Declaratie AWBZ-zorg (Excel format)

Transcriptie

1 Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) Versie EI-standaarden: 1.1, INVULINSTRUCTIES [INV] Aanwijzingen bij het gebruik van Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) Uitgave document: 1, Kenmerk: AW119v1.1_INVu1.pdf

2 Adres- en contactgegevens Correspondentieadres Bezoekadres Vektis C.V. Vektis C.V. Postbus 703 Sparrenheuvel AS ZEIST 3708 JE ZEIST Telefoon: EI-helpdesk: Website: Webapplicatie Standaardisatieproducten (WESP): Webapplicatie EI-testportaal PORTES: De inhoud van deze publicatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wanneer er desondanks onjuistheden in mochten voorkomen, aanvaardt Vektis C.V. daarvoor geen aansprakelijkheid. Ook aanvaardt Vektis geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie. Verveelvoudiging en verspreiding zijn toegestaan mits Vektis C.V. als bron wordt vermeld, danwel als bron herkenbaar blijft. Vektis C.V., Zeist

3 Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) Deze invulinstructie hoort bij de volgende documentatie: Een Excel format met de naam Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) en uitgavedatum Berichtspecificaties AW119, versie 1.1 met uitgavedatum Revisiehistorie Versie standaard Uitgave document Aard / reden wijzigingen Nieuwe versie en uitgave vanwege opnemen wijzigingen uit documenten Erratum & Addendum 1 t/m 4. Datum uitgave Eerste versie en uitgave Doelgroepen Zorgkantoren. Softwareleveranciers voor pakketten van zorginstellingen. Status Vooruitlopend op een definitieve EI standaard in het flat-file format heeft Vektis in opdracht van Zorgverzekeraars Nederland een Excel format ontwikkeld. Het voorliggende document is de invulinstructie die daarbij hoort. Deze is tot stand gekomen met behulp van de inhoudelijke kennis van vertegenwoordigers vanuit het veld. Beheer Het bericht Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) wordt functioneel beheerd door Zorgverzekeraars Nederland. Het operationeel beheer wordt uitgevoerd door Vektis C.V. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 3 / 21

4 Inhoudsopgave 1. Inleiding Invulinstructies Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) Gehanteerde begrippen Invulinstructies op bestandsniveau Invulinstructie per (groep) gegevenselement(en) Soort regel De groep verzekerdengegevens Functiecode en activiteitencode Datumvelden Rubrieken met AGB-codes Burgerservicenummer (BSN) cliënt Invulinstructie per zorgvorm Creditering Mutatieoverzicht...20 Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 4 / 21

5 1. Inleiding Dit document betreft een invulinstructie voor het gebruik van het bericht Declaratie AWBZ-zorg (Excel format). De invulinstructie heeft tot doel informatie te geven over hoe de soms complexe situaties in de werkelijkheid zijn te vertalen naar het vullen van één of meer rubrieken in het format. In het document BER AW119, versie 1.1 en versiedatum , staan de specificaties vermeld. Dat document leent zich er echter niet voor om alle bijzonderheden per soort zorg in voldoende mate te beschrijven. Vektis C.V. wenst u veel succes met het toepassen van het Excel format. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 5 / 21

6 2. Invulinstructies Declaratie AWBZ-zorg (Excel format) 2.1. Gehanteerde begrippen Begrip Declaratie Declaratieregel Totaalregel Definitie Verzameling gedeclareerde prestaties binnen een bepaald tijdvak. De gegevens binnen een declaratie die horen bij één geleverde prestatie. De gegevens die totalen aangeven behorend bij de verzameling gedeclareerde prestaties binnen een declaratie die horen bij één cliënt Invulinstructies op bestandsniveau De naamgeving van aan te leveren declaratiebestanden Om eenheid te krijgen in de naamgeving van aan te leveren bestanden, wordt uitgegaan van een naamgeving met de volgende opbouw: Type bestand (AW119). Afzender (AGB code instelling). Ontvanger (UZOVI nummer zorgkantoor). Declaratieperiode (jaar + maand). Volgnummer (om onderscheid te maken tussen de diverse aangeleverde bestanden). De extensie van het bestand (.xls) Een uitgewerkt voorbeeld voor de 1 e aanlevering met declaratieperiode augustus 2009 is: AW119_ _1234_200908_01.xls. De terugkoppeling vanuit zorgkantoren en creditbestanden Op dit moment is nog niet voorzien in een landelijk gestandaardiseerde terugkoppeling vanuit zorgkantoren naar zorginstellingen. Dit neemt niet weg dat wel creditbestanden dienen te worden aangeleverd. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 6 / 21

