Raadsinformatiebrief B&W vergadering 3 mei 2011 Steller : Jankees Salverda Telefoonnummer: (0343) 565681 E-mailadres : j.c.salverda@heuvelrug.nl Onderwerp : Voortgang ontwikkelingen exploitatie en beheer van Sport- en Cultuurcentrum De Binder in Leersum en Sporthal Steinheim in Doorn Geachte leden van de raad, Graag informeren wij u over het volgende. 1 Inleiding Met deze Raadsinformatiebrief brengen wij u op de hoogte van ons voornemen om de exploitatie en het beheer van De Binder aan te besteden en te gunnen aan een partij die goed in staat is de maatschappelijke functie van het gebouw uit te bouwen, rendabeler gebruik ervan te realiseren en de horeca op een winstgevende manier te exploiteren. Samenwerking met maatschappelijke organisaties in de dorpen wordt hierbij op prijs gesteld. Een combinatie met de exploitatie en het beheer van Sporthal Steinheim is hierbij niet vereist maar kan zowel voor de gemeente als de potentiële exploitant een voordeel zijn. Ook al omdat er mogelijk voor potentiële exploitanten interessante combinaties te maken zijn. Tenslotte wordt u aan het eind van deze Raadsinformatiebrief nog op de hoogte gebracht van enkele ontwikkelingen rond Cultuurhuis Pléiade in Doorn. De Binder In Sport- en Cultuurcentrum De Binder in Leersum is sinds het gebouw vier jaar geleden open ging, de exploitatie en het beheer al op diverse manieren geregeld. Bewoners en gebruikers kregen regelmatig te maken met nieuwe gezichten. Dit leverde niet alleen een gebrek aan continuïteit op, maar ook onrust. Afgelopen zomer vertrok een beoogd onafhankelijk bestuur van De Binder, nog voor ze formeel aan hun taak begonnen. Op dit moment wordt de horeca-exploitatie en het beheer opgelost met een tijdelijke inhuurkracht. Deze wordt ondersteund door uitzendkrachten. Voor de gemeente is dit een te kostbare exploitatievorm.
Daarnaast speelt de vraag of het zelf exploiteren van een Cultuurhuis een kerntaak van een gemeente is. Het is dus van belang dat er snel een goede oplossing wordt gevonden die binnen de gemeentebegroting past en de maatschappelijke functie van De Binder zoveel mogelijk behoudt en zelfs versterkt. Deze oplossing zal duurzaam moeten zijn en gedurende een reeks van jaren in stand kunnen blijven. Steinheim Sporthal Steinheim in Doorn is primair een sporthal en geen cultuurhuis, maar ook het beheer van dat gebouw is duur. Een combinatie met de exploitatie en het beheer van Sporthal Steinheim en Sport- en Cultuurcentrum De Binder is niet vereist, maar kan zowel voor de gemeente als de potentiële exploitant voordeel opleveren. De horeca-exploitatie van Steinheim loopt nu goed. De horeca-exploitatie wordt op dit moment door een exploitant voor eigen risico gedaan en er wordt geen huur betaald aan de gemeente. De beheerder van Steinheim is een gemeenteambtenaar, hij wordt ondersteund door uitzendkrachten. Die ambtenaar heeft hier een full time baan aan. Hierbij is de vraag of dit op de lange duur een wenselijke situatie is, bijvoorbeeld in het licht van de kerntakendiscussie. De kosten van de huidige oplossing zijn hoog. 2 Kern Er is gebleken dat beheer en exploitatie van cultuurhuizen niet eenvoudig is. Overal in het land kampen cultuurhuizen en multifunctionele accommodaties met problemen. Het recept dat tot succes leidt is nog niet gevonden. Onderzoek provincie De provincie Utrecht heeft inmiddels besloten het subsidiebeleid voor het opzetten van cultuurhuizen te beëindigen. Als slotactiviteit is gekozen voor een omvangrijk onderzoek naar aspecten als beheer en exploitatie van cultuurhuizen en de samenwerking van partijen. Hieruit moeten 'best practices' worden gedestilleerd die gekopieerd kunnen worden in de provincie. Dit onderzoek is recent gestart en de ervaringen van onze beide bestaande cultuurhuizen zullen hierin uitgebreid worden geanalyseerd. Het project zal niet ophouden bij het onderzoek, maar er zullen ook concrete aanbevelingen komen. De provincie biedt wellicht ook de mogelijkheid die aanbevelingen uit te voeren. Wij vinden het niet verstandig om op de uitkomst van dit provinciale project te wachten met de aanbesteding of met een andere oplossing omdat de problematiek van De