1
Til de werkomgeving naar een hoger plan Focus op de juiste facetten voor de perfecte fit. Als we praten over de mismatch tussen vraag en aanbod in de vastgoedmarkt, denkt iedereen aan de vele M2 leegstand: de kwantitatieve mismatch. Maar Facilitair Managers en vastgoedbeheerders weten als geen ander dat de grootste kloof juist de kwaliteit van het vastgoed is. Veel gebouwen voldoen niet meer aan de eisen en de verwachtingen die gebruikers er heden ten dage van hebben. Nieuwe verwachtingen van vastgoed We gebruiken gebouwen op een heel andere manier dan 10 jaar geleden. Dat is in bijna alle sectoren zo. Dat komt enerzijds door bekostigingsstructuren die veranderd zijn, maar anderzijds ook door de veranderende verhoudingen tussen organisaties en hun medewerkers en tussen organisaties en klanten. Er zijn tegenwoordig meer gebruikers per M 2 en omgevingen moeten bijdragen aan bedrijfsdoelstellingen als duurzaamheid en merkbeleving. Ga maar na wat een bankkantoor vroeger was en hoe het er nu uitziet. Er zijn niet alleen minder bankkantoren, maar waar ze zijn hebben ze zich getransformeerd tot kantoortuin, lounge, huiskamer of flagship store. Ziekenhuizen hebben huiskamers waar artsen de patiënt bezoeken en scholen transformeren de oude bibliotheek tot multimedia zones waar verschillende informatiedragers op spannende manieren voor gebruikers ontsloten worden. Het lijkt soms wel of rechttoe, recht-aan niet meer bestaat. Een eigentijdse kantoor-, zorg- of onderwijsomgeving moet dan ook aan veel wensen en eisen voldoen. Medewerkers willen uitgedaagd worden om te verbinden en creatieve prikkels krijgen, maar ook in stilte kunnen werken. Een werkomgeving moet zich naar hun dag- en werkritme kunnen plooien. Er moet ruimte zijn voor inspanning, maar ook voor ontspanning. 2
Ook klanten, of dat nu cliënten, patiënten, studenten of zakelijke relaties zijn, verwachten meer op momenten dat zij te gast zijn in uw bedrijfsomgeving. Misschien juist wel door de digitalisering van veel contact is een bezoek extra bijzonder. Dan moet alles kloppen, zodat de klant na een warm welkom uiteindelijk een letterlijk merk-waardige beleving ondergaat gedurende het bezoek. MAASDAM VOOR Meerdimensionaal kijken Wie tegenwoordige de vraag krijgt om een nieuwe werkomgeving te ontwerpen heeft een schone taak voor zich om enerzijds rekening te houden met de nieuwste trends (en soms hypes) als het gaat om eigentijds werken, maar anderzijds een goed oog te houden op wet en regelgeving die uit een andere tijd stamt. Natuurlijk is een creatief ingerichte ruimte belangrijk, maar zijn de materialen slijtvast, hygiënisch en misschien ook wel akoestisch verantwoord? Kan de oplossing wel toegepast worden gegeven de kenmerken van het gebouw? Draagt het bij aan de gebouwprestaties op het vlak van energetica en comfort? Zijn materialen duurzaam geproduceerd en eventueel weer recyclebaar? Passen ze wel bij de uitstraling van de organisatie en haar merkwaarden? Het zijn veel dimensies die allemaal over elkaar komen te liggen en waarbij het niet zomaar gezegd is dat de verantwoordelijke persoon alle kennis in huis heeft om de belangen te wegen. Dat hoeft gelukkig ook niet, want vaak is een hele groep beslissers en beïnvloeders betrokken bij de keuzes die gemaakt moeten worden. Van buiten de organisatie komen vaak partijen als de architect, interieurontwerpers, de aannemer, onderaannemers en leveranciers om de hoek kijken. Binnen de organisatie zijn er ook tal van stakeholders met een eigen belang, van HR tot Facilitair en van Finance & Control