INSTRUCTIE VOOR HET AANLEVEREN VAN STUDENTGEGEVENS

Transcriptie

1 INSTRUCTIE VOOR HET AANLEVEREN VAN STUDENTGEGEVENS WELKE STUDENTEN WORDEN AANGELEVERD? Alle studenten die geaccrediteerd onderwijs volgen moeten worden aangeleverd. Er zijn ook postmasteropleidingen die geen geaccrediteerd onderwijs aanbieden. Die studenten mogen dus niet aangeleverd worden. Alle opleidingen in het CROHO-register zijn geaccrediteerde opleidingen. Ook niet-bekostigde opleidingen kunnen geaccrediteerd zijn. Het kan voorkomen dat een student op uw instelling twee opleidingen of meer volgt. Indien dit het geval is mag deze student slechts eenmaal aangeleverd worden. Bij een samenwerkingsverband (joint degree) wordt een opleiding aangeboden in samenwerking met één of meerdere instellingen. Elke student die een opleiding volgt binnen een samenwerkingsverband mag in totaal maar één keer worden aangeleverd voor die opleiding (dus slechts door één van de betrokken instellingen). U moet zelf afstemmen met de andere instelling wie de student aanlevert. MANIER VAN AANLEVEREN Het is belangrijk dat u de studentgegevens aanlevert in Excel en het bestand de volgende naam geeft: BRIN-code gevolgd door _adressen NSE2019 en het versienummer. Bijvoorbeeld: 21PL_adressen_NSE2019_v1. Let u hierbij op het versiebeheer. Mochten er onverhoopt onvolkomenheden in uw eerste aangeleverde bestand zitten, dan kunt u een nieuw bestand met bovenstaande bestandsnaam en de toevoeging _v2 uploaden. De laatste versie die wij ontvangen, gebruiken wij voor het aanschrijven van uw studenten. Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via een uploadfaciliteit op de NSE-portal. Voor de NSE 2019 wordt gebruik gemaakt van de portal binnen de beveiligde omgeving van GfK omgeving, welke te bereiken is via De studentgegevens kunnen niet per aangeleverd worden. Nadat u heeft bevestigd deel te nemen aan de NSE 2019 krijgt u een gedetailleerde instructie over hoe u deze uploadfaciliteit kunt gebruiken. De uploadfaciliteit controleert op een aantal punten de juistheid en volledigheid van de variabelen in uw bestand. Denk hierbij aan een controle of de verplichte velden gevuld zijn. U blijft zelf echter eindverantwoordelijk voor de kwaliteit. Wij raden u daarom aan zelf altijd enkele controles uit te voeren. Een eenvoudige, maar noodzakelijke controle die alleen u goed kunt doen, is bijvoorbeeld of het totale aantal studenten correct is.

2 MOMENT VAN AANLEVEREN: Het definitieve bestand met studentgegevens ontvangen wij graag uiterlijk 14 december Liever ontvangen we het al begin december. Om ervoor te zorgen dat het uploaden van de studentgegevens voorspoedig zal verlopen zullen we een planning per instelling afgeven. Wanneer iedere instelling zich aan deze planning houdt, zullen er geen problemen ontstaan met de capaciteit van de server tijdens het uploaden. Ipsos zal in de periode van 17 t/m 21 december 2018 contact met u opnemen als er onduidelijkheden of eventuele fouten zijn naar aanleiding van de aangeleverde studentgegevens. NOODZAKELIJKE VELDEN Let op: niet-bekostigd is géén geldige reden om studenten niet aan te leveren : U levert voor álle studenten ten minste één adres aan. In de meeste gevallen zal dat het adres van de instelling zijn. Het is niet mogelijk achteraf adressen toe te voegen of te verwijderen. Controleer voor het uploaden daarom goed of al uw studenten in het aan te leveren bestand zitten. 2. Voorkeurstaal: Hierin kunt u aangeven in welke taal alle s aan de student verzonden moeten worden. U kunt dit in de kolom Voorkeurstaal met een code aangeven: 1= Nederlands 2= Engels 3= Duits 4= Alle talen Indien u geen voorkeur aangeeft worden in de altijd alle drie de talen getoond, te beginnen met Nederlands. Als u maar één taal aanlevert, dan zal die taal consequent worden gebruikt in alle communicatie die per aan de student wordt verstuurd. Studenten kunnen in de vragenlijst zelf alsnog kiezen in welke taal ze de enquête willen invullen. 3. De actuele BRIN-code: Sluit u hierbij a.u.b. aan bij het meest actuele CROHO bestand!

3 OPTIONELE VELDEN 1. 2: Indien u ervoor kiest ook privé adressen aan te leveren, zullen wij deze adressen ook gebruiken bij het aanschrijven van de studenten. Dit werkt respons verhogend. Indien u privé adressen aanlevert gaat Ipsos ervan uit dat u een passende grondslag heeft voor het aanleveren van deze adressen. Het is niet mogelijk achteraf adressen toe te voegen of te verwijderen. Controleer voor het uploaden daarom goed of al uw studenten in het aan te leveren bestand zitten. 2. Zeven extra labels: Wellicht wilt u beschikken over extra informatie, bijvoorbeeld opleidingsnamen die afwijken van het CROHO. We denken daarbij bijvoorbeeld aan facultaire of andere organisatorische indelingen, honoursstudenten of andere student-gerelateerde informatie die niet uit andere bronnen voorhanden is. We noemen dit labels. U kunt maximaal zeven extra labels (velden) aanleveren. Indien u labels aanlevert gaat Ipsos ervan uit dat u een passende grondslag heeft voor het aanleveren van labels. Ten aanzien van deze velden merken wij het volgende op: Indien er een Label wordt gevuld, zult u gevraagd worden wat de inhoud van deze variabele is. Ipsos gaat na in hoeverre deze velden privacygevoelig zijn (te herleiden zijn naar specifieke studenten) en neemt hierover bij twijfel contact met u op. Er vindt GEEN inhoudelijke controle plaats op bijvoorbeeld type- of spelfouten; de velden worden opgenomen zoals u ze heeft aangeleverd. U dient de kolommen waarin deze labels staan, te voorzien van de volgende namen: Label1, Label2, Label3, Label4, Label5, Label6, Label7. Wilt u dezelfde labels gebruiken als in ? Zorgt u dan dat de informatie onder hetzelfde label staat als waar u het in eerdere jaren heeft opgenomen. Dat voorkomt veel ongemak, want dan komt het niet voor dat u zelf na oplevering moeite moet doen om de juiste gegevens in dezelfde kolom te krijgen. 3. Eén extra tekstregel uitnodigingsmail: Dat kan een uitnodigingszin zijn die de studenten extra stimuleert mee te doen met de NSE. Als u voor een bepaalde voorkeurstaal (Nederlands, Engels of Duits) heeft gekozen, dan geldt dat u de uitnodigingszin in deze betreffende taal dient aan te leveren. Mocht u ervoor kiezen om gebruik te maken van alle talen in de mail dan dient u dus de uitnodigingszin in alle talen aan te leveren. De uitnodigingsregel mag maximaal uit 500 tekens bestaan. Ten aanzien van dit laatste aspect merken wij op dat, indien u deze gegevens in het studentbestand meelevert, u ook per student de extra uitnodigingszin kunt laten variëren. Het is belangrijk dat ALLE velden in één bestand zijn opgenomen en dat de bestandsnaam voldoet aan de eisen zoals beschreven in dit document en het format.