Binder nu een oplossing vereist. Aanbesteden concessie Het aanbesteden van de concessie voor exploitatie en beheer van De Binder lijkt een goede oplossing als partijen bereid zijn dit te doen zonder financieel al te sterk op de gemeente te leunen. Niet alleen wordt op deze manier een stabiele situatie bereikt waarin de gemeente op afstand staat, ook krijgen bijvoorbeeld gemeentelijke medewerkers die nu veel tijd kwijt zijn aan De Binder tijd voor andere zaken. In de huidige situatie heeft de gemeente veel petten op in De Binder. Zo is ze eigenaar van het gebouw, verhuurder van een aantal ruimten, exploitant van de horeca en beheerder van het gebouw, subsidiegever van veel bewoners en gebruikers en vergunningverlener voor veel van de activiteiten. Bovendien moet er nog een bouwkundig probleem worden opgelost. Het lijkt er op dat er hierdoor voor alles direct naar de gemeente gekeken wordt.
Het is een voorwaarde voor partijen die in aanmerking willen komen voor exploitatie en beheer dat ze blijk hebben gegeven van een zekere maatschappelijke betrokkenheid. Dit voorkomt dat De Binder een regulier commercieel horecabedrijf wordt. Geïnteresseerde partijen Een verkenning heeft opgeleverd dat er in ieder geval partijen zijn die (zeer) geïnteresseerd zijn in de exploitatie en het beheer. Daarnaast zijn er partijen die graag in aanmerking komen voor een uitnodiging, maar waarvan nog niet zeker is of ze zullen mee doen aan een aanbesteding. Ook is een aantal personen en verenigingen bereid om (deel) taken te gaan doen, maar niet bereid of in staat de hele exploitatie voor eigen rekening te nemen. Geïnteresseerde partijen zijn in sommige gevallen bereid met deze personen samen te werken. Toekomstige exploitant De toekomstige exploitant zal zich moeten houden aan afspraken die in het verleden met de bewoners en de gebruikers van De Binder en Steinheim zijn gemaakt. Zoals de huurtariefafspraken met sportverenigingen en het tarief dat wordt berekend aan verenigingen uit de gemeente. Ook zal de exploitant bij de aanbesteding een visie moeten hebben op het stimuleren van de samenwerking tussen de bewoners en het organiseren van evenementen met een maatschappelijk nut. Daarnaast zal de exploitant binnen bestaande en te stellen grenzen de vrijheid krijgen om andere evenementen te organiseren en de verhuur van ruimtes te optimaliseren door verhuur van ruimten aan marktpartijen en sportclubs van buiten de regio. Met het oog op ervaringen uit het verleden zal de exploitant/beheerder een visie moeten hebben op onder meer de openingstijden, de samenwerking met de gemeente, de samenwerking met de bewoners, het omgaan met diverse groepen gebruikers en het bijsturen op basis van te verzamelen gegevens. Bij de aanbesteding kan de exploitant zich onder andere onderscheiden door ervaring op het gebied van vastgoedbeheer, horeca en in het maatschappelijk veld. Ook de bereidheid om samen te werken met vrijwilligersorganisaties, de inzet van werknemers uit de sociale werkvoorziening en inspanningen op het gebied van duurzaamheid, zijn een aanbeveling. De gemeente blijft eigenaar van de gebouwen en daarmee verantwoordelijk voor het groot onderhoud. Concurrentiegerichte dialoog Het college kiest voor een aanbesteding via een concurrentiegerichte dialoog. De concurrentiegerichte dialoog is een aanbestedingsvorm waarbij een aantal potentiële exploitanten op basis van een beperkt overzicht van basiseisen wordt uitgenodigd om met de gemeente en belanghebbenden een dialoog aan te gaan over de exploitatie. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld bewoners (van De Binder) en gebruikers (van De Binder en Steinheim). In deze dialoog wordt onder andere van gedachte gewisseld over de wederzijdse ideeën zodat het aanbod goed past bij de vraag. Een exploitant kan bijvoorbeeld toetsen hoe het draagvlak is voor kortere openingstijden, als die gecompenseerd worden door interessante plannen voor nieuwe activiteiten. Op basis van deze sessie(s) wordt een nota van inlichtingen opgesteld en een definitief programma van eisen gemaakt. Op basis hiervan kunnen exploitanten een aanbod doen waarin ze bijvoorbeeld referentieprojecten opgeven.
