TomTom WEBFLEET 2.14 Release-informatie wederverkopers 2011-12-01 Inhoud Verbeterde logboekfuncties 2 Ritrapport (logboek) 4 Handmatige toewijzing van bestuurders 6 Onderhoudsrapport 7 Met TomTom WEBFLEET 2.14 worden verbeterde logboekfuncties geïntroduceerd. U beschikt nu niet alleen over een overzichtelijke weergave van ritten in het Ritrapport (logboek) en de mogelijkheid om voor elke rit een bestuurder toe te wijzen, maar u kunt ook het doel van een rit wijzigen of extra informatie toevoegen, bijvoorbeeld een zakelijke reden. Alle wijzigingen worden vastgelegd en u kunt ze bekijken in het Ritrapport (logboek) nadat u dit hebt gedownload. In dit rapport krijgt u een overzicht van de ritten* van een bepaald voertuig, met inbegrip van de begin- en eindlocatie, en wordt onderscheid gemaakt tussen de ritmodi** voor privéritten en opdrachtritten. De informatie in dit rapport is 18 maanden lang beschikbaar en kan dus bijvoorbeeld worden gebruikt voor de belastingaangifte. Handmatige toewijzing van bestuurders: met de nieuwe versie van WEBFLEET is het mogelijk om handmatig een bestuurder aan een voertuig toe te wijzen. Onderhoudsrapport: waarschuwingen met betrekking tot geplande onderhoudstaken zijn nu ook toegankelijk via (geplande) rapporten. * Rit: een rit is een verplaatsing van een voertuig van een beginpositie naar een eindpositie. Nadat een rit is beëindigd, wordt er een ritrapport verzonden naar WEBFLEET met alle ritrelevante gegevens zoals starttijd, eindtijd, stilstand, stationair draaien en brandstofverbruik. ** Ritmodus: De ritmodus geeft de aard van de rit aan: een opdrachtrit, een woonwerkrit of een privérit. 1
Verbeterde logboekfuncties Dankzij TomTom WEBFLEET 2.14 kunt u het doel van de rit gemakkelijk aanpassen of er extra informatie aan toevoegen, bijvoorbeeld een zakelijke reden. Klik in het detailvenster op Ritten en selecteer het tabblad Logboek. Gebruik de filters om de weergave aan te passen. De logboekweergave bevat de volgende informatie: - Alle ritten die met het voertuig zijn gemaakt, op basis van de filterinstellingen. - Ritmodus een opdrachtrit, een woon-werkrit of een privérit. - De datum en tijd van de rit. - De aankomst- en vertreklocatie. - De relevante kilometerteller-/afstandswaarden van de rit. - Het doel van de rit. - Een contactpersoon. - De bestuurder, vastgesteld via de bestuurdersidentificatiefunctie op een TomTom PROnavigatiesysteem of via handmatige toewijzing van bestuurders. 2
Desgewenst kunt u logboekrecords bewerken. Klik op een record in de tabel om een nieuwe weergave te openen met daarin uitgebreide informatie over de rit. U kunt de vastgelegde ritmodus wijzigen, een doel opgeven, een opmerking invoeren en een reden voor de wijziging toevoegen. Als de aankomstlocatie in WEBFLEET is vastgelegd als een adres, geeft WEBFLEET automatisch een suggestie voor de relevante contactpersoon op dit adres, die u vervolgens kunt kopiëren door op de knop te drukken. Klik op Opslaan om uw bewerkingen op te slaan. Als de aard van de rit wordt gewijzigd van privérit in opdrachtrit, worden de velden Doel en Contactpersoon rood als deze niet worden ingevuld. Gebruik de knoppen Vorige en Volgende om snel alle ritten te doorlopen die overeenkomen met de filterinstellingen die u eerder hebt opgegeven. Zorg ervoor dat alle voor de belastingdienst vereiste velden zijn ingevuld voordat u het PDF-bestand downloadt. 3
