1. Aanlevering databestanden CQI Farmacie 2016

Transcriptie

1 Memo Aan Meetbureaus die willen gaan meten met de CQI Farmacie voor de landelijke benchmark 2016 Afzender dr. ir. M.H. (Maarten) Batterink Datum Barneveld, 11 november 2015 Significant Thorbeckelaan ED Barneveld KvK Betreft aanleverspecificaties CQI Farmacie Aanlevering databestanden CQI Farmacie Dit document beschrijft het proces van aanleveren en de bestandspecificaties voor de CQI-gegevens voor de Farmacie 2016 in het kader van een landelijk georganiseerde benchmark. Deze informatie is bestemd voor de die de CQI-gegevens namens de apotheken aanleveren. 02 De gehanteerde vragenlijst is de CQI Farmacie verkorte vragenlijst versie 2.1 (oktober 2015), en de werkinstructie is versie 2.3 die bij deze vragenlijst hoort. 03 Er is met Stichting Miletus afgesproken dat 20 mei 2016 de uiterste deadline is om het databestand op te sturen. Om een snelle dataverwerking te kunnen realiseren, is het noodzakelijk dat de vóór 20 april 2016 een proefbestand opleveren. Significant zal dit bestand controleren op de hieronder genoemde bestandspecificaties en het codeboek. 1.1 Bestandspecificaties 04 Er zijn twee typen bestanden die moeten worden aangeleverd: i. een databestand met de ruwe data; ii. een overzichtsbestand met gegevens over de apotheken. 05 Voor de aanlevering van ruwe data dient het SPSS codeboek voor de CQI Farmacie 2016 te worden gebruikt. In dit bestand staan alle variabelen gespecificeerd die moeten worden aangeleverd. Zowel de codering als het variabele type staat gedefinieerd en het is van groot belang dat deze specificaties worden gehanteerd bij de oplevering. Het SPSS codeboek bestand kan worden gezien als een leeg databestand dat moet worden gevuld met de ruwe data. 06 Het databestand met ruwe data bevat alle cliënten die zijn aangeschreven/uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek. Een variabele respons geeft aan of er een ingevulde vragenlijst is ontvangen en op welke wijze (NB voor de CQI Farmacie 2016 geldt dat de uitvraag volledig online plaatsvindt). Oftewel, het bestand bevat zowel de respons als de non-respons. Hiermee kan een responsanalyse worden uitgevoerd.

