Werken met Action Form

Werken met Action Form Deze handleiding is geschreven voor redacteuren die verantwoordelijk zijn voor het maken en beheren van de formulieren op de website

2016 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd bestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. 2

Inhoud 1. Algemene uitleg over Action Form... 4 1.1 Eerste kennismaking... 4 1.2 Belangrijk om te weten... 4 2. Plaatsen van de module... 5 2.1 Inloggen en uitloggen... 5 2.1.1 Modules... 6 2.2 Werken met modules... 7 2.3 Een module toevoegen... 7 2.4 Wat zijn panelen?... 8 2.5 Bewerken van een module... 9 2.6 Een module verwijderen... 10 2.7 Een module onzichtbaar maken... 11 2.8 Een bestaande module toevoegen... 12 3. Het maken van een formulier... 14 3.1 Het aanmaken van een formulier... 14 3.2 Het aanpassen, verwijderen en kopiëren van een veld.... 17 3.2.1 Wat is een ID?... 18 3.3 Het toevoegen van een button.... 19 3.3.1 Bevestigingsmail... 20 3.3.2 Eigen mail... 22 3.3.3 Bedankt bericht... 23 4. Reports maken... 25 4.1 Download een report... 25 4.2 Hoe haal of verwijder ik gegevens uit het report?... 26 4.3 Aanpassingen in het report opslaan in het systeem?... 26 5. Ondersteuning... 28 3

1. Algemene uitleg over Action Form 1.1 Eerste kennismaking ActionForm is een module die in de nieuwere versie van DNN de oudere form master module vervangt. De module heeft veel mogelijkheden bij het maken van formulieren en is ook gemakkelijk aan te passen. 1.2 Belangrijk om te weten Helaas is de module zelf volledig in het Engels, maar hier hebben bezoekers van de site geen last van zolang de veldnamen maar in het Nederlands worden ingevuld. 4

2. Plaatsen van de module 2.1 Inloggen en uitloggen Om de functionaliteiten van het content management systeem te gebruiken, moet u eerst inloggen. Elke beheerder heeft zijn/haar eigen account, gebruikersnaam en wachtwoord. Opdracht 1 Inloggen in het content management systeem 1. Open de website door deze op te roepen (bijv. http://www.bondforwebsolutions.nl). 2. Klik op de link Inloggen of ga naar www.uwdomeinnaam.nl/login.aspx 3. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in 4. Klik op de knop Aanmelden De website gaat nu naar de homepage en toon diverse knoppen. Let op: in het vervolg van starten we opdrachten altijd met het inloggen op de website. Zolang u niet uitlogt hoeft u deze stap niet uit te voeren en kunt u gelijk door met de volgende stappen. 5

Opdracht 2 Uitloggen in het content management systeem. U kunt elk gewenst moment uit loggen. De link waarmee u ingelogd hebt is nu gewijzigd in Uitloggen. Mocht er geen link aanwezig zijn, ga dan naar www.uwdomeinnaam.nl/logoff.aspx Zodra u uitlogt wordt u naar de homepage van uw website gestuurd. 2.1.1 Modules Modulefuncties van het regelpaneel bestaan uit: Nieuwe module toevoegen Vanuit de module bibliotheek beschikbare modules als nieuwe functionaliteiten toevoegen aan de geopende pagina. TIP: Als u weet welke module u nodig heeft kunt u deze sneller vinden doormiddel van te zoeken via de zoekbalk. Hierdoor hoeft u niet door de gehele lijst te scrollen. Bestaande module toevoegen Vanaf een bestaande pagina een complete module met instellingen en inhoud kopiëren naar de geopende pagina. Zo kan je eenvoudig content hergebruiken op de website. LET OP: dit geldt niet voor alle modules! Meestal kies je ervoor om een nieuwe module toe te voegen. Als je dit hebt gedaan kun je de soort module kiezen. Deze module kun je naar het betreffende pane op de pagina slepen of via het icoontje rechtsboven in een pane laten plaatsen. Modules zijn functionaliteiten die toegevoegd kunnen worden aan pagina s. 6

