Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON VO. vo inwinnen vo bekostiging. Versie 1.0. Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 1

Transcriptie

1 Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON VO vo inwinnen vo bekostiging Versie 1.0 Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 1

2 Inhoud 1. Inleiding Achtergrond Dit draaiboek De aansluiting op hoofdlijnen Certificaten en machtigingsformulieren Sluiting BRON Conversie Aansluiting scholen op BRON Naleveringen Communicatie over Decemberstop BRON Proces accountantscontrole gewijzigd Aansluiten op BRON Aansluitplanning Stappenplan... 7 Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 2

3 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Het programma Doorontwikkelen BRON richt zich op de vernieuwing van de onderwijsregisters (met inschrijf-, resultaat-, instellings- en opleidingsgegevens) van DUO, het bekostigingsproces en de gegevensuitwisseling tussen instellingen en DUO en het bieden van services door DUO ter ondersteuning van deze processen in de keten. De kaders voor het programma zijn vastgelegd in het Masterplan en het Plan van Aanpak. In de periode van januari 2017 tot en met januari 2019 wordt in het vo gewerkt aan de projecten VO inwinnen, VO bekostigen. In de periode vanaf januari 2019 wordt gewerkt aan VO informatiediensten en RIO vo. In het project VO inwinnen wordt de uitwisseling van gegevens tussen scholen en DUO over inschrijvingen en resultaten op basis van bestanden vervangen door gegevensuitwisseling op basis van berichtenverkeer. Verder worden de registers OD en OR bij DUO uitgebreid om de vo gegevens te kunnen registreren. In het project VO bekostigen worden de bekostigingssystemen bij DUO aangepast zodat deze in staat zijn om op basis van berichtenuitwisseling vanuit de registers de scholen een directe terugkoppeling te geven van de (voorlopige en de definitieve) bekostigingsstatus van de inschrijvingen. In het project VO informatiediensten worden gegevensleveringen (diensten) door DUO ontwikkeld, ter ondersteuning van het inschrijfproces van de scholen. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan de vervanging van papieren in- en uitschrijfbewijzen door een bericht van DUO. In het project RIO vo wordt een nieuwe registratie van gegevens over instellingen en opleidingen, gebaseerd op de onderwijskundige werkelijkheid van de onderwijsinstellingen, geïmplementeerd. Met deze nieuwe registratie worden diverse ketenprocessen (bekostiging, toezicht en verantwoording, leerplicht, benchmarking etc.) ondersteund. De ontwikkeling en invoering van het nieuwe BRON VO is een ketenproject, waarin de verschillende partijen in de keten (scholen, LAS-leveranciers, DUO, VO-raad, Kennisnet en het ministerie van OCW) in alle fasen van het project met elkaar samenwerken. De samenwerking tussen de verschillende ketenpartners is een cruciale succesfactor voor het welslagen van het project. Dit geldt ook voor de implementatie van nieuwe BRON in het vo. 1.2 Dit draaiboek Dit draaiboek dient als leidraad voor de contactpersoon Doorontwikkelen BRON VO en de ICT-Coordinator binnen de school. Dit draaiboek heeft betrekking op de periode 1 december 2018 tot eind januari De aansluiting op BRON is gereed als alle scholen in het VO succesvol gegevens uitwisselen met het nieuwe BRON. De projecten VO informatiediensten en RIO vo worden dan nog niet geïmplementeerd. De informatiediensten zullen vanaf 2019 samen met de leveranciers van de administratiesystemen één voor één plaatsvinden en voor RIO vo wordt een apart implementatieplan opgesteld in de loop van Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 3

