Verzekeraar: Rapportage bevindingen TOP-audit

Transcriptie

1 Rapportage bevindingen TOP-audit Versie juni pagina 1 van 9

2 Rapportage bevindingen TOP*-audit *Transparantie over praktijkvoering. Geachte praktijkhouder, Voor u ligt de rapportage met betrekking tot de bevindingen van de uitgevoerde TOP-audit. Deze audit wordt op verzoek van uw praktijk uitgevoerd teneinde te kunnen voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst van de zorgverzekeraar. Doel van de TOP-audit is vaststellen dat, zowel de praktijk als de verleende zorg, voldoen aan de gestelde eisen van de zorgverzekeraar. De audit bestaat uit een schriftelijke toets en een praktijktoets. Voor de schriftelijke toets dient de praktijk een Audit Intake Formulier in te vullen. Dit formulier wordt vooraf door het auditbureau beoordeeld, daarvan heeft u reeds de resultaten ontvangen. Deze rapportage betreft het praktijkbezoek, daarbij zijn de volgende aspecten beoordeeld. Inrichting & organisatie van de praktijk Patiëntveiligheid Centraal Kwaliteitsregister en klachtenregeling Methodisch handelen Gebruik van KNGF richtlijnen Opstellen en volgen van kwaliteitsbeleid Aan het einde van de audit is het resultaat met de praktijk besproken. Bij een positief resultaat ontvangt de praktijk een certificaat. Bij een negatief resultaat ontvangt de praktijk geen certificaat, maar kunnen er corrigerende maatregelen worden getroffen. Er dient vervolgens een heraudit plaats te vinden, tussen 6 en 9 maanden na deze audit. Bij een gelijkblijvende situatie hoeft er niet opnieuw een Audit Intake Formulier te worden ingevuld. Het TOP certificaat is 2 jaar geldig en de resultaten zijn uitwisselbaar tussen de deelnemende verzekeraars. Er wordt een positief / negatief advies uitgebracht aan de zorgverzekeraar. Handtekening Auditee Naam Praktijk Datum Handtekening Lead Auditor Naam Auditbureau Datum Versie juni pagina 2 van 9

3 Rapportage formulier behorende bij de TOP*-audit *Transparantie over praktijkvoering. Onderdeel 1: Inrichting & organisatie van de praktijk Bij onderdeel 1 mogen er maximaal 2 criteria beoordeeld worden. Per subonderdeel mag er echter maximaal 1 criterium beoordeeld worden. Bij 3 of meer s voor het gehele onderdeel en/of bij 2 s per subonderdeel wordt er negatief advies uitgebracht. Bereikbaarheid 1.1 Is de praktijk toegankelijk voor de doelgroep? Toelichting: de praktijk dient toegankelijk te zijn voor minder validen en patiënten met een rolstoel. 1.2 Is de praktijk goed bereikbaar met eigen of openbaar vervoer? Toelichting: er dienen voldoende parkeerplaatsen, OV verbindingen beschikbaar te zijn. 1.3 Is de praktijk telefonisch tijdens openingsuren goed bereikbaar? Toelichting: de telefonische bereikbaarheid is geborgd door beantwoording van de telefoon door een therapeut, telefoniste of voic systeem. Inrichting 1.4 Is er in de praktijk een separate wachtruimte, die geen onderdeel is van de behandel- en /of oefenruimte? 1.5 Worden er groepsbehandelingen gegeven? Zo niet, ga verder naar vraag 1.7 Toelichting: deze vraag kan beantwoord worden met Ja (J) of Nee (N) 1.6 Is er in de praktijk een kleedruimte aanwezig? JA NEE 1.7 Is er in de praktijk een ruimte beschikbaar die geschikt is om aan de zorgvraag te voldoen? 1.8 Is er in de praktijk een toilet aanwezig en een gelegenheid om handen te wassen? 1.9 Is een actuele tarievenlijst voor patiënten zichtbaar aanwezig? Voorzieningen 1.10 Zijn er in de praktijk materialen aanwezig die dienen als ondersteuning bij onderzoek en behandeling van de patiënt? 1.11 Is er een warm en koud watervoorziening aanwezig binnen de praktijk? 1.12 Worden elektriciteits-, energie- en andere installaties (zoals airconditioning) aantoonbaar periodiek onderhouden? Toelichting: Goedkeuring kan aangetoond worden door onderhoudsbonnen, -contracten. Versie juni pagina 3 van 9