7 2.3. Invulinstructie per (groep) gegevenselement(en) Soort regel Het gegeven soort regel maakt duidelijk of het om een individuele declaratieregel gaat of om een totaalregel op cliëntniveau. De volgende vulling wordt daarbij aangehouden: 1 Detailregel zorg cliënt. 2 Detailregel toeslag. 3 Declaratieregel meeliftende partner. 4 Totaalregel cliënt. Totaalregels (soort regel = 4) worden ook toegevoegd ook als er maar 1 detailregel bij een cliënt hoort De groep verzekerdengegevens Identificatie van de verzekerde m.b.v. BSN Vanaf 1 juni 2009 dient het BSN verplicht te worden gebruikt binnen de zorgsector ter identificatie van de cliënt. Alleen geverifieerde BSN s mogen worden uitgewisseld. Voor de systematiek van omgaan met het BSN wordt aangesloten op de AZR systematiek. Voor de meest actuele situatie hierover wordt verwezen naar het handboek Zorgregistratie AWBZ release AZR 2.2 en de FAQ lijst op NB Tevens is van belang dat Zorgverzekeraars Nederland van plan is een circulaire hierover naar het zorgveld te sturen. Hierin wordt naast andere zaken ingegaan op bijvoorbeeld juridische aspecten die in dit kader van belang zijn. Identificatie van de verzekerde m.b.v. de combinatie code indicatieorgaan/cliëntnummer Naast het BSN zorgt de combinatie code indicatieorgaan/cliëntnummer indicatieorgaan in de gehele berichtketen AWBZ voor identificatie van de cliënt. De gegevens zien er als volgt uit: Code indicatieorgaan, N 4 posities: identificatie van het indicatieorgaan dat het indicatiebesluit heeft verricht. Het Centrum indicatiestelling Zorg beheert de codelijst. De opbouw van de code indicatieorgaan in het EI-bericht is als volgt: xxyy. Hierin is: xx : het nummer van de zorgkantoorregio; yy : het volgnummer van het indicatieorgaan in de betreffende regio. Voorbeeld CIZ Den Helder Het CIZ Den Helder heeft als nummer Hierin is 12 het nummer van de zorgkantoorregio en 30 het volgnummer van het indicatieorgaan. Er is geen locatienummer van zelfstandige vestiging binnen de RIO-organisatie. Het nummer van de CIZ Den Helder dient als 1230 gevuld te worden. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 7 / 21

8 Cliëntnummer indicatieorgaan, AN 20 posities: identificerend nummer van een cliënt bij een indicatieorgaan. Het cliëntnummer indicatieorgaan wordt op verschillende wijzen in de administraties bij indicatieorganen vastgesteld en vastgelegd. Ter indicatie volgen enige voorbeelden van het cliëntnummer indicatieorgaan: Cliëntnummer indicatieorgaan: 1, 218, , A , XVG Indicatieorganen hanteren veelal een cliëntnummer indicatieorgaan waarin het cliënt-id en de code indicatieorgaan zijn opgenomen. In het voorbeeld van het CIZ Den Helder wordt dit samengestelde cliëntnummer indicatieorgaan als volgt gevuld: Aantal posities Samenstelling Cliëntnummer (Cliënt-ID + Code indicatieorgaan) A X V G Legenda Cliënt-ID Code indicatieorgaan Spaties N.B. Het cliëntnummer indicatieorgaan kan op andere wijzen dan in deze voorbeelden zijn opgebouwd Functiecode en activiteitencode Deze dienen overeen te komen met de betreffende gegevens uit het EI-bericht zorgtoewijzing AWBZzorg (AW33, versie 2.2) Datumvelden De datumvelden hebben in alle EI-berichten het formaat EEJJMMDD. In ieder geval wordt dit formaat niet door alle in omloop zijnde versies van Excel ondersteund. Tegen die achtergrond is ervoor gekozen om de datum als dd-mm-jjjj in te vullen. Dit formaat wordt wel ondersteund bij de datumvelden in Excel. Daar waar de op Excel gebaseerde declaratieberichten geautomatiseerd worden aangemaakt of verwerkt, wordt er van uitgegaan dat een vertaling door de programmatuur van of naar dit formaat vanuit het formaat in de interne administratie wordt gedaan. Streepjes in het datumformaat tellen niet mee in de lengte van het datumveld. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 8 / 21

