Informatiekaarten CGM Apotheek

Informatiekaarten CGM Apotheek Versie 20 december 2017

Inhoudsopgave 1 Registreren en aanmelden dossier... 3 2 Afschermen patiëntgegevens... 4 2.1 Gegevens patiënt afschermen... 4 2.2 Afschermen verstrekkingen... 5 3 Selectie kwetsbare patiënten zonder opt-in... 6 4 Actualiteitscontrole en LSP Signaal... 8 4.1 Actualiteitscontrole (de)activeren... 8 4.2 LSP Signaal (de)activeren... 9 4.3 LSP Signaal verwerken...11 5 Online toestemming... 12 5.1 Dienst opt-in VECOZO...12 5.2 Toestemming regelen via Volgjezorg.nl...14 Disclaimer VZVZ is voor de inhoud van deze informatiekaarten afhankelijk van de informatie van de ICTleverancier. Wijzigingen in de werking van de informatiesystemen als gevolg van updates en nieuwe releases kunnen ertoe leiden dat de informatie in deze kaarten niet geheel klopt. Hoewel VZVZ zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van deze informatiekaarten, kan VZVZ niet instaan voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. VZVZ aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. Mocht u een fout constateren, laat het ons weten via communicatie@vzvz.nl. Voor hulp met betrekking tot de werking van uw zorginformatiesysteem kunt u te allen tijde het beste contact opnemen met uw ICT-leverancier. 2

1 Registreren en aanmelden dossier Een patiënt kan op drie manieren toestemming geven voor het uitwisselen van medische gegevens. Hij kan dit mondeling doorgeven, door middel van een toestemmingsformulier of online via www.volgjezorg.nl. Nadat de patiënt toestemming heeft gegeven, registreert de zorgverlener de toestemming en meldt het dossier aan op het LSP. Registeren toestemming Open het dossier van de patiënt Het registreren van de opt-in kan zonder UZIpas. Pas als u het dossier gaat aanmelden, moet u zijn ingelogd met een UZI-pas. Klik op de optie LSP-info/Opt-in Kies voor Akkoord/Niet Akkoord Klik op Toevoegen om de opt-in te registreren Datum: systeemdatum Geldig vanaf: systeemdatum Geldig t/m: 31-12-2099 Type: Mondeling pas dit aan als de patiënt bijv. online toestemming heeft gegeven Medewerker: code van de ingelogde zorgverlener of medewerker Bent u ingelogd met uw UZIpas? Dan wordt het dossier direct aangemeld op het LSP. Anders wordt het dossier in een buffer geplaatst. Aanmelden dossier Log in met uw UZI-pas Een patiënt kan pas worden aangemeld op het LSP als: het BSN bij SBV-Z gecontroleerd is EN; er een positieve opt-in registratie aanwezig is EN; er geen blokkering voor de patiënt aanwezig is. Of een cliënt aangemeld kan worden checkt u op de pagina LSP Informatie/Opt-in. Klik op Patiënten Openstaande LSP acties Selecteer de openstaande acties en klik op Start Kaartversie: 26 januari 2015 3

2 Afschermen patiëntgegevens Een patiënt kan bij u als apotheker aangeven zijn gehele (of bepaalde delen van zijn) medisch dossier af te willen schermen voor andere zorgverleners via het LSP. Deze gegevens zijn dan niet zichtbaar via het LSP. Een waarnemend huisarts op bijvoorbeeld de huisartsenpost krijgt de afgeschermde gegevens niet te zien als hij het dossier van de patiënt opvraagt via het LSP. 2.1 Gegevens patiënt afschermen Klik op Patiënten Klik op in het submenu op Patiëntbeheer Roep de betreffende patiënt op Klik op de knop wijzig Het dialoogvenster Patiënten/NAW wordt geopend Klik in het menu links op Communicatie Het dialoogvenster Patiënten/ Communicatie wordt geopend Vink in de selectievakjes onder Blokkades LSP aan welke gegevenssoorten u wenst te blokkeren en klik op opslaan De volgende opties zijn zichtbaar: - Alle - Medicatieverstrekking - ICA De betreffende gegevenssoort is niet meer zichtbaar in de waarneming via het LSP. Zie volgende pagina voor het afschermen van verstrekkingen. Kaartversie: 24 december 2014 4

2.2 Afschermen verstrekkingen Start de receptverwerking en roep de patiënt op Vul de benodigde velden in Klik op het vergrootglas rechts naast het veld Opties Het dialoogvenster Opties wordt geopend Plaats een vinkje in het selectievakje Blokkeren voor communicatie Klik op opslaan De betreffende vertrekking kan nu niet via het LSP worden opgevraagd. U kunt een verstrekking ook achteraf in de recepthistorie in het dialoogvenster Wijzigen recept blokkeren Kaartversie: 24 december 2014 5