4 In dit draaiboek is beschreven hoe de daadwerkelijke aansluiting van de onderwijsinstellingen op het nieuwe BRON VO wordt uitgevoerd. Het gaat dan om de activiteiten die de onderwijsinstellingen, LAS-leveranciers en DUO moeten uitvoeren. Pakketspecifieke zaken, zoals wel of niet door kunnen muteren na 6 december of conversie van data in het pakket, zijn niet opgenomen in dit draaiboek. Hiervoor verwijzen we naar de LAS-leveranciers. Randvoorwaarden voor de start van de aansluiting op BRON zijn een succesvolle afronding van de afsluitende ketenacceptatietest op 30 november 2018 en een succesvolle uitvoering van de conversie van BRON bij DUO in de maand december 2018, een succesvolle productierelease van de LAS-software en indien van toepassing een succesvolle conversie aan de kant van de school. De contactpersonen Doorontwikkelen BRON VO ontvangen hierover uitsluitsel via de NIEUWSFLITS. 2. De aansluiting op hoofdlijnen De aansluiting op het nieuwe BRON VO bestaat op hoofdlijnen uit de volgende stappen: 1. Certificaten en machtigingsformulier 2. Sluiting BRON o Laatste levermoment scholen: 6 december o Laatste terugmeldbestanden: 7 december o Definitieve sluiting van het huidige BRON VO op 8 december 3. Conversie 4. Aansluiten scholen VO: vanaf 3 januari tot en met 23 januari 2019 aansluiten op BRON 5. Naleveringen Deze fasen worden hieronder beschreven Certificaten en machtigingsformulieren Voordat de scholen kunnen worden aangesloten op het nieuwe BRON, dienen zij een productie-certificaat (ten behoeve van de beveiliging van de gegevensuitwisseling) te installeren. Indien een school gebruik maakt van een administratiesysteem van een SAASleverancier zorgt de leverancier voor de installatie van het productie-certificaat. In deze situatie is het van belang dat er een getekende machtiging is tussen de leverancier en de school. Het verzoek om het machtigingsformulier te ondertekenen en naar DUO te sturen is op woensdag 3 oktober naar de contactpersonen Doorontwikkelen BRON verstuurd. In het andere geval, waarbij de school gebruikt maakt van een administratiesysteem dat op de school zelf is geïnstalleerd of gehost bij derde partij, dient de school zelf te zorgen voor de installatie van het productie-certificaat (indien van toepassing met de eigen hosting partner). De ervaring leert dat de aanvraag en installatie van een certificaat lastig is, het verdient daarom Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 4

5 aanbeveling om hiermee tijdig te beginnen en niet te wachten tot het laatste moment voor de aansluiting op BRON. 2.2 Sluiting BRON 6 december (tot 18.00) is de laatste dag dat u nog gegevens kunt aanleveren aan BRON. Zoals al eerder gecommuniceerd is het wenselijk om eind november uw administratie op orde te hebben, zodat u niet het risico loopt op het laatste moment nog allerlei meldingen open te hebben staan. 7 december s ochtends wordt een terugkoppelbestand opgeleverd en op maandagochtend 10 december wordt het laatste terugkoppelbestand geplaatst. In de terugkoppeling op 10 december zal naast de reguliere terugkoppeling van meldingen die verwerkt zijn ook de afkeur van alle meldingen die nog openstaan meegeleverd worden. Deze afgekeurde mutaties zult u in het nieuwe BRON opnieuw moeten aanbieden. Op 8 december gaat BRON VO en Vavo definitief dicht. Vanaf 6 december tot het moment dat de VO-school is aangesloten, kunnen de scholen geen gegevens aanleveren aan BRON. Afhankelijk van het LAS worden deze vanzelf opgespaard in het LAS, wordt het onmogelijk gemaakt om wijzigingen door te voeren in het LAS of moet u hier zelf rekening mee houden. Op 17 december om uur vindt u op de beveiligde site een foto met de stand van BRON VO op 8 december Op 24 december vindt u op de beveiligde site een Registratieoverzicht (RO) met alle gegevens in het nieuwe register van uw BRIN. De consequenties van de sluiting van BRON, de zogenaamde decemberstop, komen aan de orde in hoofdstuk Conversie De conversie van BRON wordt volledig uitgevoerd door DUO. DUO zorgt ervoor dat alle gegevens van het huidige BRON worden overgezet naar de het nieuwe BRON. Daarnaast zorgt DUO er voor dat intern alle omringende applicaties goed gezet worden, zodat na de conversie alle systemen goed blijven functioneren. Zodra de conversie is uitgevoerd, wordt gecontroleerd of deze juist en volledig is uitgevoerd en wordt een audit gedaan door een auditor van de Auditdienst Rijk (ADR). Op basis van de resultaten wordt besloten of het nieuwe BRON open gesteld kan worden. In geval van een GO wordt overgegaan op het aansluiten van scholen. Daarnaast kan er binnen het LAS nog een conversie op BRON-gegevens plaatsvinden, dit is afhankelijk van het administratiesysteem. 2.4 Aansluiting scholen op BRON De LAS-leveranciers brengen eind 2018 een release uit van het LAS waarin de voor het nieuwe BRON VO benodigde aanpassingen zijn doorgevoerd. Met deze nieuwe versie van het LAS gaan in de eerste week van januari 2019 pilot- scholen als eerste aansluiten op het nieuwe BRON. Per LAS-leverancier éen school. In de weken daarna worden de overige scholen aangesloten op het nieuwe BRON VO. In hoofdstuk 5 vindt u de verwijzing naar de detailplanning en het stappenplan. Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 5

