteel wordt 45.000 betaald aan het parkeren in Thiemsbrug. Dat valt vrij. Voor het restant moet een oplossing worden gezocht waarbij wel geldt: - de gemeente staat nu al garant voor 90% voor het bedrijfsresultaat van Q-park; - er komt een mobiliteitsplan waarmee medewerkers worden aangezet tot andere vervoersvormen dan de auto. Deze oplossing vormt onderdeel van nog te formuleren personeelsbeleid en zal voor zover nu bekend in een apart besluitvormingstraject aan college en raad worden voorgelegd. Huisvesting SZW in UWV-gebouw Met het UWV is de afgelopen periode gesproken over de huisvesting van de sector SZW in het UWVgebouw aan de Beatrixstraat. Deze gesprekken hebben nog niet geleid tot een definitief besluit. Toch moest op deze beweging geanticipeerd worden in het PvE Huisvesting. Er is rekening gehouden met de verhuizing van 130 fte zodat een gebouw van 8.535 m2 groot genoeg zal zijn. In het geval verhuizing naar de UWV-locatie niet realiseerbaar is, dan zal het stadskantoor in omvang moeten toenemen. Binnen de vlek stadskantoor in de Nota van Uitgangspunten Lange Wemen is ruimte
voor een gebouw van 12.500 m2 bvo zodat daartoe ruimschoots de mogelijkheden bestaan. Over de verhuizing van SZW wordt op korte termijn een besluit genomen. Dat zal in een afzonderlijk besluitvormingstraject worden voorgelegd aan college en raad waarbij ook de daarmee samenhangende kosten in beeld worden gebracht. Alternatieve locaties In beginsel is het PvE Huisvesting realiseerbaar op verschillende locaties. In eerste aanleg is de oriëntatie gericht op nieuwbouwlocaties in de onmiddellijke nabijheid van het stadhuis. Dit sluit aan bij de voorkeur van de raad zoals uitgesproken op 9 januari 2007. Er is gaandeweg het traject een 2-tal alternatieve locaties in beeld geweest c.q. gekomen; Stadskantoor Hazenweg en Oude Stadskantoor. Beide locaties zijn op financiële argumenten in beeld gebracht. Stadskantoor Hazenweg; De locatie aan de Hazenweg is 16.600 BVO m2 groot en heeft 330 parkeerplaatsen. De gemeente huurt deze locatie tot 1 april 2013 en heeft het recht per die datum de locatie te kopen voor een bedrag van 12.9 miljoen. Hoewel het een relatief nieuw gebouw is, zal na aankoop toch enige opwaardering nodig zijn op installatiegebied. Desondanks is het financieel verreweg de meest aantrekkelijke variant. Afgezet tegen het PvE zullen niet alle eisen en ambities verwezenlijkt kunnen worden. Toepassing van het nieuwe werkplekconcept is realiseerbaar en ook alle publieksdiensten zijn onder te brengen in het stadskantoor maar de locatie heeft geen betekenis voor de binnenstad en uitgaande van het in stand houden van het bestuurscentrum de interactie tussen bestuur, burgers en ambtenaren zal geen impuls krijgen. Oude Stadskantoor Op het moment dat de UWV-locatie in beeld kwam voor de sector SZW ontstond de vraag naar de gebruiksmogelijkheden van het Oude Stadskantoor. Een korte studie leidt tot de conclusie dat vestiging in het oude stadskantoor ( 9.397 m2 bvo) ruimtelijk gezien mogelijk is. Kwalitatief wordt het niveau van het PvE Huisvesting echter niet bereikt: - het werkklimaat wordt negatief beïnvloed door de functionele beperkingen van het gebouw. - het ambitieniveau van DuBO klimaatneutraal gebouw is niet haalbaar - exploitatie van het oude gebouw is aanzienlijk onvoordeliger dan bij nieuwbouw - de gewenste uitstraling is niet haalbaar. Ook financieel is het geen aantrekkelijk alternatief. Om het gebouw zo veel mogelijk op het niveau van het PvE Huisvesting te brengen is een investering van 18 miljoen nodig en dat benadert de kosten van volledige nieuwbouw en is daarmee geen reëel alternatief. Een minimale opwaardering waarbij voldaan wordt aan de wettelijke eisen vanuit Arbo en bouwbesluit betekent een investering van 10 mln. Ervan uitgaande dat daarmee geen optimale huisvesting is bereikt, is rekening gehouden met een afschrijvingstermijn van 10 jaar zodat ook deze variant financieel niet aantrekkelijk is. Bovendien noodzaken beide varianten tot een alternatieve ontwikkeling van Lange Wemen. Ter informatie is het onderzoeksrapport voor de minimumvariant als bijlage toegevoegd.
FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN Aan de hand van, voor gemeentehuizen gebruikelijke kostenkengetallen, is door ABC Managementgroep in samenwerking met de afdeling Financieel Beleid een investeringsraming samengesteld voor de aanpassingen en de verbouw van het stadhuis en de nieuwbouw van het stadskantoor. Uitgangspunt is, gezien de duurzame ambities, dat de totale investering nog kan worden verlaagd door subsidies. Voor de aanpassingen en de verbouw van het stadhuis is 7.890.921,- geraamd en voor het nieuw te bouwen stadskantoor is 20.848.098,- geraamd (beide bedragen inclusief niet-compensabele BTW). Aanvullend op dit bedrag is er een budget voorzien voor de renovatie van het stadhuis. Als prijspeildatum voor de ramingen is 1 oktober 2008 (BDB-index kantoren nieuwbouw, waarbij BDB voor Bureau Documentatie Bouwwezen staat) aangehouden. Buiten de indexering met de BDB-index kunnen wijzigingen in regelgeving leiden tot verhoogde kwaliteitseisen (bijvoorbeeld het nieuwe Bouwbesluit). De prijsstijgingen zijn geraamd op een gemiddelde prijsstijging van 4% per jaar, gebaseerd op een ontwerpfase van 18 maanden inclusief besluitvorming en een realisatiefase van 30 maanden. Daarmee is een prijspeilindexering tot 1 januari 2013 gerealiseerd. Risicobeheersing Menig overheidsgebouw is de afgelopen jaren gebouwd met soms forse budgetoverschrijdingen. Niet ontkend wordt dat dit project risicovol is. Risicobeheersing is daarom een belangrijk aspect van het proces tot de bouw van een nieuw stadskantoor. Risicomanagement heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld. Het is gestart als een zuiver financieel instrument, met de vraag hoe dekken wij onze risico s? Het heeft zich ontwikkeld tot een bestuurlijk instrument, met de vraag welke risico s kunnen de realisatie van onze (programma)doelstellingen belemmeren? In lijn met deze ontwikkeling worden risico s in onze organisatie breed geïdentificeerd. De bouw van het stadskantoor zal daaraan worden toegevoegd. In hoofdstuk 9 Risicobeheersing en Bijlage 8 Risico s van het Programma van Eisen is een risicoanalyse per programmafase opgenomen. Op deze plek wordt volstaan met het benoemen van een aantal van de meest voor de hand liggende risico s: Tegenvallende kosten bij de aanbesteding. Hogere kosten door meerwerk bij de bouw als gevolg van voorschrijdend inzicht of aanvullende wensen, resp. verschil van mening of iets al dan niet bij de aanbesteding is inbegrepen. Stijgende rentekosten. Aantrekkende inflatie en als gevolg daarvan kredietoverschreidingen. Lagere opbrengst verkoopoptie tot koop huidig stadskantoor. Te late oplevering nieuwbouw. Extra kosten in geval van ruimtegebrek (bij door groeien van de gemeentelijke organisatie). Mogelijk noodzakelijke herstelkosten van omliggende wegen en gebied als gevolg van schade veroorzaakt door bouwverkeer. Tegenvallende huisvestingskosten UWV (doordat de onderhandelingen nog niet zijn afgerond). Het risico dat de dubbele exploitatiekosten voor de eerste 3 maanden van 2013 niet binnen de begroting 2013 zijn op te vangen. Om de mogelijke risico s te kunnen opvangen is enerzijds in de investeringsraming een post van 10% van de bouwsom voor onvoorzien opgenomen, anderzijds wordt voorgesteld de projectgroep op te dragen de risico s te monitoren en zonodig vroegtijdig maatregelen te treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen. Daarnaast zal tijdig gerapporteerd worden over het optreden van calamiteiten of het zich voordoen van substantiele tegenvallers. Financiële toelichting In de tabellen op volgende pagina s wordt een financiële toelichting op de kosten voor huisvesting gegeven.
