Gebruikershandleiding HR Access in-service Self Service

Transcriptie

1 HR Access in-service Self Service Gebruikershandleiding Module Self Service en Rapportages Versie 0.5

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Over deze handleiding 3 2 Starten met RAET Online Inloggen in RAET Online Wachtwoord wijzigen Uitloggen uit RAET Online...5 De menu-items van RAET Online Self Service Algemeen Start Tabblad Ziekte Tabblad Zwangerschap Tabblad Ouderschapsverlof Aanvraag ouderschapsverlof Tabblad Overig Verlof Aanvraag verlof Declarabel VF Aanvraag verlof tlv Eigen middelen Vervanging Verlof Declarabel VF Vervanging Verlof ten laste van Eigen middelen Tabblad Aanstellingen Aanstelling beëindigen Nieuwe Aanstelling Tabblad Persoon Contactpersonen Kindgegevens 19 Wijzigen adresgegevens Wijzigen Bankgegevens Wijzigen Burgerlijke Staat en Partner Wijzigen Contactgegevens Tabblad Overig Opvragen Informatie Overige mutaties Tabblad Medewerkerkaart Rapportages 24

3 1 Inleiding De RAET Online Portaal is verbeterd en is per heden voor u beschikbaar. De portaal heet Self Service. De Self Service module is een product van RAET en wordt door METRIUM beschikbaar gesteld. Met deze internetapplicatie kunt u uw mutaties doorgeven. Tevens bevat deze module een groot aantal rapportages die u zelf kunt oproepen, op maat kunt maken en exporteren. Mocht u naar aanleiding van deze handleiding vragen hebben, neem dan contact op met uw contactpersoon op de vestiging. 1.1 Over deze handleiding Met deze handleiding kunt u snel met RAET Online aan de slag. Mocht u op een webpagina nadere ondersteuning willen, dan geeft de online help gedetailleerde informatie over die pagina. In deze handleiding staan twee iconen: Bij icoon Stappenplan sommen wij de handelingen op die u moet uitvoeren. * Bij icoon Belangrijk staan teksten met belangrijke informatie. Deze informatie vereist absoluut uw aandacht. Velden waar een sterretje bij staat zijn verplichte velden. 3

4 2 Starten met RAET Online Voordat u de Self Service kunt gebruiken, krijgt u een gebruikersnaam en een wachtwoord. Deze gegevens gebruikt u om in te loggen in Raet Online. Zodra u bent ingelogd, komt u op het bureaublad. U kunt doorklikken naar Self Service of de rapportages opstarten. 2.1 Inloggen in RAET Online U logt als volgt in: Ga naar de webpagina Vul uw gebruikersnaam in. Vul uw wachtwoord in. Klik op de button Aanmelden. U bent nu ingelogd in RAET Online. Onder Mijn Rapportages vindt u de rapportages en onder Self Service kunt u de mutaties doorgeven. Opmerking: als uw sessie verlopen is, moet u teruggaan naar Raet Online en opnieuw inloggen. 2.2 Wachtwoord wijzigen U kunt uw wachtwoord wijzigen. Dit doet u echter voordat u inlogt in de Self Service. U kiest dan in het inlogscherm voor de button Wachtwoord vergeten. Uw nieuwe wachtwoord moet aan de volgende voorwaarden voldoen: Tussen de acht en vijftien tekens lang. Minstens één hoofdletter. Minstens één kleine letter. Minstens één cijfer. Het wachtwoord wijzigen. Nieuwe afbeelding plaatsen wachtwoord wijzigen. 1. Ga naar de webpagina 2. Vul uw gebruikersnaam in. 3. Vul uw wachtwoord in. 4. Kies voor de button Wachtwoord vergeten. 5. Vul bij Nieuw wachtwoord uw nieuwe wachtwoord in. 6. Vul bij Nogmaals nieuw wachtwoord uw nieuwe wachtwoord nogmaals in. 7. Klik op Aanmelden. U logt nu in RAET Online in en uw wachtwoord is gewijzigd. 4