2.2 Werken met modules De werking van modules is vergelijkbaar met het werken met pagina s. Via de optie Modules (in het regelpaneel) kunnen verschillende acties uitgevoerd worden die betrekking hebben op modules. 2.3 Een module toevoegen Opdracht 1 Een module toevoegen. 1. Ga op een pagina waar u de module wil invoegen naar Modules in het regelpaneel o Als u een nieuwe module wilt toevoegen (dit is meestal het geval), klikt u op Nieuwe module toevoegen. o Als u een bestaande module wilt toevoegen, klikt u op Bestaande module toevoegen. 2. We gaan ervan uit dat u heeft gekozen voor Nieuwe module toevoegen. 3. Vervolgens kunt u een keuze maken voor één van de beschikbare module. Hier kiest u voor de atv.actionform. 4. Met de horizontale scrollbar kunt u deze module op alfabetische volgorde opzoeken. 5. Vervolgens versleept u de module naar de pagina waar u de module wilt plaatsen. Eventueel kun je de module ook invoegen met het icoontje rechtsboven bij de module. Hier kunt u dan voor het pane waar u de 7

module wilt toevoegen. De atv.actionform module wordt nu toegevoegd aan de pagina. Je krijgt de pagina met de atv.actionform module direct te zien in het scherm. 2.4 Wat zijn panelen? Panelen zijn voor gedefinieerde plekken op de pagina waar modules geplaatst kunnen worden. Hiermee is het voor u als beheerder dus mogelijk om zelf de modules in te delen en een eigen layout te creëren. U kunt dit per pagina dus verschillend doen! Wanneer u een module bijvoorbeeld in de rechterkolom wilt hebben dan kunt u in het regelpaneel onder modules bij het kopje paneel een andere plek kiezen. Opdracht 1 Een module in een ander paneel plaatsen. 1. Voeg een nieuwe atv.actionform module toe zoals geleerd. 2. Bij het slepen van de module plaatst u de module nu op een andere plaats. 3. Bekijk het resultaat. 8

LET OP: de panelen die u kunt kiezen zijn afhankelijk van hetgeen de vormgever heeft bedacht. Indien op een pagina bijvoorbeeld geen rechterkolom bedacht is zal deze niet beschikbaar zijn. 2.5 Bewerken van een module Net zoals met pagina s is het mogelijk instellingen van een module aan te passen. Het werkt vergelijkbaar. Opdracht 1 Instellingen van een module aanpassen. 1. Ga naar een module. 2. Boven elke module ziet u 3 zwarte iconen aan de rechterkant. 3. Ga met de muis op het middelste icoon staan en klik op Instellingen. 4. De instellingen voor module worden nu getoond. 5. Onder Module vindt u de soort module. 9

6. Onder Module Titel, de titel van de module. 7. Dit is standaard atv.actionform. Geef deze een andere naam. 8. Onder het tabblad Machtigingen ziet u de verschillende rechten opties voor de verschillende rollen. 9. De overige opties slaan we op dit moment over. 10. Klik op Bijwerken. De module instellingen worden nu bijgewerkt en u krijgt de bestaande pagina onder de nieuwe hoofdpagina, direct te zien in het scherm met de gewijzigde module titel. 2.6 Een module verwijderen Het is mogelijk modules te verwijderen. Dit gaat als volgt: Opdracht 1 Een module verwijderen. 1. Ga naar een module. 2. Ga met de muis op het middelste icoon staan en klik op Verwijderen. 10

3. Er verschijnt een melding met Weet u zeker dat u deze module wilt verwijderen?. 4. Klik op Ja. De module wordt nu verwijderd. De pagina waarop de module stond, wordt nu geopend. Tip: Ook deze actie resulteert in het verplaatsen van de module naar de Prullenbak. 2.7 Een module onzichtbaar maken Het is denkbaar dat een module niet voor iedereen zichtbaar moet zijn. U kunt bijvoorbeeld alvast iets klaar maken maar er is nog geen goedkeuring om de nieuwe module met de functionaliteit te publiceren. Met behulp van module instellingen is het eenvoudig om een bestaande onzichtbaar te maken. Deze handeling kunt u doen door in de Module instellingen de functie Machtigingen te wijzigen. Opdracht 1 De bevoegdheden van een module wijzigen. 1. Open een willekeurige pagina. 2. Ga naar een willekeurige module. 3. Ga met de muis op het tandwiel icoon staan en klik op Instellingen. 4. De instellingen voor module worden nu getoond. 5. Een pagina opent zich in het tabblad Instellingen voor module. 6. Klik op het tabblad Machtigingen. 7. Zet het vinkje uit bij Erf weergave bevoegdheden van pagina. 8. Klik onderaan de pagina op Bijwerken. De module instellingen worden nu bijgewerkt en u krijgt de bestaande pagina met de nieuwe module instellingen, direct te zien in het scherm. 11