Ritrapport (logboek) TomTom WEBFLEET 2.14 beschikt over een Ritrapport (logboek) waarin ritten overzichtelijker worden weergegeven. Het rapport bevat de volgende informatie: - Voertuiggegevens zoals het nummer, de naam en het kentekennummer van het voertuig, het voertuigtype enz. (u kunt deze vinden en bewerken in het gedeelte met voertuigdetails). - Periode. - De ritgegevens, zoals datum, tijd, kilometertellerwaarden, begin- en eindlocatie, ritmodus, contactpersoon, doel, opmerkingen, afstand en duur. - Het aantal ritten (geeft het aantal ritten per dag aan). - De bestuurder voor elke rit. - Rapportoverzicht. 4
Bovendien is het nu mogelijk om de geschiedenis van alle wijzigingen die in ritten zijn aangebracht, op te nemen in het Ritrapport (logboek) door het relevante filter te selecteren bij het downloaden of plannen van dit rapport. De geschiedenis van de wijzigingen bevat de volgende informatie: - De datum/tijd van de rit (als er een sterretje voor de rit staat, betekent dit dat de ritgegevens zijn gewijzigd en dat zowel de datum als de tijd van de rit nu worden gebruikt in de geschiedenis van de wijzigingen, zodat beide gegevenssets zijn gekoppeld). - Het nummer van de wijziging. - De datum waarop de wijziging is aangebracht. - De handeling. - De reden voor de wijziging. - De WEBFLEET-gebruiker die de wijziging heeft aangebracht. 5
Handmatige toewijzing van bestuurders TomTom Business Solutions biedt verschillende methoden voor bestuurdersidentificatie voor afzonderlijke ritten, bijvoorbeeld via de bestuurdersidentificatiefunctie van een TomTom PRO-navigatiesysteem of via de digitale tachograaf (als deze is aangesloten op de invoer van TomTom LINK 300/310). In WEBFLEET 2.14 is het nu mogelijk om handmatig bestuurders toe te wijzen. Deze functie is bestemd voor wagenparken waarin bestuurders niet vaak van voertuig wisselen. Klik op Meer in het hoofdmenu en selecteer Bestuurders. Door een bestuurder te selecteren, kunt u handmatig een bestuurder aan een voertuig toewijzen of de toewijzing van een bestuurder ongedaan maken in het detailvenster rechts op het scherm. Opmerking: - U kunt per keer slechts één bestuurder aan een voertuig toewijzen. - De knop Toewijzen is alleen beschikbaar als de bestuurder nog niet aan een voertuig is toegewezen. - De knop voor het ongedaan maken van de toewijzing is alleen beschikbaar als de bestuurder handmatig via WEBFLEET is toegewezen. - Als de handmatig toegewezen bestuurder zich bij een ander object aanmeldt via een PRO-navigatiesysteem of een digitale tachograaf, wordt de handmatige toewijzing verwijderd. 6
Onderhoudsrapport Met de onlangs geïntroduceerde functie voor gepland onderhoud kunt u meer controle over uw voertuigkosten krijgen en de operationele efficiëntie van uw wagenpark verbeteren. U kunt niet alleen toezicht houden op uw brandstofverbruik, maar ook onderhoudsintervallen weergeven en de waarde van voertuigen handhaven. Nadat een geplande onderhoudstaak is gemaakt, wordt in WEBFLEET toezicht op de taak gehouden. U kunt een lijst met alle geplande en achterstallige onderhoudstaken voor uw wagenpark weergegeven door te klikken op het gekleurde gereedschapspictogram of door Meer... te kiezen in het hoofdmenu en op Onderhoud te klikken. Naast de onderhoudsweergave is er nu eveneens een onderhoudsrapport beschikbaar op het rapportagetabblad. Hier kunt u directe toegang tot het rapport krijgen of een rapport plannen voor alle geplande, achterstallige en voltooide onderhoudstaken en dit regelmatig naar een e-mailadres laten verzenden. 7
Het rapport is beschikbaar als een.pdf- en.csv-bestand en bevat de volgende informatie: - Het type onderhoud. - Een indicatie dat de onderhoudstaak gepland, achterstallig of voltooid is. - Voor wanneer de onderhoudstaak is gepland (datum of afgelegde afstand) - Het voertuig waarop de onderhoudstaak van toepassing is. - Een beschrijving van de taak. - De datum waarop de taak voor het laatst is uitgevoerd. - De voortgang van het onderhoud. 8