Declaratie AWBZ-zorg (Excel format)

Transcriptie

1 Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) Versie EI-standaard: 1.1, FOUTCODELIJST In retourmelding naar de zorgaanbieder Uitgave document: 1.0, Kenmerk: AW119v1.1_FOUTCODESu1.pdf

2 Inleiding Zorgaanbieders AWBZ declareren sinds 1 juli 2009 op cliëntniveau de geleverde zorg in een Excel format. Een zorgkantoor ontvangt en controleert dit Excel-format en stuurt hierover een beveiligde retourmelding naar de zorgaanbieder. Er is behoefte om meer structuur in de retourmelding aan te brengen, door gebruik te maken van gestandaardiseerde foutcodes. In deze notitie wordt hiervoor een set foutcodes beschreven. De in dit document beschreven foutcodes behorend bij controle 1 t/m 3 dienen dienen uiterlijk op 1 januari 2010 en de foutcodes behorend bij controle 4 dienen uiterlijk op 15 februari 2010 doorgevoerd te zijn bij de zorgkantoren. Zorgkantoren controleren de declaraties van de zorgaanbieders in het Excel-format conform controle 1 t/m 4 voor de declaratieperioden vanaf 1 januari Doel Doel is te komen tot een uniform gebruik van foutcodes in de retourmelding door de zorgkantoren naar de aanbieders van een Excel-format op basis van de AW119. Uitgangspunt De controle wordt uitgevoerd conform de beschrijving in het document Proces uitvoeren controles Excelformat, versie 0.5, 6 augustus 2009, van ZN. Er is niet voorzien in een retourbericht behorend bij het Excel-format (AW119). De lijst met foutcodes is exclusief voor het Excel-format (AW119) en wordt desgewenst uitgebreid op basis van de ervaringen gedurende spoor 1. Voor de toekomstige EI declaratie AWBZ-zorg wordt uitgegaan van de viercijferige retourcodelijst van Vektis, geldend voor de EI-standaarden (ZVW en AWBZ). Gebruik foutcodes Controle 1 - Controle op volledigheid aanleverende zorgaanbieders Heeft zorgaanbieder het Excel format aangeleverd (ongeacht of de inhoud klopt)? Vul eenmalig alle NZA en AGB-codes in per zorgkantoorcode. Als u meerdere zorgkantoorcodes heeft, vul deze op de lijst in. 101 De aanlevering is geen Excel format zoals landelijk is afgesproken 102 De opmaak van het Excel format voldoet niet aan de AW Voor dit declaratiebestand kan de instelling niet bepaald worden, omdat de naamgeving van het bestand niet overeenkomt met de instellingscode (of koepel- of stichtingscode) op het voorblad. (GEWIJZIGD, ) 104 Van deze instelling/koepel wordt geen declaratie verwacht. 105 Van deze zorgverlener wordt onder deze koepel geen declaratie verwacht.

3 Controle 2 - Controle op volledigheid declaratie Heeft de zorgaanbieder de declaratie technisch goed gevuld (ongeacht of de inhoud klopt)? Voorblad 201 Geen voorblad aanwezig 202 Begindatum declaratieperiode moet de eerste van de maand zijn 203 Einddatum declaratieperiode moet de laatste dag zijn van dezelfde maand als de begindatum AWBZ declaratieregels 204 Geen blad met AWBZ declaratieregels aanwezig 205 Gegevenselement ontbreekt 206 Veld verplicht in te vullen 207 Veld is langer dan toegestane lengte 208 Code is gereserveerd voor toekomstig gebruik, niet gebruiken 209 Veld is niet van toepassing op deze code soort regel en mag niet gevuld zijn 210 Veld is niet juist gevuld 211 Veld mag niet gevuld zijn 212 Veld bevat onjuist aantal cijfers 213 Numeriek veld bevat ongeldig karakter 214 Burgerservicenummer (BSN) cliënt heeft niet de juiste lengte (9 posities) en/of voldoet niet aan de 11-proef 215 Einddatum prestatie mag niet in de toekomst liggen 216 Einddatum prestatie mag niet voor begindatum prestatie liggen 217 Einddatum prestatie mag niet na einddatum declaratieperiode liggen 218 Aanduiding prestatiecodelijst mag alleen waarde 055 hebben 219 Veld is ten onrechte toegevoegd 220 Detailregel cliënt ontbreekt (code soort regel waarde 1) 221 Totaalregel cliënt ontbreekt (code soort regel waarde 4) 222 Totaaltelling berekend bedrag (debet/credit) ontbreekt/is onjuist (code soort regel waarde 4) 223 Totaaltelling declaratiebedrag (debet/credit) ontbreekt/is onjuist (code soort regel waarde 4) 224 Aantal uitgevoerde prestaties is onjuist op basis van begindatum prestatie en einddatum prestatie (TOEGEVOEGD ) Controle 3 - Controle op tijdigheid declaratie Worden alle declaraties op tijd ingediend bij het zorgkantoor (ongeacht de inhoud)? We hanteren bij de eerste aanlevering - interne afspraak - dat de maximale doorlooptijd de declaratiemaand + 1 maand is (declaratiemaand juli mag tot eind augustus worden ingeleverd om te voldoen aan het criterium tijdig). 301 Declaratie niet op tijd aangeleverd

4 Controle 4 Controle op juistheid declaratie (TOEGEVOEGD ) De inhoud wordt gecontroleerd op verschillende aanpalende databases, waarbij de AZR database van belang is voor de rechtmatigheid van AWBZ-zorg. Waar deze controle wordt uitgevoerd is situationeel per concessiehouder. In de werkgroep wordt hier een werkwijze uitgestippeld waar ook de uniforme terugkoppeling naar de zorgaanbieder van belang is. De foutcodes controle 4 zijn vastgesteld als minimale en maximale set. 401 Cliënt komt niet voor in AZR 402 Instellingscode in Zorgverlenerscode behandelaar/uitvoerder wijkt af van de zorgtoewijzing 403 Er is geen geldige zorgtoewijzing voor de gedeclareerde periode (Begindatum prestatie / Einddatum prestatie) 404 Combinatie Cliëntnummer indicatieorgaan en Datum geboorte cliënt is onjuist (als BSN is leeg) 405 Combinatie Burgerservicenummer (BSN) cliënt en Cliëntnummer indicatieorgaan is onjuist (als BSN is gevuld) 406 Combinatie Burgerservicenummer (BSN) cliënt en datum geboorte cliënt is onjuist (als BSN is gevuld) 407 Functiecode is onjuist 408 Activiteitcode is onjuist bij functiecode 409 Prestatiecode komt niet voor in prestatiecodelijst AWBZ (055) 410 Code soort regel is onjuist 411 Klassecode is onjuist NB. Er is een uniforme definitie van controle 4 bepaald en vervolgens is hierbij een minimale lijst van foutcodes ontwikkeld.

5 Mutatieoverzicht Wijzigingen van versie 1.0, uitgave 1 naar versie 1.1. uitgave 1. Tabel 1-1 Mutatieoverzicht Datum / uitgave Code Mutatie /2 103 Toegevoegd tekstueel: (koepel- of stichtingscode) /2 224 Toegevoegd code /2 4** Toegevoegd codes Controle 4