De module is nu nog wel zichtbaar. Dat komt omdat alleen de rol Alle gebruikers de module niet meer kunnen zien. Opdracht 2 Bekijken van een verborgen module. 1. Log uit de website via de knop Uitloggen of ga naar www.uwdomeinnaam.nl/logoff.aspx. 2. Blader via de navigatie links naar de pagina met de verborgen module Als het goed is gegaan, is de module voor bezoekers nu niet meer zichtbaar. Let op: wijzig enkel de instellingen in de bevoegdheden voor het Module bekijken. 2.8 Een bestaande module toevoegen Naast het toevoegen van nieuwe modules kunt u ook bestaande modules toevoegen. Het voordeel hiervan is dat u content op meerdere plaatsen kunt tonen zonder het opnieuw in te hoeven voeren. Bovendien geldt dat wanneer u content in een module wijzigt dit ook automatisch wordt doorgevoerd op alle andere modules die u gekopieerd heeft op basis van die ene. Een mogelijke toepassing is de atv.actionform module die u inzet voor het tonen van contactformulier op verschillende plekken op uw website. LET OP: dit principe geldt niet voor alle modules. 12

Opdracht 1 Een bestaande module toevoegen 1. Open een willekeurige pagina 2. Selecteer in het regelpaneel onder Modules de optie Bestaande module toevoegen. 3. U kunt vervolgens eerst een pagina kiezen waar vandaan u de module wilt kopiëren. Selecteer een pagina in het uitklapmenu. 4. Zodra u een pagina heeft gekozen zie u de modules van de betreffende pagina tevoorschijn komen. 5. Selecteer er één en sleep deze naar het gewenste pane op de pagina. 13

3. Het maken van een formulier 3.1 Het aanmaken van een formulier Opdracht 1 Het starten van een nieuw formulier 1. Klik op Manage Form om het hoofdmenu te openen. Dit kan doormiddel van te klikken in de module of via het tandwiel. 2. Er verschijnen een aantal opties voor vooraf ingestelde formulieren. Echter zijn deze momenteel nog allen in het Engels en adviseren wij u sterk om blank form te gebruiken 3. Klik op Start > om hiermee aan de slag te gaan 14

Opdracht 2 Het starten van een nieuw formulier is vrij simpel. Nadat u heeft gekozen voor een Blank Form komt u in onderstaand scherm terecht. General Setting: Hierin staan uw templates*, zodat u snel een formulier kunt plaatsen. Form Fields: Onder Form Fields vindt u alle velden die u kunt invullen. Form Events: Deze wordt vrijwel nooit gebruikt. * Omdat ActionForm een nieuwe module voor u is zijn er nog geen templates beschikbaar. Templates kunt u opslaan na het maken van uw eerste formulier. Helaas kunnen uw oude templates niet over gezet worden naar de ActionFrom. Opdracht 3 Er zijn veel verschillende velden die u kunt toevoegen aan uw formulier. Allemaal hebben ze een andere functie. De meest gebruikte velden zijn: - Text > Text box - Text > Large Text (meerdere regels, meestal gebruikt als opmerkingen veld) - Text > Email (deze kijkt meteen of het ingevulde veld wel echt een e-mail bevat) - Multiple choice > Multiple choice (with radio boxes) (dit is een multiple choice waarbij maar 1 waarde tegelijk kan worden aangevinkt) - Buttons > Button Om een nieuw veld toe te voegen moet u: 15

1. Onder de kop Form Fields klikken op Add field 2. Pas als eerste de title aan, dit is het label dat bezoekers zien als zij naar het formulier kijken Standaard wordt automatisch ook het ID ingevuld, deze is dan hetzelfde als de title maar zonder eventuele spaties. Over het ID volgt later meer. Alle ID s moeten in ieder geval wel uniek zijn. 3. Ook kunt u onder Validation required aanvinken als dit veld verplicht is om in te vullen. (Deze zit helemaal onder aan de lijst) Tevens kunt u hier het veld een check laten doen op bijvoorbeeld of er een email adres is ingevuld. 16

4. Vergeet niet op te slaan! Dit doet u door rechtsonder of rechtsboven op de groene save knop drukken. 5. Na het saven van het veld komt u uit op het volgende scherm. 3.2 Het aanpassen, verwijderen en kopiëren van een veld. Het aanpassen, verwijderen of kopiëren van een veld is vrij makkelijk. Als u op de prullenbak drukt gooit u het veld weg. Als u op de twee papieren drukt maakt u een kopie van het veld. En als u op de naam van het veld klikt wat u wilt aanpassen, dan openen alle opties zich weer. 17

