Hoe past Prestatieinkoop in het Bid-/Proposalproces Wat is anders voor SALES? Richard Buijs PPF APMP Wat is anders voor Kennisexperts? 1
Wat is anders voor Business as usual? Management? Opportunity identified Initial qualification Pre-Proposal Planning Bid Sign-On Kick-Off Develop Proposal / Presentation Bid Sign-Off Wat is anders voor Negotiate & Close Transition & Learning Niet helemaal bid-/proposalmanagement werkdruk Bid/proposal manager? Inleverdatum RFP uitgekomen Proposal Development Opportunity gespot interview Pre-award 2
Bovenop de stapel Essentieel voor succes Wanneer een fabrikant in de eerste ronde een aanbieding doet met daarin een oplossing die perfect aansluit op onze wensen (maar geen overdreven extra s heeft), dan is dat de standaard. Het is zeldzaam dat een concurrent hier boven gaat scoren. Voormalig CPO, Verzekeringsmaatschappij Inkooptrajecten komen niet uit het niets 1. Informatie research Intelligence gathering o Inkopers worden meestal niet wakker met de gedachte: Laat ik volgende week eens 8 ton spenderen aan een nieuw project Ik ben echt dol op nieuwe leveranciers uitzoeken en beoordelen Hmm, ik heb echt zin om vanochtend eens een RFP te schrijven 1. Klant / organisatie 2. Markt / klimaat 3. Concurrentie 3
4. Review momenten 2. Price to Win o Maximaliseer het verschil tussen waarde en prijs o Zorg dat waarde meetbaar is Waarde > Budget (meer winst, afnemende kosten etc.) o Doorberekenen value-add voorstellen > Prijs meestal Kick-off Proposal strategie / Storyboard (Pink team) Win strategie (Blue team) Concurrentie strategie (Black hat) > Final document (Red team) Lessons learnt (White team) Business Case / Financiële review (Gold team) Kosten Tijdslijn 3. Kwalificatie Is it real? Do we want it? Can we win it? Can we do it? 1. Voor een duidelijke en ondubbelzinnige go / no go beslissing 2. Betrekt de juiste bidteamleden (& senior management) 3. Wordt herhaald op vaste momenten in het bidproces Waar moeten we beginnen!? Ik weet eigenlijk niet wat ze willen bereiken We hebben geen idee hoe ze dit nu doen. Wat willen ze nu echt?! Ik heb niet de informatie die ik hiervoor nodig heb. Ik heb werkelijk geen idee waar ik moet beginnen. Ach, laten we maar gewoon op de RFP wachten. 4
De klant begrijpen (klantkennis) 4. Pre-proposal / capture ning o Wie ze zijn Account Capture Proposal Negotiation Capture Proposal Negotiation Capture Proposal Negotiation De 4 elementen van succesvolle pre-proposal ning (Beïnvloeden) klant & klantkennis o Wat ze doen o Huidige (markt-)omstandigheden Groei, contracten? Angsten, opportunities? Trends (industrie, markt, politiek) Wat doet de concurrent? Buzzwords en hot topics Onderscheiden van de concurrentie Klantkennis (2) Wat doen we momenteel voor ze? (in begrijpelijke termen!) Contractuele rechten en verplichtingen Contractwaarde & marges Einddatum, voorwaarden, verlengingsopties Kosten, risico als ze van leverancier veranderen Hoe zijn we op dit punt gekomen? Planning inzet van capaciteit Interne voorbereiding Hoe hebben we dit contract gewonnen Welke ontwikkelingen zijn er geweest Overige punten Scope, geografie, business unit Huidige leveranciers, successen? 5
Plannen van capaciteit Interne voorbereiding o Identificeer de potentiele sleutelfiguren en hun beschikbaarheid (ook als zij op het moment niet beschikbaar zijn) o Controleer CV s op kennis en ervaring met betrekking tot het project Creëer meetpunten voor jezelf Maak een aktie o Bedenk en ontwikkel de oplossing: Risico s en kansen Bereken de kosten Ervaring, evaluaties, prestaties uit het verleden Zorg voor begrip van het proces Welke resources hebben we nodig om te winnen? Wie kan ons helpen winnen? Wanneer hebben we ze nodig? o Test en overleg (indien mogelijk) met de klant o Scherp oplossing aan o Stel een voorlopige oplossing vast Ghosting de concurrentie Uitwerken in Pre-Proposal Workshop o Klant & achtergrond o Inschatting van de tijdslijnen o Kwalificatie Acties voor het verhogen van de kans op succes o Eerste discussie over strategie Ontwikkelen van winthema s o Vaststellen van mogelijke risico s en problemen bij deze opportunity o Volgende stappen nen 6
Voorbereiding is alles De basis value proposition Huidige situatie Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je meedoet Wat gaan we verbeteren? Voordelen - Benefits Met hoeveel / op welke manier? Toekomstige situatie Een goed proposal zorgt ervoor dat je de favoriet bent Wat gaat/is anders om dit resultaat te krijgen? Planning In hoeveel tijd gaat dit gebeuren? Kosten Maar een slecht proposal zorgt ervoor dat je niet eens aan tafel komt Wat is hiervoor de investering? De basis voor elke stap in het traject o Het presenteert je kennis, expertise en onderscheidend vermogen o Het legt de nadruk op je sterke punten o Het leidt de aandacht af van zwakke punten o Je bepaalt de mindset van de klant o Je zet de standaard t.o.v. de concurrentie o Het maakt je propositie duidelijk, herkenbaar en herhaalbaar 7
Strategic Proposals NL - ProposalBoosters Grebbeberglaan 15 3527 VX UTRECHT www.strategicproposals.nl 030 88 96000 rb@strategicproposals.nl - www.proposalboosters.com 8