Verslag startbijeenkomst NSE 2019

Transcriptie

1 Verslag startbijeenkomst NSE 2019 Datum bijeenkomst: dinsdag 9 oktober WELKOM EN OPENING 1. WELKOM EN OPENING De NSE productmanager van Studiekeuze123 heet alle aanwezige contactpersonen van harte welkom. De zaal is overvol. Dit komt doordat niet iedereen die aanwezig is zich heeft aangemeld. Het verzoek is om dit in het vervolg wel te doen via een berichtje naar info@nse.nl. 2. TEAMLEDEN NSE 2019 Studiekeuze123 stelt de teamleden voor de NSE 2019 voor. Bij GfK heeft een aantal wijzigingen plaatsgevonden vanwege baanwisselingen. 3. PROCES NSE 2019 In juli 2018 is er een tijdelijke adviesgroep gestart, met daarin Functionarissen Gegevensbescherming (FG s) van instellingen, de koepelorganisaties, vertegenwoordiging van de studentenbonden, kwaliteitszorgmedewerkers en OCW. Zij zijn drie keer bij elkaar gekomen om een advies uit te brengen over de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de uitvoering van de NSE GRONDSLAG GEGEVENSLEVERING Binnen de AVG is er een juridische grondslag nodig voor de verwerking van persoonsgegevens. Studiekeuze123 koppelt de discussie die hierover binnen de adviesgroep is gevoerd kort terug. Vanuit de aanwezige contactpersonen komt de vraag of hier volgend jaar weer over gediscussieerd wordt. Aangegeven wordt dat dit mogelijk is. Zo loopt het proces bij de JOB-monitor qua grondslag anders doordat DUO een rol heeft bij het leveren van gegevens. Ook deze enquête wordt gesubsidieerd door het Ministerie van OCW. In theorie is deze weg met een wettelijke grondslag, ook voor de NSE mogelijk. Het gesprek hierover met OCW en DUO is gestart en wordt verder gecontinueerd. Studiekeuze123 geeft aan dat de grondslag van gegevenslevering van de studenten aan Studiekeuze123 de verantwoordelijkheid is van de instellingen. Vanuit het traject met de tijdelijke adviesgroep is gekomen tot een minimale set van persoonsgegevens die moet worden aangeleverd, bestaande uit (instellings)- adres, naam instelling en voorkeurstaal, zodat voor deze levering de rechtsgrond gerechtvaardigd belang kan worden gehanteerd. Daarnaast heeft Studiekeuze123 via de tijdelijke adviesgroep nog het nadrukkelijke verzoek aan instellingen gedaan om met de eigen FG te overleggen of het mogelijk is om ook opleidingsnaamlokaal en eventueel vestiging aan te leveren onder de grondslag gerechtvaardigd belang (deadline voor input richting Studiekeuze123 is 15 oktober a.s.). 3.2 GEVOLGEN MINIMALE DATASET Door te kiezen voor deze verplichte minimale dataset, kunnen alle instellingen gebruik maken van de grondslag gerechtvaardigd belang. Een eventuele koppeling van de NSE-antwoorden met eigen data die eerder werd gemaakt op basis van de student-id s kan alsnog worden gemaakt met behulp van de adressen. Het is onder gerechtvaardigd belang vooralsnog niet mogelijk om vooraf labels mee te leveren. Studiekeuze123 gaat wel kijken wat hierin nog mogelijk is. Instellingen die het adres afnemen, kunnen de koppeling met de labels achteraf zelf maken, maar alleen voor die studenten die niet-anoniem meedoen. Variabelen die eerder werden aangeleverd voor routing en analyse worden in Verslag Startbijeenkomst NSE

