Reorganisatie met personele gevolgen Visie en aanpak Berenschot, 2015
Reorganisatie Wat nu?! Staat u aan de vooravond van een reorganisatie of zit u er middenin? Misschien herkent u de volgende kopzorgen Wanneer en in welke situatie moet ik de vakbonden betrekken? En welke rol hebben de vakbonden als de organisatiegraad laag is? Hoe houd ik de regie op de reorganisatie? Welke informatie is nodig om sturing te geven? Hoe voorkom ik onaangename verrassingen? Hoe voorkom ik dat we gedwongen afscheid moet nemen van goed presterende medewerkers op cruciale posities? Welke ruimte heb ik om te selecteren? Hoe zorg ik ervoor dat je het tempo hoog blijft, met behoud van de zorgvuldigheid? Hoe voorkom ik fouten, hoge kosten en (nog) meer onrust? Hoe zorg ik ervoor dat de dagelijkse gang van zaken niet wordt verstoord? Hoe behoud ik de motivatie van zittende en vertrekkende medewerkers? Hoe zorg ik ervoor dat iedereen zich conformeert aan de spelregels? Hoeveel speelruimte heb ik om binnen de grenzen van het sociaal plan te manoeuvreren? Benieuwd hoe de adviseurs van Berenschot dit oplossen? Lees onze praktijkoplossingen op onze website (www.berenschot.nl/personelereorganisatie). 2
Visie op de aanpak Berenschot Onze visie op de aanpak bij reorganisaties met personele gevolgen wordt gekenmerkt door een vijftal uitgangspunten: Deugdelijke onderbouwing Een gebrekkige voorbereiding is funest voor het draagvlak en leidt later in het reorganisatieproces tot allerhande complicaties, juridische risico s en vertraging. Het investeren in een gedegen voorbereiding betaalt zich dan ook dubbel en dwars uit. Het genereren en analyseren van betrouwbare managementinformatie zorgt daarbij voor een deugdelijk fundament onder het reorganisatieplan en het sociaal plan. Ordelijk proces Tijdens een reorganisatie gaat de organisatie op de schop. Medewerkers verkeren in onzekerheid over hun eigen rol en toekomst. Meer dan ooit zijn duidelijke structuren en voorspelbare processtappen van belang. Een duidelijke, strakke planning, en de realisatie daarvan, zorgt voor de benodigde rust en maakt dat het verantwoordelijke management het overzicht behoudt. Transparante communicatie De persoonlijke gevolgen voor medewerkers kunnen ingrijpend zijn bij een reorganisatie. De druk op de OR en de belangen van vakbonden zijn vaak groot. Transparante en professionele communicatie is wezenlijk voor een constructief overlegklimaat. De werkgever moet een betrouwbare overlegpartner zijn, die zorgt voor duidelijkheid en draagvlak. 3
Visie op de aanpak Berenschot Balans tussen interne betrokkenheid en externe regie Bij de aanpak van een reorganisatie is een uitgebalanceerde inzet van interne medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor de doorvoering van de reorganisatie, en externe betrokkenheid cruciaal. Berenschot kan daarbij strak extern projectmanagement voeren en afhankelijk van de behoefte adviseurs met verschillende expertises inzetten (variërend van functiewaardering en organisatieverandering tot rechtspersonen- en arbeidsrecht). Door samen te werken met een toegewijd intern team, bestaande uit o.a. leidinggevenden, HRM en financiën wordt optimaal gebruik gemaakt van de intern aanwezige kennis en ervaring gecombineerd met externe doorzettingsmacht en onafhankelijkheid bij de uitvoering. Modulair aanbod Een reorganisatie kent diverse onderdelen en processtappen. Berenschot werkt volgens het principe: doe zelf wat kan, huur in wat moet. Afhankelijk van de fase waarin de (re)organisatie verkeert en de behoefte van de opdrachtgever kan Berenschot het gehele reorganisatietraject begeleiden of een of meer onderdelen daarvan voor haar rekening nemen. 4
Berenschot Reorganisatiemodel Berenschot heeft een door de praktijk gepolijste eigen aanpak ontwikkeld om organisaties te ondersteunen. Deze aanpak is uitgewerkt in onderstaand model. In de volgende dia s is per fase uitgewerkt waar de mogelijke ondersteuning vanuit Berenschot uit kan bestaan. 5