tot Marketing. Hoewel dat helpt om meerdimensionaal te kijken, brengt het feit dat iedere partij zijn eigen invalshoek heeft weer veel spanning mee. In plaats van één helder afwegingskader heeft een projectleider vaak te maken met vele heren, die gediend moeten worden. Bij Maasdam signaleren we dat het lastig is de juiste focus aan te brengen en vast te houden. Daarbij gaat in projecten, of het nu gaat om nieuwbouw, renovatie of (her)inrichting, vaak de aandacht uit naar de projectfase. Maar dat is maar een relatief korte periode van, zo weet iedereen, verplichte ongemakken. Natuurlijk doet iedereen zijn uiterste best om klantgericht samen te werken en alle elementen van een project tijdig bij elkaar te laten komen, maar zelfs als alles daarin voorspoedig verloopt en er geen opleverpunten of vertragingen zijn, blijft het maar en projectfase. Als het goed is houdt iedereen het doel voor ogen en dat is toch om vele jaren plezierig en productief gebruik van het vastgoed te kunnen maken. 3
De echte KPI s waar op gescoord moet worden komen dan pas aan de orde: wat is de impact van het project op de productiviteit en gezondheid van medewerkers, de beleving van klanten, de cultuur van de organisatie? Welke prestaties realiseert een ruimte als het gaat om akoestiek, energetica, comfort en wat zijn in de praktijk de onderhouds- en reinigingskosten? Waardepiramide Wij ervaren dat het zowel met externe partijen als binnen de organisatie van opdrachtgevers erg behulpzaam kan zijn om vooraf als beslisser(s) een goede verkenning te maken van de verschillende facetten waarop een nieuwe werk-, zorg- of onderwijsomgeving goed moet presteren. Want gaandeweg het traject van aanbesteden of leveranciersselectie, realisatie en oplevering moeten vaak veel keuzes gemaakt of bijgesteld worden. Dat is aanzienlijk makkelijker met een goed kompas in de hand! Maasdam heeft daarvoor de behoeftenpiramide van Maslow geleend. Vrijwel iedereen heeft wel eens kennis gemaakt met dit model. De piramide geeft aan hoe wij als mens telkens wanneer een bepaalde (basis)behoefte afdoende is ingevuld, onze focus verleggen naar de realisatie van een hoger gelegen behoefte. Voor vastgoed werkt het misschien wel hetzelfde. Maasdam stelde de waardepiramide voor een optimale werkomgeving op, als leidraad voor discussies met en bij onze klanten over welke waarde zij willen realiseren en welke waarden centraal staan. 4
Product en proces Je zou het bijna wel eens vergeten, omdat we gewend zijn dat een bepaalde basiskwaliteit altijd aanwezig is in het product of het proces. Maar lang niet altijd is op dit basale niveau alles gelijkwaardig. Net als de basale behoefte om te eten ingevuld kan worden met een bezoek aan een sterrenrestaurant of een fastfoodketen, zit ook hier verschil in het product en het proces. Het gaat om de functionele waarden die centraal staan. De absolute basis van een werkomgeving is natuurlijk schoon, heel en veilig. Daar zijn allerlei wettelijke eisen en verplichtingen voor, die gelden in specifieke toepassingsomgevingen. Met de multifunctionele benutting van ruimten wordt het steeds belangrijker ook hier oog voor te hebben. Al is het maar omdat vierkante meters dus intensiever gebruikt worden en dat heeft zijn impact op bijvoorbeeld de onderhoudsintensiteit en levensduur van de vloer en het meubilair. Daarnaast gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, maar ook om de kwaliteit van het ontwerp en (her)inrichtingsproces als basisvoorwaarde. Op tijd, foutloos en binnen budget. Wie wil dat nu niet? Om het