Als u de volgorde van uw velden wilt aanpassen moet u van Edit mode naar Layout mode gaan. Als u op de drie streepjes voor het veld gaat staan, kunt u het veld verschuiven naar de juiste plaats. 3.2.1 Wat is een ID? We hebben het eerder al even gehad over het ID dat normaal gesproken automatisch gelijk getrokken wordt met de title van een veld. Maar het nut van de ID s wordt eigenlijk pas duidelijk zodra er een e-mail moet worden verzonden. Dit bijvoorbeeld om mensen die het formulier hebben ingevuld een bevestiging te sturen van hun ingevulde gegevens, of om zelf een e-mail te krijgen als mensen het formulier hebben ingevuld en zo te zien wat hun ingevulde gegevens zijn. De e- mails worden ingesteld bij de button in 3.3 In zo n e-mail kun je dan zogenaamde Tokens plaatsen. Dit zijn stukjes tekst die veranderen afhankelijk van wat er is ingevuld in het formulier. Het Token is altijd het ID in blokhaakjes. Bijvoorbeeld: het veld Voornaam heeft een gelijknamig ID, dus zal het Token dan [Voornaam] zijn. Vooral het Token [Email] wordt veel gebruikt omdat dit ons in staat stelt om een bevestigingsmail te sturen naar het door de bezoeker ingevulde e-mailadres. Soms kan het handig zijn om het ID niet gelijk te maken aan de title, als deze bijvoorbeeld heel erg lang is. Dit kan gedaan worden door op het blauwe vinkje rechts van ID te klikken en dan handmatig het ID aan te passen. Bezoekers zien dan nog wel gewoon de title op het formulier, maar Tokens kunnen dan een stuk korter worden gemaakt. Maar houd wel in de gaten dat ID s altijd uniek moeten zijn. 18

3.3 Het toevoegen van een button. Als alle velden zijn toegevoegd moet als laatste de bevestigingsknop worden toegevoegd en alle acties die zich moeten voltrekken wanneer er op deze knop gedrukt wordt. Opdracht 1 1. De knop kan worden toegevoegd door te gaan naar Add field > Buttons > Button. 2. Eenmaal toegevoegd kan hier ook de title worden aangepast. Dit is de tekst die op de knop zelf te zien is. 3. Als dit gedaan is kunnen we acties gaan toevoegen die zich voltrekken zodra iemand op de button klikt. Dit wordt gedaan door bij On Click Handler acties te selecteren. Wij zullen nu de meest gebruikte acties stap voor stap doorlopen dit zijn: Bevestigingsmail naar bezoeker Informatie mail naar bijv. administratie met daarin de ingevulde gegevens. Bericht dat zichtbaar is op de pagina zodra iemand het formulier heeft ingevuld. 19

3.3.1 Bevestigingsmail Als eerste zullen we een e-mail naar de bezoeker sturen met daarin de door hen ingevulde gegevens als bevestiging. Opdracht 1 1. Om te beginnen gaan we bij de On Click Handler naar add action en daar send email. 2. Als deze aan is gemaakt kunnen we de gegevens gaan aanpassen. Eerst kan een discription worden toegevoegd, deze is niet zichtbaar voor bezoekers en is alleen ter verduidelijking voor jezelf. 3. Hierna is het belangrijk om een From e-mailadres in te stellen. Dit is het mailadres dat bezoekers in hun mailbox zien en waarnaartoe ze zullen sturen als ze de bevestigingsmail willen beantwoorden. Dit moet dus een bestaand e-mailadres zijn. 20

4. Dan komen we aan bij ons eerste gebruik van Tokens. In het To veld wordt aangegeven naar welk e-mailadres de mail zal worden verstuurd. In dit geval moet dat het e-mailadres zijn dat de bezoeker heeft ingevuld. Dus pakken wij het ID van het e-mailveld en zetten dit tussen blokhaken. Standaard is dit [Email]. 5. In de Subject regel kan het onderwerp van de e-mail worden aangegeven. Dit is de titel van de email die mensen in hun in-box zien. 6. Daarna kunnen we in het Body veld de tekst plaatsen die in de mail moet staan. Het is mogelijk om in de tekst ook tokens te gebruiken, bijv. in de aanhef kunnen mensen aangesproken worden met hun achternaam als zij deze hebben moeten invullen in het formulier. Dit kan gedaan worden door gebruik te maken van een token, standaard zou dit [Achternaam] zijn. 21

