Raadsinformatiebrief B&W vergadering 20 oktober 2009

Transcriptie

1 Raadsinformatiebrief B&W vergadering 20 oktober 2009 Steller : T.P. van der Steen Telefoonnummer: adres : Terry.van.der.Steen@heuvelrug.nl Onderwerp : Samenwerking met de Stichting Cultuurhuis Geachte leden van de raad, Graag informeren wij u over het volgende. 1 Inleiding Sinds 2006 zitten wij als gemeente als een van de gebruikers in het cultuurhuis. Ten behoeve van het cultuurhuis is sinds maart 2008 de Stichting Cultuurhuis Doorn opgericht met als doel het ontwikkelen, beheren en exploiteren van het cultuurhuisconcept. Zij wil dit doel bereiken door onder meer het organiseren van activiteiten en aanbieden van culturele programma's. Tot op heden is er geen overeenkomst tussen de Stichting en de gemeente. Op 17 maart 2009 hebben wij besloten in te stemmen met het uitwerken van een exploitatieovereenkomst tussen Stichting Cultuurhuis Doorn en de gemeente. Tevens hebben wij besloten een rentedragende lening te verstrekken met een maximale terugbetaaltijd van 15 jaar. Via een wensen- en bedenkingenbrief bent u van dit voornemen op de hoogte gesteld en tijdens de vergadering van de commissie Samenleving van 6 april jl. heeft u aan ons hierover een aantal vragen gesteld. In de raadsvergadering van 23 april jl. heeft u de notitie Cultuurhuizenbeleid geamendeerd vastgesteld. De visie op de Cultuurhuizen wordt gewijzigd zodat - als randvoorwaarde aan de overeenkomsten tussen de gemeente en de lokale stichtingen wordt toegevoegd dat zij gezamenlijk, bij voorkeur in een platform, overeenstemming bereiken over de programmering met een dorpsoverstijgend karakter; - bij de uitwerking van voornoemde overeenkomst door de stichting Cultuurhuis Doorn wordt uitgegaan van de gemeente als bevoorrechte eerste gebruiker ten aanzien van de publieksloketten, de ruimten voor het gemeentebestuur, de raadszaal in het auditorium en de ruimten voor raadsfracties; - er tevoren vaststaat dat met twee tarieven wordt gewerkt, waardoor de activiteiten waarvoor het Cultuurhuis is bedoeld naar het Cultuurhuis worden gelokt met een lager tarief dan die voor de commerciële gebruikers;

2 - voor de indirecte financiële betrokkenheid van de gemeente bij de opzet en exploitatie van cultuurhuizen bij de begroting een budget wordt opgenomen, waarbinnen het college wordt opgedragen om de gebruikers van de cultuurhuizen volgens de vastgestelde visie te faciliteren. Het amendement werd aangenomen door de steun van VVD, CDA, SGP, SP en BVH. De gewijzigde visie op de Cultuurhuizen werd unaniem aangenomen. Met bovenstaand amendement op de achtergrond zijn gesprekken gestart over de exploitatieovereenkomst. 2 Kern De Stichting Cultuurhuis heeft om twee redenen als uitgangspunt voor de exploitatie van het Cultuurhuis gekozen voor een zakelijke benadering: 1. Zaalexploitatie op zich is geen culturele activiteit en behoort dus niet tot het subsidiedomein van het cultuurbeleid. 2. Een zakelijke benadering maakt het na enige tijd mogelijk te beoordelen of een sluitende/lonende exploitatie mogelijk is. De Stichting gaat er vanuit dat bij een exploitatie behoort dat: 1. alle gebruikers van de betrokken ruimtes betalen voor het gebruik van de zaal en de daarbij behorende faciliteiten (apparatuur, catering e.d.) op basis van marktconforme tarieven. 2. gegeven de doelstelling van de exploitatie (realisering van het cultuurhuisconcept) het de exploitant vrij staat kortingen te verlenen als dat dienstig is aan de realisering van het cultuurhuisconcept Om de Stichting bij de opstartperiode tegemoet te komen in de aanloopkosten en -verliezen hebben wij besloten hen een rentedragende lening van ,- beschikbaar te stellen die vanaf 2012 moet worden afgelost (in 15 jaar). De gemeente is participant/gebruiker van het Cultuurhuis en heeft zich in een samenwerkingsovereenkomst samen met de andere participanten/gebruikers verplicht tot het realiseren van het cultuurhuisconcept. Onderdeel van dat concept is het optimaal gebruik van de zogeheten multifunctionele ruimtes (medegebruik door andere participanten en verhuur aan derden) die, op het computerlokaal na, allen in gebruik zijn bij (gehuurd door) de gemeente. Het betreft het auditorium, de Cantina, de vergaderzaaltjes B016 en B017 en de centrale hal (voor zover dit het gemeentelijke deel betreft). Overigens de gemeente blijft eigenaar van gebouw en inventaris. Alle kosten voor reparatie, vervanging, onderhoud en afschrijving komen voor rekening van de gemeente. Door deze constructie is er in het cultuurhuis Pleiade een situatie ontstaan die wezenlijk verschilt van bijvoorbeeld het cultuurhuis De Binder waar de gemeente niet een van de gebruikers is. Het optimaal gebruik van de zogenaamde multifunctionele ruimte staat op gespannen voet met het aangenomen amendement door uw raad waarin gesproken wordt over de gemeente als

3 bevoorrechte eerste gebruiker (dit speelt overigens niet voor de publieksloketten of de ruimten voor het gemeentebestuur, want die vallen niet onder de noemer multifunctionele ruimten) Deze spanning wordt verwacht doordat de planning van de raad op een later tijdstip wordt vastgesteld dan het vastleggen van het cultuurprogramma in het auditorium. Tot voor kort werd gewerkt op basis van een pragmatische invulling waarbij De Stichting de haar beschikbaar gestelde ruimten volgens goed gebruik via de methode van optie(s) en reservering(en) met het principe wie het eerst komt, wie het eerst maalt verhuurt. Daarbij houdt de Stichting in goed overleg met de Griffie rekening met de gebruikelijke beschikbaarheid van het auditorium voor de raads- en commissievergaderingen, met inbegrip van de uitloopavond op de maandagavond volgend op de raadsvergadering. Verhuur van deze maandagavond vindt pas plaats na verkregen toestemming van de Griffie. Indien de Griffie van de optie/reservering voor deze avond geen gebruik maakt, is geen huur verschuldigd. De meer bevoorrechte positie van de gemeente kan volgens de Stichting niet omdat zij dan in haar mogelijkheid beperkt wordt de ruimten te verhuren aan derden. De Stichting Cultuurhuis loopt bij de uitvoering van haar cultuurhuisgedachte regelmatig aan tegen strijdige belangen van de participanten in het cultuurhuis. Zo kan de Cantina niet meer van buitenaf toegankelijk gemaakt worden voor publiek omdat de bibliotheek dan wil dat er extra detectiepoortjes worden geplaatst en wil de gemeente dat de hal van het cultuurhuis nog herkenbaar is voor de gemeente terwijl de Stichting een meer bij het cultuurhuisprogramma passende inrichting wil (foyer). Ook lopen wij in de dagelijkse praktijk tegen de beperkingen van deze afspraken aan. Zo zijn er in het afgelopen jaar discussies met een aantal organisaties geweest over het gebruik van bijvoorbeeld de Cantina en de rekening die zij daarvoor gepresenteerd krijgen. Als voorbeeld noemen wij de avondvierdaagse die graag de Cantina wilde gebruiken voor een gedeelte van haar activiteiten, maar daarvoor 200,- per dagdeel moeten betalen. Zij hebben daar het geld niet voor en moeten daarvoor dan weer een subsidieaanvraag indienen. Dit staat volgens ons haaks op de gedachte dat wij het Cultuurhuis Pléiade voor iedereen toegankelijk willen laten zijn: Ons gemeentehuis..ons huis van de gemeente. Bij de uitwerking van de exploitatieovereenkomst liepen we naast bovenstaande spanningen ook tegen een aantal andere, niet eerder naar voren gekomen problemen op. a. BTW en BTW-Compensatiefonds Het Cultuurhuis Pléiade in Doorn is in eerste instantie gebouwd voor de huisvesting van de toenmalige gemeente Doorn en enkele commerciële- en niet commerciële organisaties. Door de gemeentelijke herindeling en de vorming van de Gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft een wijziging plaatsgevonden in het te verwachten gebruik van het Cultuurhuis. Met deze wijziging is in de afspraken met de Belastingdienst geen rekening gehouden. De betaalde BTW voor de nieuwbouw van het Cultuurhuis Pléiade kan onder omstandigheden als voorbelasting (via de BTW-aangifte) worden teruggevorderd of worden opgevoerd als compensabele BTW (BTW-Compensatiefonds). De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft het gebouw op de volgende wijze in gebruik genomen: 1. Gebruik kantoorruimte door de gemeente zelf 2. Gebruik parkeergarage als openbare garage 3. Door verhuur aan derden: a. belaste verhuur (Bibliotheek, Cantina en VVV)