te garanderen worden vaak allerlei clausules afgestemd met leveranciers. Dat maakt het proces niet tot een partnerschap en kan bovendien stapelingen van coördinatiekosten en risico-opslagen met zich meebrengen. Het wordt een win-lose proces. Vraag je dus ook af: Hoe wil je samenwerken met leveranciers? In co-makerschap, of als opdrachtgever-opdrachtnemer. Een vijftal aspecten, die op uw checklist op dit vlak niet mogen ontbreken, zijn: 1. Hebben wij voldoende scherpe en harde criteria geformuleerd op de functionele aspecten schoon, heel en veilig? 2. Is er een integrale benadering van te gebruiken materialen tussen productgroepen als vloeren, wanden, plafonds en projectinrichting? 3. Als er geen voorkeuren voor specifieke merken zijn, is dan voldoende vastgesteld wat de omschrijving of gelijkwaardig voor ons inhoudt? 4. Is er gekozen voor een applicateur/onderaannemer die past bij het kwaliteitsniveau dat wij wensen? De kwaliteit van het resultaat is immers zo goed als de installateur. 5. Zijn er op de gewenste manier afspraken gemaakt over de samenwerkingsrelatie en het proces/project zelf? Is het duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er gebeurt bij eventuele issues? 5
Duurzaamheid Er kan bijna geen werkomgeving meer gerealiseerd worden zonder dat er aandacht is voor duurzaamheid. Het is daarmee ook een containerbegrip geworden dat voor iedereen een andere invulling kan hebben. Vraag het maar eens bij collega s na wat ze er dan echt mee bedoelen. De één heeft het over de impact op het milieu, de ander over de arbeidsomstandigheden waaronder iets geproduceerd wordt en weer een derde vult het in met de mate waarin materialen zeer slijtvast of juist recyclebaar zijn. Dit is dus echt zo n thema waar een goed kieskompas je helpt om af te stemmen wie nu precies wat belangrijk vindt. Aan de kant van de harde criteria kan een opdrachtgever keurmerkvereisten stellen en daarmee bepaalde aspecten van duurzaamheid borgen. Maar weet u precies welke keurmerken waarvoor belangrijk zijn? Want niet ieder keurmerk is even hard en kent dezelfde waarborgen. Het is vooral belangrijk de afweging te maken tussen waarden en waarde. Het ethisch en moreel kompas komt om de hoek kijken bij de aspecten people & planet. Formuleer daar uitgangspunten over die staan als een huis, voor u en voor uw partners in een (her)inrichtingstraject. Het is namelijk helemaal niet vanzelfsprekend dat iedereen in een hele keten zich aan dezelfde normen houdt op dat gebied. Ondertussen is het werken met niet duurzaam opererende leveranciers wel een bedreiging voor uw duurzame ambities en reputatie. Niet geheel toevallig hebben we de vijf aandachtspunten voor duurzaamheid circulair geformuleerd: 1. Het begint bij de bron: wat verwacht u van de oorsprong van materialen, van de manier van winnen van grondstoffen en bewerken, van arbeidsvoorwaarden en lokale binding? 2. Denk ketengericht: het gaat niet om uw intenties, maar om hoe u als opdrachtgever een keten stimuleert om in alle aspecten, van logistiek tot installatie, duurzaamheid op het gewenste niveau door te voeren. 3. Zonder lange levensduur is het gewoon duur: iets wat duurzaam gemaakt en aangebracht is, kan toch verspilling zijn als het niet de tijd van leven heeft. Let dus op dat de balans tussen duurzaamheid en kwaliteit van product en proces klopt. 4. Denk aan duurzaam gebruik: een omgeving is pas duurzaam als in het project al de voorwaarden zijn gecreëerd om duurzaam gebruik van de omgeving te stimuleren. Dat vraagt om partners die verder kijken dan de projectfase. 5. Hergebruik of herbestemming: Het zal vaak nog erg ver weg zijn als u nog in de fase van (her) inrichting van de werkomgeving verkeerd, maar denk bij uw duurzame ambities ook aan wat er gebeurd met afgedankt materiaal. Wordt het gerecycled, kan het in een tweede leven betekenis voor anderen krijgen of verdwijnt het het milieu in? 6