Kostenraming herhuisvesting ambtenaren ructurele kosructuele kosten: Investeringen jaarlasten Stichtingskosten nieuw stadskantoor + parkeergarage (100 p.p.) 23.889.598 1.671.326 Aanpassingen aan stadhuis 7.890.922 641.405 conform raming ABC MG d.d. 24-9-'08 conform raming ABC MG d.d. 24-9-'08 conform opgave Lange Wemen Grondkosten 4.656.475 256.106 Meubilair, aanvullend benodigd op reeds beschikbare kredieten 1.300.000 158.167 Subsidies energetische maatregelen -75.000-4.674 stelpost (niet onderbouwd) 2.722.331 Vrijval begrotingspost "huur huidig stadskantoor" in 2013-1.630.966 geïndexeerd naar 2013 Subtotaal 1.091.365 overige mutaties in exploitatielasten als gevolg van nieuwbouw -77.940 Per saldo: kostenstijging 37.661.995 1.013.425 Extra huisvestingskosten 130 SZWmedewerkers in UWV-gebouw verschuldigde huur 287.500 exploitatielasten 209.647 Extra investeringen in UWV-gebouw (geschat) 1.190.000 88.714 585.861 Over de werkelijk te betalen huur en exploitatielasten dient nog met het UWV te worden onderhandeld. (is gebaseerd op afschrijving in 25 jaar) Per saldo structurele kostenstijging t.o.v. huidige begroting: 1.599.285 Oplossing parkeerproblematiek is P.M. Is hier slechts voor 100 parkeerplekken financieel gekwantificeerd. De oplossing zal worden verwoord in een mobiliteitsplan. De kosten vormen een onderdeel van nog te formuleren personeelsbeleid. Eenmalige kosten en baten: Boekwinst oude stadskantoor, welke ten gunste van dit huisvestingsproject kan worden gebracht *) -1.200.000 doteren aan reserve ARI Boekwinst op verkoop koopoptie huidig stadskantoor **) -1.100.000 doteren aan reserve ARI Verhuiskosten ***) 600.000 onttrekken aan reserve ARI Interne uren projectleider + ondersteuning tbv herhuisvesting ***) 670.000 onttrekken aan reserve ARI Per saldo gestort in de bestemmingsreserve ARI: -1.030.000 ad. *) Binnen de grondexploitatie is er een boekwinst op het voormalige stadskantoor Thiemsbrug. Grondzaken is bereid deze bate in te zetten ten behoeve van het project herhuisvesting ambtenaren. ad. **) Het pand Hazenweg kan in 2013 worden gekocht voor een vaste prijs van 12.950.000. Indien de gemeente geen gebruik maakt van deze optie tot koop zal worden geprobeerd om deze optie met winst door te verkopen aan een derde partij. Vooralsnog wordt ingeschat dat hierop 1.100.000 winst kan worden behaald, welke vervolgens wordt gestort in de reserve ARI. ad. ***) Deze kosten zijn niet inbegrepen bij de investeringsraming van ABC Managementgroep.
Eenmalig te dekken kosten achterstallig groot onderhoud stadhuis: Het huidige stadhuis vertoont een aantal technische gebreken die verholpen moeten worden om de kwaliteit van het gebouw in stand te houden. Met dit advies wordt voorgesteld om gelijktijdig met de dekking van de kosten voor herhuisvesting ambtenaren de financiële dekking van deze kosten te regelen. De minimale aanpassingen die op korte termijn uitgevoerd dienen te worden zijn: kosten te dekken uit nog te dekken Renovatie stadhuis onderh.f.gebouwen asbestsanering 400.000 400.000 Renovatie statietrap 100.000 100.000 vervanging dakbedekking: goten+dakbedekking 550.000 396.000 154.000 herstel gevelmetselwerk 575.000 100.000 475.000 huur steigerwerk 200.000 200.000 verwijderen leidingen archief 30.000 30.000 noodstroomvoorziening 295.000 295.000 2.150.000 596.000 1.554.000 De dekking van deze kosten kan alsvolgt worden geregeld: Deze kosten kunnen voor een bedrag van 600.000 worden gedekt uit de in de Beleidsbegroting 2009-2012 opgenomen en inmiddels uitgewerkte efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor van 200.000 per jaar, voor de jaren 2009 t/m 2011: 3 x 200.000 = 600.000. Doordat per saldo voor eenmalige kosten en baten 1.030.000 in de reserve ARI is gestort kunnen de resterende kosten voor groot onderhoud ad 954.000 aan de reserve ARI worden onttrokken. Overige eenmalig te dekken kosten: Naar verwachting zal de verbouwing van het stadhuis in 2011 kunnen worden afgerond, zodat de extra kapitaallasten hiervan ( 641.405) vanaf 2012 t.l.v. de exploitatie komen. Voor de dekking van deze kosten is nog eenmalig 200.000 beschikbaar uit de efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor (jaarschijf 2012). Voor het resterende tekort wordt voorgesteld deze kosten, vooruitlopend op de structurele dekking vanaf 2013, te