2 de NSE-vragenlijst uitgevraagd. Alle kenmerken die studenten weten, zoals voltijd of deeltijd, kunnen uitgevraagd worden in de enquête, alleen opleiding in afbouw niet. De routing is daarmee gebaseerd op de perceptie van de student in plaats van de administratieve gegevens. In 5% van de gevallen is de opleidingsnaam in CROHO wezenlijk anders dan de gehanteerde naam door de instelling. Studenten zullen zich niet of moeilijk herkennen in de antwoordopties die ze krijgen in de enquête. Variabelen die respons verhogend werkten, zoals bijvoorbeeld het studiejaar, kunnen niet meer geleverd worden. Studiekeuze123 begrijpt dat dit alles niet ideaal is en dat contactpersonen dit vervelend vinden. Ook voor Studiekeuze123 is dit niet de makkelijkste weg, maar in het kader van de AVG en het advies van de meerderheid van de FG s van universiteiten (de FG s van hogescholen leken over de grondslag aan te leveren gegevens door instellingen een verdeeld beeld te zien) is dit de uitdaging waar me met z n allen voor zijn komen te staan. Nawoord 19/10: inmiddels heeft Studiekeuze123 besloten dat instellingen optioneel en vrijwillig labels mogen aanleveren (mits ze de juridische grondslag hiervoor zelf hebben geregeld). Hierdoor kunnen ook antwoorden van studenten die anoniem mee doen met labels terug geleverd worden (uiteraard nadat er een privacycheck heeft plaatsgevonden). Bij verzenden van de GUO/Overeenkomst 2019 worden de instellingen over deze mogelijkheid geïnformeerd. 3.3 WEL OF NIET HERLEIDBARE DEELNAME DOOR STUDENTEN? Studiekeuze123 heeft alle stakeholders gevraagd naar hun voorkeur voor het al dan niet herleidbaar deelnemen van studenten. De instellingen en studenten (via de adviesgroep), de studentenbonden, de particuliere instellingen, het Deskundigenpanel van Studiekeuze123 en het Ministerie van OCW zijn om hun reactie gevraagd, zie de betreffende sheet in de presentatie. Het besluit en de daarbij meegenomen afweging zijn opgenomen in het document over de aanpak van de NSE2019, zie het besluit. Antwoorden van studenten die herleidbaar meedoen worden in het Instellingsbestand volledig terug geleverd aan instellingen. De antwoorden van studenten die niet-herleidbaar deelnemen worden geanonimiseerd opgenomen in het instellingsbestand. Het openbaar benchmarkbestand wordt net als in 2018 tegen herleidbaarheid beschermd met de n5 regel. Instellingen die participeren met het voormalige student-id, krijgen dit jaar een apart koppelbestand waarin het enquête-id met de adressen van de studenten die hiervoor toestemming hebben gegeven. Met het adres kunnen kwaliteitszorgmedewerkers de resultaten intern koppelen aan andere gegevens. Vanuit de aanwezige contactpersonen komt de vraag waarom het niet mogelijk is om aan te geven dat er niet tot op de persoon binnen de instelling herleidbaar gerapporteerd wordt, zoals ook vaak bij andere onderzoeken gedaan wordt? Dit is voor de NSE (juridisch) geen mogelijkheid omdat instellingen de resultaten van de eigen studenten terugkrijgen. Beleid en onderzoek zitten binnen een instelling te dicht bij elkaar. Vanuit de aanwezige contactpersonen komt de opmerking dat ze er ook voor kunnen kiezen om de NSE zelf uit te voeren. Instellingen kunnen inderdaad zelf een tevredenheidsenquête uit (laten) voeren, maar zij participeren dan niet aan de NSE. De landelijke vergelijkbaarheid van de NSE is juist de kracht van het onderzoek. Vorig jaar hadden studenten ook de mogelijkheid om anoniem deel te nemen. Hier heeft 30% van de studenten voor gekozen. Uiteindelijk is vanwege de n5 regel slechts 0,3% van de respons verwijderd. De rest van de resultaten van deze groep is terug geleverd. Deze resultaten zijn dus nog steeds bruikbaar. Verslag Startbijeenkomst NSE