5 2.3 Uitloggen uit RAET Online Wanneer u RAET Online wilt afsluiten gebruikt u de button Uitloggen. 1. Klik op de button Uitloggen. Klik op OK. Uw sessie in RAET Online is nu afgesloten. 5

6 3 De menu-items van RAET Online Self Service 3.1 Algemeen Plaatsen afbeelding bureaublad U klikt vervolgens op het icoon HR Self Service. Het onderstaande scherm wordt opgestart. 3.2 Start Aan de linkerkant van het scherm ziet u een aantal menukeuzes. Start Te doen Gedaan Archief Beknopte Help Automatisch worden de mutaties onder Te doen (alleen wanneer stafbureau de mutatie nog moet goedkeuren), Gedaan en Archief weergegeven. Onder de menuoptie Start ziet u een aantal tabbladen met daarin een aantal mutatiemogelijkheden. De tabbladen zijn: Ziekte Zwangerschap Ouderschapsverlof Overig Verlof Aanstellingen Persoon Overige Medewerkerkaart 6

7 3.2.1 Tabblad Ziekte De volgende mutaties kunt u hier doorgeven. Correctie Foutief Percentage Ziek (deze gebruikt u alleen wanneer u een verkeerd percentage ziekte heeft opgegeven) Hersteldmelding Vervanging Ziek beëindigen Vervanging Ziekte Wijzigen Percentage Ziek (deze gebruikt u wanneer iemand bijvoorbeeld gedeeltelijk hersteld is) Ziekmelding Correctie Foutief Percentage Ziek U kunt dit formulier gebruiken wanneer u een verkeerd ziektepercentage heeft opgegeven. U kunt de datum ingang niet aanpassen. 1. Klik op Correctie Foutief Percentage Ziek 2. Selecteer de persoon waarvoor u het percentage ziek wilt corrigeren. U ziet aan de rechterkant van het scherm de waarden die in het systeem bekend zijn (Oude waarde). Deze waarden worden automatisch overgenomen (Nieuwe waarde). 3. Vul de gegevens in. Vervangingsaanstelling(en) beëindigen: U kunt hier kiezen voor Ja of voor Niet van toepassing. Dit is een verplicht veld. Percentage ziek: Vul hier het juiste ziektepercentage in. U kunt de waarde overschrijven. Memoveld: Eventuele bijzonderheden kunt u hier opgeven. Dit is niet verplicht. Laatste wijzigingsdatum ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld. Dit veld kunt u niet aanpassen. Oorspronkelijke datum ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld. Dit veld kunt u niet aanpassen. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. 7

8 Hersteldmelding 1. Klik op Hersteldmelding. 2. Selecteer de persoon die u hersteld wilt melden. U ziet aan de rechterkant van het scherm de waarden die in het systeem bekend zijn (Oude waarde). Deze waarden worden automatisch overgenomen. (Nieuwe waarde). 3. Vul de velden in. Vervangingsaanstelling(en) beëindigen?: U kunt hier kiezen voor Ja of voor Niet van toepassing. Dit is een verplicht veld. Laatste dag ziek: Datum van de laatste ziektedag. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Was de medewerker langer dan 2 weken ziek: hier kunt u met de dropbox Ja of Nee opgeven. Laatste wijzigingsdatum ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld en kan niet aangepast worden. Oorspronkelijke datum ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld en kan niet aangepast worden. Percentage ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld en kan niet aangepast worden. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. De eventueel gestopte reiskosten zullen per de eerstvolgende dag weer opgestart worden. Vervanging Ziek Beëindigen 1. Klik op Vervanging Ziek beëindigen. 2. Selecteer de persoon waar van de vervanging beëindigd moet worden. 3. Klik op de aanstelling die beëindigd moet worden. De Begindatum wordt nu overgenomen. 4. Vul de Einddatum in. 5. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Vervanging Ziekte 1. Klik op Vervanging Ziekte. 2. Selecteer de persoon die de ziekteperiode gaat vervangen. Selecteer dus de vervanger. U ziet dan een overzicht van de aanstellingen die deze persoon al heeft. 3. Klik op de button Selecteer afwezige medewerker. 4. Zoek de afwezige op. U krijgt een lijst te zien met alle medewerkers die in dienst zijn. U ziet dus niet alleen de afwezige medewerkers. U kunt door middel van het Filter zoeken of gelijk het medewerkers-id opgeven. 5. De aanstellingen van de afwezige komen nu in beeld. Klik op de regel die vervangen moet gaan worden. Scroll vervolgens naar beneden. 8

9 6. Selecteer de afwezige periode die vervangen moet gaan worden. 7. Vul de verplichte velden in. Begindatum: Geef hier de begindatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: Geef hier de einddatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Weet u nog geen einddatum? Vul dan 31 juli van het huidige schooljaar in. Kostendrager: Kies de kostendrager door middel van het icoontje achter de regel. Werktijdfactor: Vul bij de dagen de werktijdfactor in die de vervanger gaat werken. 8. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Wijzigen Percentage Ziek U kunt dit formulier gebruiken wanneer de medewerker meer of minder ziek wordt. 1. Klik op Wijzigen Percentage Ziek. 2. Selecteer de persoon waarvan u het ziektepercentage wilt wijzigen. U ziet aan de rechterkant van het scherm de waarden die in het systeem bekend zijn (Oude waarde). Deze waarden worden automatisch overgenomen (Nieuwe waarde). 3. Vul de velden in. Vervangingsaanstelling(en) beëindigen? U kunt hier kiezen tussen Ja of Niet van toepassing. Dit is een verplicht veld. Wijziging per: Geef hier de wijzigingsdatum op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Percentage ziek: vul hier het nieuwe percentage ziekte in. De bestaande waarde wordt in het veld weergegeven, maar deze kunt u overschrijven. Memoveld: Eventuele bijzonderheden kunt u hier opgeven. Laatste wijzigingsdatum ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld. Dit veld kunt u niet aanpassen. Oorspronkelijke datum ziek: Dit veld wordt automatisch gevuld. Dit veld kunt u niet aanpassen. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. 9

10 Ziekmelding 1. Klik op Ziekmelding. 2. Selecteer de persoon die u wilt ziekmelden. 3. Vul de velden in. U moet alle velden invullen waar een * bij staat. Begindatum ziek: Vul hier de eerste ziektedag in. U kunt gebruiken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Laatste dag ziek: Vul hier de laatste dag van de ziekteperiode. U kunt gebruiken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Percentage ziek: Vul hier het ziektepercentage. Eerder ziek < 28 dagen?: Geef hier Ja of Nee op. Vangnet: Is dit een vangnet melding Ja of Nee. Verzekerd bij het risicofonds: Geef hier Ja of Nee op. Verwacht u een herstel binnen 2 weken. U kunt hier kiezen voor Ja of Nee. (Wanneer u hier kiest voor Nee dan zullen de eventuele reiskosten na 2 weken ziekte worden gestopt). 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden Tabblad Zwangerschap Aanvraag Zwangerschapsverlof 1. Klik op Aanvraag Zwangerschapsverlof. 2. Selecteer de persoon die met zwangerschapsverlof gaat. 3. Vul de velden in. Eerste dag zwangerschapsverlof: Vul de eerste dag van het zwangerschapsverlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de volgende wijze: dd-mm-yyyy Vermoedelijke bevallingsdatum: geef hier de vermoedelijke bevallingsdatum. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Zwangerschapsverklaring toegevoegd: Ja of Nee. Dit is een verplicht veld. 4. Voeg de zwangerschapsverklaring toe. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje in het blauwe vlak boven in het scherm. 10

11 5. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Werkelijke Bevallingsdatum 1. Klik op Werkelijke Bevallingsdatum. 2. Selecteer de persoon. 3. Vul de velden in. Werkelijke bevallingsdatum: Geef hier de datum van de bevalling op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de 4. Voeg het geboortekaartje toe. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje in het blauwe vlak boven in het scherm. Geboortekaartje bijgevoegd?: U kunt hier kiezen voor Ja of Nee. Dit is een verplicht veld. 5. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Indienen. Verwijderen. (De mutatie is onjuist en kan via deze button verwijderd worden.) Indienen. (De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt te staan in het overzicht Te doen met de vermelding Verwerken PSA. Vervanging Ziek agv zwangerschap 1. Klik op Vervanging ziek agv Zwangerschap. 2. Selecteer de persoon die de ziekteperiode gaat vervangen. Selecteer dus de vervanger. U ziet dan een overzicht van de aanstellingen die deze persoon al heeft. 3. Klik op de button Selecteer afwezige medewerker. 4. Zoek de afwezige op. U krijgt een lijst te zien met alle medewerkers die in dienst zijn. U ziet dus niet alleen de afwezige medewerkers. U kunt door middel van het Filter zoeken of gelijk het medewerkers-id opgeven. 5. De aanstellingen van de afwezige komen nu in beeld. Klik op de regel die vervangen moet gaan worden. Scroll vervolgens naar beneden. 6. Selecteer de afwezige periode die vervangen moet gaan worden. 7. Vul de verplichte velden in. Begindatum: Geef hier de begindatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: Geef hier de einddatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Weet u nog geen einddatum? Vul dan 31 juli van het huidige schooljaar in. Kostendrager: Kies de kostendrager door middel van het icoontje achter de regel. Werktijdfactor: Vul bij de dagen de werktijdfactor in die de vervanger gaat werken. 11

12 8. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Ziek als gevolg van zwangerschap 1. Klik op Ziek agv zwangerschap. 2. Selecteer de persoon. 3. Vul de velden in. Eerste dag ziek agv zwangerschap: Geef hier de eerste ziektedag op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Vermoedelijke bevallingsdatum: Geef hier de vermoedelijk bevallingsdatum op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de 4. Voeg de zwangerschapsverklaring toe. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje in het blauwe vlak boven in het scherm. Zwangerschapsverklaring toegevoegd?: U kunt hier kiezen voor Ja of Nee. Dit is een verplicht veld. 5. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Indienen. mutatie wordt niet door gestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt in het overzicht Indienen. (De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt te staan in het overzicht Te doen met de vermelding Verwerken PSA Tabblad Ouderschapsverlof Aanvraag ouderschapsverlof 1. Klik op Aanvraag Ouderschapsverlof. 2. Selecteer de persoon. 3. Vul de verplichte velden in. Verlofsoort: Dit veld wordt automatisch gevuld. Begindatum: de begindatum van het ouderschapsverlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de 12

13 Einddatum: de einddatum van het ouderschapsverlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Werktijdfactor Betaald Ouderschapsverlof: vul hier de werktijdfactor in van het betaalde ouderschapsverlof. Is er ook sprake van onbetaald ouderschapsverlof: U kunt hier kiezen voor Ja of Nee. Berekeningsformulier OSV toegevoegd: Kies hier voor Ja of Nee. Geboortekaartje toegevoegd?: Kies hier voor Ja of Nee. Kies nu voor verder. Wanneer u bij het veld onbetaald ouderschapsverlof gekozen hebt Ja kiest dan komt u in een vervolgscherm waar u onderstaande gegevens moet opgeven. Begindatum: begindatum van het onbetaalde ouderschapsverlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: einddatum van het onbetaalde ouderschapsverlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Werktijdfactor Onbetaald ouderschapsverlof: geef de werktijdfactor op. 4. Voeg het berekeningsformulier en een kopie van het geboortekaartje toe. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje. In het blauwe vlak boven in het scherm. 5. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, verwijderen of Indienen Indienen. De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt te staan in overzicht Te doen met de vermelding Verwerken PSA Vervanging Ouderschapsverlof 1. Klik op Vervanging ouderschapsverlof. 2. Selecteer de persoon die de afwezige periode gaat vervangen. Selecteer dus de vervanger. U ziet dan een overzicht van de aanstellingen die deze persoon al heeft. 3. Klik op de button Selecteer afwezige medewerker. 4. Zoek de afwezige op. U krijgt een lijst te zien met alle medewerkers die in dienst zijn. U ziet dus niet alleen de afwezige medewerkers. U kunt door middel van het Filter zoeken of gelijk het medewerkers-id opgeven. 5. De aanstellingen van de afwezige komen nu in beeld. Klik op de regel die vervangen moet gaan worden. Scroll vervolgens naar beneden. 6. Selecteer de afwezige periode die vervangen moet gaan worden. 7. Vul de velden in. Begindatum: Geef hier de begindatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: Geef hier de einddatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Weet u nog geen einddatum? Vul dan 31 juli van het huidige schooljaar in. Kostendrager: Kies de kostendrager door middel van het icoontje achter de regel. 13

14 Werktijdfactor: Vul bij de dagen de werktijdfactor in die de vervanger gaat werken. 8. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden Tabblad Overig Verlof Aanvraag verlof Declarabel VF 1. Klik op Aanvraag Verlof Declarabel VF 2. Selecteer de persoon. 3. Vul de verplichte velden in. U moet alle velden invullen waar een * bij staat. Verlofcode (declarabel VF): Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met de verlofcodes die declarabel zijn bij het Vervangingsfonds. Begindatum: ingangsdatum van het verlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de volgende wijze: dd-mm-yyyy. Einddatum: einddatum van het verlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de volgende wijze: ddmm-yyyy. Uren: aantal uren dat opgenomen wordt. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Aanvraag verlof tlv Eigen middelen 1. Klik op Aanvraag Verlof tlv Eigen middelen. 2. Selecteer de persoon. 3. Vul de velden in. U moet alle velden invullen waar een * bij staat. Verlofcode (eigen middelen): Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met de verlofcodes die niet declarabel zijn bij het Vervangingsfonds. 14

15 Begindatum: ingangsdatum van het verlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de volgende wijze: dd-mm-yyyy. Einddatum: einddatum van het verlof. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de volgende wijze: ddmm-yyyy. Werktijdfactor Verlof: de werktijdfactor van het verlof opgeven. Aantal uren verlof: het aantal verlof uren opgeven. Overeenkomst verlof toegevoegd: U kunt hier kiezen voor Ja of Nee (deze overeenkomst is van toepassing op het PO). 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden Vervanging Verlof Declarabel VF 1. Klik op Vervanging Verlof Declarabel VF. 2. Selecteer de persoon die de afwezige periode gaat vervangen. Selecteer dus de vervanger. U ziet dan een overzicht van de aanstellingen die deze persoon al heeft. 3. Klik op de button Selecteer afwezige medewerker. 4. Zoek de afwezige op. U krijgt een lijst te zien met alle medewerkers die in dienst zijn. U ziet dus niet alleen de afwezige medewerkers. U kunt door middel van het Filter zoeken of gelijk het medewerkers-id opgeven. 5. De aanstellingen van de afwezige komen nu in beeld. Klik op de regel die vervangen moet gaan worden. Scroll vervolgens naar beneden. 6. Selecteer de afwezige periode die vervangen moet gaan worden. 7. Vul de velden in. Begindatum: Geef hier de begindatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: Geef hier de einddatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Weet u nog geen einddatum? Vul dan 31 juli van het huidige schooljaar in. Reden afwezigheid: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met de verlofcodes die declarabel zijn bij het Vervangingsfonds. Kostendrager: Kies de kostendrager door middel van het icoontje achter de regel. Werktijdfactor: Vul bij de dagen de werktijdfactor in die de vervanger gaat werken. 8. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. 15

16 Vervanging Verlof ten laste van Eigen middelen 1. Klik op Vervanging Verlof tlv Eigen middelen. 2. Selecteer de persoon die de afwezige periode gaat vervangen. Selecteer dus de vervanger. U ziet dan een overzicht van de aanstellingen die deze persoon al heeft. 3. Klik op de button Selecteer afwezige medewerker. 4. Zoek de afwezige op. U krijgt een lijst te zien met alle medewerkers die in dienst zijn. U ziet dus niet alleen de afwezige medewerkers. U kunt door middel van het Filter zoeken of gelijk het medewerkers-id opgeven. 5. De aanstellingen van de afwezige komen nu in beeld. Klik op de regel die vervangen moet gaan worden. Scroll vervolgens naar beneden. 6. Selecteer de afwezige periode die vervangen moet gaan worden. 7. Vul de velden in. Begindatum: Geef hier de begindatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: Geef hier de einddatum van de vervanging op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Weet u nog geen einddatum? Vul dan 31 juli van het huidige schooljaar in. Kostendrager: Kies de kostendrager door middel van het icoontje achter de regel. Werktijdfactor: Vul bij de dagen de werktijdfactor in die de vervanger gaat werken. 8. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden Tabblad Aanstellingen Aanstelling beëindigen 1. Klik op Aanstelling beëindigen. 2. Selecteer de persoon waarvan u de aanstelling wilt beëindigen. 3. Selecteer de aanstelling die u wilt beëindigen. Dit doet u door op de regel te klikken. Vul vervolgens de verplichte velden in. Begindatum: dit veld wordt automatisch gevuld en deze kunt u niet aanpassen. Einddatum: geef de einddatum van de aanstelling op. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Indienen. 16

17 Indienen. (De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt te staan in het overzicht Te doen met de vermelding Verwerken PSA. Nieuwe Aanstelling 1. Klik op Nieuwe Aanstelling. 2. Selecteer de persoon die een nieuwe aanstelling krijgt. 3. Vul de velden in. U moet alle velden invullen waar een * bij staat. Begindatum: ingangsdatum van de nieuwe aanstelling. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum; Einddatum van de nieuwe aanstelling. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Aanstellingsgrondslag: Reden van de aanstelling. Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Type aanstelling: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. School / afdeling: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Functie: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Kostendrager: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Werktijdfactor: Geef de werktijdfactor per dag op. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Indienen Indienen. (De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt te staan in het overzicht Te doen met de vermelding Verwerken PSA. Definitief ontslag Beëindig eerst alle actieve aanstellingen voordat u definitief ontslag invoert. 1. Klik op Definitief Ontslag. 2. Selecteer de persoon die met ontslag gaat. 3. Vul de velden in. U moet alle velden invullen waar een * bij staat. Laatste dag in dienst: Vul hier de laatste dag in dienst. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Ontslagreden: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien 17

18 met diverse keuzemogelijkheden. 4. Voeg de ontslagbrief toe. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje. In het blauwe vlak boven in het scherm. Ontslagbrief bijgevoegd?: Kies hier voor Ja of Nee. 5. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Indienen. Indienen. De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar METRIUM.) De mutatie komt te staan in het overzicht Te doen met de vermelding Verwerken PSA Tabblad Persoon Contactpersonen 1. Klik op Contactpersonen 2. Selecteer de persoon waarvoor u iets wilt doorgeven. 3. U kunt nu de contactpersoonsgegevens invullen die in geval van nood gebeld kunnen worden. U kunt hier meerdere contactpersonen opgeven. Aanhef: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Voornaam: invullen voornaam. Achternaam: invullen achternaam. Relatie: geef hier in wat voor relatie deze persoon met u heeft. Bijv. vader, moeder, broer, enz Tel. nummer: telefoonnummer waar deze persoon op te bereiken is. Bij geen gehoor: eventueel een 2 e telefoonnummer opgeven. Dit is geen verplicht veld. Wilt u de contactgegevens verwijderen: keuze Ja of Nee. U kiest voor Nee wanneer de contactgegevens moeten blijven bestaan. U kiest Ja wanneer deze persoon geen contactpersoon meer van u is. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. 18

