Greep op risico s Iedere organisatie loopt risico s. Het is de kunst die te onderkennen en te beheersen. En dat is precies het doel van de mededeling over de bedrijfsvoering kortweg: MOB. 1
Waarom? Risico s kunnen de uitvoering en realisatie van het beleid in de weg staan. Met als gevolg kwaliteitsverlies en onnodige kosten. Of zelfs het volledig uitvallen van één of meer functionaliteiten van de organisatie. Binnen het bedrijfsleven is hiervoor al langere tijd aandacht. Dit heeft o.a. geleid tot de Code Tabaksblat, waarin risicomanagement een duidelijke plaats heeft gekregen. En binnen onze eigen gemeente is onlangs het onderzoeksrapport Lemstra verschenen. Eén van de aanbevelingen in dit rapport is om meer en gestructureerd aandacht te besteden aan risicoanalyse en risicomanagement. 3
De MOB speelt precies daarop in. Door u handvatten te bieden om risico s en het gewicht daarvan duidelijk in kaart te brengen. Dit inzicht biedt u keuzemogelijkheden om risico s te beheersen. De resultaten van de MOB worden vanaf 2006 een vast onderdeel van het jaarlijkse managementcontract dat uw directeur met het College afsluit. Maar let op: het opstellen van een MOB is een cyclisch traject, dat tijd vraagt. Het is dus zeker niet te vroeg als u nú al de eerste stappen zet. Welke risico s? Risico s doen zich voor op alle fronten: in de organisatie, bij de levering van producten en diensten en in de samenwerking met externe partners. In de vorm van ziekteverzuim, gebrek aan efficiency, fouten in de budgettering of in de financiële verslaglegging en - bijvoorbeeld - fraude. Maar ook contracten, debiteuren, wijzigingen in wet- en regelgeving, de kwaliteit van de in- en externe communicatie, het haperen van logistieke ketens en milieu-aspecten herbergen risico s. 4
Zelf doen De aard en de zwaarte van risico s zijn voor alle diensten anders. Waar in de ene dienst de effi ciency extra aandacht vraagt, zal een andere dienst logistieke ketens of de communicatie zwaarder (moeten) laten wegen. Daarom stelt iedere dienst zijn eigen MOB op. Met eígen mensen, gebaseerd op hún visie en praktische ervaringen. Maar wel ondersteund met draaiboeken voor workshops en de praktijk van mensen die hiermee inmiddels ervaring opdeden. In andere organisaties of bij de pilots die al bij een aantal diensten lopen. Cyclisch verbeteren De MOB is géén momentopname, maar een instrument waarmee uw dienst greep op risico s krijgt. En houdt. In 2005 wordt daarvoor de basis gelegd. Met een inventarisatie van de risico s en voorstellen voor verbetering. Door het jaar heen worden de maatregelen uitgevoerd, de verbeteringen geïnventariseerd en de resultaten vastgelegd. 5
Dat wordt in het derde kwartaal uitgewerkt tot een nieuw document met de geboekte resultaten. Pas dan is sprake van een échte MOB: gebaseerd op een uitgangspositie, maatregelen, geboekte resultaten en punten van aandacht. Die wordt opgenomen in het managementcontract voor het komende jaar. In deze brochure treft u een aantal tips aan rond de aanpak, realisatie en het bijhouden van uw MOB. Hoewel uw dienst zélf verantwoordelijk is voor de samenstelling van een MOB, is er natuurlijk ondersteuning. Het aanspreekpunt daarvoor is de directie Middelen en Control van de Bestuursdienst Rotterdam, die voor vragen, suggesties en opmerkingen een apart e-mailadres heeft geopend: infomob@bsd.rotterdam.nl. 6