3 Selectie kwetsbare patiënten zonder opt-in In het kader van patiënt- en medicatieveiligheid is het belangrijk dat vooral van uw kwetsbare patiënten de medische gegevens kunnen worden uitgewisseld met andere zorgverleners. Bij het verkrijgen van opt-in is het daarom belangrijk deze patiënten te registreren. Hoe u kunt controleren welke van uw kwetsbare patiënten u nog geen toestemming heeft gevraagd voor het beschikbaar stellen van hun gegevens via het LSP ziet u in onderstaand stappenplan. Module Oproepen Om de kwetsbare patiënten zonder opt-in te selecteren, kunnen in de module Oproepen verschillende selectiecriteria worden gecombineerd. Klik in de menubalk op Patiënten en vervolgens in het uitklapmenu op Oproepen. Open de module Oproepen en klik op Nieuw Geef de selectiecriteria op Kies bij Selectie apotheek evt. de apotheek waarvoor de selectie gedaan moet worden Geef een naam op bij Omschrijving oproep Maak de selectie Opt-in status onbekend. Kies hiervoor Selectie Patiënt en klik op Selecteer Selectie patiënten met opt-in onbekend: Kies bij Soort selectie Opt-in en bij Diversen Niet Gevraagd, klik op Toevoegen Kies bij Soort selectie Opt-in en nu bij Diversen Geen antwoord, klik op Toevoegen Kies bij Soort selectie uitgeschreven en nu bij Diversen overleden, vink aan mag niet voorkomen, klik op Toevoegen en kies Sluit Breid de selectie uit met criteria voor kwetsbare patiënten Met Groeperen kunnen de juiste relaties tussen de selectiecriteria worden aangegeven Zie vervolg op volgende pagina Suggesties: Polyfarmacie patiënten (patiënten met meer dan x (bijv. 3) verschillende geneesmiddelen in het afgelopen jaar) Patiënten met contra-indicaties (bijv. met CVA, COPD, Nierfalen, etc.) Baxterpatiënten (via extractie medicatiehistorie) Bij Selectie beginnend met aanvinken. Selectiecriteria op dezelfde wijze als bij Patiënt in de vorige stap. Meerdere criteria per type is mogelijk. Met Groeperen worden selectiecriteria op de juiste manier gegroepeerd: Selecteer de criteria Opt-in niet gevraagd en Opt-in geen antwoord, kies Maak Groep Kies voor OF Relatie Selecteer alle criteria met distributie/ herhaalpatiënten, contra-indicaties, allergieën en geneesmiddelen(groepen) en kies Maak Groep Kies voor OF Relatie en klik op Sluit TIP: om de polyfarmaciepatiënten zonder optin te kunnen selecteren zie volgende pagina. 6

Vervolg vorige pagina Voor de oproep uit Uitvoeren oproep: Ga naar Uitvoeren oproep en vul bij Opmerking Kwetsbare patiënten zonder opt-in in Geef gewenste periode aan, bijv. laatste 12 maanden Klik op Uitvoeren Kies Opslaan. Kies Sluit en Bekijk om de geselecteerde patiënten te zien. Desgewenst kan direct voor deze groep een ruiter worden gezet voor attendering. Benader de patiënten op de lijst en vraag hun toestemming voor beschikbaar stellen van hun gegevens. Tip: na het uitvoeren van de selectie wordt het aantal patiënten in de selectie getoond. Voer deze selectie maandelijks uit om de voortgang te kunnen meten. Een andere manier om kwetsbare patiënten te benoemen, kan door te kijken naar het aantal geneesmiddelen dat iemand gebruikt (polyfarmaciepatiënten). Om in deze groep de patiënten zonder opt-in te selecteren, wordt de module Oproepen in combinatie met de Rapportgenerator gebruikt. Maak een groep zoals beschreven op vorige pagina Open de Rapportgenerator in het menu Kies kolommen voor rapport Gebruiksprofiel Vul gewenste waarden in voor geselecteerde kolommen Voer het rapport Gebruiksprofiel uit Kies rapport v_receptapo Kies kolommen voor rapport: Selecteer de identificerende gegevens voor de patiënt, bijvoorbeeld naam, geboortedatum, geslacht, patiëntnummer Aantal recepten Patiënten in een Oproep: In-oprpatnr Overige gewenste kolommen, bijvoorbeeld Chronisch Selectiecriteria op dezelfde wijze als bij Patiënt. Meerdere criteria per type is mogelijk. Vul waarden in voor geselecteerde kolommen: Vul bij aantal recepten bijv. groter of gelijk 3 Selecteer voor In-oprpatnr Kwetsbare patiënten zonder opt-in Vul waarden voor eventuele overige kolommen in waarop u wilt selecteren Voer rapport uit: Kies voor Uitvoeren en kies Opslaan. Kies dan Sluit en Bekijk om de geselecteerde patiënten te zien Kaartversie: 19 februari 2015 7

4 Actualiteitscontrole en LSP Signaal 4.1 Actualiteitscontrole (de)activeren De Actualiteitscontrole gebruikt u om tijdens de receptverwerking te controleren of nieuwe informatie over de patiënt bekend is, zonder dat het LSP bevraagd wordt. Deze functie kunt u zonder UZI-pas gebruiken. U gebruikt de Actualiteitscontrole voor patiënten die incidenteel medicatie gebruiken. NB. U kunt deze functie niet gebruiken als LSP Signaal voor de betreffende patiënt aan staat. Functie Actualiteitscontrole (de)activeren Klik in het hoofdmenu op Systeembeheer Klik in het submenu op Parameters Vul in het veld Zoektekst parameters de zoekwaarde actualiteit in Automatisch bevragen staat aan Het LSP wordt alleen bevraagd op het moment dat geconstateerd wordt dat de informatie niet actueel is. Automatisch bevragen staat uit Als blijkt dat de informatie niet actueel is, kunt u zelf beslissen of u het LSP bevraagt. Klik op de knop: Als alle informatie actueel is, wijzigt de knop in De Actualiteitscontrole wordt uitgevoerd op alle pagina's waar ook het LSP kan worden bevraagd: Receptuur; Receptbuffer; Patiënt Contra-indicatie; Patiënt Intolerantie/Allergie; Gebruiksprofielen. Iedere keer als een van deze pagina's wordt geopend, zal de actualiteitscontrole worden uitgevoerd (eventueel nadat u eerst een patiënt heeft opgeroepen). Bekijk ook de informatiekaart LSP Signaal (de)activeren Kaartversie: 10 juli 2017 8

4.2 LSP Signaal (de)activeren Met LSP Signaal neemt u een abonnement op veranderingen in de medicatiegegevens van uw patiënt. Zodra er iets verandert, ontvangt u een signaal. Voor deze functie moet u zijn ingelogd met uw UZI-pas. U gebruikt LSP Signaal voor patiënten uit een risicogroep of voor patiënten die op de baxterrol staan. Voorwaarde is dat deze patiënten toestemming hebben gegeven voor gegevensuitwisseling via het LSP en u hen hebt geïnformeerd over LSP Signaal. Functie LSP Signaal (de)activeren voor één patiënt Klik op Patiënten Klik op het submenu Patiëntbeheer Roep de patiënt op voor wie u een abonnement wilt aanmelden en selecteer hem in het Zoekresultaat Klik links op de optie LSPinformatie / Opt-in Klik links op LSP-abonnementen Klik op de keuzelijst Gegevenssoort en kies één van de opties Klik op Toevoegen Herhaal desgewenst voor de andere opties uit de keuzelijst Gegevenssoort Op dezelfde manier kunt u abonnementen ook verwijderen. Selecteer het abonnement en klik op Verwijderen Zie volgende pagina voor het (de)activeren van LSP Signaal voor meerdere patiënten tegelijk. 9

Functie LSP Signaal (de)activeren voor meerdere patiënten tegelijk Klik op Systeembeheer Klik op aan/afmelden LSP Klik op het keuzerondje Abonnementen aanmelden Vul desgewenst in het veld einddatum een einddatum in. Advies: laat de einddatum staan op 10 jaar (3650 dagen) Klik op het selectievakje Alle om voor alle gegevenssoorten een abonnement te registreren Klik op Start Kaartversie: 10 juli 2017 10