Fase 1 Voorbereiding Mogelijke ondersteuning Berenschot: Begeleiden bij het maken van strategische keuzes Adviseren over de organisatie-inrichting en het functiehuis Analyseren van managementinformatie en ontwikkelen van een management-dashboard Verstrekken van benchmarkinformatie (bijvoorbeeld m.b.t. formatieomvang) 6
Fase 2 Planning en overleg Mogelijke ondersteuning Berenschot: Projectleiding en ondersteuning Adviseren over en deelnemen aan overleg met sociale partners Opstellen van het reorganisatieplan en sociaal plan Genereren van de was/wordt-lijst 7
Fase 3 Uitvoering Mogelijke ondersteuning Berenschot: Uitvoeren van plaatsings- en ontslagprocedure Afnemen van assessments Bemensen van het mobiliteitscentrum Inrichten en afhandelen van juridische procedures (bezwaar en beroep) 8
Twee voorbeelden uit de praktijk (1) Fusie in de publieke sector Een grootscheepse fusie van 13 organisaties in de publieke sector. Elke organisatie met een eigen visie en belangen, niet bepaald een eenvoudige opgave. Wij hebben deze organisatie(s) eerst begeleidt bij de detailinrichting van de nieuwe organisatie: hoe zien de nieuwe afdelingen eruit en welke functies horen daarbij? Vervolgens hebben we geadviseerd over de functiemigratie ( was/ wordt) en de inrichting van het plaatsingsproces. Ook hebben wij uitvoering gegeven aan het plaatsingsproces, in nauwe samenwerking met een interne organisatie. Het resultaat De fusie is binnen het beoogde tijdspad en de vastgestelde doelstellingen en randvoorwaarden gerealiseerd. Drie succesfactoren liggen ten grondslag aan het slagen van deze reorganisatie: een strakke procesinrichting, een uitstekende samenwerking op basis van vertrouwen en respect en oog voor de belangen van verschillende stakeholders, een strakke procesinrichting. De nieuwe organisatie kwam hierdoor goed uit de startblokken. Wij vervulden daarbij veelal de rol van procesbegeleider/ -bewaker, inhoudelijk adviseur en onafhankelijke derde. 9
Twee voorbeelden uit de praktijk (2) Defusie in de onderwijssector Bij de splitsing van een grote scholengemeenschap naar vijf nieuwe zelfstandige onderwijsinstellingen hebben wij de personele migratie in brede zin vormgegeven en begeleid. Hiertoe behoorden de vormgeving van de personele reorganisatie, overleg met de vakbonden en medezeggenschap, opzetten en uitvoeren van het sociaal plan, opzetten en uitvoeren van de plaatsingsprocedure en bezwaarprocedure voor 350 medewerkers, het invoeren van geautomatiseerde systemen voor het volgen van de personele mutaties, aanspreekpunt voor management en medewerkers, opzetten van het mobiliteitsbureau en begeleiden van werk naar werk en het omzetten van contracten en arbeidsvoorwaarden. Het resultaat De defusie is binnen 3 maanden en naar grote tevredenheid van de betrokken vakbonden gerealiseerd. Wij vervulden rollen als programmamanager, teamhoofd (waarbij interne teams werden aangestuurd), informatieanalist, manager HRD voor het opzetten en managen van het mobiliteitsbureau en als adviseur bij arbeidsrechtelijke vraagstukken. 10
Meer weten? Iedere organisatie is uniek, iedere reorganisatie ook! Berenschot staat voor een ordelijke, procesmatige aanpak. Ons model is daarbij een hulpmiddel. De ervaring bewijst dat onze aanpak werkt. Wij willen echter geen blauwdruk leveren, maar maatwerk bieden. Binnen de algemene juridische kaders, met gestandaardiseerde processen, aansluitend op onze best practices, kiezen we in overleg met u een unieke aanpak die past bij uw organisatie. Een belangrijk onderdeel van onze maatwerkaanpak is het creëren van de optimale balans tussen een toegewijd intern team van eigen deskundigen uit uw organisatie en een naar behoefte samengesteld, flexibel inzetbaar en multidisciplinair team van externe adviseurs. Meer weten? Neem contact op met Rutger Verbeet of Marieke Visser via (030-291 68 43 of m.visser@berenschot.nl) 11
12