Gebruikersbeleving Beleving lijkt al bijna net zo n toverwoord als duurzaamheid. Dat is niet voor niets: allebei de woorden spelen in op een verandering in onze economie. Waar duurzaamheid staat voor de beweging van lineair denken naar circulair denken, staat beleving voor de omslag van aanbod of productgericht naar vraag- of gebruikersgericht denken. De tijd dat we een kantoor-, zorg- of onderwijsomgeving alleen als pand zagen is voorbij. We vragen ons in toenemende mate af wat de fysieke omgeving doet met de beleving van gebruikers, of dat nu medewerkers of klanten zijn. Voorbeelden hiervan zijn er te over. In een hoge ruimte voelen MAASDAM VOOR medewerkers zich bijvoorbeeld vrijer. In een grote, volledig open ruimte soms juist onveiliger. De fysieke omgeving heeft zo een duidelijke (en meetbare en kwantificeerbare) impact op de productiviteit van medewerkers. Maar dat geldt ook bij klanten. We weten bijvoorbeeld dat kleurgebruik en licht het herstel van patiënten in een zorgomgeving positief, maar ook negatief kunnen beïnvloeden. En we weten dat er bepaalde klimaatomstandigheden en niveaus van akoestiek zijn die zorgen dat studenten beter kunnen concentreren en leren. We vatten de studie naar de invloed van omgevingsfactoren op het gedrag en het gevoel van mensen ook wel onder de noemer omgevingspsychologie. Slim gebruik van omgevingspsychologie kan zorgen dat een gebouw echt meewerkt en presteert als bedrijfsmiddel. Dat is voor een organisatie natuurlijk een fantastisch pluspunt, maar het stelt een projectleider vaak voor moeilijke keuzes. Investeren in bijzondere prestatiebevorderende voorzieningen kost natuurlijk nu geld, maar levert pas over jaren dat geld weer op. En dat is als de organisatie een lager ziekteverzuim of een verbetering van de klantprestatie al aan zo n investering toe wil schrijven. Ook hier is het raadzaam vooraf buy-in te krijgen op de focus die op omgevingspsychologie mag liggen en hoe de business case wordt opgebouwd. Vervolgens vraagt het kennis en ervaring om te bepalen welke keuzes echt productiviteitverhogend en verzuimverlagend werken. Of welke keuzes zorgen voor een healing environment in de zorg of een learning environment in het onderwijs. Voor sommigen gaat de aandacht voor de gebruikersbeleving niet verder dan gewoon comfort en normale akoestiek, maar voor anderen is de impact van gebouwprestaties op gebruikersbeleving een leidend principe in alles van kleur- en materiaalkeuze tot verschillende typen werkplek. Het is daarbij, nog meer dan bij het niveau van duurzaamheid en product- en proceskwaliteit, belangrijk integraal te denken en werken. De omgeving wordt immers integraal gevormd door vloeren, wanden, plafonds, projectinrichting en wandbekleding. Afwijkende keuzes op 1 vlak kunnen grote gevolgen hebben voor integrale gebouwprestaties. 7