4 Voorzieningen (vervolg) 1.13 Worden CV, water- en electra voorzieningen aantoonbaar periodiek onderhouden? Toelichting: Douchewaterleidingen dienen te worden gecontroleerd op legionella. Een CV dient te worden gecontroleerd op CO Worden behandel- en oefenapparatuur aantoonbaar periodiek onderhouden? Onderdeel 2: Patiëntveiligheid Bij onderdeel 2 mag er maximaal 1 criterium beoordeeld worden. Bij 2 of meer s wordt er negatief advies uitgebracht. Hygiëne 2.1 Zijn er aantoonbare afspraken gemaakt om de praktijk, de voorzieningen en de materialen adequaat en frequent te reinigen? Toelichting: dit kan aangetoond worden door een schoonmaakprotocol. Privacy 2.2 Kan de privacy, zowel auditief als visueel, in de diverse behandelruimten van de praktijk worden gegarandeerd? 2.3 Kunnen de patiëntgegevens worden opgeslagen op een manier die de privacy van de patiënt waarborgt (digitaal)? Toelichting: dit kan aangetoond worden door autorisatie middels wachtwoorden, maken van back ups en een schermbeveiliging. 2.4 Voldoet de opslag van patiëntgegevens aan de privacy wetgeving? Toelichting: aangetoond dient te worden dat patiëntgegevens worden opgeslagen in een afgesloten ruimte/ruimten niet toegankelijk voor patiënten. 2.5 Worden de rechten inzake WGBO aantoonbaar gecommuniceerd met de patiënt? Toelichting: het recht van de patiënt op inzage van zijn/haar dossier dient aangetoond te worden. Calamiteiten 2.6 Zijn er up-to-date EHBO voorzieningen beschikbaar in geval van calamiteiten? Toelichting: Minimale vereiste is een verbandtrommel B. 2.7 Is er een registratiesystematiek voor ongevallen aanwezig? 2.8 Is er een aantoonbaar noodplan aanwezig in geval van calamiteiten? Toelichting: Minimale vereisten zijn een pictogram en plattegrond. 2.9 Zijn er middelen aanwezig die kunnen worden aangewend bij calamiteiten? Toelichting: Minimale vereiste is een goedgekeurde brandblusser, mogelijk is een AED aanwezig. Versie juni pagina 4 van 9

5 Onderdeel 3: Centraal Kwaliteitsregister en klachtenregeling Bij onderdeel 3 mogen er geen criteria beoordeeld worden. Bij 1 of meer s wordt er negatief advies uitgebracht Centraal Kwaliteitsregister 3.1 Zijn alle werkzame fysiotherapeuten, inclusief hun waarnemers, ook opgegeven in het audit intake formulier? Staan zij allen ingeschreven in het CKR? Klachten 3.2 Heeft de praktijk zich aangesloten bij een klachtenregeling, zoals omschreven in het Centraal Kwaliteits Register? 3.3 Heeft de praktijk een aantoonbare klachtenprocedure? 3.4 Wordt de klachtenregeling aantoonbaar gecommuniceerd aan patiënten? 3.5 Is er het afgelopen jaar binnen de praktijk een formele (schriftelijke) klacht binnengekomen? Zo niet, ga verder naar vraag 4.1. Toelichting: deze vraag kan beantwoord worden met Ja (J) of Nee (N) 3.6 Zo ja, Is deze binnen de praktijk geregistreerd? Toelichting: deze vraag kan beantwoord worden met Ja (J)= of Nee = 3.7 Zo ja, is deze klacht aantoonbaar afgehandeld? Toelichting: deze vraag kan beantwoord worden met Ja (J)= of Nee = JA NEE Versie juni pagina 5 van 9