9 Toelichting in algemene zin. M.b.t. het declareren gelden een aantal bepalingen. Declaraties dienen niet overlappend te zijn. Declaratieperioden van verschillende opeenvolgende declaraties dienen aansluitend te zijn. M.a.w. de begindatum declaratieperiode (0104) van een opvolgende declaratie is de dag na de einddatum declaratieperiode (0105) van de voorgaande declaratie. In een declaratie van een bepaalde periode kunnen declaratieregels uit eerdere perioden worden meegenomen. Voorbeeld: een declaratiebestand wordt aangeleverd met begindatum declaratieperiode (0104) = 1 mei 2009 en einddatum declaratieperiode (0105) = 31 mei Een prestatie uit februari kan eveneens worden gedeclareerd met behulp van dit bestand. De begindatum declaratieperiode (0104) blijft echter 1 mei Toelichting bij rubriek 0215 (begindatum prestatie). Voor de begindatum prestatie (0215) zijn er twee situaties. De zorg vangt aan voor het begin van de declaratieperiode. In dat geval wordt de eerste dag van de zorgperiode die nog niet gedeclareerd is bij begindatum prestatie gevuld. Voorbeeld: iemand komt in een verzorgingshuis op 1 maart De maand maart is al gedeclareerd. De begindatum prestatie (0215) is dan 1 april De zorg vangt aan in de declaratieperiode (bijvoorbeeld op de 15e van de maand). In dat geval wordt de daadwerkelijke begindatum prestatie in plaats van de 1e van de declaratieperiode bij begindatum prestatie gevuld. Toelichting bij rubriek 0216 (einddatum prestatie). Voor de einddatum prestatie (0216) zijn er twee situaties. De zorg houdt op voor het einde van de declaratieperiode. In dat geval wordt de daadwerkelijke datum waarop de zorg ophoudt bij einddatum prestatie (0216) ingevuld. De zorg houdt op na afloop van de declaratieperiode. In dat geval is de einddatum prestatie gelijk aan de einddatum declaratieperiode (0105). Toelichting bij rubrieken 0104, 0105, 0215 en Toelichting in algemene zin. Per declaratieperiode declareren, niet cumulatief. Bij voorkeur niet achteraf, als de zorg is beëindigd, declareren. Als een zorgperiode ononderbroken is en er wordt achteraf gedeclareerd, dan cumulatief in één detailregel declareren. Als de zorgperiode onderbroken is, dan de delen in afzonderlijke detailregels declareren. Indien achteraf wordt gedeclareerd, de delen niet cumulatief declareren. Dit geldt ook voor creditregels. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 9 / 21

10 Casus 1 Casus 2 Casus 3 Casus 4 Ononderbroken zorg. J J N N Declareren per declaratieperiode. J N J N Actie: In afzonderlijke detailregels X X X declareren (niet cumulatief). Cumulatief in één detailregel declareren. X Casus 1 Een cliënt is van 15 januari tot en met 10 maart in zorg. De zorginstelling declareert maandelijks (per declaratieperiode). De indicatie/zorgtoewijzing AZR voor de cliënt heeft als startdatum zorg 15 januari en is voor 15 januari afgegeven. Op welke wijze wordt de geleverde zorg gedeclareerd? De zorg wordt niet cumulatief gedeclareerd. De nota van januari bevat de geleverde zorg van 15 tot en met 31 januari. De nota van februari bevat de geleverde zorg van 1 tot en met 28 februari. De nota van maart bevat de geleverde zorg van 1 tot en met 10 maart. Casus 2 Een cliënt is van 15 januari tot en met 10 maart in zorg. De zorginstelling declareert achteraf (niet per declaratieperiode), omdat de indicatie/zorgtoewijzing AZR voor de cliënt pas in maart is afgegeven, met terugwerkende kracht vanaf 15 januari. Op welke wijze wordt de geleverde zorg gedeclareerd? De zorg kan cumulatief worden gedeclareerd. Er volgt in geval van cumulatief declareren één nota, die van maart, waarop de geleverde zorg van 15 januari tot en met 10 maart in één detailregel wordt aangegeven. Casus 3 Een cliënt is van 15 januari tot en met 25 januari en van 24 februari tot en met 10 maart in zorg. De zorginstelling declareert maandelijks (per declaratieperiode). Op welke wijze wordt de geleverde zorg gedeclareerd? De zorg wordt niet cumulatief gedeclareerd. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 10 / 21