Tips die wij mee willen geven op dit gebied zijn: 1. Bepaal vooraf, misschien wel door het observeren of betrekken van gebruikers (klanten en medewerkers), wat de prestatiefactoren van de omgeving moeten zijn. 2. Vertaal zachte factoren als een inspirerende werkplek om innovatieve ideeën uit te broeden naar prestatie aspecten die raken aan het gewenste klimaat. Moet het dan gonzen of fluisterstil zijn? Hot & cooking of juist chill & cool qua klimaat? Welke delen van de hersenen moeten door kleur- en vormgebruik aangesproken worden bij de gebruikers? Hier is uiteraard expertise bij vereist van een omgevingspsycholoog. 3. Maak keuzes integraal, over alle omgevingsaspecten heen. Te vaak worden keuzes voor de vloer niet goed afgestemd met bijvoorbeeld verlichtingskeuzes. Tegenwoordig kan met BIM en 3D modellering al snel doorgerekend worden wat de impact van keuzes is op de totale gebouwprestaties (niet alleen energetica). 4. Vraag bij partners om commitment. U vraagt als u op dit niveau met partners praat niet om een perfect uitgevoerd project, maar om het realiseren van de gewenste gebouwprestaties. Dat vraagt een andere werkverhouding: niet win-lose met meerwerk en garanties die aangesproken worden, maar het samen bouwen aan een werkende omgeving. 5. Meet en verbeter de gebouwprestaties voortdurend. Wie naar een gebouw kijkt als een ecosysteem waar klanten en medewerkers in leven, zal zien dat het mee moet groeien en ontwikkelen met daadwerkelijk gedrag en dus is het nodig continu te meten welke beoogde prestaties gehaald worden en welke (nog) niet. Branded workspace Maslow zet in zijn piramide zelfontplooiing bovenaan en voor Maasdam staat dat gelijk aan een fysieke omgeving die helemaal het merk en DNA van een organisatie tot bloei laat komen. Een zogeheten branded workspace. De omgeving draagt niet alleen functioneel bij, doordat medewerker er productiever in zijn, maar draagt ook bij aan de reputatie en het imago. In de meeste gevallen kan een branded workspace ook nieuwe merkwaarden (of werkwaarden ) helpen borgen onder medewerkers. Dat is extra belangrijk bij belangrijke strategische koerswijzigingen of bij fusies en overnames. Of er echt iets veranderd is, lezen medewerkers en klanten uiteraard af aan de context waarin ze werken of ontvangen worden. De term branding stamt letterlijk af van het brandmerken van vee, waarmee de eigenaren van een ranch konden laten zien dat het vee van hen was. Je zou dus kunnen denken dat het volstaat om een logo of kenmerk van de organisatie door te trekken naar de fysieke omgeving. Dat valt bijvoorbeeld op als je naar het hoofdkantoor van Ziggo kijkt in Utrecht. De oranje huisstijlkleur spat er vanaf en ook de vormtaal is herkenbaar in lijn met het logo met veel ronde details. Maar maakt die kleur en die vorm het geheel nu echt Ziggo, of is er een dieperliggende boodschap te ontdekken? Zou het, met een ander kleurtje en logo, ook het kantoor van Vodafone kunnen zijn? Of herkennen we unieke waarden van Ziggo in de omgeving? Als je namelijk naar de kernwaarden van Ziggo kijkt, dan is het belangrijk dat deze ook af te lezen zijn aan de omgeving. Voor Ziggo gaat het om Verbinden, Vereenvoudigen, Uitdagen en Vernieuwen. 8
Als deze kernwaarden terugkeren in de wijze waarop gezamenlijke ruimtes zijn ingericht en worden gebruikt, in de manier waarop gewerkt wordt in verschillende zones van het gebouw en uiteraard in de manier waarop gasten ontvangen worden, dan ontstaat de indruk van een echte Branded Workspace. Voor het inrichten van een werkomgeving op basis van het gedachtengoed van branded workspaces hebben we de volgende 5 tips: 1. Identificeer de belangrijke kernwaarden die centraal dienen te staan in de Branded Workspace. Dat zijn soms merkwaarden die vanuit marketingperspectief zijn gekozen, maar soms ook kernwaarden die vanuit HR perspectief zijn benoemd. Zoek deze beiden op en kijk of het nodig is een onderscheid te maken tussen medewerkersgerichte waarden en klantgerichte waarden. 