2 07 Naast het databestand in SPSS levert het meetbureau een overzichtsbestand in Excel-formaat aan met één werkblad met daarin de agb-codes van de apotheek (dus niet van de apotheker), bijbehorende apotheeknamen en adressen van alle apotheken die in het SPSS databestand zitten. Het is van groot belang dat de agb-codes en de adressen correct zijn, want hier is een correcte verwerking en terugkoppeling van afhankelijk. 08 Daarnaast wordt in dit overzichtsbestand het aantal records en (optioneel) het aantal respondenten na schoning vermeld en het aantal records waarbij de vragen die betrekking hebben op eerste uitgifte hebben beantwoord (naar aanleiding van de screenervraag - vraag 2 = ja, ). Dit overzichtsbestand bevat dus zes kolommen: a. Agbcode van de apotheek (variabelenaam: agbcode): De agbcode bestaat uit 8 cijfers en komt overeen met de agbcode zoals die in het databestand zit (geen tussenstreepjes, spaties of andere tekens). Op dit niveau worden de analyses uitgevoerd en worden resultaten berekend. De agbcode is de unieke identificerende code, waarmee zorgverzekeraars (eventueel) ook zelf een koppeling met andere kwaliteitsindicatoren maken en waarmee ze een terugkoppeling verzorgen: b. Naam apotheek (variabelenaam: naam_apotheek); c. adres (variabelenaam: _adres): in verband met de terugkoppeling (in de vorm van een beknopte rapportage, namens de zorgverzekeraars) van de uitkomsten van de benchmark is het noodzakelijk dat er een werkend adres van de apotheken wordt meegeleverd. Dit adres wordt voor geen andere doeleinden gebruikt dan voor deze terugkoppeling. d. Aantal records in het bijbehorende databestand (variabelenaam: aantal_records): Het gaat zowel om de respons als de non-respons. e. Aantal netto respondenten (variabelenaam: netto_respons): Significant zal de schoning uitvoeren conform de werkinstructie 2.3. Een belangrijke schoningsstap is het controleren van de netto_respons, want de zorgverzekeraars accepteren voor de landelijke benchmark alleen apotheken met een netto respons van minimaal 70 respondenten. Veel zullen daarom zelf tijdens het meten al de netto respons willen monitoren, om zo de apotheken de zekerheid te kunnen geven dat ze voldoende respondenten voor de benchmark hebben. In deze kolom kunnen de per apotheek aangeven wat (volgens hun schoning) de netto respons is. Het is niet verplicht deze kolom in te vullen. Let op: de schoning en daarmee de netto respons die wordt bepaald door Significant is uiteindelijk leidend. Bij eventuele terugkoppeling richting apotheken over de netto respons door de is het aan te bevelen om ruim boven de grens van 70 te zitten. f. Aantal netto respondenten eerste uitgifte (variabelenaam: eerste_uitgifte): de zorgverzekeraars willen minimaal 35 netto respondenten per apotheek hebben die de vragen hebben ingevuld die betrekking hebben op de eerste uitgifte van medicijnen (naar aanleiding van de screenervraag - vraag 2 = ja, ). Het is niet verplicht deze kolom in te vullen. Let op: de schoning en daarmee de netto respons eerste uitgifte die wordt bepaald door Significant is uiteindelijk leidend. Bij eventuele terugkoppeling richting apotheken over de netto respons door de is het aan te bevelen om ruim boven de grens van 35 te zitten. 09 Voor dit bestand geldt dat de eerste regel de variabelenamen bevat. Er is een voorbeeld van dit bestand beschikbaar. Pagina 2 van 5

3 1.2 Naamgeving bestanden 10 Bij aanlevering van het bestand dient de bestandsnaam als volgt te zijn weergegeven: a. CQi_Farmacie_2016_db_meetbureaunaam.sav (voor het databestand met ruwe data); b. CQi_Farmacie_2016_st_meetbureaunaam.xlsx (voor het overzichtsbestand). 11 Bij deze bestandsnaam dient het meetbureau bij meetbureaunaam de naam van het meetbureau in te vullen (bijvoorbeeld: CQi_Farmacie_2016_db_significant.sav 1 ). 2. Valideren van de bestanden 2.1 Aanlevering databestanden 12 Het proces van aanleveren kent twee aanlevermomenten: a. Proefaanlevering (deadline 20 april 2016); b. Definitieve aanlevering (deadline 20 mei 2016). 13 Bij beide aanleveringen zal een technische en inhoudelijke validatie worden uitgevoerd. De databestanden kunnen per worden verstuurd naar farmacie.cqi@significant.nl. Significant voert de schoning van de data en de analyses voor de benchmark uit. De bestanden dienen te worden beveiligd met een wachtwoord (door deze eerst in te pakken in een zip-bestand). 2.2 Validatie databestanden 14 Bij aanlevering van het bestand wordt zo spoedig mogelijk een validatie uitgevoerd. In deze validatie wordt gecontroleerd of: a. Beide bestanden voldoen aan de technische specificaties zoals hierboven beschreven, bijvoorbeeld: i. Variabele-eigenschappen, codering, bestandsnamen; b. De codering conform codeboek is toegepast; c. De variabelen respons, geboortejaar, geslacht en apotheektype zijn gevuld (NB deze kunnen ongeacht de respons worden ingevuld); d. De identificerende elementen in het bestand aanwezig zijn ( bureau (naam meetbureau), agbcode, en cliënt (unieke code cliënt 2 ). Die moeten verplicht zijn ingevuld voor alle records; e. Het overzichtsbestand correct is gevuld: i. Onder andere of de agb-codes die in het databestand opgenomen zijn ook in het overzichtsbestand zijn opgenomen en of het aantal opgegeven records per apotheek klopt. 1 Dit is een voorbeeld. Significant is zelf geen meetbureau dat zelf CQI-dataverzameling uitvoert. 2 Dit moet een uniek nummer of code zijn waarmee alle respondenten binnen een apotheek uniek te identificeren zijn. Het mag echter geen code zijn met een verdere betekenis (dus geen verzekerdenummer of BSN gebruiken!). Pagina 3 van 5