11 De nota van januari bevat de geleverde zorg van 15 tot en met 25 januari. De nota van februari bevat de geleverde zorg van 24 tot en met 28 februari. De nota van maart bevat de geleverde zorg van 1 tot en met 10 maart. Casus 4 Een cliënt is van 15 januari tot en met 25 januari en van 24 februari tot en met 10 maart in zorg. De zorginstelling declareert achteraf (niet per declaratieperiode), omdat de indicatie/zorgtoewijzing AZR voor de cliënt pas in maart is afgegeven, met terugwerkende kracht vanaf 15 januari. Op welke wijze wordt de geleverde zorg gedeclareerd? De zorg kan cumulatief worden gedeclareerd. Er volgt in geval van cumulatief declareren één nota, van maart, waarin elk ononderbroken zorgdeel in een detailregel wordt aangegeven. In deze casus gaat het om twee detailregels. De nota van maart bevat twee detailregels met: De geleverde zorg van 15 tot en met 25 januari. De geleverde zorg van 24 februari tot en met 10 maart (deze detailregel kan als cumulatief worden beschouwd) Rubrieken met AGB-codes Toelichting op de rubrieken 0101, 0102, 0103 en Met behulp van de rubrieken 0101 zorgverlenerscode, 0102 praktijkcode en 0103 instellingscode wordt duidelijk gemaakt wie de declarant (indiener van de declaratie) is. Met behulp van de rubriek 0220 Zorgverlenerscode behandelaar/uitvoerder wordt duidelijk gemaakt wie de uitvoerder van de behandeling is. De opzet houdt rekening met het feit dat dit verschillende partijen kunnen zijn.tevens wordt rekening gehouden met het feit dat per combinatie declarant-uitvoerder hierover verschillende afspraken kunnen bestaan. De huidige opzet spoort met die van de ZVW voor het declareren en ondersteunt alle denkbare situaties op dat punt. De enige voorwaarde is dat de declarant en de uitvoerder een AGB-code hebben. Voorbeeld Als er sprake is van instellingen met een koepel, dan zijn er de volgende mogelijkheden: 1. De koepel declareert. In dat geval wordt op het voorblad de koepel- of stichtingscode vermeld. De koepel- of stichtingscode (ook wel bekend als CAK bevoorschottingscode) van de koepel is geen AGBcode. De declaratie bevat nu de prestaties van alle bij die koepel horende instellingen. 2. De instelling die de prestatie levert, declareert. Hierbij wordt op het voorblad als declarant de AGB-code van die instelling vermeld. De declaratie bevat alleen de prestaties van die instelling. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 11 / 21

12 Burgerservicenummer (BSN) cliënt Toelichting op de rubriek Voor het BSN wordt aangesloten op de AZR-systematiek. Gelet op het feit dat het BSN inmiddels verplicht werd gesteld, is het veld als Mandatory i.p.v. Conditional aangemerkt. Indien het BSN onbekend is, wordt het veld leeggelaten Invulinstructie per zorgvorm Casus 1 V&V (inclusief VPT (volledig pakket thuis)) Toelichting Binnen de sector Verpleging en Verzorging worden ongedeelde ZZP s gedeclareerd. Dit in tegenstelling met de sectoren van Gehandicaptenzorg en Geestelijke gezondheidszorg. Het declareren van VPT gebeurt op dezelfde wijze als het declareren van normale ZZP s maar dan voor de prestatie VPT. Consequenties voor de invulling De te gebruiken prestatiecodes voor VPT staan in dezelfde prestatiecodelijst als de prestaties voor de reguliere V&V zorg. Casus 2 Gehandicaptenzorg/Geestelijke Gezondheidszorg Toelichting In de sectoren van Gehandicaptenzorg en Geestelijke Gezondheidszorg is er sprake van gedeelde ZZP s. Als voorbeeld betekent dit dat de dagverpleging (ZZP woonzorg) apart gedeclareerd kan worden van de andere bijbehorende prestaties binnen één declaratie. Het declareren kan ook door twee verschillende declaranten worden gedaan m.b.v. verschillende declaraties. Consequenties voor de invulling Als de gedeelde ZZP door dezelfde declarant in één declaratiebestand wordt gedaan, dan uit zich dat door een aparte declaratieregel per geleverde prestatie. Deze regels staan direct onder elkaar. Casus 3 Toeslagen Toelichting In een aantal gevallen kunnen naast het aantal ZZP dagen toeslagen in rekening worden gebracht. Het gaat om de volgende situaties: Dagen CVA toeslag. Dagen MFC toeslag. Dagen Observatie toeslag. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 12 / 21

