EPD vragen en antwoorden, laatst bijgewerkt op 14-09-2012: (de meest recente vragen en antwoorden staan bovenaan in dit document) 33. Vraag: Is LD al bezig met een koppeling naar ClaudicatioNet? (Landelijk netwerk looptherapie) Antwoord: Ja daar zijn we mee bezig. Het wachten is momenteel op een door de EU te verstrekken subsidie voor het realiseren van ICT-koppelingen. Ondertussen is LD wel al aangemeld bij ClaudicatioNet. We hebben daar dezelfde status als onze collega s van Abakus en Fysiomanager. 32.Vraag: Kan ik het EPD offline invoeren terwijl ik onderweg ben? Antwoord: Nee, dat kan niet. Het is ongewenst in het kader van beveiliging om gegevens op een mobiel apparaat op te slaan. Wat dan? Er zijn diverse manieren om verbinding te maken met de server, op een veilige en toch snelle manier, waarbij de gegevens niet op een mobiel apparaat zelf worden opgeslagen. 31.Vraag: Wat wij dringend nodig hebben is een knop of teken dat we de DTF aan de huisarts ook daadwerkelijk verstuurd hebben. Of een lampje dat oplicht dat je het nog niet gedaan hebt. Zit dit er al in? Antwoord: Nee, het zit er nog niet in en hopen we t.z.t. te realiseren via de invoer-check. 30.Vraag: Zouden in het behandelplan direct het hoofddoel en de subdoelen in te vullen zijn, i.p.v. op invoeren/evalueren/bijstellen te klikken? Antwoord: Nee, dat past niet. Op het Behandelplan overzichtsscherm staan nu speciale velden die de meest actuele stand van de ingevoerde gegevens laten zien. Met name bij de subdoelen geeft dit een beter overzicht en scheelt het heel veel ruimte. 29.Vraag: De verwachting met betrekking tot het behalen van het hoofddoel wordt zowel bij de Analyse als bij het Behandelplan (formuleren hoofddoel) gevraagd. Antwoord: Tja, eventueel zou hetzelfde veld wat gevraagd wordt bij Analyse ook gebruikt kunnen gaan worden bij de verwachting m.b.t. het hoofddoel. Wellicht dat we dit in de toekomst nog aanpassen. 28.Vraag: Het zou zo moeten zijn dat je niet, of niet anders dan bewust, een nieuwe behandeldatum kunt invoeren voordat de evaluatie is gedaan. Kan dat gerealiseerd worden in FysioLogic? Antwoord: We hebben het voorkomen-van-het-vergeten-van-een-evaluatie geregeld via een waarschuwing + vermelding in een veld. We willen het echter niet onmogelijk maken om een behandeldatum in te voeren voordat de evaluatie gedaan is.
27. Vraag: Bij ons streven om het EPD goed op orde te krijgen zou het zeer wenselijk zijn indien klanten zelf hun testen zouden kunnen vullen. Pakket x doet dat via mail op een zodanige manier dat de ingevulde test ineens in te laden is in het klantgebonden dossier. Kan dat ook bij FysioLogic? Antwoord: Momenteel kan dat niet. We zijn wel bezig deze functionaliteit te ontwikkelen. Het mag overigens niet via onversleutelde e-mail: dat wordt als niet veilig genoeg beschouwd. 26. Vraag: Het zou praktisch zijn als de PSK activiteiten bij invullen terug zouden komen als activiteiten bij de ICF. Kunnen jullie dat voor ons verzorgen? Antwoord: nu nog even niet, omdat het hele ICF systeem verbeterd gaat worden. Maar daarna gaan we bezien in hoeverre e.e.a. te koppelen/over te nemen is. 25. Vraag: Wat zijn de belangrijkste stappen in het EPD bij een patient die voor de eerste keer komt? Als je n.l. alles doorloopt van aanmelding, anamnese, enz. Is dat te uitgebreid en vergt nu voor mij zeker nog teveel tijd zodat ik niet meer aan een stukje behandeling toekom. Bovendien zijn er een aantal vragen die meerdere keren terugkomen of praktisch op hetzelfde neerkomen, dus wordt het kiezen of en wat je dan bv diagnostische gegevens en reden contact / hulpvraag invult. Ik vul eigenlijk, zeker bij een DTF-patiënt vaak hetzelfde in. Antwoord: Zie dit document van het KNGF voor een hulp bij het bepalen wat je wanneer doet (als de link het niet doet: zie www.kngfrichtlijnen.nl en dan Richtlijnen > Fysiotherapeutische verslaglegging 2011 > Praktijkrichtlijn > Verslaglegging per stap van het methodisch handelen). Zo ook bij de voorlopige conclusie als afronding van de Anamnese en de conclusie bij de aanvang van de Analyse : zelfde toch? Antwoord: Nee, bij de eerste stel je op basis van wat de patiënt naar voren brengt een voorlopige conclusie op, die je middels onderzoek gaat objectiveren tot de conclusie die je bij Analyse aantreft. 24. Vraag: Als ik een evaluatie doe, moet ik dan ook altijd de bijstelling invullen? Die is er namelijk niet altijd. Antwoord: Nee, je hoeft niet altijd een bijgesteld doel in te voeren.
23. Vraag: Kan het vrije veld onder het kopje onderzoek groter gemaakt worden, of er een optie komen om dit veld te vergroten? Antwoord: Ja, dit is gerealiseerd in de vorm van een knopje waarmee je snel naar een grotere versie van het veld kunt. 22. Vraag: 2 Mogelijkheden: A) we kunnen subdoel 1 invullen en daar alle subdoelen in alle deelgebieden invullen (als er iets te melden is), ook als de subdoelen NIET echt in relatie met elkaar staan. B) maar we kunnen ook voor elk deelgebied een ander subdoel (1,2 of 3) invullen. Bij mogelijk A blijft het wat overzichtelijker (op 1 pagina). 2 vragen Hoe hebben jullie dit functioneel bedoeld? Antwoord: Het is expres zo gemaakt, dat de door jou geschetste mogelijkheden er allebei zijn. Dit omdat sommigen alles wat met elkaar gerelateerd is willen groeperen bij 1 subdoel en anderen dat vanwege de lege vakjes juist weer niet willen. 21. Vraag: Ik snap niet hoe je bij evaluaties moet invullen wanneer je een volgende evaluatie wilt doen. Er staat wel evaluatiedatum alleen als je die verandert, dan verander je ook de datum van de eerste evaluatie en dat lijkt mij niet de bedoeling. Antwoord: Er is voor het hoofddoel en de subdoelen en deelgebieden van de subdoelen de mogelijkheid om evaluatiedatums in te voeren. Zie het scherm voor het evalueren van het betreffende doel. De eerste datum voor je rechtsboven in. Na de evaluatie kun je eventueel het doel bijstellen (dan vul je de bijstelling in) of niet (dan vul je bij bijstelling niets in). De volgende evaluatiedatum vul je in op de plek onder de eerste evaluatiedatum. Dat kan eventueel weer leiden tot een bijstelling, enz. Hierbij worden originele evaluatiedata niet overschreven. Misschien denk je van wel, als je het scherm van het Behandelplan niet goed leest. Daar worden namelijk de meest actuele gegevens getoond (de laatst ingevoerde dus), omdat dat is, waar je je op moet focussen. Maar de eerder ingevoerde data blijven bewaard en zijn terug te vinden op de evaluatieschermen. 20. Vraag: In het EPD wordt bij de verwijzing gevraagd om de diagnosecode en bij de analyse nog een keer. Is dat de bedoeling? Antwoord: Ja, dat is de bedoeling. Bij de verwijzing wordt de verwijsdiagnosecode gevraagd: de codering van de diagnose die de verwijzer in tekst opstelde bij de verwijzing. De diagnosecode bij Analyse is de codering van de diagnose zoals door de therapeut wordt opgesteld. Als er geen sprake is van een verwijzing, is er formeel ook geen verwijsdiagnose en dus ook geen verwijsdiagnosecode. Toch hebben we bijvoorbeeld gegevens nodig over de regio van de aandoening, om t.z.t. te gebruiken als ondersteuning bij het bepalen van de richtlijn. Verder vinden sommige therapeuten dat verwijzers soms verkeerde diagnoses stellen en faciliteren we met de therapeutische diagnose hierin. 19. Vraag: Ik heb mijn screeningsbrief via 'andere instellingen' gewijzigd, maar ik heb een item willen verplaatsen, maar kan dit niet meer in de lijst terug vinden. Het was een item met 4 cijfers. Hoe los ik dit op? Antwoord: Ga in het EPD naar de plek waar je het item in kunt vullen, zet de muiscursor op het invulveld en druk op F2. Dan krijg je te zien Logic Data variabele xxxx. Dat nummer is het nummer van het veld dat je in je brief wilt plaatsen.
18. Vraag: Moet je alle vakjes van 'uitgevraagd' aanvinken ook al vul je in het vak zelf niets in? Antwoord: Ja. De meeste veldjes uitgevraagd zijn er in FysioLogic speciaal voor Kwaliefy 2011 bijgekomen. Voor Kwaliefy 2011 moesten we namelijk invullen of iets aan de orde gesteld is. We weten niet of het aan de orde gesteld is, als er niets is ingevuld. 17. Vraag (ingekort): Als praktijkhouder ben ik eindverantwoordelijk voor het werk van mijn medewerkers. Om hun werk technisch en administratief te kunnen beoordelen moet ik zicht kunnen hebben op de manier waarop ze administreren. Om die reden wil ik jullie vragen in het programma een module te maken waarbij het mogelijk is een Invoercheck van het EPD van alle lopende patiënten van een of meer medewerkers te laten uitvoeren. Dat is van belang, vooral voor de audit die we binnenkort krijgen, maar eveneens voor de medewerker zelf. Die kan dat zelf ook doen en dan vergeten onderdelen alsnog invoeren. Hoe vaak gebeurt het namelijk niet dat je denkt: dat doe ik morgen wel even en dat vervolgens laat versloffen? Niemand kan naderhand zien welke onderdelen in de dossiers niet zijn ingevuld, tenzij je ze allemaal stuk voor stuk checkt. Dat is teveel werk. Ik denk: als het mogelijk is een invoer-check van een individuele patiënt uit te voeren, dat het dan ook mogelijk moet zijn dat bij alle lopende patiënten te doen. Bij het doorboeken haal ik de fouten uit de behandelingen en de series, nu nog de fouten in het EPD. Wat denken jullie, is het mogelijk? Antwoord: Tja, we zullen kijken of we het kunnen maken, maar de lijst van uit te voeren wijzigingen is al zeer groot, dus het kan nog wel een tijdje duren. 16. Vraag: Waarom is het EPD scherm zo klein? Jullie zeiden dat we een grotere monitor moeten kopen, maar jullie EPD vult maar 3/4 van het scherm en kan zo te zien niet vergroot worden. Antwoord: Pas als voldoende mensen over een groter scherm beschikken kunnen we bij de layout uitgaan van een groter scherm 15. Vraag: Ik zou graag een regel in het EPD willen hebben waar ik gewoon kan noteren welk meetinstrument ik gebruikt heb. Nu kan ik alleen kiezen uit de meetinstrumenten die er standaard in staan, maar ik gebruik ook weleens instrumenten die niet genoemd worden. Antwoord: Sinds update 2011-06 heb je de beschikking over 3 vrij in te vullen meetinstrumenten per casus. Je kunt daarvan o.a. de eindscores invullen per meetdatum en ze doen mee met grafieken, verbeteringspercentages, enz. 14. Vraag: Ernst: vaak wordt hiervoor de VAS of PSK gebruikt. Maar niet altijd. In het kader van efficiënt invoeren van gegevens: Kunnen jullie misschien maken dat ALS de VAS of PSK gebruikt worden, dat DAN deze automatisch vermeld wordt in het vak ernst? In het geval dat deze meetinstrumenten NIET worden gebruikt kan dan nog altijd iets ingevuld worden (want het is wel een basisgegeven volgens de richtlijn). Antwoord: We houden het in gedachte bij de verdere ontwikkeling.
13. Vraag: Bij anamnese-klachtomschrijving vinden we 3 vakken: Klachtomschrijving, Aard en Ernst Aard en ernst (in cliëntbewoordingen of met meetinstrument) zijn verplicht volgens de richtlijn. Naar ons inzicht kan klachtomschrijving worden samengevoegd met aard tot één vak met de titel klachtomschrijving/aard.hiermee voldoen we aan de richtlijn en voorkomen we dat we 2 vakken moeten vullen met dezelfde informatie. Antwoord: Zie het gedeelte NB bij het antwoord op vraag 2. 12. Vraag: Moet bij elk subdoel afzonderlijk start- en evaluatiedatum etc. ingegeven worden? Dit zou toch eenvoudiger kunnen? Antwoord: Het kan eenvoudiger, maar dat gaat dan ten koste van de precisie. 11. Vraag: Te verwachten resultaat bij omgevings- en persoonlijke factoren komt niet overeen met in te vullen onderwerp. Bijv. als ik bij persoonlijke factoren invul dat partner cliënt actiever moet gaan ondersteunen, dan kan mijn verwachting niet zijn volledig herstel etc. Antwoord: In dit geval is de verwachting niet relevant en kan/hoeft dus niet ingevuld te worden. 10. Vraag: Waarom bij subdoelen niet de indeling aanhouden van stoornissenactiviteiten-participatie? (huidige formulering is m.i. onduidelijk). Antwoord: De huidige indeling is afkomstig van o.a. Kwaliefy 2011. Het is een indeling volgens het ICF model (Functies = Stoornissen in functies en anatomische eigenschappen). 9. Vraag: Een aantal zaken moet dubbel worden ingevoerd. Is het mogelijk om de typelast te verlichten? Antwoord: We bekijken of het mogelijk is om per praktijk te bepalen welke velden moeten worden ingevuld en welke niet. Nu zijn er vaak meerdere varianten van 1 gegeven, waarbij de ene praktijk voorkeur geeft aan de ene variant en de andere praktijk aan de andere. 8. Vraag: Er moeten heel veel uitgevraagd vinkjes worden gezet terwijl dit met 1 vinkje zou moeten kunnen, als er sterren voor de vakken staan die ingevuld moeten worden. Ieder vinkje zetten is er 1 teveel want het blijven extra handelingen. Antwoord: Met de Kwaliefy 2011 updates zijn er vinkjes bijgekomen, op plekken waar we moeten zien of een bepaald gegeven is uitgevraagd. Als er bijvoorbeeld geen vinkmogelijkheid zou zijn bij Familiaire ziekten/aandoeningen, dan hadden we niet in alle gevallen een zeker antwoord kunnen geven op de Kwaliefy 2011 vraag Is bij de medische voorgeschiedenis in het dossier vastgelegd dat eventuele familiaire ziekten en aandoeningen aan de orde zijn gesteld. Iets kan immers aan de orde zijn gesteld, maar niet tot relevante notities hebben geleid. We moeten weten OF het aan de orde is gesteld.
7. Vraag: Wat is volgens jullie het onderscheid tussen het hoofddoel en een algemeen doel? Antwoord: Er is geen algemeen doel. Wel kun je bij de subdoelen een algemene omschrijving van een subdoel geven, naast een aparte omschrijving per (relevant) deelgebied. Door dit algemene veld te maken, konden we de gegevens kwijt die waren ingevoerd voordat de splitsing in deelgebieden is gekomen. Bovendien faciliteren we zo de mensen die de uitsplitsing op deelgebied niet willen maken. Zie ook het antwoord bij vraag 4 6. Vraag: Kunnen we bij het behandelplan, als we een hoofddoel en een algemeen doel hebben ingevuld, meerdere subdoelen op functieniveau formuleren zonder dat we dan op alle niveaus iets in moeten vullen? Antwoord: Ja. Zie ook het antwoord op vraag 4. 5. Vraag: De PAR-Q vragen komen niet terug in de Voortgang? Antwoord: De PAR-Q is geen meetinstrument, maar een vragenlijst. Het is daarom niet mogelijk om de voortgang uit te drukken in een percentage en/of grafisch te tonen. 4. Vraag: Wat moet ik bij alle subdoelen invoeren bij de deelgebieden? Antwoord: De deelgebieden zijn toegevoegd, omdat in het kader van Kwaliefy 2011 moest worden gerapporteerd of je iets hebt vastgelegd op dat deelgebied. Het is niet zo dat je perse alles moet invullen, het zijn gewoon plekjes waar je gegevens kwijt kunt. Denk goed na of je wat in te vullen hebt op het betreffende deelgebied en vul het dan in, maar ga niets verzinnen. 3. Vraag: De subdoelen (deelgebieden) voer ik al in bij ICF, kan dit niet overgenomen worden? Antwoord: Nee, dit is niet hetzelfde. Mede aan de hand van wat bij ICF is ingevoerd, formuleer je je subdoelen. In de toekomst word je door FysioLogic mogelijk wel meer geleid bij het SMART formuleren van je subdoelen, waarbij dan ook gebruik gemaakt kan worden van wat bij ICF is ingevoerd (als bouwsteen ) en worden de subdoelen koppelbaar aan een ICF onderdeel. Bovendien zal de ICF implementatie worden verbeterd (irrelevante onderdelen weg, meer detaillering, ook externe factoren, sortering, enz.). 2. Vraag: Wat moet je invullen bij Aard en wat bij Ernst en heeft dit wel nut, wordt ook beschreven in ICF? Antwoord: Bij Aard voer je de aard van de functioneringsproblemen in en bij Ernst de ernst ervan. Dit is de weergave in vrije tekst van wat de patiënt aangeeft bij de hulpvraag. Bij de ICF wordt dit vervolgens door de therapeut vertaald naar een ICF codering. N.B. Het veld Klacht omschrijving kon niet gebruikt worden voor het vastleggen van de aard, omdat hier mensen in het verleden al zowel de aard als de ernst hebben ingevuld 1. Vraag: Moet je bij elke behandeling altijd SOEP invoeren of alleen als er veranderingen zijn? Antwoord: Bij elke behandeling in de fase Behandeling zou je SOEP kunnen invoeren. Dit is het journaal van wat je gedaan hebt.