3 In de toestemmingsvraag is ruimte voor maatwerk. Hierin kan worden opgenomen dat de instelling geen gebruikt maakt van afname van het koppelbestand met adressen. De toestemmingsvraag bestaat uit twee lagen. In de tweede laag wordt uitgelegd wie er gebruik maakt van de data. Ook hierin kan een instelling een maatwerktekstje aanleveren. Enkele deelnemers aan de startbijeenkomst merken op dat het kantelpunt van de administratieve gegevens verschuift naar de perceptie van de student. Hiermee wordt de grip verloren op de 30% die niet-herleidbaar deelneemt. Wellicht is het mogelijk dat instellingen op een hoger geaggregeerd niveau gegevens aanleveren waarna in een uitklapmenu studenten een antwoord kunnen kiezen. studiekeuze123 onderzoekt deze mogelijkheid. Nawoord: Studiekeuze123 zal de NSE-contactpersonen in de week van 29 oktober a.s. informeren over de aanvullende vragen en het gebruik van geaggregeerde gegevens. 4. UIT DE EVALUATIE VAN DE NSE 2018 Studiekeuze123 heeft aan het einde van de NSE 2018 een evaluatie uitgevoerd onder de NSE- (communicatie) contactpersonen. De belangrijkste uitkomsten zijn: De communicatie rond het uitstel van de resultaten was niet goed. Hier is Studiekeuze123 het mee eens. De toestemmingsvraag moest vorig jaar snel en zonder raadpleging van het veld opgenomen worden in de vragenlijst. Daarom is in de voorbereiding van de NSE 2019 een adviesgroep ingesteld zodat de betrokkenen bij de NSE konden worden geraadpleegd en een zorgvuldige afweging kon worden gemaakt. Niet iedereen was tevreden met de opzet en inhoud van de instellingsbestanden. Het SPSS-bestand (Openbaar Benchmark bestand) is niet voor iedereen een werkbaar bestand. Daarom is vorig jaar een Excel-tool gemaakt. Dit was in eerste instantie bedoeld voor de pers, maar vooral instellingen hebben dit bestand aangevraagd, omdat er zo op een eenvoudige manier met de resultaten gewerkt kan worden. Dit jaar willen we naast SPSS gaan werken met Tableau, in plaats van een Excel-tool. In de promotiecampagne wordt gebruik gemaakt van bordjes met de cijfers 1 t/m 5. Omdat niet alle instellingen hiermee uit de voeten konden, wordt er in het promotiemateriaal voor de NSE 2019 geen gebruik gemaakt van cijfers. 5. WAT IS ER ANDERS VOOR DE NSE 2019 Naast de punten uit de evaluatie die we dit jaar anders doen, is er een aantal zaken die veranderen: Er is dit jaar één overeenkomst. De overeenkomst tot deelname, de overeenkomst voor het sleutelbestand en de gegevensuitwisselingsovereenkomst (GUO) zijn samengevoegd tot één overeenkomst. De oude website voor deelnemende instellingen (Studiekeuzeinformatie.nl/nse-2018) bestaat niet meer. De nieuwe website is Studiekeuze123.nl/nse-instellingen. Deze pagina is ook bereikbaar via Er staan vooralsnog geen pilots gepland tijdens de NSE Vorig jaar was het NSE benchmarkbestand zonder type student waarbij in een aanvullend bestand op een geaggregeerd niveau deze gegevens zijn aangeleverd. Het idee is nu om het openbaar benchmarkbestand inclusief type student op te leveren. Hiermee vallen door de n5 regel iets meer resultaten af, maar dit lijkt de voorkeur te hebben van de deelnemende instellingen. Verslag Startbijeenkomst NSE

4 6. COMMUNICATIE RICHTING STUDENTEN: WAT MAG WEL EN WAT MAG NIET? Studiekeuze123 heeft communicatierichtlijnen opgesteld met betrekking tot de communicatie richting studenten rond het invullen van de NSE. Er mag alleen op neutrale wijze gecommuniceerd worden. Alles wat studenten op een sturende manier aanmoedigt om de NSE in te vullen is niet toegestaan, zoals: De opmerking Als je de NSE positief invult, krijgt je opleiding een hogere score en is je diploma meer waard. Denk aan je CV bij het invullen van de enquête. De opmerking Als je de NSE positief invult, komt de opleiding hoog in de lijstjes van de Keuzegids en de Elsevier. Een promotievideo van de instelling of opleiding laten zien voordat de NSE ingevuld gaat worden. Tijdens de veldwerkperiode aangeven wat er verbeterd is aan de hand