13 Dagdeel Dagbesteding gehandicapten kind toeslag. Consequenties voor de invulling Totaal gaat het declareren van een bepaalde prestatie met meerdere toeslagen er dan als volgt uitzien: Één declaratieregel beschrijft de prestatie met bijbehorende data en bijbehorend tarief zonder toeslaggegevens. Als bij die declaratieregel bijvoorbeeld twee toeslagen horen dan komen er twee declaratieregels bij. Per declaratieregel wordt aangegeven welke datums (begindatum prestatie en einddatum prestatie) bij die toeslag horen. Deze kunnen immers afwijken van de datums van de prestatie. Het bedrag van de toeslag wordt opgenomen in het veld tarief prestatie. Voor toeslagregels betekent dit per gegevenselement: Gegevenselement Soort regel Begindatum prestatie Einddatum prestatie Prestatiecode Tarief prestatie Bijzonderheden m.b.t. de invulling Hierbij wordt 2 vermeld. Dat geeft aan dat deze regel hoort bij de laatste daaraan voorafgaande regel met soort regel = 1. Deze geeft voor de toeslagregel de datum die hoort bij de toeslag aan. Deze geeft voor de toeslagregel de datum die hoort bij de toeslag aan. Hier komt de prestatiecode van de toeslag te staan. Hier komt het tarief van de toeslag te staan. Dagen CVA toeslag Voor cliënten die zijn opgenomen met een ZZP VV9 en die een CVA hebben gehad, kan voor de eerste acht weken van de revalidatie een toeslag worden toegekend per dag. De toeslag kan niet gepaard gaan met een andere toeslag voor dezelfde cliënt. Voor het declareren volgens het format betekent dit dat de kolom toeslag en de duur van de toeslag ( begin datum prestatie en einddatum prestatie vallen binnen de declaratieperiode) dient te worden ingevuld. Als de acht weken revalidatie voor de declaratieperiode zijn gestart, dan staat in het veld begin datum prestatie de eerste dag van de maand. Bij einddatum prestatie staat de laatste dag van de maand als de acht weken doorlopen over de maandelijkse declaratieperiode, anders staat hier de laatste dag waarop de toeslag is gebruikt. In de kolom berekend bedrag wordt dan het aantal dagen vermenigvuldigd met de toeslag opgenomen. Dagen MFC toeslag Bij de ZZP s VG-6, ZZP VG-7, ZZP LVG-1 en ZZP LVG-2 is een MFC-toeslag per dag mogelijk. Deze toeslag maakt de inzet van extra psychiatrische expertise mogelijk om de psychiatrische problematiek van de cliënt te verminderen en te stabiliseren. Voorwaarden voor de toeslag: Alleen voor cliënten die verblijven op een MFC plaats. Een MFC plaats is een capaciteitseenheid als zodanig bepaald in de toelating als gevolg van artikel 8 van de AWBZ (oud), thans artikel 5 WTZi. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 13 / 21

14 De cliënt beschikt bij opname over een indicatie voor ZZP VG-6, ZZP VG-7, ZZP LVG-1 of ZZP LVG-2. Indien de cliënt nog niet beschikt over een indicatie in ZZP termen dan is de toeslag bedoeld voor een cliënt die gezien zijn beperkingen overeenkomt met de genoemde vier ZZP s en wel een geldige functiegerichte indicatie heeft met de functie verblijf. De toeslag is tijdelijk van aard, gemiddeld genomen 4-6 maanden per cliënt en maximaal niet langer dan 9 maanden voor één cliënt. De toeslag kan niet gepaard gaan met een andere toeslag voor dezelfde cliënt. Dit met uitzondering van de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapt kind en Dagen MFC, De invulinstructie is gelijk aan de CVA-toeslag. Dagen Observatie toeslag De Dagen Observatie toeslag kan niet gepaard gaan met een andere toeslag voor dezelfde cliënt. Dit geldt met uitzondering van de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapten kind en Dagen observatie. Dagdeel Dagbesteding gehandicapten kind toeslag De toeslag voor Dagdeel Dagbesteding gehandicapten kind kan niet gepaard gaan met een andere toeslag voor dezelfde cliënt. Dit met uitzondering van de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapt kind gecombineerd en Dagen MFC evenals de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapt kind en Dagen Observatie. NB Voor de bedragen behorend bij de toeslagen wordt verwezen naar de betreffende beschikkingen. Casus 4 Mutatiedagen Toelichting Door VWS is besloten om binnen de V&V bij overlijden of verhuizing van een bewoner maximaal 13 dagen als mutatiedagen aan te merken. Voorwaarden voor het declareren van een mutatiedag: Betreft een kalenderdag waarop de plaats voor verblijf leeg is achtergelaten ten gevolge van overlijden of verhuizing van een bewoner. Bij overlijden of verhuizing van een bewoner kan alleen het werkelijk aantal dagen leegstand in aanmerking worden genomen met een maximum van dertien mutatiedagen. Bij overlijden of verhuizing van een bewoner van een tweepersoonskamer wordt voor iedere kalenderdag dat de overblijvende bewoner de kamer alleen heeft bewoond voor de achtergelaten plaats een mutatiedag in aanmerking genomen. Vanaf het moment dat bij de zorgaanbieder een eenpersoonskamer beschikbaar is, wordt in de voornoemde situatie het werkelijke aantal mutatiedagen in aanmerking genomen, tot maximaal 13 dagen na het beschikbaar komen van de eenpersoonskamer. Het maximum van 13 dagen geldt ook indien de overgebleven bewoner niet is verhuisd naar de eenpersoonskamer. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 14 / 21