De meerwaarde van de MOB Systematische aanpak Alle risico s gewogen Gerichte maatregelen, optimaal resultaat Betrokkenen uit alle niveaus leveren een breed draagvlak Jaarlijkse cyclus: instrument voor controle en sturing. In vier stappen Het samenstellen van de MOB komt in vier stappen tot stand: Keuze van de risico s uit het model Workshops: - risico s wegen - risico s onderzoeken: oorzaak en gevolg Vastleggen van de geboekte resultaten Uitvoeren verbeteracties 7
Rotterdamse risicotaal Om Babylonische spraakverwarringen te voorkomen, heeft Rotterdam één risicotaal ontwikkeld. Dat geeft eenheid in de benoeming van risicofactoren, zodat resultaten onderling kunnen worden vergeleken en uitgewisseld. De Rotterdamse risicotaal kent 92 risicofactoren die zijn onderverdeeld in de INK organisatiegebieden; dit model is voor alle diensten beschikbaar. Stap 1 Keuze van risico s uit het model Iedere dienst bepaalt zélf welke producten en diensten risico s herbergen, en welke risico s dat zijn. Soms is dat direct duidelijk, in andere gevallen is onderzoek nodig. Daarvoor zijn geen opgelegde criteria. Samen met de direct betrokkenen maakt u daarvoor eerst zelf de keuzes: welke risico s zijn een bedreiging, en welke zijn in control of minder gevaarlijk. Om van de MOB geen papieren tijger te maken, moet het aantal op te 8
nemen risico s worden beperkt. Een workshop helpt u bij het vaststellen van de risico s die er écht toe doen. Stap 2 Workshops Het vaststellen van de zwaarte van risico s is geen zaak die achter het bureau wordt gedaan. De meningen en visies van alle betrokkenen op alle niveaus zijn daarvoor van belang. In een open discussie moet worden vastgesteld wélke risico s de MOB zullen halen en welke factoren die risico s veroorzaken. Workshops zijn daarvoor een goede hulp. Met 10 tot 15 mensen wordt daar ondersteund door beschikbare hulpmiddelen gericht gewerkt aan concrete conclusies. 9
Risico s wegen Om te bepalen of een risico wél of niet relevant is, is een handig instrument beschikbaar: een PC met stemkastjes. Tijdens de workshopdiscussie geven de deelnemers via het stemkastje aan welke zwaarte ze aan een risico toekennen en een inschatting van de kans dat het gevaar zich ook daadwerkelijk zal voordoen. Op een projectiescherm is te zien hoe de verschillende risico s scoren. Deze risicokaart wordt steeds gedetailleerder naarmate de discussie vordert, waarbij de plaats die risico s op de kaart innemen duidelijk aangeeft waar de prioriteiten moeten liggen. Risicokaart Hoog Impact Imago Concurrentie Fraude Integriteit systemen Toegang IT-systemen Human Resources Veiligheid Communicatie Klanttevredenheid Procesefficiency Wet- en Regelgeving Liquiditeit Outsourcing Laag Laag Waarschijnlijkheid Hoog 10
Risico s onderzoeken: oorzaak en gevolg Uit de risico s die wat betreft zwaarte en kans het hoogste scoren, wordt een aantal geselecteerd als onderwerp voor een tweede workshop, waar de oorzaken in kaart worden gebracht. Ook daarvoor is een gestructureerde methode (mindmapping) beschikbaar, die resulteert in een duidelijk overzicht van oorzaak en gevolg. Voorbeeld risico-onderzoek Mismatch tussen processen en structuur Planning & werkvoorbereiding Inzet personeel en materieel Ad hoc planning Gebrek aan procedures Mismatch tussen structuur en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Onduidelijke organisatiestructuur Procesefficiency Arbeidsvoorwaarden schieten tekort om goede mensen aan te trekken Gebrek aan inzicht in capaciteitsbehoefte (manuren) Gebrek aan informatie Geen nacalculatie Geen (geautomatiseerd) planningssysteem Gebrekkige administratie Geen formele procedure Ontbreken trainingsprogramma Beperkt opleidingsbudget Onduidelijk functieprofiel Opleidingsniveau medewerkers 11