van de NSE. Voorbeelden van communiceren op een neutrale manier zijn: Laat je stem horen. De resultaten geven de instellingen input voor kwaliteitsverbetering. De resultaten geven input in het keuzeproces van aankomende studenten. Vanuit de instellingen komt de vraag hoe het dan zit met het uitdelen van bijvoorbeeld snoep of drinken bij het invullen van de NSE. Dit is in principe geen probleem, zolang de student het gevoel heeft dat hij de NSE volledig naar zijn eigen mening kan invullen. Een vraag vanuit de instellingen is hoe je deze regels laat doorsijpelen tot de docenten en anderen mensen binnen de instelling. Na de vraag of Studiekeuze123 hierbij kan helpen, wordt aangegeven dat dit gecommuniceerd kan worden aan studenten. Laat hen klokkenluider zijn. De NSE-contactpersonen zitten er bovenop, maar het komt helaas nog steeds voor. 6.1 PROCEDURE BIJ HET VERMOEDEN VAN BEÏNVLOEDING Studiekeuze123 heeft een procedure die gevolgd wordt wanneer zij een melding van mogelijke beïnvloeding ontvangen. Dit kan vanuit studenten gebeuren, maar ook bijvoorbeeld vanuit de pers. Studiekeuze123 bepaalt dan eerst of het inderdaad om beïnvloeding gaat. Wanneer dit het geval is, wordt er contact opgenomen met de NSE-contactpersoon van de instelling en wordt er gekeken hoe groot de eventuele beïnvloeding is. Indien het veldwerk nog loopt, wordt de onderwijsinstelling gevraagd om het bericht te rectificeren. Vervolgens wordt er gekeken of er sprake kan zijn van significante afwijking van de NSE-resultaten. Wanneer dit het geval is, start GfK een onderzoek. Wanneer dit het geval is, worden de resultaten verwijderd. Er worden altijd afspraken gemaakt met de betreffende instelling over hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. 7. NIEUWE WEBSITE Eerder had Studiekeuze123 twee aparte websites. Voor de studiekiezer was er Studiekeuze123.nl, voor de professional in het onderwijs was er Studiekeuzeinformatie.nl. Er is besloten om de websites te integreren. Studiekeuzeinformatie.nl is nog live, maar niet meer up to date. Vanaf december wordt er een redirect ingesteld naar Studiekeuze123.nl. Vanaf augustus is alle informatie te vinden via Studiekeuze123.nl. Voor de NSE is er een aparte ingang. Op kies je tot welke doelgroep je behoort: student, instelling of afnemer van de data. De NSE-contactpersonen kiezen voor Instellingen. Verslag Startbijeenkomst NSE

5 De pagina voor instellingen is zo opgebouwd dat er één onderdeel groot wordt uitgelicht. Vervolgens wordt de planning weergegeven. Deze is een stuk korter dan de planning op de oude pagina. Hier staan alleen de eerste aankomende data. Voor de overige data kan er worden doorgeklikt naar de volledig planning. Onder de planning staan verschillende artikelen waar meer informatie gevonden kan worden over bijvoorbeeld de overeenkomst, de vragenlijst, bijeenkomsten en meldplicht datalekken. Ook staat er een link naar de contactpagina. De oude pagina bestond uit heel veel losse pagina s waar kleine plukjes informatie te vinden waren. Dit jaar willen we de informatie die ieder jaar gelijk blijft makkelijk terug laten vinden. De website voor studenten is net als voorgaande jaren ook deels beschikbaar in het Engels. Dit zijn de pagina s met algemene informatie, de veelgestelde vragen en de pagina met informatie over privacy. 8. PLANNING NSE 2019 Op hoofdpunten blijft de planning gelijk aan voorgaande jaren. De NSE projectmanager van GfK deelt bovendien mee dat het onderdeel van GfK dat de NSE uitvoert wordt overgenomen door Ipsos. Ook de medewerkers worden door Ipsos overgenomen. 