19 Kindgegevens 1. Klik op Kindgegevens. 2. Selecteer de persoon waarvoor u iets wilt doorgeven. 3. U kunt nu de kindgegevens invullen. U kunt hier meerdere kindgegevens opgeven. Voornaam: invullen voornaam. Achternaam: invullen achternaam. Geslacht: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Geboortedatum: geboortedatum kind. Wilt u de kindgegevens verwijderen: keuze Ja of Nee. U kiest voor Nee wanneer de kindgegevens moeten blijven bestaan. U kiest Ja wanneer u de kindgegevens wilt verwijderen. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. mutatie wordt niet doorgestuurd naar METRIUM). De mutatie komt in het overzicht Wijzigen adresgegevens 1. Klik op Wijzigen Adresgegevens. 2. Selecteer de persoon waarvoor u een adreswijziging wilt doorgeven. 3. U ziet rechts in het scherm de oude gegevens staan. Deze zijn automatisch gevuld bij de nieuwe waarden, deze kunt u overschrijven. Ingangsdatum: invullen datum ingang nieuwe adres. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Postcode: invullen postcode nieuwe adres. Huisnummer: invullen huisnummer nieuwe adres. Huisnr. toevoeging: invullen toevoeging. Dit is niet een verplicht veld. Straat: Wanneer u klikt op achter het veld dan wordt automatisch de straatnaam gevuld. U kunt ook zelf de straatnaam intikken. Plaats: wanneer u gebruik heeft gemaakt van het icoontje om de straat te vullen dan is de plaats automatisch aangepast. Heeft u dit niet gedaan dan moet u eventueel de plaats nog invoeren. Land: wanneer u gebruik heeft gemaakt van het icoontje om de straat te vullen dan is het land automatisch aangepast. Heeft u dit niet gedaan dan moet u eventueel het land nog invoeren of wijzigen. Aantal Km s enkele reis: Geef het aantal kilometers op voor een enkele reis. Indicatie postadres (oude waarde) in dit veld wordt aangegeven of het oude adres ook het postadres was. Is dit ook uw postadres: hier kunt u kiezen voor Ja of Nee. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. 19

20 mutatie wordt niet doorgestuurd naar METRIUM). De mutatie komt in het overzicht. Wijzigen Bankgegevens 1. Klik op Wijzigen Bankgegevens. 2. Selecteer de persoon waarvoor u een wijziging wilt doorgeven. 3. Vul de nieuwe gegevens in. Wijzigingsdatum: Deze datum wordt automatisch gevuld. Begindatum: invullen datum ingang nieuw bankrekeningnummer. U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de De begindatum van het rekeningnummer is altijd de eerste dag van de maand (bijv. het is 15 september dan geeft u als ingangsdatum 1 oktober op). Bank / Giro: kies hier bank of giro. Rekeningnummer: invullen nieuw rekeningnummer. Tenaamstelling rekening (indien afwijkend): ingeven de tenaamstelling van de rekening indien deze niet overeenkomt met de eigen naam. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden Wijzigen Burgerlijke Staat en Partner 1. Klik op Wijzigen Burgerlijke Staat en Partner. 2. Selecteer de persoon waarvoor u een wijziging wilt doorgeven. 3. Vul de nieuwe gegevens in. Ingangsdatum: invullen datum ingang nieuwe waarde Burgerlijke Staat U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Burgerlijke staat: Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Partnergegevens (indien van toepassing). Ingangsdatum: invullen datum ingang Partnergegevens U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Naam: Invullen achternaam. Voorletters: invullen voorletters. Tussenvoegsels: invullen tussenvoegsels. Voornaam: invullen voornaam. Geslacht: invullen geslacht. Wanneer u klikt op achter het veld dan krijgt u een 20

21 tabel te zien met diverse keuzemogelijkheden. Naam Samenstelling: u kunt hier kiezen voor 1 t/m 9. De omschrijving van de cijfers zullen wij nog doorgeven. Wilt u de partnergegevens verwijderen: kies hier Ja of Nee. Kiest u Ja dan worden de gegevens verwijderd. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Verzenden. De mutatie is klaar en wordt via deze button doorgestuurd naar Wijzigen Contactgegevens 1. Klik op Wijzigen Contactgegevens. 2. Selecteer de persoon waarvoor u een wijziging wilt doorgeven. 3. U ziet hier rechts in het scherm de oude gegevens. De oude gegevens worden ook gevuld bij de nieuwe waarden. Deze kunt u overschrijven. U kunt hier de adressen, mobiele telefoonnummers en vast telefoonnummers doorgeven. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. METRIUM.) De mutatie komt te staan in overzicht Gedaan en ook in Archief Tabblad Overig Opvragen Informatie 1. Klik op Opvragen informatie. 2. Selecteer de persoon voor wie u informatie wilt opvragen. 3. Vul de verplichte velden in. Blanco Loonbelastingverklaring: Zet een vinkje in dit veld wanneer u een loonbelasting verklaring wilt ontvangen. U kunt ook een loonbelastingverklaring toevoegen. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje. In het blauwe vlak boven in het scherm. adres: vul hier het adres van de persoon waar de gegevens naar toe g d moeten worden. Werkgeversverklaring: Zet een vinkje in dit veld wanneer u een werkgeversverklaring wilt ontvangen. U kunt ook een werkgeversverklaring 21

22 toevoegen. Dit doet u door te kiezen voor het icoontje. In het blauwe vlak boven in het scherm. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden. Overige mutaties. 1. Klik op Overige Mutaties 2. Selecteer de persoon voor wie u een mutatie wilt doorgeven. 3. Vul de verplichte velden in Begindatum: invullen datum ingang mutatie U kunt gebruik maken van het icoontje om de datum in te vullen. U kunt ook de datum intikken, op de Einddatum: invullen datum einde mutatie. Memoveld.: Vul hier de mutatie in. 4. Klik op de button Verder. U kunt nu kiezen voor Opslaan, Verwijderen of Verzenden Tabblad Medewerkerkaart 1. Klik op Medewerkerkaart. 2. Selecteer de persoon van wie u de medewerkerkaart wilt bekijken. 3. U komt in het scherm met diverse tabbladen. Tabblad Persoonsgegevens. Hierin ziet u de persoonsgegevens van de geselecteerde persoon. Tabblad Contract. Hierin vindt u de gegevens die betrekking hebben op het contract. De functie, het type (bepaalde of onbepaalde tijd). Tabblad Adres. Hierin staan de adresgegevens van de persoon. Tabblad Contactgegevens. Op dit tabblad kunt u het adres en de telefoongegevens van de gekozen persoon vinden. Tabblad Bank: Hierin staat het rekeningnummer van de persoon. Tabblad Partnergegevens: De eventuele partnergegevens staan hierin vermeld. 22

23 Tabblad Diensttijden: Hierin staat de diensttijd historie. Tabblad Verzuim: Hierin kunt u diverse afwezigheden zien. Tabblad Aanstellingen. De aanstellingsgegevens worden hier weergegeven. 23

24 4 Rapportages 4.1 Rapportages Via het tabblad Bureaublad (mijn Rapportages en Managementinformatie) of via het tabblad Rapportages komt u bij de beschikbare rapportages. De volgende rapportages zijn voor u beschikbaar. Afwezigheid en Vervanging Adressenlijst Personeelskaarten Verloven Signaallijst einddatum vervanging Personeelsgegevens Verjaardagslijst Aanstellingsgegevens Wanneer u heeft gekozen voor een rapport dan dient u eerst een selectiescherm in te vullen. Uitleg selectiescherm Klant: Is het klantnummer bekend in Raet. Bestaat uit drie posities gevolgd door de naam. Bestuur: Hier kunt u kiezen voor de selectie op werkgeversniveau of op de scholen (alleen indien uw rechten over meerdere scholen heeft). Begin en einddatum: Deze vult u aan de hand van de kalenders achter het invoerveld. Filter O.E.: Filter op organisatorische eenheid. Organisatorische eenheid: Dit veld verplicht vullen. Samengevoegd bestuur: Selectie op werkgeversniveau (ja) of op brinniveau (nee). Elke nacht worden de gegevens van de rapportages ververst. Indien vandaag ziekteverloven zijn ingevoerd, dan zijn deze morgen te zien in de rapportages. De uitkomst van de selectie kunt u printen en exporteren naar diverse bestanden. Dit doet u met de volgende buttons: print selectie exporteren naar bestand naar keuze. (bijv. Excel, PDF, CSV enz.) 24