HOE GEBRUIKT U HET ONDERDEEL COLUMBUS OP DE WEBSITE VAN DE GSOB? De GSOB besteedt een gedeelte van zijn website aan het Columbusproject, om de instellingen van openbaar nut te laten delen in de vruchten van het Columbus-netwerk. De presentatie van het Columbusproject is toegankelijk voor alle bezoekers van de website, maar het woordenboek van competenties, het register van type- en contextuele functies en de contextualiseringstool zijn enkel beschikbaar voor gebruikers die beschikken over een login en een wachtwoord. De GSOB behoudt zich het recht voor de toekenning van toegangscodes te weigeren indien u niet tot één van de vereiste categorieën behoort. Twee soorten gebruikers krijgen toegang tot de beveiligde ruimte van Columbus: de hoofdgebruiker en de secundaire gebruiker. Voor elke gebruiker wordt het type toegang en de rol hieronder omschreven: Hoofdgebruiker Perso(o)n(en) door zijn/hun bestuur aangesteld als hoofdgebruiker voor Columbus. Om een nieuwe hoofdgebruikersaccount aan te maken of een bestaande account te wijzigen, dient de Columbusverantwoordelijke van uw bestuur contact op te nemen met de GSOB. Secundair gebruiker Perso(o)n(en) aangesteld door de hoofdgebruiker als secundair gebruiker voor Columbus. Aanmaak van een secundaire gebruikersaccount via het gebruikersbeheer in de e-tool (cfr. punt II.9) of via de GSOB. Het woordenboek van gedragscompetenties, van het register van type-functies en van contextuele functies of van de toolbox raadplegen. Contextuele functies aanmaken. Eventueel aanpassing van de beschrijving van een contextuele functie (BCF) indien u deze zelf hebt opgesteld. Een onbeperkt aantal secundaire Columbus-gebruikers aanmaken en beheren binnen uw bestuur. Om deze gebruiksaanwijzing vlot hanteerbaar te maken, hebben wij ze onderverdeeld in twee delen: het deel bestemd voor de hoofdgebruiker en het deel voor de secundaire gebruiker. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 1
GEBRUIKSAANWIJZING BESTEMD VOOR DE HOOFDGEBRUIKER I. Toegang tot het beveiligde gedeelte van de website (www.erap-gsob.be)... 3 II. Het deel «Columbus» : uw vraag/ons antwoord. 5 II.1. Waarvoor kan ik terecht op de Columbus-pagina?... 5 II.2. Waar vind ik het woordenboek van gedragscompetenties en bijhorende indicatoren?.. 5 II.3. Waar vind ik en hoe raadpleeg ik een beschrijving van een type-functie (BTF)?... 6 II.4. Worden er technische competenties omschreven in de BTF?.... 6 II.5. Hoe contextualiseer ik een BTF?... 7 II.6. Hoe beheer ik mijn contextualiseringen via de «e-tool»?... 9 II.7. Hoe personaliseer ik mijn contextualiseringen met het logo van mijn bestuur?... 10 II.8. Hoe krijg ik toegang tot het register van contextuele functies en raadpleeg ik de BCF?.10 II.9. Hoe ga ik tewerk om mijn secundaire gebruikers aan te stellen en te beheren. 11 via de «e-tool»? II.10. Hoe kan ik de hoofdgebruikersaccount aanmaken of wijzigen?... 12 II.11. Andere vragen en/of voorstellen. 12 Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 2
I. TOEGANG TOT HET BEVEILIGDE GEDEELTE VAN DE WEBSITE (www.erap-gsob.be). U bent door uw bestuur aangesteld als hoofdgebruiker. De GSOB kent u deze rol toe in het systeem. Om uw wachtwoord te beheren, klikt u op wachtwoord vergeten. U voert uw gebruikersnaam in (uw e-mailadres) en klikt op «verzending van uw wachtwoord». Het wachtwoord wordt u toegestuurd. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 3
Klik op Administratie, voer uw e-mailadres en wachtwoord in en klik op «inloggen». Het systeem herkent u en verschaft u toegang tot het beveiligde gedeelte. Indien zich een probleem voordoet met de verbinding, neem dan onmiddellijk contact op met Mevrouw Aline Vermote (aline.vermote@erap-gsob.be 02 213 60 49). Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 4
II. HET GEDEELTE «COLUMBUS» : UW VRAAG ONS ANTWOORD II.1. WAARVOOR KAN IK TERECHT OP DE COLUMBUS-PAGINA? De tab Presentatie is zichtbaar voor iedereen die niet over toegangscodes beschikt voor het beveiligde gedeelte. Hier kan een korte presentatie van het project en deze gebruiksaanwijzing worden geraadpleegd. De beveiligde ruimte is opgebouwd rond de «COLUMBUS» pagina. Daar vindt u het woordenboek van gedragscompetenties, het register van typefuncties, de e-tool, een toepassing waarmee de secundaire gebruikers en de contextuele functies worden beheerd, het register van contextuele functies en de toolbox. II.2. WAAR VIND IK HET WOORDENBOEK VAN GEDRAGSCOMPETENTIES EN BIJHORENDE INDICATOREN? Onder de tab «gedragscompetenties» (beveiligde ruimte) van de Columbuspagina vindt u de interactieve versie van het woordenboek van gedragscompetenties, zoals deze gevalideerd werden door het netwerk. Klik de gewenste competentie aan om de gedragsindicatoren te kennen die hiermee zijn verbonden. Als u klikt op «Terug naar de lijst van de competenties» komt u terug in het woordenboek van gedragscompetenties terecht. U kunt er ook de interactieve lijst met omschrijvingen van type-functies raadplegen en de opleidingen die verband houden met de geselecteerde competentie. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 5
II.3. WAAR VIND IK EN HOE RAADPLEEG IK EEN BESCHRIJVING VAN EEN TYPE-FUNCTIE (BTF)? Het register van door het netwerk gevalideerde type-functies is samengebracht onder de tab «typefuncties». De type-functies zijn alfabetisch gerangschikt. Via de zoekbalk vindt u eenvoudig en snel de gewenste functie aan de hand van de gedeeltelijke of volledige benaming of van een trefwoord. Om de beschrijving van een type-functie (BTF) te raadplegen, klikt u de benaming hiervan aan. U kunt de BTF exporteren in PDF-formaat waardoor deze kan worden afgedrukt. Klik hiervoor eenvoudig op Exporteren als PDF. II.4. WORDEN ER TECHNISCHE COMPETENTIES OMSCHREVEN IN DE BTF (OMSCHRIJVING VAN TYPE-FUNCTIE)? Voor elke beschrijving van een type-functie (BTF) worden de opdracht, de activiteiten en de gedragscompetenties omschreven. Voor bepaalde BTF worden de technische competenties aangegeven. Eén van de doelstellingen voor de verdere ontwikkeling van Columbus is de toevoeging van technische competenties aan de beschrijving van de type-functies. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 6
II.5. HOE CONTEXTUALISEER IK EEN BTF Uw bestuur heeft intern gewerkt aan de contextualisering van de beschrijving van een type-functie. Als hoofdgebruiker hebt u de mogelijkheid om deze beschrijving van de type-functie te contextualiseren. Klik de tab Type-Functie aan en selecteer de type-functie die geldt als uitgangspunt voor uw contextualisering. Als u de link «contextualiseer deze type-functie» aanklikt, krijgt u rechtstreeks toegang tot de contextualiseringstool. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 7
U bevindt zich nu op de pagina waar u de BCF kunt aanmaken. De tekstvelden zijn vooraf ingevuld. U kunt de velden wijzigen om de BCF aan te passen aan de specifieke kenmerken van uw bestuur. U kunt elke gedragscompetentie aanklikken indien u meent dat hiervoor een verband bestaat met uw BCF. De link «indicatoren personaliseren» verschijnt enkel als de geassocieerde competentie is aangevinkt. Deze link (indicatoren personaliseren ) opent een «pop-up» venster met de lijst met indicatoren voor de betreffende competentie. Hier selecteert u de gewenste indicatoren voor de BCF. De gekozen indicatoren moeten gepersonaliseerd worden in functie van het niveau (basis-, tussen-, geavanceerd of specialistenniveau). Sla uw contextualisering op. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 8
II.6. HOE BEHEER IK MIJN CONTEXTUALISERINGEN VIA DE «E-TOOL»? Als u in de «e-tool» het «beheer van contextuele functies» aanklikt, kunt u de lijst met contextuele functies raadplegen die u nog niet gearchiveerd hebt. Voor elke contextuele functie verschijnt de naam en de status (ontwerp-ingediend-gevalideerd) van de contextuele functie. Zolang de functie in de «Ontwerp» status verkeert, kunt u de inhoud van uw BCF aanpassen en aanvullen middels «wijzigen», op voorwaarde dat u deze zelf hebt aangemaakt. Bent u tevreden over het resultaat en wenst u de BCF gepubliceerd zien op de website, dan kunt u deze invoeren door «indienen» aan te klikken, waarmee u uw omschrijving verstuurt naar de coördinator van Columbus bij de GSOB. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 9