4.3 LSP Signaal verwerken U heeft abonnementen ingesteld op de veranderingen in de medische gegevens van uw patiënt(en). De signalen die u ontvangt kunt u handmatig of automatisch afhandelen. Zo heeft u altijd een compleet dossier van uw patiënten. Signalen handmatig afhandelen Klik op Patiënten Klik op LSP-signaalbuffer Klik op Selecteer alle (of regel voor regel) Klik op LSP bevragen Nieuwe of gewijzigde verstrekkingen of ICA-gegevens komen automatisch verwerkt in het dossier van de patiënt. De status wordt aangepast naar LSP-info opgehaald. LET OP: In het overzicht worden standaard alle niet-afgehandelde LSP-signalen getoond (status Open). Met behulp van de keuzelijst Status kunt u het overzicht filteren. Met behulp van de optie Alle uit de keuzelijst, kunt u alle LSP-signalen zichtbaar maken. LET OP: Met behulp van de knop Med.Bewaking LSP kunt u medicatiebewaking laten uitvoeren op de informatie, die vanaf het LSP is binnengekomen. De LSP-informatie wordt vergeleken met de complete historie van de patiënt. De medicatiebewakingssignalen zijn te vinden in de gebruikelijke lijst. Signalen automatisch afhandelen Als tijdens de receptverwerking blijkt dat voor de opgeroepen patiënt signalen in de buffer staan, dan worden die signalen automatisch afgehandeld. Tijdens receptverwerking opent het dialoogvenster LSP-signaalbuffer LSP-gegevens worden opgevraagd en komen automatisch in dossier. In signaalbuffer staat welke informatie via het LSP is opgehaald. Medicatiebewaking wordt automatisch uitgevoerd. De medicatiebewakingsmeldingen worden in de signaalbuffer getoond. Kaartversie: 10 juli 2017 11

5 Online toestemming Een patiënt kan online toestemming geven voor het uitwisselen van medische gegevens via www.volgjezorg.nl. Hoe kunt u zich aanmelden voor de dienst opt-in VECOZO? En hoe kunt u de online aanmeldingen van patiënten afhandelen? 5.1 Dienst opt-in VECOZO LET OP! Uw apotheek heeft een geldig VECOZO-certificaat nodig. De geldigheid van het certificaat kunt u controleren door eerst in te loggen op de website www.vecozo.nl. Als het inloggen niet lukt, dan is het certificaat niet meer geldig. Aanmelden dienst opt-in VECOZO (eenmalig) Ga via menu Diensten Opt-in aanmeldingen Beheren instellingen afmelden Uw patiënt kan online geen toestemming geven aanmelden wijziging Controleer naam en adres van uw huisartsenpraktijk of apotheek. (De dienst maakt gebruik van het AGB-register van Vektis. Het kan zijn dat uw gegevens niet meer actueel zijn.) wijziging Wijziging via het menu Diensten Opt-in aanmeldingen Beheren instellingen 12

Aanmeldingen patiënten afhandelen via VECOZO portaal U ontvangt dagelijks een notificatie per e-mail met een lijst nieuwe en nog onverwerkte aanmeldingen Via het menu Diensten Opt-in aanmeldingen Afhandelen aanmeldingen ziet u welke berichten nog niet verwerkt zijn Tip: de lijst met nog niet afgehandelde aanmeldingen kunt u printen via de printknop rechts bovenaan het overzicht Controleer BSN en NAWgegevens uit het bericht met uw gegevens Tip: als de gegevens niet overeenkomen of u twijfelt, wijs het bericht dan af Sla het bericht van de patiënt op als pdf voor uw eigen administratie Let op: een afgehandelde aanmelding kunt u niet meer als pdf opslaan Nadat u het dossier heeft aangemeld bij het LSP kunt u bij afhandelen aanmeldingen aangeven dat de aanmelding is verwerkt De patiënt (mits e-mailadres is opgegeven) ontvangt automatisch een e-mail nadat de aanmelding door u is verwerkt Kaartversie: 20 december 2017 13

5.2 Toestemming regelen via Volgjezorg.nl Een patiënt kan online toestemming geven voor het uitwisselen van medische gegevens. Daarna kan een huisarts of apotheker zijn dossier aanmelden bij het LSP. Wat moet de patiënt hiervoor doen en wanneer komt u in beeld? Zorgaanbieder aangemeld voor dienst opt-in bij VECOZO Patiënten gaan naar de website www.volgjezorg.nl en klikt op Toestemming regelen Patiënt zoekt zorgaanbieder o.b.v. naam, plaats en/of type (huisarts / apotheek) Patiënt selecteert zorgaanbieder Tip: Zorg dat uw patiënt u gemakkelijk kan vinden (de dienst maakt gebruik van het AGB-register van Vektis. Controleer de naam en het adres van uw huisartsenpraktijk of apotheek) Zie informatiekaart Dienst opt-in VECOZO Patiënt kiest om toestemming te geven of in te trekken en vinkt aan brochure te hebben gelezen Patiënt kiest voor DigiD met sms of formulier Zorgaanbieder niet aangemeld voor dienst opt-in bij VECOZO DigiD met sms Formulier Patiënt logt in met DigiD met sms en vult persoonlijke gegevens in Patiënt vult het formulier in Voor zorgaanbieder staat een bericht klaar in het portaal. Patiënt print formulier, ondertekent het en levert dit persoonlijk in bij zorgaanbieder. Kaartversie: 20 december 2017 14