4 b. vrijgestelde verhuur (ABN-AMRO, Muziekschool, Welzijnsinstelling en Oudheidkamer). Voor het gebruik van de ruimten door de gemeente zelf bestaat het recht om de betaalde BTW te verrekenen via het BTW-Compensatiefonds. De mogelijkheid voor BTW-Compensatie bestaat ook voor de kosten van het openbare (gratis) parkeren in de parkeergarage. Door de verhuur aan derden wordt de gemeente aangemerkt als ondernemer in de zin van de BTW. De BTW is alleen terugvorderbaar als voldaan wordt aan de 90% norm. Dit betekent in de praktijk dat de huurder de over de huur te betalen BTW voor ten minste 90% als voorbelasting kan terugvorderen. Deze situatie doet zich bij het Cultuurhuis Pléiade voor bij de verhuur van de Bibliotheek en de VVV. Daarnaast is deze mogelijkheid ook van toepassing bij de eventuele verhuur van de Cantina indien voldaan wordt door de huurder aan het criterium van de 90%. Bij vrijgestelde huur is geen verrekening van de BTW mogelijk. Over de kosten die o.a. met de ABN-AMRO, Muziekschool, Welzijnsinstelling en Oudheidkamer te maken hebben is daarom geen BTW teruggevorderd. Bovenstaande uitgangspunten zijn van toepassing geweest op de verrekening met de Belastingdienst. Voor het gebruik van de kantoorruimten is 57,68% verrekend via het BCF. Het gaat hier om een bedrag van ,--. Voor het gebruik door de Bibliotheek, VVV en de Cantina is 27,24% verrekend via de BTW-aangifte. Per saldo gaat het om een bedrag van ,--. De BTW die betrekking heeft op het vrijgesteld gebruik is niet verrekenbaar. Het gaat dan om 15,08% van het BTW bedrag. Per saldo een bedrag van , -. Gevolgen BTW Stichting Cultuurhuis Bij de gevolgen voor de BTW is uitgegaan van het feit dat de gemeente een aantal ruimten om niet in gebruik geeft aan de Stichting Cultuurhuis. De Stichting verhuurt de ruimten dan weer aan de gemeente, de andere bewoners van het Cultuurhuis of derden. De inkomsten die de Stichting uit de verhuur ontvangt worden gebruikt om het culturele programma vorm te geven. Indien de gemeente een aantal ruimten om niet ter beschikking stelt aan de Stichting vervalt voor dit gedeelte de verrekening van de BTW via het BTW-Compensatiefonds. In de regelgeving is nadrukkelijk aangegeven dat geen compensatie kan plaatsvinden voor prestaties, die als de gemeente had opgetreden in de hoedanigheid van ondernemer, zouden zijn vrijgesteld. Dit omdat bij vrijgestelde verhuur als ondernemer tegen een vergoeding eveneens geen recht op aftrek van BTW bestaat. Wat zijn hiervan de financiële consequenties voor de gemeente Utrechtse Heuvelrug? De verrekening via het BCF heeft plaatsgevonden op basis van het aantal m3. Op basis van een aanname is de verwachting dat ± 35% van het BTW bedrag (afgerond ,-) dat verrekend is via het BCF, deels moet worden gecorrigeerd. Van dit bedrag komt 7/10 niet meer voor verrekening in aanmerking (herzieningsregels in het BTW-Compensatiefonds). Per saldo moet dus totaal ,-- in 7 jaar worden terugbetaald. Daarnaast heeft het om niet in gebruik geven van een aantal ruimten consequenties voor de hieraan toe te rekenen BTW in de exploitatie. De BTW kan nu via het BCF verrekend worden. Deze optie komt te vervallen en heeft een stijging van de uitgaven tot gevolg.