4 AANVULLENDE INFORMATIE Door de aangepast wetgeving (AVG) is er dit jaar voor gekozen om slechts een zeer beperkte set aan studentgegevens aan te laten leveren. Om bepaalde facetten uit de NSE uit te kunnen voeren, verzoeken wij u om aanvullende informatie aan te leveren. Dit is nodig voor bijvoorbeeld de weging, responsoverzichten en de beveiliging van de eindproducten. Dit betreft de aantallen studenten op een geaggregeerd niveau. De benodigde aantallen zijn de volgende combinatie van gegevens: Brin*Croho*Locatie*Opleidingsvorm*Studiejaar*Type Student. Voor Studiejaar dienen de volgende definities te worden gehanteerd: Eerstejaars: bachelor studenten die in 2018 zijn gestart met de opleiding. Ouderejaars: de student is voor 2018 ingeschreven voor huidige (bachelor) hoofdopleiding, of is een Indien er binnen een combinatie van deze variabelen een N<5 is, mag dit aantal niet worden aangeleverd. Dan is het namelijk indirect persoonsgegeven. Om deze reden heeft Ipsos een macro in Excel ontwikkeld. Dit macro zorgt ervoor dat de gegevens tot een niveau worden teruggebracht, waarop er minstens 5 of meer studenten in die combinatie van variabelen zitten (hoger geaggregeerd niveau). Het geheel aantal van de studenten dient namelijk te worden aangeleverd. Het macro schrijft een apart bestand uit, dat aan Ipsos dient te worden aangeleverd via . In de downloadomgeving van de portal kunt u het Excel-bestand vinden waarin de aantallen op celniveau moeten worden ingevuld en het bestand met het macro dat hierover gedraaid moet worden. Tevens staat er een uitleg over hoe u dit macro dient te gebruiken. LET OP: indien u gebruik wilt maken van een andere naam voor uw instelling, of andere namen voor de aangeboden opleiding(en) dan dient u dit in een apart tabblad aan te geven. - Instellingsnaamlokaal: indien u voor uw instelling een andere naam hanteert dan die in het CROHO-register, kunt u deze hier aangeven. Deze naam wordt aan de student getoond in het lijstje met instellingen in plaats van BrinNaamActueel. Deze wordt onder de aangegeven BrinActueel geschaard in de bestanden/overzichten. - Opleidingsnaamlokaal: indien u voor uw instelling andere namen hanteert voor opleidingen dan die in het CROHO-register staan, kunt u deze hier aangeven. Deze namen worden aan de student getoond in het lijstje met opleidingen in plaats van CrohoNaamActueel. Ze worden onder de aangegeven CrohoActueel geschaard in de bestanden/overzichten. - Faculteiten: u kunt ook faculteiten aanleveren met de actuele CROHO-codes die daar onder vallen. Na aanlevering beslissen Ipsos en Studiekeuze123 of dit wordt gebruikt voor routing in de vragenlijst.

5 VOORBEELD VAN AANVULLENDE GEGEVENS: BrinActueel Instellingsnaamlokaal 00XX ABC University BrinActueel CrohoActueel Opleidingsnaamlokaal 00XX Art, Media and Society ManagementCultural Diversity Online Culture Vormgeving: Animatie Vormgeving: Audiovisuele Vormgeving Vormgeving: Grafische Vormgeving fysiotherapie afstudeerrichting Geriatrie fysiotherapie afstudeerrichting Kinderfysiotherapie BrinActueel Faculteit CrohoActueel 00XX Economie en Bedrijfskunde Geesteswetenschappen Recht Diergeneeskunde 99999

6 VOORBEELDBESTANDEN Op de portal vindt u een Excel-bestand dat als voorbeeld dient voor het bestand dat u moet uploaden. Hierin staan alle datadefinities en de gebruikte codes. Wij vragen u bij het aanmaken van uw bestand deze definities en structuur nauwgezet te volgen. Alle headers/kolommen moeten dezelfde naamgeving en volgorde hebben zoals in de format. Wij raden u dan ook aan om dit bestand te gebruiken en te vullen met uw studentgegevens.

7 BIJLAGE 1 OVERZICHT VELDEN EN CODES Dataformat verplichte velden: 1 adres student van instelling Voorkeurstaal 1=Nederlands 2=Engels 3=Duits 4=Alle talen BRIN Zie Centraal Register Hoger Onderwijs 2018: Dataformat optionele velden: 2 Optioneel, kan gebruikt worden voor privé adres Label1 Label2 Label3 Label4 Label5 Label6 Label7 Uitnodigingstekst NL Tekstveld (maximaal 500 karakters) Uitnodigingstekst EN Tekstveld (maximaal 500 karakters) Uitnodigingstekst DU Tekstveld (maximaal 500 karakters)

8 Dataformat geaggregeerde gegevens: Brin Croho Locatie Opleidingsvorm Studiejaar Type Student 00XX Arnhem voltijd eerstejaars Regulier 10 Utrecht voltijd eerstejaars Regulier 10 Populatieaantal

9 22222 Arnhem voltijd eerstejaars Regulier 10 Utrecht voltijd eerstejaars Regulier 10

10 33333 Arnhem voltijd eerstejaars Regulier 10 Utrecht voltijd eerstejaars Regulier 10

11