4 15 Indien de bestanden niet door de technische validatie komen, zal in het geval van de definitieve aanlevering Significant direct contact opnemen het meetbureau. Het meetbureau wordt vervolgens geacht het bestand direct aan te passen en opnieuw op te sturen naar Significant. Het verdient aanbeveling dat het meetbureau in de laatste week van mei beschikbaar is voor vragen en een eventuele heraanlevering. Bij een foutieve aanlevering bestaat namelijk het risico dat het bestand niet meegenomen kan worden in de landelijke benchmark. Dit laatste onderstreept het belang van een proefaanlevering. 2.3 Geen toepassing van de schoningsregels door de 16 Significant zal voor de landelijke benchmarks de schoningsregels toepassen zoals beschreven in de werkinstructie 2.3. De moeten daarom niet een geschoond bestand opleveren, maar een bestand met de gehele steekproef (zowel de respons als de non-respons). De ontvangen geen verwerkingsverslag van de schoning, maar wel een terugkoppeling op de proefaanlevering. Of een eventuele schoning door het meetbureau (voor het monitoren van de respons en het terugkoppelen daarvan naar de apotheken) overeenkomt met de schoning van Significant kan het meetbureau de variabele Record_verwijderd invullen. Voor de codering van bovenstaande variabelen verwijzen we naar het codeboek. 17 De schoning die zal worden toegepast is gepresenteerd in tabel 1. Schoningstap (record verwijderen indien:) Duplicaat (cliënten die de vragenlijst tweemaal hebben ingevuld: beide records krijgen deze code, de vragenlijst met de minst ingevulde vragen wordt uiteindelijk verwijderd) De respondent heeft bij vraag 1 Nee, ik heb helemaal geen medicijnen gekregen de afgelopen 8 weken ingevuld. De vragenlijst is niet op hem/haar van toepassing (onjuiste doelgroep) De respondent heeft niet zelf de vragenlijst beantwoord (vraag 27= Ja en vraag 28= heeft de vragen in mijn plaats beantwoord De wijze waarop de respondent geholpen is, is onbekend (vraag 27= Ja en vraag 28= missing) 6 of minder sleutelvragen zijn beantwoord. Waarbij de sleutelvragen de vragen 2, 3,4 en 8 t/m 14, 18, 19 en 20 zijn. Leeftijd (vraag 23) is niet beantwoord of de respondent jonger is dan 16 jaar (vraag 23=1) Opleiding (vraag 24) is niet beantwoord Opleiding (vraag 24) is beantwoord met Anders, namelijk Ervaren gezondheid (vraag 26) is niet beantwoord Tabel 1. De verschillende schoningsstappen op recordniveau en de bijbehorende codering van de variabele schoning 2.4 Proefaanlevering 18 De worden verzocht om vóór 20 mei 2016 proefbestanden aan te leveren met (indien mogelijk) minimaal 100 records, verdeeld over minimaal 2 apotheken. Significant zal hierop een validatie uitvoeren. Op basis hiervan ontvangt het meetbureau een terugkoppeling per met (indien relevant) de punten waarop de databestanden moet worden aangepast. Indien er veel gebreken zijn, zal er om een nieuwe proefaanlevering worden gevraagd. Indien de aanlevering helemaal in orde is, ontvangt het meetbureau de Pagina 4 van 5

5 melding dat het voor de definitieve aanlevering op identieke wijze dient aan te leveren (inclusief alle records die in het kader van de proefaanlevering zijn aangeleverd). De terugkoppeling zal worden gestuurd naar het e- mailadres van waaruit de bestanden zijn aangeleverd. Meting : Benchmark CQI farmacie 2016 welke vragenlijst: CQI farmacie vragenlijst 2.1 WEEK ( aantal weken dat meting loopt) online Maand jan feb mrt april april april mei mei Weeknummer Data verzamelen Proefaanlevering bij Significant Definitieve aanlevering bij Significant Pagina 5 van 5