6 2.5 Naleveringen Nalevering Decemberstop Tijdens het aansluiten vinden er twee en soms één nalevering plaats. Wijzigingen die in het LAS na 6 december worden opgevoerd, worden pas aan het nieuwe BRON verstuurd op het moment van aansluiten. Deze gegevens worden in een nalevering naar DUO gestuurd. Afhankelijk van de inrichting in het LAS, start de LASleverancier dit op of is het een handeling die door de school uitgevoerd wordt. Zijn er geen naleveringen, dan moet er één identificatie of inschrijving, die al eerder is aangeboden, opnieuw aangeboden worden door de school tijdens het aansluitmoment. Dit om te controleren of de school juist is aangesloten. Nalevering IVBG Dit is een nalevering die gestart wordt door DUO. Voor alle actuele inschrijvingen en resultaten berekent DUO de individuele status voorlopige bekostigingsgrondslag. Zodra alle scholen zijn aangesloten op het nieuwe BRON, start DUO een bulklevering per school. Dit is dus pas vanaf 24 januari Communicatie over Decemberstop BRON Op 6 december sluit BRON VO en Vavo. Voor BRON VO en Vavo geldt dat in januari 2019 alle scholen aansluiten op het nieuwe BRON. Naar verwachting is er eind januari 2019 weer een volledig actuele stand in het nieuwe BRON VO. Dit betekent dat allerlei partijen en systemen (binnen en buiten DUO) die gegevens uit BRON ontvangen, van 7 december tot eind januari geen gegevens uit BRON ontvangen. Op de website van DUO is beschreven wat de consequenties voor leerlingen, scholen en afnemers zijn en welke maatregelen er zijn genomen Communicatie naar accountants: Accountants zijn geïnformeerd. Mochten er toch vragen zijn, dan kunt u ze naar de website bron-vo.nl verwijzen. 4. Proces accountantscontrole gewijzigd Met de komst van de nieuwe uitwisseling BRON VO verandert het accountantsproces. Er is straks geen verplichte mutatiestop en er zijn geen foto s. Wel zijn er straks OBO s en verschillenlijsten. De accountants zijn geïnformeerd over de procesgang tijdens diverse bijeenkomsten afgelopen jaar. Ook begin januari 2019 wordt er nog een voorlichtingssessie voor accountants over het nieuwe proces georganiseerd. Op vindt u een beschrijving van het nieuwe proces. 5. Aansluiten op BRON 5.1 Aansluitplanning Op vindt u de planning van de aansluiting van de afzonderlijke scholen. Deze planning is opgesteld op basis van grootte van de school en technische omstandigheden. De genoemde aanvangstijd is het tijdstip waarop DUO de omgeving voor uw school open heeft gezet, tenzij u een ander bericht via de mail ontvangt. Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 6

7 5.2 Stappenplan Voor elke aansluiting van iedere school wordt een aantal stappen uitgevoerd door DUO, de LAS-leverancier en de school. In dit stappenplan staat beschreven wie wat doet. Voor de school staat beschreven, stapsgewijs, wat er gecontroleerd moet worden. Om deze stappen gecontroleerd uit te voeren, is het raadzaam om de collega s van de leerlingadministratie niet te laten werken in het administratiepakket op het moment van livegang. Stappenplan aansluitmoment Op het genoemde tijdstip in de planning worden de volgende handelingen verricht: 1. DUO en de LAS-leverancier maken het voor een groep scholen die ingepland staan op het desbetreffende tijdstip mogelijk om het berichtenverkeer op te starten. 2. De school zet de volgende stappen (afhankelijk van de werkvoorraad en werkwijze LAS-pakket): a. De school stuurt en controleert een identificatie persoon. b. De school stuurt en controleert een inschrijving. 3. Na iedere actie wordt door de school gecontroleerd of er een bericht ontvangstbevestiging en een goedgekeurde terugkoppeling komt. 4. Afhankelijk van het administratiepakket start de LAS-leverancier of de school de na-levering decemberstop (opgespaarde mutaties). 5. Ondertussen monitoren de LAS-leverancier en DUO het berichtenverkeer. 7. Uiterlijk aan het eind van de dag meldt de school zich af, in een mail aan implementatie-bron@duo.nl. Na aansluiten alle instellingen (vanaf 24 januari 2019): DUO start de levering IVBG. Voor alle actuele inschrijvingen en resultaten berekent DUO de individuele status voorlopige bekostigingsgrondslag en stuurt deze naar de school. Draaiboek Livegang Doorontwikkelen BRON vo 7