2. Vertaal de merkwaarden naar fysieke aspecten en ontwikkel zo een passend moodboard met perfect aansluitende vormtaal, kleurtaal en stijlelementen. Dit is ook erg leuk (en belangrijk!) om met gebruikers samen te doen, liefst onder begeleiding van een deskundige. 3. Relateer de keuzes voor de Branded Workspace aan de andere aspecten: product- en proceskwaliteit, duurzaamheid en gebruikersbeleving. Het kan nooit de bedoeling zijn alleen maar een merkrelevante werkomgeving te realiseren. Dat kan op een beurs of event nog wel, maar voor een werkomgeving moet aan de andere voorwaarden ook voldaan worden. 4. Haal de pers met de nieuwe werkomgeving en benadruk hoe herkenbaar de nieuwe strategische koers is of hoe twee culturen van fusiepartners versmelten (of juist niet) in de nieuwe werkomgeving. 5. Meet in hoeverre de werkomgeving bijdraagt aan de merkbeleving bij medewerkers en klanten. Welke elementen werken en waar is er nog een kloof tussen wat beoogd is en wat werkelijk beleefd wordt? 9
Vaste koers, flexibele partner Iedereen die wel eens een belangrijke (her)inrichting van de werkomgeving heeft geïnitieerd en begeleid weet dat er duizend keuzes gemaakt moeten worden op vele verschillende terreinen. Wij hebben in deze whitepaper een aanzet gegeven tot gestructureerd prioriteren van de behoeften. Het is namelijk zeer makkelijk om op één aspect verleid te worden tot een keuze die qua uitstraling bijvoorbeeld gelijkwaardig is, maar qua duurzaamheid geheel niet. Onze slogan is niet voor niets Maasdam creëert ruimte. We zijn als geen andere partner betrokken bij de ruimte die wij creëren voor uw organisatie en daarmee voor uw medewerkers en klanten. We kunnen daarbij goed adviseren op basis van onze uitgebreide kennis en ervaring. We onderhouden nauwe contacten met leveranciers van alle bouwstenen van uw omgeving, van vloeren tot projectinrichting. We kennen de trends en de mogelijkheden daardoor goed. Het spreekt voor zich dat we nauw samenwerken met de klassieke bouwketen, bestaande uit onder andere architecten en aannemers. Daarbuiten werken we samen met bijvoorbeeld merkendeskundigen, omgevingspsychologen en duurzaamheidsdeskundigen om op ieder gewenst niveau uw behoeften te kunnen vertalen naar de juiste (her)inrichtingskeuzes. 10
Daag ons uit! Wij zouden het enorm waarderen als u ons uit zou dagen om samen met u te zoeken naar de perfecte fit voor uw organisatie. Heeft u een (her)inrichtingsproject waarbij u de goede balans nog zoekt tussen de verschillende niveaus van de waardepiramide? Bel ons dan gerust voor een vrijblijvende kennismaking en een goed gesprek over uw en onze drijfveren en de consequenties voor uw project. U kunt ons bereiken via info@maasdam.nl of via telefoonnummer 0182 517 822. MAASDAM VOOR Doe mee! De tips die wij in deze whitepaper gaven vormen al goede bespreekpunten met uw collega s en mogelijke partners in nieuwbouw- of renovatietrajecten. Maar we gaan graag nog een stap verder. Op dit moment heeft Maasdam een Bèta versie van haar Quickscan gereed. Wij zouden graag met een tiental verantwoordelijken voor (her)inrichtingsprojecten deze quickscan testen en vervolmaken. Het doel is om de Quickscan Waardepiramide in het najaar van 2015 online beschikbaar te maken. Bent u geïnteresseerd om mee te ontwikkelen? Geef u dan op via waardepiramide@maasdam.nl 11
Coenecoop 10-11 2741 PG Waddinxveen T 0182 517 822 info@maasdam.nl T 0182 517 822 info@maasdam.nl www.maasdam.nl www.maasdam.nl MaasdamNL maasdam Maasdam