Uit de diverse aanbiedingen wordt een exploitant gekozen op basis van selectiecriteria, eventueel na een ronde van presentaties van de aanbiedingen. Uiteindelijk worden in een laatste stap concrete afspraken op papier gemaakt en wordt een overdracht voorbereid. Financiële aspecten Voor beide accommodaties samen is op dit moment structureel in totaal 84.000 in de gemeentebegroting opgenomen. Ruim 40.000 voor De Binder en een kleine 44.000 voor Steinheim. Dit is de maximale ruimte die de gemeente heeft om exploitatie en beheer te ondersteunen. Gezien de financiële omstandigheden kan hiervoor niet meer geld uitgetrokken worden. Enerzijds krijgt de exploitant bij een gecombineerde concessieverlening dus maximaal 84.000 anderzijds kan de gemeente daarmee ook specifieke voorwaarden stellen. Er ontstaat een vorm van Publiek Private Samenwerking. Het is vooral de vraag wat een exploitant (binnen te stellen kaders in de aanbestedingsdocumenten) kan doen voor het bedrag in plaats van een vraag voor welk bedrag een exploitant een gedetailleerd programma van eisen van de gemeente kan uitvoeren. We zijn van plan om de gemeentelijke bijdrage aan de culturele programmering (voor het seizoen 2011-2012 is dat 37.000 voor cultuurhuis Pléiade en De Binder gezamenlijk) niet beschikbaar te stellen aan de exploitant(en) maar bij de regiobibliotheek ZOUT te laten. Hiervoor geldt een aparte aanbestedingsprocedure en de resultaten zijn goed. Als de nieuwe exploitant in het kader van zijn aanbod daarnaast culturele activiteiten wil ontplooien, is hij vrij dat op eigen risico te doen in nauw overleg met de regiobibliotheek. Doorlopende exploitatie De aanbestedingsprocedure zal ongeveer tot eind juni duren en daarna is een overgangsperiode nodig waarbinnen de nieuwe exploitant de exploitatie voorbereidt. Een indicatieve datum voor de start van de nieuwe exploitant/beheerder is 1 september. Tot die tijd zullen De Binder en Steinheim doordraaien op de huidige manier. Voor De Binder wordt hiervoor een incidenteel bedrag uitgetrokken uit bestaande budgetten. Omdat hier de rustige zomerperiode met lagere personeelskosten in valt, is 25.000 voldoende. Voor sporthal Steinheim speelt deze situatie minder omdat bij ongewijzigd beleid de horecaexploitatie en het beheer in principe gewoon doorlopen ondanks het exploitatietekort. Aanbesteding voorkomt dat hier een probleem ontstaat. Cultuurhuis Pléiade in Doorn Van de gelegenheid maken wij gebruik om u kort te informeren over de situatie in cultuurhuis Pléiade. Er is een aantal ontwikkelingen. Zo vertrekt een grote gebruiker (de welzijnsstichting Welnùh), willen enkele gebruikers meer of juist minder ruimte en is er een aantal nieuwe gegadigden om ruimte in het gebouw te huren. Daarnaast is het cultuurhuis nog in beeld als één van de locaties voor een nieuw jongerencentrum. Ook is het belangrijk om de markt te peilen en naar de ruimtebehoefte van de gemeentelijke organisatie zelf te kijken. Tenslotte vraagt ook de situatie van de Cantina aandacht. De ruimte wordt wel gebruikt, maar er is geen vaste horecaexploitant.
Om voor al deze ontwikkelingen een samenhangend beleid op te stellen wordt op korte termijn een visiedocument voor cultuurhuis Pléiade geschreven. Op basis hiervan kunnen beslissingen voor de toekomst worden genomen. De huidige bewoners van cultuurhuis Pléiade zullen hierbij als klankbord fungeren. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester, drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs