Algemene handleiding voor de het signaleren in de verwijsindex Fryslân Inhoudsopgave 1. Waar kunt u ViF ZiZeO vinden 2. Aanmelden / inloggen / verificatie 3 Menu 4 Zoeken 5 Resultaat zoeken en Signaleren 6 Case management en matchgegevens Pagina 2 Pagina 3 Pagina 4 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 7 7 Management info Parina 9 8 Beheer van medewerkergegevens Pagina 12 1
1. Verwijsindex Fryslân ViF ZiZeO vinden en openen Open Internet Explorer of Mozilla Firefox Ga naar www.verwijsindexfryslan.nl In de linker balk kunt u informatie van de Gemeente Leeuwarden over de verwijsindex vinden. In de rechter balk vindt u de informatie over de Partoer helpdesk. In de middelste balk kunt u met de link inloggen in ViF ZiZeO om te signaleren Wanneer er technische problemen zijn (waardoor er even niet gesignaleerd kan worden) dan wordt dat op bovenstaande website vermeld. Het kan ook via de startpagina van Multisignaal (www.multisignaal.nl) Op de inlogpagina van Multisignaal kiest u SIGNAAL AFGEVEN. 2
Nu komt u op de pagina waar u zich kunt aanmelden. Typ hier uw gebruikersnaam en wachtwoord. (Beiden zijn hoofdlettergevoelig). Bevestig met Wanneer u voor het eerst inlogt, wordt u gevraagd om uw (gekregen) wachtwoord te wijzigen in een eigen wachtwoord. 2. Aanmelden / inloggen Minimaal 8-13 tekens In ieder geval èn cijfer(s), èn hoofdletter(s) èn kleine letters bevatten Geen spaties De woorden: geheim, wachtwoord en password zijn niet toegestaan. Het nieuwe wachtwoord mag niet gelijk zijn aan de gebruikersnaam en mag ook niet hetzelfde zijn als het oude wachtwoord. Eisen waaraan het wachtwoord moet voldoen Voordat uw wachtwoord gaat verlopen, krijgt u 3 waarschuwingen uit het systeem per mail. Dit gebeurt 1 maand van te voren, wanneer niet wordt gereageerd komt er een herhaling een week van te voren en de laatste waarschuwing komt een dag voor het verlopen. In de verwijsindex ViF ZiZeO heeft het beheer uw rechtstreekse e-mail adres en uw telefoonnummer ingevoerd. Na inloggen kan het systeem u via een verificatiemail vragen deze gegevens te controleren en zo nodig te wijzigen. 3
3. Menu Wanneer u bent aangemeld ziet u links het ViF ZiZeO logo en daaronder de menu opties. SIGNALEREN CASEMANAGEMENT MANAGEMENT INFO DOCUMENTEN BEHEER. Een keuze uit het menu begint altijd met Zoeken, behalve voor de optie beheer, daarmee kunt u alleen uw eigen gegevens inzien en wijzigen. Wanneer u bijvoorbeeld een jeugdige wilt gaan signaleren, kiest u in het menu voor SIGNALEREN en u kunt dan zoeken in het systeem volgens de zoekmethodes. (zie blz. 5) Zoekbutton, start van de zoekopdracht 4
4. Zoeken 4 Hiernaast ziet u het openingsscherm van de applicatie. Een bewerking binnen ViF ZiZeO begint altijd met ZOEKEN en dus een zoekscherm. Er zijn standaard 3 verschillende mogelijkheden om te zoeken. Kies altijd één van de drie zoekopties. De juiste combinatie van verplichte velden wordt aangegeven door de vette letters. Meer gegevens invullen levert geen zoekresultaat op!! 4.1 Zoeken op nummers altijd in combinatie met de gemeente waar vanuit uw organisatie werkt. De gemeente (Leeuwarden of Smallingerland) geeft u recht tot het zoeken in de BSN gegevens. Er zijn twee mogelijkheden: Of Gemeente + BSN=Burger Service Nummer Of Gemeente + GBA-nummer Gemeentelijke Basis Administratie 4.2 Ook hier weer eerst de gemeente kiezen waar vanuit u werkt. Zoeken op kenmerken Alle drie de velden invullen + de gemeente. Kies het geslacht Achternaam zonder tussenvoegsel Geboortedatum dd-mm-jjjj (eventueel met behulp van de kalenderknop ) 4.3 Weer eerst gemeente en dan Verder zoeken op adresgegevens Vul de drie verschillende velden, straatnaam, huisnummer en de postcode in. 5
5. Resultaat van zoeken en signaleren Een muisklik op de regel geeft het volgende scherm Bevestig dit scherm met opslaan Contactpersoon: dat is uw naam en is niet te wijzigen Datum feit: wordt automatisch gevuld met de huidige datum en kan desgewenst worden gewijzigd. Einddatum: de datum dat het signaal zal verlopen en niet meer te matchen zal zijn. Ook deze datum kunt u wijzigen. Actief: standaard is het signaal dat u afgeeft direct actief (ja is geselecteerd) Het kan zijn dat u het signaal (nog) niet wilt activeren, selecteer dan optie nee. In het menu signaleren OVERZICHT vindt u de namen van de door u gesignaleerde jeugdigen. 6
6. Case management en matchgegevens Onder casemanagement vindt u het overzicht van de matches waarbij uzelf betrokken bent. Zodat u de matchgegevens kunt inzien Wanneer u (nog) niet bij een match bent betrokken, krijgt u bovenstaand scherm met Geen gegevens gevonden. Dit ziet u wanneer u wel bij een match betrokken bent. Klik op de regel om de matchgegevens te kunnen inzien Kies het tabblad AFSTEMMING voor verdere gegevens. Nog geen AFSTEMMING en u bent geen regievoerder Dan is er ook niets te lezen en regisseurs zijn niet gemachtigd om Afstemmingsafspraken in te vullen. 7
Plan van aanpak heet nu AFSTEMMING en wordt gemaakt door de regievoerder en is voor andere regisseurs / melders die betrokken zijn bij de match ter inzage 8
U kunt kiezen tussen Rapportage met inhoudelijke gegevens over uw eigen matches of signalen Of Statistiek met aantallen 7. Management info Rapportage Met uitvoer in pdf bestand Pas de start en einddatum aan En kies het soort rapport en zet daarna een vinkje bij de gekozen onderdelen Uitvoer 9
Statistiek Met uitvoer pdf bestand Het is ook mogelijk om in andere formaten te exporteren bijvoorbeeld CSV. Pas de start- en einddatum aan en selecteer door middel van vinkjes uw keuze Uitvoer voorbeeld 10
Om een overzicht in pdf te maken kiest u voor Zoeken (Wanneer u goed bent ingevoerd in bijvoorbeeld Excel kunt u ook exporteren kiezen.) In dit scherm kiest u voor Opslaan. U kunt het bestand nu opslaan op uw eigen computer(systeem). Geef het bestand zelf een voor u duidelijke naam en zet het op een plek die door u makkelijk is terug te vinden. Na het opslaan verdwijnt het scherm (in Internet Explorer) en buiten de verwijsindex kunt u het bestand opvragen en inzien. Wanneer u Mozilla Firefox gebruikt krijgt u na het opslaan de mogelijkheid om het bestand meteen te openen 11
8. Beheer eigen medewerkergegevens In dit scherm kunt u uw wachtwoord zelf wijzigen Onder het tabblad PROTOCOL kunt u uw eigen e-mail adres en telefoonnummer wijzigen. Deze gegevens zijn van belang voor alle betrokkenen bij een match. 12
Komt u er met deze handleiding niet uit, werkt de verwijsindex niet naar behoren of heeft u andere vragen, bel of mail gerust. Helpdesk ViF ZiZeO (058) 234 36 33 zizeo@partoer.nl 13