15 De te declareren mutatiedagen (telling) eindigt als de periode van 13 dagen is bereikt of als de nieuwe cliënt binnen de termijn van 13 dagen daadwerkelijk komt wonen, want dan kan de instelling de daawerkelijke ZZP gaan declareren. Consequenties voor de invulling Voor de volgende gegevenselementen heeft dit consequenties m.b.t. de wijze van invulling. Gegevenselement Bijzonderheden m.b.t. de invulling Begindatum prestatie De datum waarop de kamer leeg staat ten gevolge van verhuizing of overlijden. Einddatum prestatie De declaratie mag de maximale periode van 13 mutatiedagen niet overschrijden (behalve bij de uitzondering van een 2-persoonskamer) en eindigt op de dag waarop de periode van 13 dagen (telling) is bereikt of als de nieuwe cliënt binnen de termijn van 13 dagen daadwerkelijk komt wonen. Prestatiecode De prestatiecode die hoort bij een mutatiedag V&V. Voorbeeld 1: Aantal mutatiedagen < 13 Een cliënt A met een prestatiecode Z 41 (Type ZZP 4 VV) overlijd op 10 december Een cliënt B met prestatiecode Z 51 (type ZZP 5VV) krijgt op 15 december de sleutel en komt wonen op 22 december Wat declareert de aanbieder Y op 1 januari? Cliënt A 10 dagen Z 41 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Cliënt A 4 dagen Z 916 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Cliënt B 7 dagen Z 916 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Cliënt B 10 dagen Z 51 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Voorbeeld 2: Aantal mutatiedagen >13 Een cliënt C met een prestatiecode Z 41 (Type ZZP 4 VV) overlijd op 10 december Een cliënt D met prestatiecode Z 51 (type ZZP 5VV) krijgt op 15 december de sleutel en komt wonen op 29 december Wat declareert de aanbieder Y op 1 januari? Cliënt C 10 dagen Z 41 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Cliënt C 4 dagen Z 916 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Cliënt D 9 dagen Z 916 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Cliënt D 3 dagen Z 51 met begindatum prestatie en einddatum prestatie Het totaal aantal mutatiedagen is 18. Het wettelijk maximum te declareren aantal is 13. Daarom worden bij cliënt D 9 (= 13-4) mutatiedagen gedeclareerd. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 15 / 21

16 Casus 5a Partner in instelling Toelichting In deze situatie ontbreekt voor een cliënt een indicatie voor AWBZ-zorg terwijl de partner wel is geïndiceerd. Dit betekent dat de declaratie voor het verblijf in 2009 op een aparte prestatie/tarief plaatsvindt. Hierdoor kan declaratie op reguliere basis plaatsvinden, m.u.v. het invullen van de indicatiegegevens. Controle is mogelijk door de koppeling van prestatie (dagen niet geïndiceerd) met de indicatie van betreffende partner. Dit betekent dat voor 2010 in de prestatiecodelijst deze apart moeten worden benoemd (verblijf niet geïndiceerde partner). Consequenties voor de invulling Voor de beide partners wordt een aparte declaratieregel gemaakt. Voor de partner met indicatie gelden de volgende bijzonderheden m.b.t. die declaratieregel: Gegevenselement Bijzonderheden m.b.t. de invulling Soort regel Soort regel = 1. Prestatiecode Hier wordt de ZZP prestatie gevuld. Tarief prestatie Hier wordt het tarief behorend bij deze prestatiecode ingevuld. Voor de partner zonder indicatie gelden de volgende bijzonderheden m.b.t. die declaratieregel: de indicatiegegevens zijn leeg. En tevens geldt: Gegevenselement Bijzonderheden m.b.t. de invulling Soort regel Soort regel = 3. Dat geeft aan dat deze regel hoort bij de laatst voorafgaande regel met soort regel = 1. Prestatiecode Hier wordt de prestatiecode voor verblijf met partner ingevuld (verblijfscomponent Z991). Tarief prestatie Hier wordt het tarief behorend bij deze prestatiecode ingevuld. Casus 5b - Partner overleden cliënt Toelichting In deze situatie ontbreekt voor een partner een indicatie voor AWBZ-zorg terwijl de cliënt, die was geïndiceerd, is overleden. De declaratie voor het verblijf in 2010 kan op een apart prestatie/tarief plaatsvinden. Hierdoor kan de declaratie op reguliere basis plaatsvinden, m.u.v. het invullen van de indicatiegegevens. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 16 / 21

17 Voor de partner zonder indicatie gelden de volgende bijzonderheden m.b.t. die declaratieregel: de indicatiegegevens zijn leeg. En tevens geldt: Gegevenselement Bijzonderheden m.b.t. de invulling Soort regel Soort regel = 3. In dit geval is geen voorafgaande regel met soort regel = 1 aanwezig op het Excel format. Prestatiecode Hier wordt de prestatiecode voor verblijf niet geïndiceerde partner ingevuld. Het gaat hier om het verblijfscomponent (Z991). Tarief prestatie Hier wordt het tarief behorend bij deze prestatiecode ingevuld. N.B. De prestatiecode voor verblijf niet geïndiceerde partner (Z991) is dezelfde als die waarbij wel een geïndiceerde cliënt aanwezig is. Let op er volgt altijd een soort regel 4 (= Totaalregel cliënt). Casus 6 Intervalzorg Toelichting Cliënten die gebruik maken van tijdelijk verblijf (lees: korter dan 4 etmalen per week intramuraal verblijven) lopen op een bijzondere manier mee in de intramurale declaratie. Voor tijdelijk verblijf (logeren) wordt door zorgaanbieders per cliënt in rekening gebracht: de prestatie verblijf per dag (eten, schoonmaak). De afzonderlijke zorgfuncties uitgedrukt in BG, PV, VP per uur worden niet gedeclareerd via het Excel format. De zorgfuncties zien we uiteraard wel terug bij de nacalculatie en worden via het sluittarief gedeclareerd. Casus 7 - Toeslag vergeten Toelichting In deze situatie is een instelling vergeten om een toeslag te declareren, die betrekking heeft op al gedeclareerde zorg bij een cliënt in een declaratieperiode. Het is niet mogelijk om een toeslag te declareren zonder een soort regel waarde 1 (= detailregel zorg cliënt). Een zorgkantoor wijst een combinatie van een soort regel waarde 2 (= detailregel toeslag) met een soort regel waarde 4 (= totaalregel cliënt) af. Consequenties voor de invulling Voor een cliënt die uit zorg is gelden de volgende regels: Een eerder per declaratieperiode gedeclareerde detailregel zorg cliënt, waar de vergeten toeslag betrekking op heeft, wordt eerst gecrediteerd (per debetregel, niet cumulatief). De vergeten detailregel toeslag wordt samen met de gecrediteerde detailregel zorg cliënt opnieuw debet opgevoerd (cumulatief). Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 17 / 21

18 Voor een cliënt die nog in zorg is geldt de volgende regel. De vergeten detailregel toeslag wordt opgevoerd bij een volgende declaratieperiode samen met de dan geldende detailregel zorg cliënt en een eventuele detailregel toeslag (niet cumulatief). Indien sprake is van achteraf (cumulatief declareren) wordt de toeslag over een ononderbroken periode cumulatief gedeclareerd (zie voorbeeld 2). Voorbeeld 1: Cliënt uit zorg Een cliënt met een prestatiecode Z 754 is vanaf 1 januari in zorg bij een aanbieder Y. De cliënt is per 1 augustus uit zorg. De aanbieder, die per declaratieperiode (niet cumulatief) heeft gedeclareerd, is vergeten de toeslag Z 143 over de maanden januari tot en met maart te declareren. Wat declareert de aanbieder Y op 1 september? Credit opvoeren zorg Z 754 (code soort regel = 1) per eerdere debetregel met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 januari. - begindatum prestatie 1 februari en einddatum prestatie 28 februari. - begindatum prestatie 1 maart en einddatum prestatie 31 maart. Debet opvoeren zorg Z 754 (code soort regel = 1) met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 maart. Debet opvoeren toeslag Z 143 (code soort regel = 2) met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 maart. De creditregels worden gescheiden van de debetregels opgenomen en getotaliseerd (zie paragraaf 2.5). Voorbeeld 2 : Cliënt uit zorg Een cliënt met een prestatiecode Z 754 is vanaf 1 januari in zorg bij een aanbieder Z. De cliënt is per 1 augustus uit zorg. De aanbieder, die achteraf (cumulatief) op 1 augustus heeft gedeclareerd, is vergeten de toeslag Z 143 over de maanden januari tot en met maart te declareren. Wat declareert de aanbieder Z op 1 september? Credit opvoeren zorg Z 754 (code soort regel = 1) per eerdere cumulatieve debetregel met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 juli. Debet opvoeren zorg Z 754 (code soort regel = 1) per eerdere debetregel met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 juli. Debet opvoeren toeslag Z 143 (code soort regel = 2) met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 maart. De creditregel is eerder als debetregel gedeclareerd. Derhalve geen gedeeltelijke creditering toepassen (zie paragraaf 2.5). Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 18 / 21

19 2.5. Creditering In geval van creditering gelden de volgende regels: Een creditregel wordt gescheiden van de andere declaratieregels op cliëntniveau opgenomen. Creditregels worden gescheiden getotaliseerd in rubriek berekend bedrag (0222) en declaratiebedrag (0224) in een totaalregel op cliëntniveau (code soort regel heeft waarde 4), deze regel volgt op de (laatste) creditregel op cliëntniveau. Een creditregel is eerder als debetregel gedeclareerd, betrekking hebbend op een andere declaratieperiode. De inhoud van een creditregel komt overeen met die van een eerdere debetregel met uitzondering van de rubrieken 0223 en 0225 indicatie debet/credit. Casus 1 Debet/credit Een cliënt met een prestatiecode ZZP VV5 is vanaf 1 januari in zorg bij een aanbieder Y. De aanbieder Y heeft een nieuwe indicatie aangevraagd en die wordt met terugwerkende kracht per 1 januari afgegeven en het betreft een ZZP VV6 na 1 augustus door CIZ afgegeven. Wat declareert de aanbieder Y? Van 1 januari tot en met 31 juli: Debet iedere maand het aantal dagen ZZP VV5 (prestatiecode). In augustus: Debet opvoeren zorg ZZP VV6 met begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 augustus. Credit opvoeren zorg ZZP VV5 per eerdere debetregel met: - begindatum prestatie 1 januari en einddatum prestatie 31 januari. - Begindatum prestatie 1 februari en einddatum prestatie 28 februari. - Begindatum prestatie 1 maart en einddatum prestatie 31 maart. - Begindatum prestatie 1 april en einddatum prestatie 30 april. - Begindatum prestatie 1 mei en einddatum prestatie 31 mei. - Begindatum prestatie 1 juni en einddatum prestatie 30 juni. - Begindatum prestatie 1 juli en einddatum prestatie 31 juli. De creditregels worden gescheiden van de debetregels getotaliseerd (zie hierboven). N.B. Het gaat erom dat de aanbieder het verschil dan krijgt uitbetaald op de factuur. In september: Debet opvoeren het aantal dagen ZZP VV6. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 19 / 21

20 3. Mutatieoverzicht Wijzigingen van versie 1.0 naar 1.1. Paragraaf Naam paragraaf Mutatie Err&add 5 * Invulinstructie per zorgvorm Casus 4 Mutatiedagen: - tekstueel gewijzigd: de zin Een mutatiedag eindigt dus op de datum waarop de nieuwe cliënt de sleutel van de kamer krijgt (de zogenaamde sleuteldag). is vervangen door De te declareren mutatiedagen (telling) eindigt als de periode van 13 dagen is bereikt of als de nieuwe cliënt binnen de termijn van 13 dagen daadwerkelijk komt wonen, want dan kan de instelling de daawerkelijke ZZP gaan declareren. - twee voorbeelden toegevoegd Invulinstructie per zorgvorm. Casus 5b Partner overleden cliënt toegevoegd. Casus 5: Partner in instelling: - hernummerd in casus 5a. - tekst verwijderd: Daarnaast kan wel sprake zijn van een indicatie voor extramurale zorg. - tekstueel gewijzigd: de zinsnede ontbreekt voor een partner een indicatie voor verblijf is vervangen door ontbreekt voor een partner een indicatie voor AWBZzorg Invulinstructie per zorgvorm. Casus 7 Toeslag vergeten toegevoegd. Err&add 4a Invulinstructie op Naamgeving aan te leveren bestanden is gewijzigd. bestandsniveau. Err&add 3b Datumvelden Toelichting rubrieken 0104, 0105, 0215 en 0216 toegevoegd Creditering Casus 1 debet/credit toegevoegd. Err&add 2d * Rubrieken met AGB-code. Paragraaf Rubrieken met AGB-code toegevoegd. Toelichting op vullen AGB-codes Burgerservicenummer (BSN) cliënt. Paragraaf Burgerservicenummer (BSN) cliënt: toegevoegd; toelichting op vullen BSN. - tekstueel gewijzigd: de zinsnede wordt aangesloten op de BSN systematiek is vervangen door wordt aangesloten op de AZR-systematiek Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 20 / 21

21 Paragraaf Naam paragraaf Mutatie Soort regel Tekstueel toegevoegd: Totaalregels (soort regel = 4) worden ook toegevoegd ook als er maar 1 detailregel bij een cliënt hoort Datumvelden Tekstueel toegevoegd: Streepjes in het datumformaat tellen niet mee in de lengte van het datumveld. Toelichting algemeen toegevoegd. Toelichting rubriek 0215 toegevoegd. Toelichting rubriek 0216 toegevoegd. Toelichting rubrieken 0104, 0105, 0215 en 0216 toegevoegd. Err&add 1b Creditering Paragraaf 2.5 creditering toegevoegd Invulinstructie per zorgvorm. Casus 3 Toeslagen - Dagdeel Dagbesteding gehandicapten kind toeslag, tweede zin verwijderd: Dit met uitzondering van de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapt kind en Dagen MFC Invulinstructie per zorgvorm Casus 3 Toeslagen - Dagdeel Dagbesteding gehandicapten kind toeslag, tweede zin toegevoegd:, evenals de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapt kind en Dagen Observatie Invulinstructie per zorgvorm. Casus 3 Toeslagen - Dagdeel MFC toeslag, punt 4 toegevoegd:. Dit met uitzondering van de combinatie Dagdeel Dagbesteding gehandicapt kind en Dagen MFC. N.B. * 1: Err&add 5 is niet separaat meer gepubliceerd. * 2: In paragraaf BSN is tekst gemuteerd, zie aard wijziging. Err & Add 2d is niet separaat meer gepubliceerd. Invulinstructie DECLARATIE AWBZ-ZORG (Excel format) 21 / 21