3.3.2 Eigen mail Nu is het tijd om een mail naar onszelf te sturen, om zo een mail binnen te krijgen zodra iemand het formulier heeft ingevuld met alle gegevens. Opdracht 1 Het begin is weer hetzelfde als bij het maken van de bevestigingsmail. 1. Bij het to adres moet hier nu wel een vast e-mailadres ingevuld worden, dit moet het adres zijn waar bijvoorbeeld de inschrijvingen of contactformulieren naar toe moeten mailen. Bij from moet u nu [Email] invullen. 2. In de Subject regel is het handig om een makkelijk herkenbaar onderwerp te kiezen zodat deze meteen herkenbaar is als hij binnenkomt in de mail. Daarna moeten alle tokens van alle velden onder elkaar gezet worden zodat u alle informatie die is ingevuld terugkrijgt in de mail. 22

3.3.3 Bedankt bericht Opdracht 1 Als laatste is het bericht dat mensen te zien krijgen zodra zij op de verzendknop drukken. Dit is meestal een bericht met een korte uitleg van wat er nu gebeurd. Bijv. Bedankt voor het invullen van het formulier er is nu een e-mail naar u verstuurd ter bevestiging van uw aanmelding. Dit bericht moet altijd de laatste button actie zijn. 23

1. Net als bij eerdere acties kunt u display message selecteren uit de lijst met add actions. Na het invullen kunt u een description invullen, dit is niet zichtbaar voor de gebruiker en is alleen om het overzichtelijker te maken. Daarna kunt u een bericht invoeren en dan bent u klaar met de button. 2. Als laatste natuurlijk niet vergeten om te saven door op de groene knop rechtsonder te klikken. 24

4. Reports maken Een report maken vanuit ActionForm is niet zo moeilijk. 4.1 Download een report 1. Zorg dat u bent ingelogd zodat u in de pagina bewerk modus kan staan. 2. Vanuit hier gaat u naar het potloodje boven het formulier waar u een report van wilt hebben. 3. Vanuit hier komt je in een overzicht. Op deze pagina kunt u reports downloaden in CSV of uploaden. 4. Als u een report wilt maken; a. Vult u eerst de startdatum in (dit doet het systeem automatisch) b. Dan de einddatum (dit doet het systeem ook automatisch) c. Zorg dat u kiest voor de ; bij de field separator en name bij column headers. 5. Druk op Download as CSV 6. Als u het gedownloaden bestand opend staan alles gegevens hier. 25

4.2 Hoe haal of verwijder ik gegevens uit het report? Na het downloaden kun u het excel bestand aanpassen. Hierin kunt u de rijen die u niet gebruikt verwijderen of de gewenste gegevens uit het raport halen. Vaak is de door u gewilde informatie vanaf colom I zichtbaar. Helaas kunnen wij op dit moment er niet voor zorgen dat CSV bestand alleen de door u gewilde informatie toont. De stukken code die het bestand mee stuurt komen wel uit het systeem, maar kunnen wij niet verwijderen. Dit kunt u natuurlijk in het CSV bestand natuurlijk wel doen. Alleen als u nogmaals het report download staan de stukken code er weer. 4.3 Aanpassingen in het report opslaan in het systeem? Soms is het handig om een tussentijdig report te hebben, deze op te schonen en dan weer op te slaan. Zodat als de inschrijf of aanmeld periode voorbij is u niet alle gegevens opnieuw hoeft te checken. 1. Volg de stappen die staan bij 4.1 download een report. 2. Pas het CSV document aan BELANGRIJK: zorg er voor dat u geen kolommen verwijderd, maar alleen rijen. De stukken code die staan in kolom A t/m H moeten blijven staan, anders snapt de module het bestand niet. 3. Sla het bestand op als CSV bestand. 4. Ga terug naar de pagina waar u het report heeft gedownload. Op deze pagina vind u ook de upload functie 5. Zorg ook hier dat de ; geselecteerd staat bij Field Separator. 6. Druk op Kies bestand 26

7. Zoek het door u gewenste bestand op en upload deze naar de site 8. Vergeet niet op Upload te drukken. 27

5. Ondersteuning E-mail de trainer support@bondforwebsolutions.nl Materiaal Handleiding Meer materiaal beschikbaar op http://support.bondforwebsolutions.nl/hc/nl Cursus Vervolg cursus (optioneel) Informeer naar de mogelijkheden +31(10)7371750 28