6 Onderdeel 4: Methodisch handelen Bij onderdeel 4 worden er 10 of 15 dossiers beoordeeld per onderwerp, waarvan steeds 80% van de dossiers beoordeeld dienen te worden. Bij een score van <80% wordt het afzonderlijke onderwerp met beoordeeld. Bij de onderwerpen mag maximaal 1 criterium beoordeeld worden, bij de onderwerpen mag geen criterium beoordeeld worden. Aanmelding DTF 4.1 Zijn de volgende gegevens vastgelegd in het dossier: - Naam patiënt, BSN nummer, geboortedatum, geslacht, naam coördinerend fysiotherapeut. 4.2 Heeft de fysiotherapeut toestemming gevraagd aan de patiënt voor overleg met de arts? 4.3 Is de conclusie van de screening aanwezig (pluis/niet pluis)? Aanmelding na verwijzing 4.4 Zijn de volgende gegevens vastgelegd in het dossier: - Naam patiënt, BSN nummer, geboortedatum, geslacht, naam coördinerend fysiotherapeut, verwijsdatum, naam en specialisme verwijzer. 4.5 Zijn de verwijsgegevens (aanmelddatum + diagnostische gegevens) vastgelegd in het dossier? Anamnese en Onderzoek 4.6 Wordt de aard van de problemen beschreven in termen van stoornissen in functies? Denk aan beperkingen in activiteiten, participatieproblemen etc. 4.7 Wordt de ernst van de functioneringsproblemen beschreven in bewoordingen van de patiënt of via de vaststelling van meetinstrument? 4.8 Zijn de verwachtingen van de patiënt beschreven in het dossier? 4.9 Zijn de bevindingen van de fysiotherapeut afkomstig uit het fysiotherapeutisch onderzoek vastgelegd in maat en getal? 4.10 Is de fysiotherapeutische diagnose/conclusie vastgelegd in het dossier conform de richtlijn Verslaglegging KNGF (meest recente versie)? Behandelplan 4.11 Is het hoofddoel of beoogd eindresultaat SMART beschreven in het dossier? 4.12 Zijn de subdoelen (om het hoofddoel te bereiken) bij patiënten met meer dan 8 behandelingen of langer dan 6 weken, SMART beschreven in het dossier? Versie juni pagina 6 van 9

7 Behandelplan (vervolg) 4.13 Zijn geplande verrichtingen/prestaties vastgelegd in het dossier? 4.14 Is in het dossier vastgelegd dat het behandelplan is besproken en dat de patiënt hiermee akkoord is? Behandeling 4.15 Zijn de volgende journaalgegevens van elke behandeling aantoonbaar aanwezig in het dossier: - Datum sessie, behandellocatie, naam behandelend fysiotherapeut, klachtbeloop, tussenresultaten, uitgevoerde verrichtingen Zijn er aantoonbaar tussentijdse evaluaties in de dossiers aanwezig bij patiënten met meer dan 8 behandelingen of langer dan 6 weken? Toelichting: indien 8 behandelingen of korter dan 6 weken, niet van toepassing (NVT) invullen Zijn behandeldoelen bij patiënten met meer dan 8 behandelingen of langer dan 6 weken herzien i.r.t. de actuele situatie? 4.18 Worden er structureel 2 keer dezelfde meetinstrumenten gebruikt om de effectiviteit van de behandeling aan te tonen? Toelichting: met meetinstrumenten wordt bedoeld het toepassen van tenminste twee vragenlijsten of prestatie testen Sluit het gebruik van het meetinstrument aan op de vastgestelde behandeldoelen? Eindevaluatie en afsluiting 4.20 Zijn de resultaten aantoonbaar geëvalueerd i.r.t. de eerder gestelde behandeldoelen? 4.21 Is een eindrapportage aan de verwijzer aantoonbaar aanwezig in het dossier? De volgende dossiernummers zijn beoordeeld: Versie juni pagina 7 van 9

8 Onderdeel 5: Gebruik van KNGF richtlijnen Bij onderdeel 5 mag er geen criterium beoordeeld worden. Bij 1 of meer s wordt er negatief advies uitgebracht. 5.1 Wordt er volledig en structureel gebruik gemaakt van de volgende KNGF richtlijnen in de getoonde dossiers? Richtlijn Ja Nee Artrose heup knie Enkelletsel MT ALBP A-specifieke LBP Whiplash Beroerte Astma bij kinderen COPD Menisectomie Subacromiaal klachten (Evidence Statement) Osteoporose Hartrevalidatie Stress urine incontinentie Parkinson Reumatoïde artritis Zwangerschap gerelateerde bekkenpijn Kans Claudicatio Intermittens Borstkanker (Evidence Statement) Versie juni pagina 8 van 9

9 Onderdeel 6: Opstellen en volgen van kwaliteitsbeleid Bij onderdeel 6 mag er geen criterium beoordeeld worden. Bij 1 of meer s wordt er negatief advies uitgebracht. Opstellen en volgen van kwaliteitsbeleid 6.1 Is er door de praktijk een actueel kwaliteitsjaarverslag aantoonbaar, conform de meest recente richtlijnen van KNGF? 6.2 Is er een actueel beleidsplan aantoonbaar? 6.3 Is het beleidsplan en het behalen van de doelstellingen over het eerdere jaar aantoonbaar geëvalueerd (bijvoorbeeld van het jaar 2010)? 6.4 Is er binnen de praktijk recentelijk een patiënt ervaring onderzoek uitgevoerd? 6.5 Zijn er verbeteringen gesignaleerd en vastgelegd n.a.v. dit patiënt ervaring onderzoek? Versie juni pagina 9 van 9