De GSOB staat borg voor de naleving van de Columbus-methodologie zoals deze door het netwerk is ontwikkeld. Daarom werd een valideringsproces ingesteld. De hele procedure staat hieronder schematisch voorgesteld : Uw BCF is geweigerd U ontvangt een e-mail met een verzoek tot aanpassing terug naar de «Ontwerp» Tekst van uw BCF «Ontwerp» Uw BCF wordt ingediend bij de GSOB «Ingediend» automatisch doorgestuurd naar de GSOB Uw BCF is gevalideerd U ontvangt een e-mail als bevestiging «Gevalideerd» Uw BCF verschijnt in het BCF-register II.7. HOE PERSONALISEER IK MIJN CONTEXTUALISERINGEN MET HET LOGO VAN MIJN BESTUUR? U beschikt over de mogelijkheid om het logo van uw bestuur te uploaden. Onder de tab e-tool klikt u «gebruikersbeheer» aan. Op het scherm verschijnt de zone waar u het logo van uw bestuur kunt uploaden (PNG formaat, grootte max. 50ko, afmetingen max. 300X300). Als het uploaden van uw logo is voltooid, komt het voortaan voor op al uw contextualiseringen. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 10
II.8. HOE KRIJG IK TOEGANG TOT HET REGISTER VAN CONTEXTUELE FUNCTIES EN RAADPLEEG IK DE BCF? De meerwaarde van het Columbusproject ligt onder meer in het feit dat de besturen de gegevens en documenten delen. Door uw contextuele functiebeschrijvingen in te voeren op onze website stelt u ook anderen in staat om verder te bouwen op de resultaten van uw werk. Aarzel daarom niet om uw BCF op de website te plaatsen en reeds beschikbare beschrijvingen die door anderen zijn opgesteld te downloaden. Daarmee is deze ruimte een reëel platform om gegevens op te slaan. Via de tab contextuele functies krijgt u toegang tot het register van beschrijvingen van contextuele functies (BCF), aangevuld met uw eigen contextualisering en deze van andere besturen. Dit werkt net zoals bij de type-functies : de zoekbalk, het exporteren als pdf en de interactiviteit (cfr. vraag II.3. over de type-functies). Na het uploaden verschijnt uw logo voortaan bij elke contextualisering. De naam van het bestuur dat de functiebeschrijving heeft opgesteld, wordt voor aangegeven tussen haakjes om verwarring te voorkomen (omdat elk bestuur zijn eigen versie(s) kan invoeren voor eenzelfde contextuele functiebeschrijving). II.9. HOE GA IK TEWERK OM MIJN SECUNDAIRE GEBRUIKERS AAN TE STELLEN EN TE BEHEREN VIA DE «E- TOOL»? Onder de tab e-tool klikt u «Beheer van de gebruikers» aan. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 11
Op het scherm verschijnt een lijst met alle personeelsleden die voor uw bestuur geregistreerd staan, met telkens een vakje «Columbus-gebruiker» dat kan worden aangevinkt. Als hoofdgebruiker vinkt u dit vakje aan of uit om rechten toe te kennen als «Secundair Columbus gebruiker» (cfr. de omschrijving van diens opdracht op de eerste pagina) aan personeelsleden van uw bestuur. Vervolgens slaat u de aanpassingen op. Indien u één of meerdere personeelsleden niet terugvindt in de lijst, aarzel dan niet om de lijst met ontbrekende personeelsleden te bezorgen aan Aline Vermote (aline.vermote@erapgsob.be 02 213 60 49) met vermelding van hun naam, voornaam, stamnummer, geslacht, taalstelsel, statuut en e-mailadres. Het e-mailadres van elk personeelslid moet in de lijst vermeld staan met het oog op het versturen van het wachtwoord en het inloggen op het beveiligde gedeelte van Columbus. II.10. HOE KAN IK DE HOOFDGEBRUIKERSACCOUNT AANMAKEN? De persoon die binnen uw bestuur verantwoordelijk is voor het Columbusproject neemt contact op met de GSOB (aline.vermote@erap-gsob.be 02 213 60 49) om een nieuwe hoofdgebruikersaccount aan te maken of een bestaande account te wijzigen. II.11. ANDERE VRAGEN EN/OF VOORSTELLEN. Uw contactpersoon bij de GSOB voor Columbus : Aline Vermote (aline.vermote@erap-gsob.be 02 213 60 49). De GSOB blijft als HRM-steunpunt voor de ontwikkeling van het potentieel van uw personeel en uw besturen verder het Columbusproject leiden. Ze blijft het verbeteren om u optimaal te kunnen ondersteunen bij het ontwikkelen van een anticiperend competentiebeheer binnen uw besturen. Wij zijn steeds ter beschikking om u doorheen het hele proces te begeleiden en om uw vragen te beantwoorden. Bezorg ons gerust ook al uw suggesties zodat we Columbus als instrument kunnen blijven verfijnen. Gebruiksaanwijzing hoofdgebruiker www.erap-gsob.irisnet.be Columbus 12