dekken uit de reserve ARI. In 2013 worden voor de periode 1 jan. tot 1 april dubbele lasten voorzien, enerzijds de kapitaallasten over de investeringen en anderzijds de nog te betalen huur over 3 maanden. Voorgesteld wordt voor 2013 eenmalig deze dubbele lasten over 3 maanden ter grootte van 407.742 in de begroting in te bouwen. Gehanteerde financiële parameters: * rentepercentage: 5,5% (conform Beleidsbegroting en meerjarige verwachting) * de afschrijvingen zijn gebaseerd op de juiste afschrijvingstermijnen (conform gemeentelijk afschrijvingsbeleid); afschrijving o.b.v. annuiteïten is in afwijking van van het gemeentelijk afschrijvingsbeleid, maar wordt toegepast om de kapitaallasten de eerste jaren te drukken. Bij lineaire afschrijving zouden de kapitaallasten de eerste jaren substantieel hoger zijn. De raad dient expliciet goedkeuring te verlenen aan deze afwijking van het afschrijvingsbeleid. * afschrijvingen meubilair: lineair * stadskantoor: 8.535 m2 b.v.o. (473 werkplekken) * verbouw stadhuis: 6.770 m2 b.v.o. (110 werkplekken) * grondprijs gebaseerd op 11.500 m2
Dekking kosten herhuisvesting: De benodigde financiële dekking voor de extra kapitaallasten en exploitatielasten ad 1.599.285 alsvolgt regelen: * Voor de benodigde investeringen voor de verbouwing van het stadhuis en de nieuwbouw van het stadskantoor een krediet van 37.661.995 verstrekken. * De structurele lasten dekken uit het bedrag van 1,4 miljoen dat vanaf 2013 reeds structureel in de Bestemmingsreserve ARI is ingebouwd voor het stadskantoor en stadhuis. Het restant dekken uit de 200.000 welke beschikbaar is uit de uitgewerkte efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor. * De boekwinst op het oude stadskantoor (Thiemsbrug) ad 1.200.000 en de verwachte boekwinst op de verkoop van de koopoptie van het huidige stadskantoor ad 1.100.000 doteren aan de reserve ARI. * Voor de verhuiskosten 600.000 en voor interne uren projectleider (+ ondersteuning) 670.000 beschikbaar te stellen en deze bedragen onttrekken aan de reserve ARI. * De kosten voor achterstallig groot onderhoud aan het stadhuis ad 1.554.000 dekken uit de efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor ad 200.000 voor de jaren 2009 t/m 2011 (3 x 200.000) en het saldo ad 954.000 onttrekken aan de reserve ARI. * De extra kapitaallasten van het verbouwde stadhuis ad 641.405 in 2012 voor een bedrag van 200.000 dekken uit de efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor (jaarschijf 2012) en het restant ad 441.405 dekken uit de reserve ARI (vooruitlopend op de structurele dekking vanaf 2013). * In 2013 eenmalig de dubbele exploitatielasten voor de periode 1 jan. tot 1 april ter grootte van 407.742 in de begroting in te bouwen. Met dit advies is per saldo ten behoeve van de herhuisvesting 365.405 extra onttrokken aan de reserve ARI. Alternatieven: Ten behoeve van een integrale afweging van de huisvestingsproblematiek zijn een 2-tal mogelijke alternatieven uitgewerkt (globaal), te weten: 1. geen nieuwbouw, maar aankoop pand Hazenweg 2. minimumvariant herontwikkeling oude stadskantoor, ofwel terug naar de binnenstad, maar dan intrekken in een gerenoveerd oud stadskantoor (voor hooguit 10 jaar) De structurele kostenuitzetting t.o.v. de huidige begroting zijn bij deze alternatieven alsvolgt: alternatief 1: 463.486 alternatief 2: 1.124.713
COMMUNICATIE EN INSPRAAK Voor de samenstelling van het Programma van Eisen was het verkrijgen van informatie èn het creëren van draagvlak binnen de gemeentelijke organisatie van belang. De breed opgezette organisatiestructuur met onder andere meerdere werkgroepen, heeft ervoor gezorgd dat verschillende medewerkers verspreid over de hele organisatie bij de totstandkoming van dit Programma van Eisen betrokken zijn. Daartoe is ingezet op het organiseren, voorbereiden en uitwerken van interviews met medewerkers op sleutelposities binnen de organisatie. Uit deze interviews kwamen opvattingen, wensen en concrete zaken naar voren. In totaal zijn door ABC MG 24 personen individueel geïnterviewd. Er zijn werkgroepen ingesteld die advies hebben gegeven over de onderwerpen werkplekconcept, mobiliteit, publieksplein en huisvesting-raad. Het kernteam heeft de adviezen gebruikt in haar overweging maar is op een aantal punten ook afgeweken van deze adviezen. In