8.1 VOORBEREIDING De overeenkomsten worden in de week van 15 oktober 2018 aan de CvB s en directies gestuurd. De getekende overeenkomsten voor deelname dienen voor 16 november 2018 binnen te zijn. Het aanleveren van instellingsvragen is ook dit jaar mogelijk. In de PowerPoint presentatie staan enkele voorbeelden van instellingsvragen. Er wordt gecontroleerd of ze niet in strijd zijn met de AVG. Wanneer de vragen te identificerend zijn, is er het risico dat de resultaten niet kunnen worden terug geleverd. Een makkelijke leidraad is: Wat je bent is identificerend, wat je vindt Verslag Startbijeenkomst NSE

6 is dat niet. Wanneer hier vragen over zijn, kunnen deze g d worden aan Jeroen Kleingeld via De instellingsvragen dienen voor 23 november 2018 te worden aangeleverd. Het aanleveren van de studentgegevens wordt ingepland tussen 26 november en 7 december Opgemerkt wordt dat voor bekostigde instellingen de peildatum 1 december is, dus zij dienen na 1 dec te worden ingepland. Particuliere instellingen worden vóór 1 december ingepland. Het aanleveren van de studentgegevens is dit jaar eenvoudiger omdat er minder gegevens worden aangeleverd. Hierdoor zijn er ook minder controles nodig. Een instructie voor het aanleveren van de studentgegevens volgt. 8.2 AFNAMEPERIODE De veldwerkperiode is van 14 januari tot en met 10 maart Omdat GfK wordt overgenomen door Ipsos verandert het afzendadres. De spamfilters dienen daarom dit jaar opnieuw te worden ingesteld. Hier wordt in december 2018 over gecommuniceerd. De responsoverzichten zullen ook dit jaar per opleiding en per instelling getoond worden. De opleiding vragen we uit, dus dit kunnen we terug leveren. Instellingen weten zelf hoeveel studenten de opleiding volgen. Wanneer deze gegevens worden aangeleverd, kunnen daarmee ook de percentages per opleiding berekend worden. De oude responsoverzichten kunnen niet worden meegenomen van GfK naar Ipsos, dus deze worden opnieuw gemaakt. De instellingen krijgen hier vooraf een voorbeeld van, zodat zij zelf ook eventuele aanpassingen kunnen doen. Ook dit jaar is er weer een lost link tool, waarmee studenten via de website hun persoonlijke link naar de vragenlijst kunnen opvragen. 8.3 TERUGKOPPELING RESULTATEN, VOORLOPIGE PLANNING Het codeboek voor het benchmarkbestand wordt op 22 maart 2019 opgeleverd. Het voorlopig benchmarkbestand wordt op 5 april 2019 opgeleverd. Het voorlopig instellingsbestand en de voorlopige factsheets worden op 2 mei 2019 opgeleverd. De definitieve bestanden worden onder embargo op 10 mei 2019 opgeleverd. De definitieve bestanden worden op 16 mei 2019 openbaar gemaakt. De antwoorden op de open vraag ontvangen de instellingen op 20 mei AANVULLENDE VRAGEN VANUIT CONTACTPERSONEN TABLEAU Vanaf wanneer is Tableau beschikbaar? Het zou mooi zijn wanneer de data in Tableau op dezelfde dag als het openbaar benchmarkbestand beschikbaar is. Studiekeuze123 bekijkt wat mogelijk is en wat lukt. Is er ook een Tableau testversie? Wij zouden de eindgebruiker graag een training willen geven. Nee, er is nog geen testversie. Studiekeuze123 is van plan om de data van vorig jaar in Tableau te laden. We kijken hoe dit zo efficiënt mogelijk kan worden ingericht. Hebben jullie een gebruikersgroep? Verslag Startbijeenkomst NSE

