Offective > Boekhouding > Bank Lees voorafgaand eerst de uitleg: Bank > Bankrekening instellingen en Bank > Bankrekening boekingsinstructies U kunt in Offective ook handmatig bankafschriften aanmaken en inlezen, meer informatie elders in deze handleiding Indien u uw administratie/boekhouding wilt laten samenwerken met uw bank is het volgende belangrijk, ongeacht bij welke bank u bankiert kunt u gegevens downloaden per dag, week, maand of jaar. Deze gegevens moeten het formaat MT940 hebben (zie onderstaand) Nadat u deze gegevens bij uw bank hebt gedownload en opgeslagen op uw eigen PC kan de verwerking in Offective aanvangen. Rabobank
Als eerste dient u de gegevens van het gedownloade MT940 bestand in te lezen in Offective. Klik op het tabblad Stap 1: upload bankbestanden en gebruik de button: Voeg bestand toe. Het volgende scherm komt, klik links onder op Opslaan, importeren en matchen. Het bankbestand wordt geïmporteerd, tevens kijkt Offective welke bij of afschrijvingen direct in uw administratie gematcht kunnen worden met debiteur of crediteur gegevens. In de lijst met bankbestanden is uw (MT940) bestand nu toegevoegd, middels de overige buttons kunt u een bestand "Bekijken of Verwijderen. U ziet in de laatste kolom een uitroepteken, deze geeft aan dat het bankbestand nog niet compleet is verwerkt.
Indien u handmatig bankdata (afschriften) wilt toevoegen gebruikt u onderstaande button. Let op: de bankrekening moet wel in uw administratie aanwezig zijn, deze kunt u toevoegen in het tabblad bankrekening instellingen of onder het menu item Beheer > Administratie instellingen > Dagboeken > Bankdagboeken Na selectie komt onderstaand scherm, voer de gegevens van het afschrift in en begin de mutatieregels in te voeren door te klikken op de Nieuw button. Het volgende pop-up scherm komt, u kunt hier nu onbeperkt bankmutaties invoeren en opslaan.
Indien u alle mutaties hebt ingevoerd ziet u deze terug in een overzicht. De applicatie werkt en denkt nu verder gelijk alsof de data automatisch of via een mt940 bestand is ingelezen. Klik in onderstaand scherm links onder op de button Opslaan en matchen In het tweede tabblad (Stap 2) ziet u de resultaten van de import, het aantal transacties de totalen van de af en bijschrijvingen. In de onderste helft ziet u eventuele duplicaten. Offective controleert op duplicaten, u dient dit vervolgens te bevestigen of te annuleren. Middels de button Alle duplicaten verwijderen kunt u dit opschonen, of per mutatie aangeven dat het geen duplicaat is of toch verwijderen.
U kunt nu naar Stap 3: te verwerken afschriften. Offective heeft reeds gecontroleerd en geprobeerd af en bijboekingen te matchen. Middels de boekingsinstructie (lees de uitleg Bank > Boekingsinstructies) wordt door Offective geprobeerd mutaties te matchen met gegevens in uw administratie. Het resultaat van deze match kan zijn: - Geen match gevonden - Waarschijnlijke match gevonden - Zekere match gevonden U kunt alle zekere matches in één keer doorzetten.
De mutaties die dan nog over blijven zullen stuk voor stuk moeten worden verwerkt. Klik op de button Handmatig verwerken voor een zogenaamde reeks verwerking. Het volgende scherm komt dan, klik op het pijltje naar beneden om een match type te selecteren. U kunt kiezen uit een vaste grootboekrekening of een match met inkoop/verkoop facturen.
In onderstaand voorbeeld hebben we gekozen om de bank mutatie direct te boeken op een grootboekrekening, het rekening nummer kunt u opzoeken door direct in het veld te typen. Als u akkoord bent met deze match klikt u links onder op de button Opslaan en sluiten of Opslaan en volgende (indien nog meer te muteren regels aanwezig). Middels de zoekbutton kunt u een zoeken in uw grootboekrekeningen, op deze manier handelt u alle mutaties af. Per bankregel mutatie kunt u ook directe keuzes maken, zoals Bevestig match, Opnieuw matchen, een handmatige verwerking of in uiterste geval een verwijdering.
In het tabblad Alle (verwerkte) bankafschriften ziet u alle verwerkte boekingen van deze bankverwerking (hier wordt bedoeld het eerder geüploade MT940 bestand). Indien gewenst kunt u in dit overzicht reeds verwerkte boekingen alsnog wijzigen. In het laatste tabblad ziet u al uw rekeningen met de saldo s.