bijlage 1 van het PvE Huisvesting is het complete advies van de werkgroepen terug te vinden. In het Programma van Eisen zijn de keuzes van het kernteam verwoord. Met de Ondernemings Raad (OR) Huisvestingscommissie, het Sector Managers Overleg (SMO) en de deskundigengroep is van gedachten gewisseld over de voortgang van het project. Ten slotte is een aantal keren op Intranet gepubliceerd over de voortgang van het project onder de noemer hoe ziet jouw werkplek er in 2013 uit? De Ondernemingsraad is gevraagd een advies uit te brengen over het PvE voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Ten tijde van het opstellen van dit voorstel lag er nog geen definitief advies. Mondeling heeft de OR aangegeven positief te zullen adviseren. Het positief advies wordt gegeven onder voorbehoud van een aantal voorwaarden, die pas ingevuld kunnen worden in het vervolgtraject. De OR zal daarbij worden betrokken. VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN Voor de verbouwing van het Stadhuis is de gemeente opdrachtgever. In opdracht van de gemeente zal in eerste instantie een ontwerp worden opgesteld. Oplevering van de de verbouwing zal, naar verwachting begin 2012 plaatsvinden. Voor de ontwikkeling van het bouwvolume waarin het nieuwe stadskantoor is opgenomen, zal de gemeente gedeeld opdrachtgever worden. De gemeente zal hiertoe een realisatieovereenkomst aangaan met andere partijen. Ook hier geld dat in eerste instantie een ontwerp wordt opgesteld. Om de realisatie van het stadskantoor per 1 januari 2013, zal besluitvorming over het PvE nu moeten plaatsvinden.
VOORSTEL AAN DE RAAD Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Het Programma van Eisen voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie vast te stellen. 2. In te stemmen met: a. De oplevering van het nieuwe stadskantoor vóór 1 januari 2013 b. Het verstrekken van een krediet van 37.661.995 voor de verbouwing van het stadhuis en de nieuwbouw van een stadskantoor. c. In afwijking van het door Raad vastgestelde beleidskader waarderen en afschrijven activa (om in principe lineair af te schrijven) in dit specifieke geval voor de bouwkosten kiezen voor de annuïtaire afschrijving. d. De optie tot koop van het huidige stadskantoor doorverkopen aan een derde partij als hierop boekwinst kan worden behaald. e. De benodigde financiële dekking voor de extra kapitaallasten en exploitatielasten als volgt te regelen: De strucurele lasten ad 1.599.285 dekken uit het bedrag van 1,4 miljoen dat vanaf 2013 reeds structureel in de Bestemmingsreserve ARI is ingebouwd. Het restant dekken uit de 200.000 welke beschikbaar is uit de uitgewerkte efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor (vanaf jaarschijf 2013). De boekwinst op het oude stadskantoor (Thiemsbrug) ad 1.200.000 en de verwachte boekwinst op de verkoop van de koopoptie van het huidige stadskantoor ad 1.100.000 doteren aan de reserve ARI. Voor de verhuiskosten 600.000 en voor interne uren projectleider (incl. ondersteuning) 670.000 beschikbaar stellen en deze bedragen onttrekken aan de reserve ARI. De kosten voor achterstallig groot onderhoud aan het stadhuis ad 1.554.000 dekken uit de uitgewerkte efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor ad 200.000 voor de jaren 2009 t/m 2011 (3 x 200.000) en het saldo ad 954.000 onttrekken aan de reserve ARI. De kapitaallasten ad 641.405 van het verbouwde stadhuis, dat in 2011 wordt opgeleverd, in 2012 voor een bedrag van 200.000 dekken uit de efficiëncytaakstelling voor herlocatie stadskantoor (jaarschijf 2012) en het restant ad 441.405 dekken uit de reserve ARI (vooruitlopend op de structurele dekking vanaf 2013). In 2013 de dubbele huisvestingslasten (kapitaallasten nieuwbouw en huur oude stadskantoor) voor de periode 1 jan. tot 1 april ter grootte van 407.742 in de begroting in te bouwen. 3. De projectgroep huisvesting gemeentelijke organisatie (kernteam) opdracht te geven de risico s te monitoren en zonodig vroegtijdig maatregelen te treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen. Bij het optreden van calamiteiten of het zich voordoen van substantiële tegenvallers hierover tussentijds rapporteren via de jaarlijkse maraps/beraps, resp. jaarrekeningen. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN HENGELO, De secretaris De burgemeester