5 Zijn er nog mogelijkheden om bovenstaand probleem te voorkomen? Een optie is dat de Stichting een aantal ruimten namens en in opdracht van de gemeente beheert. Ook aan deze optie zitten nog fiscale nadelen. De Stichting moet bijhouden wie wanneer de ruimten gebruikt om te bepalen of er sprake is van overheidsgebruik, eventueel belaste verhuur of vrijgestelde verhuur. Op basis hiervan zullen gedurende de nog te lopen 7 jaren binnen de herzieningstermijn (negen jaar volgende op het eerste jaar van ingebruikneming) percentages moeten worden vastgesteld op basis waarvan de correctie van de hieraan toe te rekenen investerings-btw zal moeten plaatsvinden. De verwachting is dat dit nadelige gevolgen heeft. Ook in dit model moeten wij een gedeelte van de BTW over de gedane investering aan de Belastingdienst terugbetalen. Minder dan de eerder genoemde ,--, omdat het verhoudingsgewijs gebruik door de gemeente zelf (auditorium) sowieso buiten de correctie blijft. Daarnaast zijn ook hier nog consequenties voor de verrekening in de exploitatie. Op dit moment is het moeilijk in te schatten hoe hoog dit risico is. Dit heeft te maken met het feit dat het zicht ontbreekt over het gebruik in de toekomst. BTW Cantina Bij de bouw van het Cultuurhuis is er van uitgegaan dat de Cantina BTW belast verhuurd zou worden. Per saldo is er daarom ± ,-- terug gevorderd bij de Belastingdienst. Indien de Cantina niet belast verhuurd gaat worden moet het bedrag van ,-- worden terugbetaald aan de Belastingdienst. Dit laatste is nu in feite het geval. b. de aanbestedingsregels Is er in de situatie van Stichting Cultuurhuis sprake van aanbesteding? Het is een lastige vraag omdat de situatie ook kenmerken heeft van subsidie, Volgens diverse adviezen die wij hebben ingewonnen is er echter geen sprake van subsidie. Er is waarschijnlijk wel sprake van inkoop/aanbesteding. Er wordt immers opdracht gegeven om het Cultuurhuis te exploiteren. Voor de beoordeling van de vraag of er sprake is van aanbesteding is het van belang welke waarde de opdracht vertegenwoordigt. Als de verhuur van de ruimten in het Cultuurhuis de Stichting meer dan ,- oplevert, moet worden aanbesteed. Blijft de waarde van de exploitatie onder de ,- dan mag deze opdracht onderhands worden gegund aan de Stichting. De verhuur van de ruimten levert volgens opgave van de stichting ,- op en zit dus boven de aanbestedingsgrens. Dit betekent dat de opdracht in eerste instantie bij meerdere partijen moet worden weggezet en niet zoals nu één op één. Besluit van het college Naar aanleiding van bovenstaande situatie hebben wij nogmaals nagedacht over de samenwerking met de Stichting Cultuurhuis en hebben wij in onze vergadering van 6 oktober jongstleden besloten om terug te gaan naar de basissituatie en weer zelf de zeggenschap over de multifunctionele ruimten op ons te nemen. Wel willen wij benadrukken dat wij hechten aan de uitvoering van een cultuurprogramma in het Cultuurhuis. De Stichting zou dit cultuurprogramma kunnen uitvoeren en wij dat faciliteren door hiervoor ruimte beschikbaar stellen. Het beheer van deze ruimten willen wij echter in eigen huis regelen. Wij hebben de ambtelijke organisatie gevraagd om hiervoor een voorstel nader uit te werken.

6 Inmiddels hebben wij de Stichting Cultuurhuis van ons voornemen op de hoogte gebracht. De Stichting heeft ons per brief laten weten dat zij zich niet kunnen vinden in ons besluit en dat zij stoppen met hun werkzaamheden. Wij betreuren het besluit van de Stichting en zijn met hen in overleg over de overdracht van lopende afspraken om deze zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester, drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs