NSE-PORTAL: UPLOAD FACILITEIT NSE 2018 Instructie aanleveren van de studentgegevens voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête 2018
INHOUDSOPGAVE Uploaden van studentgegevens 3 Stap 1 5 Stap 2 6 Controle op de vorm 7 Controle op de inhoud 8 Controles en bewerkingen door GfK 10 Planning 11 2
UPLOADEN VAN STUDENTGEGEVENS Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via een uploadfaciliteit in een beveiligde omgeving. Deze faciliteit is vanaf nu geïntegreerd in de NSE-portal en kunt u bereiken via: https://nseportal.gfk.com of http://www.studiekeuzeinformatie.nl/planningvoorbereiding-nse/aanleveren-studentgegevens-nse Op de inlogpagina kunt u aan de letters https aan het begin van het webadres zien dat het beveiligde website is. Van GfK ontvangt u een gebruikersnaam en een eenmalig wachtwoord voor het inloggen op de NSE-portal. Klik vervolgens op de knop login, u wordt direct verzocht om een nieuw wachtwoord voor uw account aan te maken. 3
Daarna wordt u doorgestuurd naar de upload- en downloadomgeving. Op de plaats van 00XX Test GfK komt de naam van uw instelling te staan. Tevens kunt u op dit scherm er eventueel zelf voor kiezen om uw wachtwoord te wijzigen via Wachtwoord wijzigen Op deze pagina staan ook instructies die u kunt downloaden. 4
STAP 1 * Afhankelijk van de browser waar u mee surft, kunnen onderstaande afbeeldingen iets afwijken van de schermen die u ziet. Onderstaande schermen zijn gemaakt met Google Chrome. Zoek het bestand met de studentgegevens in de juiste map op uw computer, door op Browse te klikken. De bestandsnaam wordt links van Browse weergegeven. Vervolgens klikt u op Versturen. Het bestand wordt nu geüpload. Onder Browse zie u of het bestand succesvol is ontvangen. 5
STAP 2 Vervolgens controleert u het bestand door op Controleren te klikken. Er wordt dan automatisch een aantal controles uitgevoerd (eerst op de vorm en daarna op de inhoud van het bestand). Met deze controle krijgt u direct feedback op het geleverde bestand, zodat fouten direct kunnen worden hersteld. Voorbeelden van controles Controles op de vorm van het bestand Is het een Excel-bestand (.xlsx)? Zijn alle velden uit het voorbeeldbestand opgenomen in het bestand? Controles op de inhoud van het bestand Komt de BRIN-code overeen met de inloggegevens? Komen de CROHO-codes overeen met het CROHO-register? Ontbreken er actuele CROHO-codes? Zijn de verplichte velden voor alle studenten gevuld, en zo ja, met een geldige waarde? Voor hoeveel studenten zijn de wenselijke velden gevuld? Bevatten de e-mailadressen een @ en een punt? Controle op de vorm Wanneer een veld (kolomhoofd) een afwijkende naam heeft of ontbreekt, krijgt u een melding. U moet dit aanpassen in het oorspronkelijke bestand op uw computer (de naam van het veld aanpassen of het ontbrekende veld op te nemen) en de wijzigingen opslaan. Begin daarna opnieuw bij Stap 1 door op Browse te klikken. 6
Controle op de inhoud Wanneer alle velden correct in het bestand zijn opgenomen, wordt de inhoud van het bestand gecontroleerd. Per veld wordt aangegeven voor hoeveel studenten dit is gevuld en bij hoeveel studenten fouten zijn aangetroffen. Het is mogelijk om een uitdraai te maken van de foutmeldingen. U ontvangt dan het volledige Excel-bestand dat u hebt geüpload, inclusief de foutmeldingen. Klik daarvoor op hier. Het Excel-bestand dat u via deze weg ontvangt kunt u aanpassen en opslaan 1. Begin daarna opnieuw bij Stap 1. Aantal records Foute records 1 NB: Het is voor uw eigen administratie raadzaam om de wijzigingen (ook) in uw originele Excel-bestand door te voeren. Bij grote bestanden is het mogelijk dat het opslaan van het (bijgewerkte) output Excelbestand problemen oplevert. Gebruik in dat geval altijd uw originele Excel-bestand als uitgangspunt voor de bewerkingen en de nieuwe upload. 7
Wanneer er geen fouten (meer) zijn gevonden volgt er een controle op ontbrekende CROHO. Per ontbrekende code moet u aangeven of dit juist is en wat de verklaring hiervoor is. Wanneer u per ontbrekende CROHO hebt aangegeven dat het klopt dat er geen studenten zijn gevonden, kunt u het bestand opslaan. Klik hiervoor op de pagina en de knop Opslaan wordt dan zichtbaar. 8
STAP 3 Een opgeslagen bestand is terug te vinden onder het tabblad Mijn bestanden. U kunt uw bestand(en) in het tabblad Mijn bestanden beheren. Klik hiervoor het bestand aan. Bij status ziet u dat het bestand nu nog op Voorlopig staat. U heeft nu drie opties: bestand verwijderen, bestand op definitief zetten of voorbeeld mailtekst. Voorbeeld mailtekst Als het bestand op status voorlopig staat dan kunt u via de knop Voorbeeld mailtekst een preview zien van de uitnodiging die studenten ontvangen. De tekst die getoond wordt is standaard de mailtekst van de NL ouderejaars. Het gaat er bij deze preview enkel om dat u uw eigen aangeleverde zin en ondertekening kunt zien. Bestand verwijderen Als u een bestand met succes heeft geüpload, en vervolgens toch nog iets wilt wijzigen, dan kunt u het nieuwe Excel bestand gewoon uploaden. Zorg er dan wel voor dat u het oude bestand eerst verwijdert uit Mijn bestanden. Anders krijgt u een foutmelding, omdat in beide bestanden dan dezelfde (dubbele) student voorkomt. Bestand op definitief zetten Wanneer u het bestand definitief maakt, is dit voor GfK het teken dat u akkoord bent en wij ermee aan de slag kunnen gaan. Het is erg belangrijk dat u het bestand op definitief zet, anders kan GfK er niet mee aan de slag! 9
CONTROLES EN BEWERKINGEN DOOR GFK GfK schrijft de geaccordeerde bestanden uit en controleert die onder andere op volledigheid. Zijn alle studenten van alle opleidingen opgenomen in het bestand? Indien er onduidelijkheden of onregelmatigheden worden aangetroffen in de studentgegevens, dan neemt GfK contact op met de onderwijsinstelling. Dit zal gebeuren in de periode van 11 december t/m 22 december. Met het definitieve bestand met studentgegevens gaat GfK aan de slag. Er vindt een aantal bewerkingen plaats. Zo wordt aan de studentgegevens een uniek wachtwoord toegevoegd. Wanneer dit allemaal goed is verlopen, worden de studentgegevens bevroren, wat betekend dat deze definitief worden vastgesteld. PLANNING Half nov 2017 Aanlevering instructie en wachtwoord (GfK) 27 nov 8 dec Aanleveren studentgegevens (onderwijsinstellingen) 8 dec 2017 Deadline voor aanleveren studentgegevens 11 dec 12 jan Controle en bewerking (GfK) 11 dec 22 dec Eventuele reparatie (onderwijsinstellingen) 15 jan 2018 Start veldwerk NSE 2018 (GfK) In het geval van vragen: info@nse.nl of neem telefonisch contact op via: 088 435 1111 10