Tips: Betrokkenheid van en afstemming met het managementteam van de dienst zijn belangrijke succesfactoren voor het bepalen, onderzoeken en beheersen van risico s Schenk aandacht aan het borgen van de verbeteracties, maak een afdeling of een sleutelfunctionaris daarvoor verantwoordelijk Samenstelling van deelnemers aan de workshops verschilt per dienst, kies voor een spreiding van medewerkers uit diverse werkvelden/afdelingen Deelnemers aan de workshops hebben inzicht in het producten- en dienstenpakket. Stap 3 Vastleggen resultaten (de MOB) Na de twee workshops is duidelijk welke risico s het aanpakken waard zijn, inclusief hun oorzaken. Volgens een vaste formule worden die op een overzicht geplaatst. Symbolen geven de status aan, variërend van werk aan de winkel tot onder controle. 12
Dit schema wordt voorzien van een toelichting, met de te nemen maatregelen voor verbetering. Voorbeeld visualisering MOB Externe risico's Relatie met belanghebbende Nieuwe wet- en regelgeving Politieke signatuur en structuur lokale overheid Leiderschap & Cultuur Medewerkers Kwaliteit personeel Arbeidsomstandigheden Processen Leiderschapsstijl Organisatiestructuur FINANCIEELEL Contractering Apparaatkosten Middelen Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden Beleidshaalbaar-albaarheid Strategie & Beleid Managementrapportage Beleidsvorming Verantwoordingsrapportage ICT Aansluiting infrastructuur ketenpartners Toegang Uitbesteding Interne comm. & samenwerking Naleving weten regelgeving Liquiditeitrisico 13
Stap 4 Uitvoeren verbeteracties Werk aan de winkel Tijdens het jaar worden binnen de dienst de voorgestelde verbetermaatregelen uitgevoerd. Door het jaar Intern wordt gerapporteerd over de voortgang: welke resultaten zijn er geboekt en hoe de risicofactoren daardoor worden gewijzigd. Door het jaar heen houdt u een actueel overzicht van de gang van zaken, terwijl stapsgewijs de eerste MOB ontstaat: de combinatie van het basisdocument met de daarop volgende voortgangsrapportages. Het mes snijdt daarbij aan twee kanten. Want deze cyclische werkwijze geeft niet alleen greep op risico s, maar levert óók het juiste document op om in het derde kwartaal de risicobeheersing naar behoren aan het College te rapporteren. 14
Nu beginnen Het College heeft vastgesteld dat alle diensten begin 2006 een MOB moeten leveren, als onderdeel van het managementcontract voor 2006. De basis daarvoor moet al snel worden gelegd. Want daarná is nog een jaar nodig om die te completeren tot een MOB. De eerste stappen moeten dus nú worden gezet. Het opstellen van het basisdocument en het daaraan toevoegen van tussentijdse voortgangsrapportages is de verantwoordelijkheid van uw dienst. U staat daarbij niet alleen. Want er is een ruim instrumentarium beschikbaar, waarmee een aantal diensten als pilot al ervaring hebben opgedaan. 15
Contact De directie Middelen en Control van de Bestuursdienst Rotterdam verstrekt u graag informatie. Bel daarvoor 010 4 17 34 19, of stel uw vraag per e-mail: infomob@bsd.rotterdam.nl. U kunt hier de volgende documentatie aanvragen: - het visiedocument - de Rotterdamse Risicotaal - het plan van aanpak MOB. Ook de Servicedienst Rotterdam staat u graag terzijde. Uw vragen over ondersteuning van het proces en workshops binnen uw dienst kunt u stellen aan Sabina Flores Ibanez - Oulham van de RotterdamAcademie, telefonisch te bereiken via telefoonnummer 010-892 6624, of via email: s.flores@servicedienst.rotterdam.nl. 16