7 Nog niet. We nemen het in overweging. TERUGLEVEREN OPLEIDINGSNAAM Hoe zit het precies met de opleidingsnaam. Wordt deze uitgevraagd op basis van CROHO? Want dan hebben wij als instelling een probleem. Daarom hebben wij het nadrukkelijke verzoek gedaan aan de FG s om ook opleidingsnaamlokaal aan te leveren onder gerechtvaardigd belang. Wanneer dat niet gedaan wordt, worden de namen in principe op basis van CROHO uitgevraagd in een drop down menu. Maar ongeveer 5% van de studenten zal zich waarschijnlijk niet (direct) herkennen in de gegeven opties. Een andere mogelijkheid is dat instellingen de opleidingsnaam op een hoger aggregatieniveau aanleveren. De adviesgroep is gevraagd uiterlijk 15 oktober te reageren op de vraag of een uitbreiding van de minimale set mogelijk is, zodat we dit besluit kunnen meenemen in de gegevensuitwisselingsovereenkomst. Nawoord: inmiddels is besloten de minimale set te handhaven en instellingen te vragen om opleidingsnamen geaggregeerd aan te leveren zodat deze kan worden gebruikt in de vragenlijst. Leveren jullie in de resultaatbestanden wel het CROHO-nummer terug of alleen de tekst? En wordt de hele CROHO lijst uitgevraagd, of alleen die van de eigen instelling? We leveren het CROHO-nummer terug. Het is mogelijk dat instellingen een koppelbestand leveren waarin wordt aangegeven welke CROHO-nummers bij welke lokale opleidingsnaam hoort. PLANNING Wanneer is de vragenlijst definitief? We willen de vragenlijst zien voordat de overeenkomst tot deelname getekend wordt. De vragenlijst is nog niet definitief op het moment dat de overeenkomsten tot deelname verstuurd worden aan de CvB s en directies. Ruim voor de deadline van het terugsturen van de getekende overeenkomsten (16 november 2018) is de vragenlijst definitief. TOESTEMMINGSVRAAG Worden de FG s benaderd voor de exacte inhoud van de toestemmingsvraag? Wordt er nu actie van hen verwacht? Nee, dit ligt bij de adviesgroep. Deze is gevraagd om contact te leggen met de FG s om akkoord te krijgen voor het uitbreiden van de minimale variabelenlijst met opleidingsnaamlokaal en liefst ook vestiging. Ook zijn zij gevraagd te reageren op de concept toestemmingsvraag die hen is toegestuurd. PROMOTIEMATERIAAL Wanneer is het promotiemateriaal voor de NSE 2019 beschikbaar? Dit is volgens planning op 15 november FACTSHEETS De factsheets waren afgelopen jaar gebaseerd op het totale bestand, maar niet op het benchmarkbestand. Daarom konden wij de gemiddelden niet reproduceren. Wordt dat dit jaar rechtgetrokken? Verslag Startbijeenkomst NSE

8 We hebben afgelopen jaar de keuze gemaakt om per informatieproduct te kijken wat de benodigde beveiliging moest zijn. Omdat de factsheets op instellingsniveau zijn, staan er geen persoonsgegevens in, ook niet indirect, en heb je dus geen beveiliging nodig. En zo konden we ook voor kleinere instellingen factsheets leveren. Dit jaar kunnen we ervoor kiezen om overal hetzelfde bestand voor te gebruiken. We nemen dit mee. MAATWERK Afgelopen jaar was er maatwerk mogelijk via GfK. Wij hebben alle opleidingsvarianten laten opsplitsen naar studiejaar. Deze gegevens hebben we geaggregeerd gekregen. Is dat dit jaar ook weer mogelijk? In Tableau is dit mogelijk. Alle data staat erin. Je kunt zelf per filter kijken wat er mogelijk is. In principe is het ook mogelijk om bestanden te leveren zoals jullie deze afgelopen jaar ontvangen hebben. Het heeft echter onze voorkeur om dit via Tableau te doen. EXTRA BIJEENKOMST Studiekeuze123/Ipsos stelt voor om een extra bijeenkomst te organiseren om door te praten over de uit te leveren bestanden en maatwerkvraagstukken. Het afgelopen jaar ging dit erg ad hoc. Daarmee was het ook voor GfK lastig om te behappen. Wanneer we hier een sessie voor inplannen, kunnen we dit voor zijn. Het voorstel is om dit ergens in de laatste weken van het veldwerk te doen. Ipsos doet hiervoor een voorstel. Studiekeuze123 bedankt alle contactpersonen voor hun aanwezigheid en participatie. De Startbijeenkomst wordt afgesloten met een gezamenlijke lunch in het restaurant. Verslag Startbijeenkomst NSE